Tukea projekteille: IT-järjestelmät ja -työkalut

Transkriptio

1 Tukea projekteille: IT-järjestelmät ja -työkalut Aallon harjalla vai Aallon juurella? Anne Sunikka, tutkimuksen asiakkuuspäällikkö Aalto-yliopiston IT-palvelut

2 Tutkimusprojektin elinkaari

3 3

4 Idea Workflow: Project proposal & acceptance Dissemination of results Start project Data management, Raw, analysed and archived data Research 4

5 Dissemination of results Open access CRIS Idea Electronic databases AVservices Collaboration & Communication tools Financial services Workflow: Project proposal & acceptance Start project Scientific software PMO services Research Data management, Raw, analysed and archived data 5

6 Toimijat

7 Tutkimuksen tuki. Hajautettu vai keskitetty? Tutkimuksen tukipalvelut: Tutkimusprojektin käynnistäminen ja hallinnointi, rahoituksen hakeminen, sopimukset ja sopimusmallit, tutkimuksesta tiedottaminen, kouluttaminen Talous: Projektinumeroiden hallinta, projektien rahoituksen raportointi, budjetointi Kehitys: Arvioinnit, strategia Kirjasto: Elektroniset tietokannat, julkaiseminen, open access, metadatat IT: Työkalut projektien aikaiselle kommunikoinnille ja yhteistyölle, tallennus- ja arkistointiratkaisut, webratkaisut, AV-palvelut Viestintä: Tutkimuksesta tiedottaminen, AV-palvelut ACE: Tutkimustulosten kaupallistaminen, keksintöilmoitusten tekeminen, tekijänoikeudet 7

8 Palvelut ja järjestelmät

9 Tutkimuksen järjestelmätuki. Ideointivaihe ja tutkimuksen rahoituksen hakuvaihe Palvelu/ järjestelmä Elektroniset tietokannat ja työkalut Rahoitusmahdollisuuksista tiedottaminen, rahoitushakemuksen sparraus ja hyväksyminen Nykytila Runsaasti kantoja Reference mgmt system (RefWorks, myös Endnote käytössä) Opastusta tiedonetsintään Suunnitelmissa Opastusta tutkimusprofilointiin ACRIS Sähköposti Access-kannat Integraatio toiminnanohjausjärjestelmästä rahoittajan järjestelmiin 9

10 Tutkimuksen järjestelmätuki. Projektivaihe 1/2 Palvelu/ järjestelmä Projektien aloittaminen Verkkosivut Yhteistyö Nykytila Projektinumero kirjapitojärjestelmässä Rahoitustiedot toiminnanohjausjärjestelmässä (Cerion) Suunnitelmissa ACRIS ja integraatio talousjärjestelmiin Wikit Wikit eduuni koekäytössä Sisäinen web-hosting Ulkoinen web-hosting IT:n koordinoima ulkoinen ratkaisu: MS Azure, Office 365 IT:n hallinnoima ulkoinen ratkaisu: MS Azure, Office 365, Google Drive Ks. Aalto Pilvi, display/aaltopilvi/ 10 Home

11 Tutkimuksen järjestelmätuki. Projektivaihe 2/2 Palvelu/ järjestelmä Projektinhallinta AV-palvelut Tietoisuus ja tiedottaminen projekteista ja tuloksista Nykytila IT-projektimetodologia TTP:n projektinhallinnan koulutus Ammattimainen projektipäällikkö isoille kvprojekteille Etäkokoukset Tilaisuuksien videoiminen Vanhat tietokannat Manuaalinen tiedonkeruu Aalto People (people.aalto.fi) Suunnitelmissa Palvelujen laajentaminen? Mediapalvelut AV-portfolion selkeyttäminen (Bambuser, Adobe Connect, Webex) Viestinnältä lisätukea AP:n käytön laajentaminen ACRIS 11

12 Tutkimuksen järjestelmätuki. Projektien päättyessä Palvelu/ järjestelmä Datan hallinta Raportointi Tutkimustulokset (julkaisut, patentit, taiteellinen tulos) Nykytila Laitoskohtaisia suunnitelmia Toiminnanohjausjärjestelmä (Cerion) Qlikview Excelit Open Access Repository, Aalto Doc Omat julkaisusarjat Kielentarkastus Matkustusapurahat Suunnitelmissa Data Management periaatteet Data Mgmt plan Erilaisia tallennusratkaisuja (tutkimusdata, verkkosivut jne.) ACRIS ja integraatio talousjärjestelmiin Esim. input/output tarkastelu Open Access Policy Julkaisemiseen liittyvät tukipalvelut kuntoon 12

13 Low-hanging fruit Verkkosivut (mallipohjat valmiina, helppokäyttöinen, edullinen, verkkosivun arkistointi projektin jälkeen) Ryhmätyötilat (projektiryhmän välinen yhteistyö kotija ulkomailla, dokumenttien vaivaton lataaminen ja muuttaminen, suuret dokumentit) Raportointi jätetyistä ja hyväksytyistä hakemuksista. Tutkimustulosten ja rahoituksen yhdistäminen. Tietoisuus siitä kuka tutkii, mitä, kenen kanssa 13

14 Esimerkki Aalto Peoplesta 14

15 Hallintamalli

16 Tutkimukseen liittyvät järjestelmät ja palvelut. Päätöksenteko IT- portfolio Steering Group Steering group for IT in education and communication Steering group for services IT Steering group for IT infrastructure ICT groups in Schools IT-Collaboration networks at departments 16