Käyttöönoton vaiheet. Työmaarekisteri & laskupoimuri

Transkriptio

1 Käyttöönoton vaiheet Työmaarekisteri & laskupoimuri

2 Laskupoimuri pähkinänkuoressa Verkkolasku Rakennustyön laskuosoite Poimuri Työn tilaajan oma sähköinen laskutusosoite Asiakkaan taloushallinnon järjestelmä Skannauspalvelu Oma postilokero Ulkomaalainen lasku Urakkailmoitus Verohallinto

3 Käyttöönoton vaiheet 1 Avaa yritykselle Työmaarekisteri ja Poimuri palvelut 2 Suorita Työmaarekisterin käyttöönottoon liittyvät toimenpiteet 3 Syötä yritys- ja työntekijätiedot Ilmoita-palveluun 4 Perusta raportoitavat työmaat 5 Lisää toimittajat ja sopimussummat työmaille 6 Ilmoita uudet laskutustiedot ja Työmaa-avaimet urakoitsijoille 7 Seuraa automaattisesti poimittuja laskuja ja korjaa tiedot tarvittaessa 8 Lähetä yrityksen työmaakohtaiset ilmoitukset Työmaarekisteristä Verohallinnolle

4 1. Avaa yrityksellesi Työmaarekisteri ja Laskuripoimuri -palvelut Neuvottele yrityksellesi sopivan kokoinen lisenssimalli Työmaarekisteristä ja tee sopimus Varmista, että sopimuksen yhteydessä avataan myös Työmaarekisterin Laskupoimuri-palvelu

5 2. Suorita Työmaarekisterin käyttöönottoon liittyvät toimenpiteet Rekisteröi yrityksesi osoitteessa Lisää yrityksellesi Työmaarekisterin pääkäyttäjät ja käyttäjät Pääkäyttäjät voivat jatkossa lisätä käyttäjiä sekä käyttöoikeuksia ko. käyttäjille Siirry Työmaarekisteriin ja lisää käyttäjille asianmukaiset käyttöoikeudet: Ilmoita-palveluun henkilötietojen ylläpitämiseksi Työmaarekisteriin työmaille

6 3. Syötä yrityksesi tiedot ja yrityksesi työntekijätiedot Ilmoita-palveluun Ilmoita-palvelu on ilmainen palvelu johon kaikki urakoitsijat syöttävät yritys- ja henkilötietonsa Ilmoita-palvelussa on 2/2015 jo kaikkiaan yrityksen ja työntekijän tiedot veronumeroineen. Ilmoita-palvelussa voidaan myös tilata työntekijöille sirulliset VALTTI-henkilökortit Ilmoita-palvelun tietoja käytetään yritysten ja henkilöiden raportointiin Verohallinnolle. Nyt Työmaarekisteri on valmis käyttöä varten. Huom: Aliurakoitsijoiden tulee rekisteröityä työn tilaajan työmaalle nimenomaan Ilmoita-palvelussa jotta Työmaarekisteriin syntyy sopimus työn tilaajan ja urakoitsijan välille. Näin ko. Sopimus voidaan kulloinkin raportoida Verohallinnolle.

7 4. Perusta raportoitavat työmaat Perustaessasi työmaan saat kullekin työmaalle yksilöllisen Työmaa-avaimen. Tämä avain tulee informoida selkeästi urakoitsijoille: Urakoitsijan tulee rekisteröityä Ilmoita-palvelussa kyseiselle työmaalle käyttäen kyseistä työmaa-avainta Avaimen tulee löytyä kaikista kyseiseen työmaahan liittyvistä laskuista. Jos olet saanut jo Työmaa-avaimen rakennuttajalta joka on tilannut työtä yritykseltäsi, uutta työmaata ei tarvitse enää perustaa Huomioi erityisesti Päätoteuttajan rooli työmaata perustettaessa. Päätoteuttajana toimivalle yritykselle aktivoituu kyseisellä työmaalla myös henkilöraportointi.

