1 (7) TARJOUSPYYNTÖ TYÖVAATTEIDEN VUOKRAUS- JA PESULAPALVELUT Pietarsaaren kaupungin sosiaali- ja terveysvirasto pyytää tarjoustanne sosiaali- ja terveysviraston toimintayksiköiden henkilöstön työvaatteiden pesulapalveluista/työvaatteiden vuokrauksesta ja pesulapalvelusta. 1. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU:n kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnassa noudatetaan seuraavia säännöksiä: Laki julkisista hankinnoista (348/2007), Valtioneuvoston asetus julkisista hankinnoista (614/2007), Laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999). Mikäli mikään saaduista tarjouksista ei vastaa tilaajan tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla tai olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-ilmoituspalvelussa, osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi ja Pietarsaaren kaupungin sosiaali- ja terveysviraston Internet-sivuilla osoitteessa www.sochv.jakobstad.fi. 2. Sopimuskausi Tarjouspyyntö koskee yllämainittujen palveluiden hankintaa sopimuskaudelle 1.5.2013 31.12.2015. Tilaajalla on varsinaisen sopimuskauden jälkeen oikeus jatkaa sopimusta kahdella optiovuodella 1.1.2016 31.12.2017 sopimuksen mukaisilla ehdoilla. 3. Hankinnan yksilöinti Tarjouspyyntö sisältää kaksi osaa: 1. Henkilöstön työvaatteiden pesulapalvelu (kilopyykki) 2. Henkilöstön työvaatteiden vuokraus ja pesulapalvelu Vertailu tehdään erikseen pesulapalvelusta (1.) ja vuokraus ja pesulapalvelusta (2.). Hankintamenettelyn tarkoituksena on valita 1 2 palveluntuottajaa. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole mahdollisia. Palveluntuottajalla tulee olla näyttöä suojavaatteiden vuokraus- ja pesulapalveluiden tuottamisesta ja siltä edellytetään valmiutta tartuntavaarallisen pyykin käsittelyyn. Tarjoaja sitoutuu tarjouksellaan siihen, että palvelutuotanto on toiminnassa viimeistään kolme (3) kuukautta hankintapäätöksestä. 3.1. Toimipisteet Kilpailutuksen kohteena olevat henkilökunnan suojavaatteet ovat käytössä seuraavissa toimipaikoissa: Pietarsaaressa Malmin alueella sijaitseva sairaala ja terveyskeskus. Osoite on Kolpintie 7, 68600 Pietarsaari. Henkilökunnan työvaatteet toimitetaan pukuhuoneisiin. Likapyykin nouto ja puhtaan pyykin toimitus 5 kertaa viikossa. Koivurinne, Jauhotie 1, Pietarsaari, n. 26 000 kg/vuosi. Likapyykin nouto ja puhtaan pyykin toimitus 3 kertaa viikossa. Seuraaviin yksiköihin likapyykin nouto ja puhtaan pyykin toimitus 2 kertaa viikossa: Uudenkaarlepyyn terveyskeskus, Mathesiuksenkatu 9, 66900 Uusikaarlepyy. Hagalund/Hagaborg vanhusten palveluasuminen/vanhainkoti, Kustaa Adolfinkuja 3, Uusikaarlepyy. Pedersöressä sijaitsevat vanhuspalveluyksiköt: Pedersheim (Skrufvilankatu 8, Pännäinen) Purmohemmet (Lillbyntie 231, Lillby), Esselunden (Koulupolku 8, Ähtävä) Luodossa sijaitseva vanhuspalveluyksikkö: Sandlunden, Fagernäsvägen 9, 68570 Luoto
