LOPPURAPORTTI Hyvä potku hanke Porvoon Läntisellä terveysasemalla

LOPPURAPORTTI Hyvä potku hanke Porvoon Läntisellä terveysasemalla

Sisältö innehåll 1 Johdanto... 3 Läntinen terveysasema... 4 2 Hyvä potku -hanke Läntisellä terveysasemalla... 5 Hyvä potku-työryhmä... 6 Työryhmän jäsenet:... 6 3 Tavoitteet... 7 4 Mittaukset... 8 T3-mittaukset... 8 5 Hyvä potku -hankkeen jalkautus... 10 Uusi päivystysmalli:... 10 Ongelmina koimme:... 11 Ratkaisuna ongelmiin:... 11 Blokki-ajanvaraus... 12 6 Tulokset... 13 7 Miten tästä eteenpäin... 14 8 Pohdinta... 15

1 Johdanto Porvoo Porvoo on Suomen toiseksi vanhin, kaunis ja historian täyteinen kaupunki. Vanhan Porvoon ajaton ja ainutlaatuinen tunnelma houkuttelee matkailijoita kaikkialta maailmasta. Kaupungin nykypäivään kuuluvat elävä kaksikielisyys sekä kattavat kaupalliset ja julkiset palvelut. Porvoo on kasvanut metropolialueen itäiseksi keskukseksi. Asukkaita kaupungissamme on jo lähes 50 000. Uusia asukkaita muuttaa kaupunkiin jatkuvasti ja Porvoota markkinoidaan Unelmien kotikaupunkina. Porvoon Terveyspalveluiden toimiala koostuu kahdesta terveysasemasta, suun terveydenhuollosta, preventiosta, terveyskeskuksen sairaalasta, kuntoutuspalveluista, terveydensuojelusta, eläinlääkintähuollosta, erityistyöntekijöiden vastaanotoista sekä tukipalveluista. Ostopalveluista suurin on erikoissairaanhoidon kokonaisuus. Porvoossa toimii kaksi terveysasemaa, Itäinen ja Läntinen terveysasema. Kumpikin terveysasema palvelee saman suuruista n. 24 000 henkilön väestöpohjaa. Väestö jakautuu terveysasemille maantieteellisen aluejaon perusteella, jonka jakajana on Porvoon joki. Röntgen ja laboratorio sijaitsevat Läntisen terveysaseman yhteydessä. Vuoden 2015 alusta lähtien röntgenin ja laboratorion palvelut tuottaa HUS. Läntisen terveysaseman yhteydessä toimii keskitetty hoitotarvikejakelu, joka palvelee kaikkia porvoolaisia. Porvoon ranta-aitat

Läntinen terveysasema Porvoon Läntinen terveysasema sijaitsee nimensä mukaisesti kaupungin länsilaidalla, lähellä Helsinki-Kotka moottoritietä. Terveysasema palvelee Porvoon joen Läntisen puolen asukkaita. Väestövastuu on n. 24 000 henkilöä. Alueella asuva väestö on kaiken kattavaa, niin lapsiperheitä kuin maahanmuuttajiakin. Terveysaseman resursseina on 17 (14 virkaa) lääkäriä, joista kuusi työskentelee osa-aikaisesti. Sairaanhoitaja/terveydenhoitajia 13, 1 lähihoitaja ja 3 terveyskeskusavustajaa, hoitajista 5 työskentelee osa-aikaisesti. Läntisellä terveysasemalla on runsaasti oheistoimintaa, mm kouluterveydenhuolto ja neuvolatoiminta vievät lääkäriresurssia.