8 5. Lisää toimittajat ja sopimussummat työmaille Urakoitsijoiden tulee ensisijaisesti rekisteröityä työmaille itse Ilmoita-palvelua käyttäen Jos tämä ei ole mahdollista, voidaan toimittajat lisätä myös työn tilaajan toimesta Kumpikin näistä operaatioista luo Työmaarekisteriin sopimuksen ko. Yritysten välille ja työmaan toimijoista muodostuu ns. Toimittajaketju. Nimenomaan näitä sopimuksia käytetään kun raportoidaan Verohallinnolle Urakkasummia Laskusummia Työntekijätietoja Lisää kullekin sopimukselle ensi tilassa ns. Urakkasumma joka on arvio koko sopimuksen kokonaissummasta.

9 6. Ilmoita uudet laskutustiedot ja Työmaa-avaimet urakoitsijoille Jotta laskupoimuri voisi poimia laskutietoja automaattisesti Työmaarekisteriin, tulee laskuilta löytyä Työmaa-avain jolle kyseinen rakennustyö kohdistuu Urakoitsijoille tulee ilmoittaa: 1. Uusi rakennustyön verkkolaskuosoite, ns. laskupoimuri-osoite 2. Työmaa-avaimet Työmaalle liittymistä ja sopimuksen muodostamista varten Työmaa-avaimen lisäämiseksi laskuille Työmaa-avaimen käyttö tulee ottaa työnkulkuun olennaisena osana mukaan jotta raportoinnin kokonaisprosessi pysyy ehjänä.

10 7. Seuraa automaattisesti poimittuja laskuja ja korjaa tiedot tarvittaessa Kun laskuilta löytyy asianmukaiset työmaa-avaimet, Laskupoimuri poimii laskut automaattisesti Työmaarekisteriin laskuaineistoksi. Käyttäjän tulee käyttää Kohdenna työnkulkua kohdistamaan laskuaineistot oikeille työmaille ja oikeille sopimuksille Tilaajan ja Urakoitsijan välille. Mikäli laskutiedoissa on virheitä, tulee tiedot korjata ja kohdentaa uudelleen. Kohdentamisen yhteydessä viimeistään havaitaan mitkä yritykset eivät olekaan ilmoittautuneet työmaalle mutta lähettävät silti laskuja! Tällöin tulee toimittajalle luoda sopimus jotta laskutiedot voidaan kohdentaa uudelleen ja raportoida.

11 8. Lähetä yrityksen työmaakohtaiset ilmoitukset Työmaarekisteristä Verohallinnolle Kun kaikki urakkatiedot ja laskutiedot on lisätty sopimuksille, voidaan raportti tarkistaa ja raportoida Verohallinnolle. Mahdolliset virheet on korjattava viimeistään tässä vaiheessa ennen lähetystä Raportin lähettäjä tarvitsee KATSO-tunnukset, joilla on oikea rooli, esim. kausiveroilmoittaja tai vertailutietojen ilmoittaja Kun raportti on lähetetty, on 12 kuukautta aikaa lähettää korjausraportti ellei Verohallinto lähesty jo aikaisemmin jonkinasteisella korjauskehotuksella Kun kokonaisprosessi on tullut tutuksi ja kokemusta käytännön virhetilanteiden hallinnasta on kertynyt hieman, on raportointi Työmaarekisteristä Poimurin avustuksella hyvin suoraviivaista ja helppoa!

12 Tarjouksemme teille: Avausmaksu Hinta 300 Yksikkö Per y- tunnus/ ympäristö Kuukausimaksu 10 Per y- tunnus/ ympäristö Laskujen välitys 0.15 Per lasku Paperi- ja sähköpos0laskujen käsi4elykulut Laskujen skannaus (perushinta) 0.80 Per lasku SähköposGlaskut (perushinta) 0.69 Per lasku Laskujen rivigedot 0.08 Per rivi Hintoihin lisätään alv. Erikois1lanteissa materiaalin toimi4aminen asiakkaalle laskutetaan toteutuneiden käsi4ely- ja lähetyskulujen mukaan.