2 (7) 3.2. Henkilökunnan työvaatteet Henkilökunnan työvaatteissa on yhtenäinen mallisto lukuunottamatta muutamia erityisryhmiä. (esim. teknisen osaston henkilökunta). Työvaatteet ovat yhteiset, lukuunottamatta erityismitoitettuja vaatteita. Henkilöstön työvaatteiden osalta mahdollinen siirtyminen vuokravaatteisiin tapahtuu vaiheittain alkaen vanhushuollon asumisyksiköistä. Muiden yksiköiden osalta vuokravaatteisiin siirtymisen aikataulusta neuvotellaan palveluntuottajan kanssa. Suojavaatteita käyttävän henkilöstön määrä terveydenhuollossa on n. 830 henkilöä ja vanhushuollossa 730 henkilöä. Mahdollinen siirtyminen vuokravaatteisiin toteutetaan vaiheittain aloittaen vanhushuollon yksiköistä. Arvioitu suojavaatteiden tarve näissä on: Koivurinne 300 asua (tunika + housut)/viikko, Sandlunden 90 asua /viikko, Hagalund 240 asua/viikko, Pedersheim 240 asua/viikko, Purmohemmet 90 asua/viikko, Esselunden 70 asua/viikko, Hagaborg 70 asua/viikko. Käyttömääriltään suurimmat vuokrattavat ja huollettavat suojavaatteet: - housut, valkoiset/värilliset, suora lahje, kuminauha vyötäröllä. Osa housuista toimitetaan lyhyemmillä lahkeilla. - lyhythihainen tunika, valkoiset/värilliset, jossa V-aukko, rintatasku ja kaksi taskua alaosassa - lääkärintakki, valkoiset, pitkähihainen, rintatasku ja kaksi isompaa taskua. - lääkärin housut, valkoiset, napilliset (ei vetoketjua), normaalilla ja pidennetyllä (+10 cm) lahkeella. Samat mallit miehille ja naisille. Vaatteiden materiaali vähintään 35 % puuvillaa. Pesu vähintään 60 asteessa. Leikkaussalihenkilökunnan vaatteet: - vihreä V-aukkoinen tunika, jossa rintatasku ja kaksi taskua alaosassa. - vihreät housut, joissa resori lahkeen suussa, reisitasku, kuminauha vyötäröllä. Leikkaussalivaatteiden materiaali 100 % puuvillaa ja tulee kestää pesu 95 asteessa. Terveydenhuollon hoitohenkilöstön suojavaatteina on housuasu. Suojavaatteen lopullinen valinta tehdään valitun palveluntuottajan kanssa. Tilaaja ilmoittaa suojavaatteiden tarkan määrän aloitusneuvottelussa. Henkilöille tarkoitettujen suojavaatteiden tulee olla puhtaita, tahrattomia, ehjiä ja viimeisteltyjä sekä materiaaliltaan hengittäviä. Väreinä tulee olla sekä murrettuja että perusvärivaihtoehtoja. Varsinkin asumispalveluissa vaatteiden tulee olla pirteän värisiä ja mallisia, jotta asumispalveluyksiköissä toteutettava kodinomaisuus tulee esiin myös vaatetuksen kautta. Mallien ja värien tulee sopia toisiinsa siten, että ne yhdessä muodostavat asukokonaisuuden. Mallistosta tulee löytyä sopivia suojavaatteita erikokoisille työntekijöille. Mikäli hankinnassa päädytään vuokravaatepalvelun hankitaan, tarjouksen tulee sisältää suunnitelma ylimenokauden järjestelyistä, siirryttäessä sosiaali- ja terveysviraston suojavaatteista vuokravaatteisiin. 3.3. Pesulapalvelun sisältö 1. Toimitukset - Tilaajan omien tekstiilien pesukierto perustuu tilaajayksiköittäin sovittuun toimitusrytmiin. Pesulapalveluiden kiertoaika on enintään yksi viikko. Toimituksilla tulee olla vähintään viisi viikottaista toimituspäivää Malmin liinavaatevarastoon ja vähintään kolme viikottaista toimituspäivää Koivurinteelle ja kaksi viikottaista toimituspäivää muihin yksiköihin. - Vuokratekstiilien pesukierto on enintään 1 viikko. - Mahdollisista poikkeamista toimitustiheyksissä esim. epidemioiden aikana, sovitaan erikseen. 