Projektien budjetointi Tatujärjestelmässä. Hanna Honkamäkilä Projektipalvelupäällikkö Oulun yliopisto

Transkriptio

1 Projektien budjetointi Tatujärjestelmässä Hanna Honkamäkilä Projektipalvelupäällikkö Oulun yliopisto

2 Miksi järjestelmää lähdettiin kehittämään? Yliopiston budjetointimalleja ei tunnettu: mihin yleiskustannukset käytetään? Yleensä asiaa ei nähdä kokonaisuutena, vaan halutaan että rahoitus ohjataan omalle tutkimusryhmälle tai itselle. On myös yleistä skeptisyyttä siitä, että rahoitusta ei saa Tutkijoilla oli vahva käsitys siitä, että koska yliopisto on valtion rahoittama laitos, yliopiston ei edes pidä rahoittaa yleiskustannuksia: yliopiston ei pidä hyötyä projekteista taloudellisesti

3 Miksi järjestelmää lähdettiin kehittämään? Tutkijat haluavat palkintoja muussa muodossa kuin taloudellisten kannustimien muodossa. Esimerkiksi julkaisut, kollegojen arvostus tai oman osaamisen levittäminen ovat tutkijalle palkitsevia asioita Kaikki seikat, jotka vaarantavat mahdollisuuden saada tutkimusrahoitusta, nähdään ongelmallisina Tutkijat uskovat että raha katoaa hallintoon. Miksi riskeerata mahdollisuus saada tämä tilaustutkimus, jos siitä hyötyy vain hallinto? Valtaosa tutkijoista ei ymmärrä miksi epäsuorat kustannukset tulee kattaa suorien kustannusten lisäksi

4 Projektin vastuullisen johtajan ja projektipäällikön näkökulmasta Parantaa läpinäkyvyyttä tutkimusprojektien kustannuksista: Järjestelmässä on valmiina eri rahoitusmallit eri rahoittajille/yliopiston budjetointimallit ja yleiskustannuspidätykset Parantaa tietoisuutta projektien kustannuksista ja tuloista

5 Projektitoiminnallisuuden lähtökohdat Projektinhallintaohjelmisto päätettiin hankkia painottaen projektisalkun johtamisen näkökulmaa Ohjelmisto on päätöksenteon apuväline, jolla varmistetaan, että organisaatiossa tehdään oikeat projektit Sen ohella tuetaan projektin johtamista eli sitä, että projekti tehdään oikein

6 Tatu-järjestelmän taustajärjestelmät Tatu-järjestelmä perusta on Oulun yliopiston tietovarastossa Tatu integroi tietoja, jotka joko siirtyvät siihen automaattisesti rajapinnan kautta olemassa olevista järjestelmistä tai jotka syötetään siihen manuaalisesti Tatu hyödyntää SAP:a ja Personec-HRjärjestelmää

7 Ketkä käyttävät Tatu-järjestelmää ja miten?

8 Roolit ja tehtävät Kaksi tärkeää käsitettä: rooli ja tehtävä Rooli tarkoittaa käyttöoikeutta järjestelmään ja se määrittelee sen, mitä kaikkea henkilö voi järjestelmässä tehdä. Henkilö liitetään organisaatioyksikköön tai -yksiköihin tietyssä roolissa. Muihin rooleihin tai muihin yksiköihin hänellä ei ole oikeuksia Roolit ovat sisäkkäisiä. Esimerkiksi hyväksyjällä on omien laajempien oikeuksiensa lisäksi kaikki valmistelijan, projektikäyttäjän ja henkilökäyttäjän oikeudet

9 Roolit ja tehtävät Käyttäjällä voi olla yksi tai useampi seuraavista rooleista: Henkilökäyttäjä Projektikäyttäjä Valmistelija Hyväksyjä

10 Roolit ja tehtävät Järjestelmässä olevat tehtävät Projektin vastuullinen johtaja Projektipäällikkö Talousasiantuntija Palvelupisteen projektisihteeri Projektiasiantuntija

11 Roolit ja tehtävät Tehtävä tarkoittaa tehtävää tietyssä projektissa tai perusrahoituksen projektissa. Henkilö liitetään tehtäviin projektikohtaisesti projektin perustietojen syötössä. Henkilöllä ei ole oikeutta nähdä muiden projektien tietoja, ellei hänellä ole tätä oikeutta roolinsa perusteella. Tehtäviin merkityt henkilöt ovat vastuussa siitä, että projektin tiedot täytetään ja projekti lähetetään hyväksyttäväksi

12 Roolit ja tehtävät Talousasiantuntija: Tulee tiedekunnan tai erillisyksikön perusteella, minkä alaiseen kustannuspaikkaan projekti kiinnitetään Palvelupisteen projektisihteeri: Talousasiantuntija tehtävässä oleva henkilö osoittaa henkilön ja kirjaa projektin tietoihin. Projektiasiantuntija: Tulee valitun rahoitusmuodon perusteella. Sidotaan rahoitusmuotoon, ei projektiin.