2 Hyvä potku -hanke Läntisellä terveysasemalla Lähtötilanne Hyvä potku-hanke käynnistyi maaliskuussa 2014. Kehityshankkeeseen lähdettiin terveyspalvelujen johtajan Kati Liukon luotsaamana. Hän oli ollut mukana hankkeessa jo käynnistysvaiheesta lähtien ja tunsi hankkeen hyödyt ja mahdollisuudet. Porvoosta samalle Hyvä potku-kierrokselle osallistuivat molemmat terveysasemat sekä suun terveydenhuolto Tärkeimmiksi ongelmiksemme koimme oman työnhallinnan puuttumisen ja aikojen riittämättömyyden. Kysyntä koettiin liian suureksi, resursointi liian pieneksi ja toiminnan suunnitelmallisuudessa oli puutteita. Etenkin lääkäri puolella vaihtuvuus on ollut suurta ja vakinaisessa virassa on vain 7 lääkäriä. T3 oli mittaamaton, eli kolmas vapaa kiireetön ajanvarausaika meni 6 viikon päähän. Tämä rasitti hoitajia lisääntyneellä puhelinliikenteellä, kun potilaat soittivat uudelleen, koska eivät saaneet aikaa heti. Lisäksi riski unohtaa aika kasvoi, kun aika meni pitkän ajan päähän. Tämä puolestaan aiheutti resurssien tuhlausta, kun aikoja jäi käyttämättä ja lisäsi puhelinliikennettä, kun potilaat soittivat uudestaan ja halusivat uuden ajan. Pitkä odotusaika aiheutti painetta myös päivystys puolelle, kun vaiva akutisoitui odottaessa ja potilaat soittivat uudestaan ja vaativat päästä aikaisemmin lääkärille. Kahden terveysaseman välisessä yhteistyössä koettiin olevan myös kehittämisen varaa sekä toimintojen yhtenäistäminen koettiin tärkeäksi, jotta voimme tarjota porvoolaisille yhtenäiset terveysasemapalvelut, riippumatta siitä missä hän asuu. 5

Hyvä potku-työryhmä Työryhmä osallistui neljään seminaariin 27.3. 28.11.2014 välisenä aikana. Kolme ensimmäistä seminaaria järjestettiin Hyvinkäällä Rantasipi Sveitsissä. Seminaarit olivat kaksipäiväisiä. Päätösseminaari oli päivän mittainen ja järjestettiin Espoon Hanasaaressa. Sairaanhoitaja Merja Penttinen toimi työryhmän coachina, hänen erityisenä tehtävänä oli pitää langat käsissä hankkeen aikana mm. muistuttamalla aikatauluista ja muista käytännön asioista. Työryhmän jäsenet: Alanen Ulla, terveyskeskuslääkäri Heikkilä Noona, osastonhoitaja Korhonen Tuula, terveyskeskusavustaja Lönnberg Karl, ylilääkäri Mäkelä Tuula, terveydenhoitaja Nyholm- Antervo Johanna, terveyskeskuslääkäri Penttinen Merja, sairaanhoitaja (Coach) 6

3 Tavoitteet Maaliskuussa 2014 ensimmäisessä seminaarissa asetetut tavoitteet Hyvä potku hankkeelle: Lääkäreiden T3 14vrk lokakuussa 2014 Lääkäreiden T3 7vrk huhtikuussa 2015 Hoitajien T3 7vrk huhtikuussa 2015 Kesäsulun jälkeen elokuussa 2014 tehdään ajanvarauskirjat kysynnän mukaan ja neuvolat ns. tasataan. Hoitajien T3 seuranta aloitetaan kesäsulun jälkeen. 7

4 Mittaukset T3-mittaukset Jo ennen Hyvä Potku- seminaareihin osallistumista molemmilla Porvoon terveysasemilla alettiin mittaamaan lääkäreiden kiireettömien vastaanottoaikojen saatavuutta T3-laskurilla. Mittausta jatkettiin koko hankkeen ajan ja aiotaan jatkaa edelleen. T3-tulos on otettu yhdeksi toiminnan tunnusluvuista talousarvioon. Kesäsulun aikana vko 27-31 mittausta ei tehty. 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 Mediaani Lääkäri Syksyn 2014 aikana aloitettiin myös hoitajien kiireettömien aikojen T3-mittaukset. Hoitajien aikoja mitattaessa huomioon otetaan diabetes-, hengitys- ja uniapneahoitajat T3 - Mediaani Sairaanhoitaja 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 Mediaani Sairaanhoitaja 8