2. Likapyykin nouto ja puhtaan pyykin toimitus - Palveluntuottaja vastaa kuljetuksesta, kuljetuksen edellyttämistä pakkauksista (rullakot, pyykkisäkit ja muut vastaavat) ja tarvikkeista sekä niistä aiheutuvista kustannuksista - Tilaaja vastaa likapyykin keräämisestä varastoon, josta palveluntuottaja noutaa pyykin. - Palveluntuottaja vastaa, että rullakoita ja pyykkipusseja on riittävästi likapyykin toimitusta varten. Palveluntuottaja sitoutuu puhdistamaan rullakot asianmukaisesti ennen niiden käyttämistä puhtaan pyykin kuljettamiseen. Puhdasta pyykkiä toimitettaessa rullakot suojataan hupuilla puhtaan pyykin kontaminoitumisen estämiseksi. - Puhdasta ja likaista pyykkiä ei kuljeteta autossa samanaikaisesti. Palveluntuottaja vastaa siitä, että puhtaan pyykin kuljetukseen käytettävät autot on puhdistettu asianmukaisesti. - Arkipyhän osuessa toimituspäivälle, on toimituspäivä arkipyhää edeltävä päivä tai muu erikseen sovittu päivä. - Toimitukset klo 8 13 välisenä aikana ellei muuta sovita. 3. Lajittelu ja jakelu - Palveluntuottaja vastaa puhtaan pyykin jakelusta annettuun toimitusosoitteeseen - Henkilöstön työvaatteet toimitetaan nimettyihin paikkoihin pukuhuoneiden läheisyydessä. Työvaatteet ryhmitellään kokonumeron perusteella vaatetangoille tunikat ja housut erikseen. Erityiskokoja tarvitsevien työntekijöiden vaatteet on merkattu ja ne toimitetaan nimettyyn paikkaan (1-2 /toimipiste) - Jakelua hoitavien henkilöiden tulee olla tunnistettavissa asianmukaisesta työvaatetuksesta ja näkyvillä pidettävästä henkilökortista.
3 (7) 4. Tekstiilien merkintä - Kaikki omat tekstiilit merkitään tilaajan toimesta tilaajan merkillä. - Palveluntuottaja vastaa vuokratekstiilien merkinnästä. 5. Tekstiilien korjaus - Sosiaali- ja terveysviraston omat tekstiilit korjataan liinavaatevaraston toimesta - Palveluntuottaja erottelee korjausta vaativat tuotteet ja toimittaa ne erikseen pakattuna liinavaatevarastoon. - Vuokratekstiilien korjauksesta vastaa palveluntuottaja. 6. Pesu - Palvelun tuottaja vastaa pyykin puhtaudesta standardin SFS-EN 14065 mukaisella laadunhallintajärjestelmällä. 7. Seuranta ja raportointi - Palveluntuottaja toimittaa seurantaraportit vähintään kaksi kertaa vuodessa tai tilaajan erillisestä pyynnöstä. 4. Tarjoajan soveltuvuutta koskevat vähimmäisvaatimukset 4.1. Taloudelliseen tilanteeseen liittyvät vaatimukset Tarjoajan on toimitettava mainittujen vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi alla mainitut selvitykset ja todistukset, jotka eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia niiden toimituspäivästä laskettuna. - tiedot kaupparekisteriin tai muuhun vastaavaan ammatti- ja elinkeinorekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverollisten rekisteriin merkitsemisestä - veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty - työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus työeläke ja tapaturmavakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä vakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma on tehty - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista Hankintayksikkö tarkistaa tarjoajan luottokelpoisuuden Suomen Asiakastieto Oy:n rekisteristä. Tarjoajien, joiden riskiluokitus ei ole saatavissa Suomen Asiakastieto Oy:stä, tulee toimittaa erikseen pyydettäessä kolmen (3) viimeisimmän tilikauden tuloslaskelmat, taseet ja toimintakertomukset, mikäli tarjoajalla on takana kolme tilikautta. Mikäli tarjoajalla on takanaan vähemmän kuin kolme tilikautta, tulee tarjoajan toimittaa erikseen pyydettäessä kaikilta tilikausilta vastaavat tiedot. 