13 Miten projektien budjetointi järjestelmässä tehdään?

14 Tavoitteena on yksikön projektisalkku TATU:n projektitoiminnallisuudessa täydentävä rahoitus budjetoidaan ja kiinnitetään osaksi yksiköiden suunnitelmaa. Yksikön johtaja hyväksyy jokaisen yksittäisen projektisuunnitelman ja sen budjetin sekä laitoksen omarahoitusosuuden ja muun resursoinnin Yksikön johtaja näkee yksikön projektit ja henkilöstön kuormituksen projektin eri vaiheissa. Yksikön johtaja voi tarkastella ja selata eri tiloissa olevia oman yksikkönsä projektiesityksiä / projekteja projektisalkun avulla

15 Luo uusi projekti: projektin perustiedot

16 Projektiin valittavat rahoitusmallit Rahoitusmuoto ja kertoimet valintalista valitaan projektin rahoitusmuoto sekä projektin kertoimet (rahoitusosuus sekä henkilösivukulu- ja yleiskustannuskerroin) Rahoitusmalli määrää muun muassa sen, miten syötetyt luvut summataan kustannusarviossa. Rahoitusmalleihin liittyvät kustannusarvion summaustasot on otettu päärahoittajien budjetointi- ja raportointipohjista

17 Projektiin valittavat rahoitusmallit Rahoitusmallit ovat Tekes Suomen Akatemia kokonaiskustannusmalli Suomen Akatemia lisäkustannusmalli EAKR lisäkustannusmalli EAKR flat rate ESR flat rate EU-puiteohjelma Säätiö Liiketoiminta Muu täydentävä rahoitus

18 Henkilöiden resursointi projektille Projektille voidaan resursoida yliopiston palkkalistoilla olevia henkilöitä tai lisätä rekrytoitava Rekrytoitava lisätään, kun projektissa tulee työskentelemään henkilö, jolla ei vielä ole sopimussuhdetta yliopistoon ja jota ei sen vuoksi löydy tietovaraston henkilöluettelosta Projektille voi resursoida yksikön omia ja toisten yksiköiden työntekijöitä

19 Henkilöiden resursointi projektille

20 Kustannusten ja rahoituksen budjetointi Kulut syötetään kaikissa rahoitusmalleissa samanlaiseen syöttöpohjaan, jossa on yleisimmille menolajeille oma rivinsä. Lukujen syötön ja tallennuksen jälkeen nämä summataan sivun alaosaan rahoitusmallin mukaiseen rahoittajan vaatimusten mukaiseen kustannusarviomalliin, joka on yleensä suppeampi kuin yleinen syöttöpohja Yleistä syöttöpohjaa käytetään sen vuoksi, että yksikön ja yliopiston vuosibudjetti koostetaan projektien ja perusrahoitusprojektien budjeteista. Vuosibudjetin koostaminen ei ole mahdollista, jos projektit on syötetty suoraan rahoittajien vaatimien kustannusarvioiden mukaisesti, sillä nämä poikkeavat toisistaan ja yliopiston vuosibudjetista

21 Projektin kustannusten syöttäminen

22 Projektin rahoitussuunnitelman syöttäminen Rahoitussuunnitelman yläosassa näkyy projektin budjetin kulujen yhteismäärä ja sen jälkeen rahoittajan tai rahoittajien rahoitusosuudet sekä omarahoitusosuus Päärahoittajan osuus lasketaan projektin perustietoihin määritellyn rahoittajan rahoitusosuuden perusteella Jos projektilla ei ole muita rahoittajia kuin päärahoittaja, on omarahoitusosuus 100 % - rahoittajan rahoitusosuus

23 Projektin rahoitussuunnitelman syöttäminen

24 Miten projektiprosessi etenee budjetoinnin jälkeen Tatujärjestelmässä?

25 Projektiesityksen hyväksyminen Projektikäyttäjä lähettää esityksen hyväksyttäväksi Projektiesityksen lähetys - linkin Yksikön hyväksyjä joko hyväksyy tai hylkää projektiesityksen tai palauttaa sen käsittelyyn ennen kuin hakemus lähetetään rahoittajalle ja ennen kuin ne nostetaan osaksi yksikön vuosibudjettia.

26 Projektiprosessin vaiheet Kun projekti on hyväksytty sisäisesti, sen tila on Hyväksytty. Projektin perustietosivun yläosaan tulee hyväksyjälle näkyviin Lähetetty rahoittajalle - painike YKSIKKÖ, MATTI MEIKÄLÄINEN, x.x.2006

27 Projektiprosessin vaiheet Lähetetty rahoittajalle - toiminnon valinta muuttaa projektin tilan ja hyväksyjälle tulee näkyviin Rahoitettu ja Rahoitus hylätty - painikkeet YKSIKKÖ, MATTI MEIKÄLÄINEN, x.x.2006

28 Projektiprosessin vaiheet Rahoituspäätöksen saatuaan hyväksyjä valitsee Rahoitettu, jolloin projektin tila muuttuu ja näkyviin tulee Käynnissä painike Käynnissä toiminnon valinta muuttaa projektin tilan ja projektin kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma - sivut muuttuvat Ennuste - sivuksi YKSIKKÖ, MATTI MEIKÄLÄINEN, x.x.2006

29 Projektiprosessin vaiheet Kun projekti päättyy, valitaan perustietosivulla Päättynyt YKSIKKÖ, MATTI MEIKÄLÄINEN, x.x.2006

30 Projektien seuranta Projektin hakemusvaiheessa projektin perustiedot tallennetaan projektihallintajärjestelmään Tavoitteena on, että projektien talouden seurantatiedot näkyvät projektipäällikölle järjestelmässä kuukausittain. Yksikön johtaja voi seurata projektisalkkua kuukausittain. Tiedekunta voi vastaavasti käsitellä ja seurata säännöllisesti laitosten projektisalkkujen tilannetta ja siten koko tiedekunnan salkkua kuukausittain