Huippuyksiköiden taloudelliset vastuut ja velvollisuudet

Transkriptio

1 Huippuyksiköiden taloudelliset vastuut ja velvollisuudet Huippuyksikköseminaari Sisäinen tarkastaja Seija Henttinen

2 Sisäinen valvonta tarkoittaa TOIMINTAPROSESSEIHIN SISÄÄN VIETYJÄ RAKENTEITA, JOILLA SAADAAN KOHTUULLINEN VARMUUS Toiminnan ja talouden laillisuudesta, talousarvion ja ohjeiden noudattamisesta varojen turvaamisesta Toiminnan tuloksellisuudesta Oikeiden ja riittävien tietojen antamisesta SISÄINEN VALVONTA ON : johtamistapa ja valvontakulttuuri riskien arviointi päivittäisvalvonta ja tehtävien eriyttäminen seuranta ja tarkastus tiedonkulku ja raportointi sisäinen valvonta on väärinkäytösten estämisen ja havaitsemisen pääkeino

3 Sisäinen valvonta ja riskienhallinta Sisäiseen valvontaan kuuluvat kaikki toimenpiteet, joilla edistetään toiminnan tuloksellisuutta, toiminnan ja talouden laillisuutta, omaisuuden turvaamista sekä johtamisen ja ulkoisen ohjauksen edellyttämien tietojen oikeellisuutta ja riittävyyttä. Riskienhallintaan kuuluvat toimenpiteet, joilla pyritään tunnistamaan ja hallitsemaan tavoitteiden saavuttamista uhkaavia tekijöitä strategisella ja operatiivisella tasolla, rahoituksen ja erilaisten vahinkojen osalta. Riski on merenkävijän kari, jonka ohi pitää navigoida, silloin riski on hallinnassa.

4 Sisäisen tarkastuksen tehtävät Sisäinen tarkastus arvioi sisäisen valvonnan tehokkuutta ja vaikuttavuutta Kuinka tehokkaasti sisäisen valvonnan tavoitteet saavutetaan Sisäinen tarkastus ei samaistu sisäiseen valvontaan Sisäistä valvontaa ei voida jättää pelkästään sisäisen tarkastuksen varaan Sisäisen tarkastus ei vastaa sisäisen valvonnan suorittamisesta

5 Sisäinen tarkastuksen työskentely Ensin sisäisen valvonnan järjestelmä, minkä jälkeen sisäinen tarkastus varmentaa sisäistä valvontaa Varmentaa ovatko tavoitteet toteutuneet. Onko ohjeistus oikeaa ja onko sitä noudatettu Tekee kehitys- ja parannusehdotukset havaituista puutteista onko valvonnassa aukkoja? onko vaarallisia työyhdistelmiä? onko valtuudet päivitetty lähiaikoina? miten muutokset hallitaan?

6 Akatemian tarkastukset Akatemia seuraa ja valvoo rahoituksen käyttöä Suorittaa tarkastuksia rahoituksen saajan talouteen ja toimintaan Akatemialla on oikeus tarkastaa tutkimustyön toteuttamista, tilinpitoa ja rahoituspäätöksen ehtojen noudattamista. Suorituspaikka ja tutkimushankkeen vastuullinen johtaja ovat velvollisia antamaan tarkastajalle kaikki tarpeelliset tili- ja muut asiakirjat ja tiedot. Suorituspaikan ja tutkimushankkeen vastuullisen johtajan on pyynnöstä annettava muutoinkin Akatemialle tutkimusta ja varojen käyttöä koskevia tietoja.

7 Kokonaisvaltainen riskienhallinta Riskit voivat liittyä esimerkiksi tuloksellisuuteen (tuloksellisuusriskit) lain ja talousarvion noudattamiseen (laillisuusriskit) hyvän hallinnon periaatteiden ja arvojen toteutumiseen (hyvän hallinnon vajeet) valtion ja sen vastuulla olevien varojen ja omaisuuden turvaamiseen (varoja ja omaisuutta koskevat riskit). Henkilöstöön ja osaamiseen kohdistuvien riskien (henkilöstö- ja osaamisriskit) Tiedon laatuun ja tietoturvallisuuteen (tietoriskit) joiden hallinta on tärkeä osa riskienhallintaa. Mahdollisuuksien menettämiseen, mikä tarkoittaa, että tilaisuus tuloksellisempaan ja tehokkaampaan toimintaan hukataan

8 Kokonaisvaltainen riskienhallinta Määritelmän mukaisesti: riskienhallinta on koko organisaation kattava jatkuva prosessi riskienhallintaa sovelletaan strategian laadinnassa ja tulostavoitteiden asetannassa, toiminnan ohjauksessa riskienhallintaa sovelletaan koko organisaatiossa, kaikilla tasoilla ja kaikissa yksiköissä ja siinä organisaatiota tarkastellaan kokonaisuutena riskienhallinnan tarkoituksena on tunnistaa potentiaalisia tapahtumia, jotka toteutuessaan vaikuttavat organisaatioon, ja hallita riskiä riskinottohalukkuuden mukaisesti riskienhallinnan avulla johto ja hallitus voivat saavuttaa kohtuullisen varmuuden organisaation tavoitteiden toteutumisesta Riskienhallinnan pääpaino on organisaation asettamien tavoitteiden toteuttamisessa, ja niiden toteutumien avulla voidaan määritellä riskienhallinnan tehokkuus.

9 Tilintarkastuskertomus Mikäli huippuyksikön rahoituspäätöksessä ilmoitettu rahoituksen kokonaissumma ylittää euroa, tulee hankkeen vastuullisen johtajan toimittaa Akatemialle tilintarkastuskertomus Tilintarkastuskertomus toimitetaan Akatemiaan kolmannen ja kuudennen vuoden rahoituksen jälkeen. Tilintarkastuskertomus voidaan tarvittaessa pyytää erikseen. Tilintarkastuskustannukset voidaan hyväksyä projektin kuluista

10 Huomionarvoista Huippuyksikön toiminnasta on raportoitava sovitulla tavalla Huippuyksikön kirjanpidosta tulee voida selvittää huippuyksikön saama kokonaisrahoitus ja syntyneet kokonaiskustannukset Huippuyksiköiden riskit tulisi arvioida erikseen. Siltä pohjalta voidaan luoda järjestelmällisiä sisäisen valvonnan menettelyitä

11 Tarkastushavaintoja Varainkäytön hallinnointi: varainkäytön hallinnoinnissa ja seurannassa on ollut puutteita. Seurannan puutteet liittyivät sekä raportointijärjestelmään, että seurannan systemaattisuuteen. päätökset määrärahan osoittamisesta toisessa tutkimuksen suorituspaikassa toimivan tutkimusryhmän käyttöön tehdään ennen rahoitettavan ajanjakson alkua. oman yliopiston ulkopuolisessa suorituspaikassa tehtävään tutkimukseen liittyvää varainkäyttöä tulisi seurata systemaattisesti raportointi- ja hyväksymismenettelyin. Tutkimusryhmän jäseniltä tulee edellyttää toimivaa seurantajärjestelmää ja -menettelyitä. Laskuissa on aina oltava asianmukaiset erittelyt liitteineen.