4.2. Tekniseen suorituskykyyn liittyvät vähimmäisvaatimukset Tarjoajan on täytettävä seuraavat teknistä suorituskykyä koskevat vaatimukset. Vaatimusten täyttymisen selvittämiseksi tarjoajan on liitettävä tarjoukseensa alla mainitut selvitykset. Tarjoaja, jonka tarjous ei sisällä pyydettyjä selvityksiä, suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Jos alla mainitut vaatimukset eivät täyty, palveluntuottajan tarjous suljetaan pois tarjouskilpailusta. Tarjoajalla on oltava riittävä kokemus vastaavantyyppisistä palveluista. Palveluntuottajan tulee toimia mikrobiologisesta puhtauden hallinnasta annetun standardin SFS-EN 14065 mukaisesti. Mikäli standardia ei ole sertifioitu, tulee tarjoajan antaa selvitys siitä, miten standardin mukainen valvonta on toteutettu sekä selvitys viimeisestä sisäisestä tarkastuksesta ja tarkastajasta. Palveluntuottajan tulee itse vastata vuokratekstiilien huollosta, käyttökuntoisuudesta ja pesulapalvelusta. Palveluntuottaja voi hankkia määrittelemänsä muun osan palvelusta alihankintana. Tarjoukseen tulee liittää lyhyt selvitys hygieniaosaamisesta pesuprosessissa. Palveluntuottaja sitoutuu vastaamaan toimitusten ja noutojen logistisesta organisoinnista ja järjestämisestä. Palveluntuottaja sitoutuu noutamaan pestävän pyykin tilaajan ilmoittamista toimipaikoista ja toimittamaan takaisin sovitun aikataulun mukaisesti pestynä, tahrat poistettuna sekä sopimuksen mukaisesti viimeisteltynä niin, että puhdas pyykki tulee voida ottaa suoraan käyttöön. Jos puhdasta pyykkiä ei voi ottaa suoraan käyttöön sen likaisuuden tai ryppyisyyden takia, on palveluntuottaja velvollinen huolehtimaan pyykin uudelleen käsittelystä omalla kustannuksellaan. Palveluntuottaja vastaa tekstiilien riittävyydestä kaikissa olosuhteissa siten, että tilaajan asiakkaiden hoito ei vaarannu ja tilaajalla on käytössä asianmukaiset ja riittävät tekstiili, jotka täyttävät mikrobiologisen puhtauden vaatimukset. Palveluntuottajalla tulee olla riittävät henkilöstö-, tuotanto- ja jakeluresurssit, jotta palvelut voidaan taata kaikissa olosuhteissa. Tarjoukseen tulee liittää lyhyt selvitys henkilöstö-, tuotanto- ja jakeluresursseista sekä selvitys siitä, miten palveluiden saanti turvataan erityistilanteissa (poikkeuksellinen kysyntähuippu, palveluntarjoajan toiminnassa tapahtuva häiriö). Tarjouksessa tulee ilmoittaa, miten hoidetaan arkipyhäpäiville osuvat toimitukset ja miten niistä tiedotetaan.
4 (7) Palveluntuottajalla tulee olla ISO 14001- tai vastaava ympäristöjärjestelmä. Tarjoukseen on liitettävä selvitys pesulatoiminnan ympäristöohjelmasta. Palveluntuottajalla tulee olla sähköinen tilausjärjestelmä (vuokravaatteet). Pietarsaaren sosiaali- ja terveysvirasto varaa oikeuden auditoida palveluntuottajan tarjoaman palvelun toimivuuden ja tarvittaessa tutustua palvelun tuottamisessa käytettäviin toimitiloihin ennen hankintapäätöksen tekoa. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen allekirjoittaessaan vastaamaan siitä, että palvelutuotanto täyttää tarjouspyynnössä esitetyt vähimmäisvaatimukset sekä muut tarjouksessa annetut sitoumukset kaikilta osin viimeistään sopimuskauden alkaessa. 5. Hankinnan muut ehdot 5.1. Alihankkijoiden käyttö Palveluntuottaja voi hankkia määrittelemänsä osan palvelusta alihankintana. Tarjouksessa on yksilöitävä palveluntuottajan käyttämät alihankkijat. Kunkin alihankkijan suorittamat osuudet ja työt on selvästi ilmoitettava tarjouksessa. Tarjoaja vastaa mahdollisten alihankkijoiden töistä kuin omistaan. Sopimuskumppanina tilaajalle toimii vain tarjouksen jättänyt taho. Palveluntuottajan käyttämien alihankkijoiden tulee täyttää edellä kuvatut vähimmäisvaatimukset. 5.2. Palvelun laadun seuranta ja reklamaatiot Palveluntuottaja vastaa siitä, että palvelu on tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaista koko sopimuskauden ajan. Sopimuskauden aikana ilmenevät puutteet edellä mainituissa, asiakirjoissa sovitusta tasosta tulee korjata välittömästi. Palveluntuottaja sitoutuu seuraamaan asiakastyytyväisyyttä vuosittain ja kehittämään toimintaansa. Palveluntuottajan tulee raportoida tilaajalle vuosittain palveluvolyymista, veloituksista ja palvelun tuottamiseen liittyvistä laadullisista seikoista. Raportit tehdään toimipaikoittain. Palveluntuottajan tulee raportoida tilaajalle kirjallisesti toiminnassa havaituista puutteista ja virheistä välittömästi niiden ilmaannuttua. Palveluntuottajalla tulee olla käytössä toimiva reklamaatioiden käsittelyprosessi, jonka kuvaus liitetään tarjoukseen. 6. Hinnoitteluperusteet ja muut ehdot 6.1. Hinnat ja hintojen voimassaolo Hinnat ilmoitetaan kahden desimaalin tarkkuudella ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Kiloperusteisen hinnoittelun tulee perustua kuivaan puhtaaseen pyykkiin, hinta muodossa euroa/kg. Vuokratekstiilien hinnat esitetään muodossa euroa/kappale/viikko. (alv 0 %) Pesulapalvelun hinnan tulee sisältää tekstiilien pesu-, tahranpoisto-, mahdolliset desinfiointi-, suojaus-, pakkaus- ja kuljetuskustannukset sekä laskutus- ja toimistokulut. Jälkikäsittelyä edellyttävien suojavaatteiden hinnan tulee sisältää myös jälkikäsittelykustannukset. Vuokrattavien työvaatteiden osalta hinnan tulee sisältää työvaatteen vuokraus-, huolto-, korjaus-, tahranpoisto-, pesu-, mahdolliset desinfiointi-, pakkaus-, suojaus-, kuljetus-, ylläpito- ja hankintakustannukset sekä laskutus- ja toimistokulut. Hinnat ilmoitetaan liitteellä 1. 1. Työ-/suojavaatteiden pesulapalvelu kilopyykin hinnoittelu ilmoitetaan tarjouksen muodossa /kg ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). 2. Vuokravaatteista hinta ilmoitetaan tarjouksen muodossa vuokra /kpl /viikko. Hinnan tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat kustannukset. Erillisiä laskutuslisiä ei hyväksytä. Hintojen tulee olla kiinteänä voimassa 1.5.2013 31.12.2015. Sopimuskauden jälkeen mahdollisesti tehtävän jatkosopimuksen hinnasta neuvotellaan ennen option käyttöönottoa. Tilaaja ilmoittaa option käyttämisestä kuusi (6) kuukautta ennen alkuperäisen sopimuksen päättymistä. Mahdollisista hintojen korotuksista tulee tehdä esitys 30.6.2015 mennessä. Palveluntuottajan on esitettävä tuolloin asianmukainen selvitys kustannusten kehityksestä ja hinnanmuutoksen syistä. Hintoja voidaan tarkistaa enintään elinkustannusindeksin muutosta vastaavasti. Sosiaali- ja terveysvirastolla on oikeus hyväksyä tai hylätä hinnankorotusesitys. Hintojen muutos tulee voimaan vasta sitten, kun siitä on kirjallinen yhteisesti hyväksytty sopimus. Mikäli mahdollisesta hintojen muutoksesta ei päästä sopimukseen, sosiaali- ja terveysvirasto on oikeutettu pyytämään uudet tarjoukset pesula- ja vuokrauspalveluista. 6.2. Laskutus Palveluntuottaja laskuttaa kuukausittain jälkikäteen sähköisesti. Laskusta tulee ilmetä ostetut palvelut veloituksineen toimipaikoittain. Laskutushintaan tulee sisältyä kaikki kulut. Erillisiä laskutus-, toimitus- tai muita lisiä ei hyväksytä. Maksuehto 21 pv netto. Viivästyskorko on enintään voimassa olevan korkolain (633/1982) mukainen.
6.3. Toimituksen viivästyminen 5 (7) 7. Tarjous Pesulapalveluiden kiertoaika on enintään yksi viikko. Toimituksen viivästyessä tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on 30 % ko. toimituksen arvosta jokaiselta alkavalta vuorokaudelta, jolla palveluntuottaja ylittää sovitun toimitusajan. Palveluntuottaja on velvollinen lähettämään viivästyssakon suuruisen hyvityslaskun seuraavan laskutuksen yhteydessä. 6.4. Hankinnan muut ehdot Sopimusaikana voidaan neuvotella muutoksista, jotka oleellisesti vaikuttavat sopimuksen alkuperäiseen sisältöön, jos muutokset johtuvat viranomaisten määräysten muuttumisesta tai ennalta arvaamattomista tekijöistä. Sopimusehtoja voidaan myöhemmin täsmentää kirjallisilla asiakirjoilla edellyttäen, että ne eivät ole ristiriidassa tässä tarjouspyynnössä mainittujen hankinnan ehtojen kanssa. Siltä osin kun hankinnan ehtoja ei ole määritelty tässä tarjouspyynnössä hankinnassa noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 Palvelut). Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Vaihtoehtoiset tarjoukset eivät ole sallittuja. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset laaditaan suomen tai ruotsin kielellä. Tarjouksen tulee sisältää vähintään seuraavat asiat ja liitteet: - tarjoajan lyhyt yleisesittely (enintään 1 sivu) - hinnasto (laadittuna erillislle hintaliittelle) - näytekappaleet tarjotuista tuotteista vuokravaatteiden osalta - lyhyt selvitys vastaavista palvelukokonaisuudesta, jotka palveluntuottaja on toteuttanut viimeksi kuluneen kolmen vuoden aikana. Referenssien osalta on ilmoitettava myös yhteystiedot. Referenssejä voidaan esittää enintään viisi (5) tärkeintä. - lyhyt selvitys henkilöstö-, tuotanto- ja jakeluresursseista - lyhyt selvitys hygieniaosaamisesta pesuprosessissa - selvitys, josta ilmenee, miten palveluiden saanti turvataan häiriö-, muutos- ja hätätilanteissa ja kuvaus varajärjestelmistä - lyhyt kuvaus laatujärjestelmästä ja pesulatoiminnan ympäristöohjelmasta - lyhyt kuvaus reklamaatioiden käsittelyprosessista - selvitys mahdollisista alihankkijoiden käytöstä - tiedot ammatti- ja elinkeinorekisteriin, ennakkoperintärekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin merkitsemisestä - selvitys rekisteröimättömyyden perusteista, jos tarjoaja ei kuulu kauppa-, ennakkoperintä-, työnantaja- tai arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Selvitys voi olla tarjoajan itsensä laatima. - veroviranomaisen todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus ja selvitys siitä, että viranomaisen hyväksymä maksusuunnitelma on tehty - työeläkekassan ja/tai vakuutusyhtiön todistus työeläke- ja tapaturmavakuutuksen ottamisesta ja vakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneitä vakuutusmaksuja koskeva maksusuunnitelma on tehty - selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista - vakuutusyhtiön todistus toiminnan vastuuvakuutuksen voimassaolosta ja maksetuista vakuutusmaksuista - allekirjoitukset, lisätietojen antajat ja yhteystiedot - sähköpostiosoite hankintapäätöksen toimittamista varten, mikäli se on eri kuin edellä ilmoitettu yhteyshenkilön sähköpostiosoite. Vastaavat tiedot ja todistukset on toimitettava myös alihankkijoiden osalta. Tarjouksen on oltava voimassa 31.5.2013 saakka. 8. Tarjousten käsittely Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjousten vertailu ja arviointi tehdään hankintalain mukaisesti seuraavasti: - tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen - tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen - tarjousten vertailu - hankintapäätöksen teko ja päätöksestä ilmoittaminen - hankintasopimuksen solmiminen
8.1. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistaminen 6 (7) Tarjoajan soveltuvuutta arvioitaessa tarjouskilpailusta suljetaan pois ehdokas tai tarjoaja, joka ei täytä hankintalain 71 todettuja vaatimuksia. Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjoaja, jolla ei ole teknisiä, taloudellisia ja muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi. 8.2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. 8.3. Tarjousten vertailu ja valintaperusteet Tarjouksen valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus. Vertailukriteereinä ovat: hinta, enintään 60 pistettä (lasketaan hintaliitteessä ilmoitetuilla hinnoilla) ja palveluprosessin laatu, enintään 40 pistettä. Pistemäärän lasku vertailua varten: Halvin hinta saa täyden pistemäärän ja muut hinnat suhteutetaan halvimpaan hintaan. Halvin hinta jaetaan tarjotulla hinnalla ja kerrotaan 60:llä, jolloin saadaan kyseisen tarjouksen pisteet. Laadun pisteytyksessä korkeimmat laatupisteet saanut tarjous saa täydet 40 vertailupistettä laadusta. Muiden tarjousten laatupisteet lasketaan jakamalla kyseessä olevan tarjouksen laatupisteet laadultaan parhaan tarjouksen saamilla laatupisteillä ja kertomalla tulos 40:llä. Palveluprosessin laadun pisteytys 1. Sertifioitu ja ulkopuolisen vuosittain auditoima hygienialaatujärjestelmä SFS-EN 14065 (10 p.) 2. Likaisen ja puhtaan pyykin erottaminen toisistaan täysin prosessin eri vaiheissa väliseinällä ja likaisen puolen alipaineistamisella: (10 p). 3. Kuvaus toiminnasta, johon palveluntuottaja sitoutuu erityistilanteissa (poikkeuksellinen kysyntähuippu esim epidemian aikana, palveluntarjoajan toiminnassa tapahtuva häiriö) (10 p.) 4. Vuokravaatevalikoiman laatu (10p.) Henkilökunnan työvaatteiden vuokrausvaihtoehdossa laatupisteisiin lasketaan sekä palveluprosessin laadun pisteytyksessä että vuokravaatevalikoimasta annetut pisteet. Tilaajan työryhmä arvioi tarjoajan toimittamat mallikappaleet. Tarjoaja toimittaa hintalomakkeessa olevien tuotteiden mallikappaleet (M-koko kustakin tuotteesta) veloituksetta tilaajalle arvioitavaksi. Tarjousten vertailu toteutetaan erikseen työvaatteiden pesulapalvelun (kilopyykin) osalta ja henkilöstön työvaatteiden vuokraus ja pesulapalvelun osalta. Vertailun voittaa eniten hinta- ja laatupisteitä saanut tarjoaja. Tasapistetilanteessa vertailun voittaja on eniten hintapisteitä saanut tarjoaja. 8.4. Hankintapäätös ja hankintasopimus Hankinnasta päättää sosiaali- ja terveyslautakunta. Hankintapäätöksestä ilmoitetaan kaikille tarjoajille sähköpostilla. Hankintapäätös lähetetään hankintalain (348/2007) 75 :n mukaisesti tarjoajalle tiedoksi käyttäen tarjoajan ilmoittamaa sähköpostiosoitetta. 75 :n mukaan tarjoajan katsotaan saaneen hankintapäätöksestä oheisasiakirjoineen tiedon sinä päivänä, jolloin mainitut asiakirjat sisältävä sähköinen viesti on vastaanottajan käytettävissä tämän vastaanottolaitteessa siten, että viestiä voidaan käsitellä. Tällaisena ajankohtana pidetään viestin lähettämispäivää. Palvelun ostajaa ja tarjoajaa sitova tämän tarjouspyynnön mukainen palvelun tuottamista koskeva sopimus syntyy kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankintasopimus päättyy ilman erillistä irtisanomista sopimuskauden päättyessä. Sopimuskauden päättyessä kaupunki ei sitoudu lunastamaan vuokraamiaan suojavaatteita. 9. Sopimusasiakirjojen pätevyysjärjestys Sopimusasiakirjat täydentävät toisiaan. Jos sopimusasiakirjat ovat keskenään ristiriidassa, noudatetaan niitä seuraavassa keskinäisessä pätevyysjärjestyksessä: 1. Hankintasopimus 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 2009 Palvelut) 4. Tarjous liitteineen. 10. Asiakirjojen julkisuus Hankintaa koskevien asiakirjojen julkisuuden osalta noudatetaan lakia viranomaisten toiminnan julkisuudesta (Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta nro 621/1999).
7 (7) Tarjouskilpailuun toimitetut tarjousasiakirjat liitteineen tulevat julkisiksi, kun sopimus hankinnasta on tehty. Asianosaisilla, esim. tarjoajalla on kuitenkin oikeus saada tieto em. asiakirjoista, kun hankintapäätös on tehty. Asianosaisilla ei ole kuitenkaan oikeutta saada tietoa muiden tarjoajien tarjousten sisältämistä liike- tai ammattisalaisuuksista. Tarjoajaa pyydetään yksilöimään ja merkitsemään tarjouksestaan ne tiedot ja asiakirjat merkinnällä SALAINEN, jotka ovat salassa pidettäviä esim. liikesalaisuudet. Liike- tai ammattisalaisuuksiksi merkittyjen tietojen salassapito harkitaan tapauskohtaisesti. Hinnat eivät kuulu liikesalaisuuksien piiriin. 11. Muut ehdot Pietarsaaren kaupungin sosiaali- ja terveysvirasto pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista perustelluista syistä. Pietarsaaren kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. 12. Tarjouksen toimittaminen Tarjous tulee toimittaa kirjallisesti allekirjoitettuna. Jättäessään tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä olevat ehdot. Tarjous toimitetaan suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Hallinnon sihteeri Marja Lehto Pietarsaaren kaupunki/sosiaali- ja terveysvirasto PL 111 68601 Pietarsaari Tarjouskuoreen ja tarjoukseen on merkittävä tarjoajan nimi ja teksti: Työvaatteet/Vuokraus- ja Pesulapalvelut Tarjoukset pyydetään toimittamaan 9.1.2013 klo 15.00 mennessä. Tarjouksen toimittaminen annettuun määräaikaan mennessä on tarjoajan vastuulla. Tarjousajan päättymisen jälkeen jätettyjä tarjouksia ei oteta huomioon. 13. Lisätiedot Hankintaa koskevat tiedustelut pyydetään esittämään sähköpostitse 14.12.2012 klo 15.00 mennessä osoitteeseen: riitta.lonnback@pietarsaari.fi. Viestin otsikkokenttään pyydetään kirjoittamaan: Työvaatteet/Vuokraus- ja Pesulapalvelut Yhteenveto hankintaa koskevista tiedusteluista ja vastauksista julkaistaan sosiaali- ja terveysviraston Internet-sivuilla osoitteessa: www.sote.pietarsaari.fi 19.12.2012. LIITE 1. Hintatarjous