Tid (angiven redovisningstidsenhet) Efterfrågan Balanssilaskuri Lääkärit Toukokuussa viikoilla 19 ja 20 laskettiin lääkäreiden vastaanottoaikojen balanssi, eli suoritettiin kysynnänmittaus ja työajanseuranta. Tulokset näyttivät, että meillä on riittävästi kapasiteettia hoitaa kysyntä, mutta ongelmana oli että kapasiteetin jakaantuminen eri päiville ei vastannut päiväkohtaista kysyntää. Kuva1. Tasapaino kokonaisuutena tasapainolaskurista Kuva2. Kysyntä jaettuna eri viikonpäiville tasapainolaskurista EFTERFRÅGAN - Graf 1 Filter BALANSFLIK Efterfrågan fördelad över veckans dagar Efterfrågan Int + Ext 120 100 0 0 0 80 Enhet Tid ( 1 tim ) 60 0 0 0 40 20 0 Mån Tis Ons Tor Fre Veckodagar 0 puh päi lvo Kuva3. Kysynnän ja tarjonnan välinen tasapaino tasapainolaskurissa BALANS BALANSFLIK Balans efterfrågan / planerad kapacitet Saldo 450 400 Balanslinje Övr 350 300 250 200 150 100 50 0 262 0 68 Efterfrågan 60 390 Plan. Kapacitet Mott Grupp Int. Ext. Balanslinje 9

5 Hyvä potku -hankkeen jalkautus Kesäkuun 5. päivä pidimme yhteisen Kick off päivän tunnelmallisessa Porvoon paahtimossa. Päivän päätavoitteena oli jalkauttaa Hyvä potku -hanke koko työyhteisön yhteiseksi asiaksi. Takana oli juuri tehty mittaus ja toukokuun seminaaripäivät Hyvinkäällä. Päivä oli menestys! Tilaisuuteen osallistui lähes koko Läntisen terveysaseman henkilökunta. Kävimme läpi tasapainolaskurin tuloksia ja suunnittelimme parannuksia tulosten pohjalta. Jakauduimme pienempiin ryhmiin pohtimaan ongelmakohtia, jokaisessa ryhmässä oli sekä hoitajia että lääkäreitä. Ryhmätöiden tuloksena päätimme ottaa käyttöön ns. Äly-Excel pohjan lääkäreiden ajanvarauskirjojen suunnittelun avuksi, jotta saamme kysynnän ja kapasiteetin kohtaamaan mahdollisimman hyvin päiväkohtaisesti. Päätimme siirtyä ns. blokkiajanvaraus käytäntöön. Päivystys järjestelmän laitoimme myös uusiksi. Blokkiajanvarauksessa otimme käyttöön 15/20min blokit. Kokemattomammilla lääkäreillä on alkuun 20 minuutin blokki. Teimme mallin ajanvarauksen syistä ja kuinka monta blokkia mikäkin vaiva vaatii. Ohjeesta pyrittiin tekemään mahdollisimman yksinkertainen ja helppolukuinen. Päätimme myös luoda kiertävä reseptin uusinta -vuoron, jossa yksi lääkäri uusii kaikki päivän aikana tulleet ei-kiireelliset reseptit. päivystävä lääkäri uusii kiireelliset reseptipyynnöt. I-päivystäjä: Uusi päivystysmalli: ei ajanvarausta ambulanssipotilaat toimenpiteet, mm. akuutit haavat, roska silmässä hoitajan/ lääkärin konsultaatiot päivystys reseptit II-päivystäjä ajanvaraus tiukka triage III-päivystäjä ainoastaan maanantai iltapäivisin ajanvarauksella puskurilääkäri / päivä ajat avataan vasta samana päivänä. paikkaa mahdollisia poissaoloja 10

Pohdimme myös minkä tyyppistä hukkatyötä terveysasemalla on ja millaiset mahdollisuudet meillä on vähentää sitä. Ongelmina koimme: hoitopolut päivittämättä hoitosuunnitelmien kirjaaminen puutteellista turhat vuosikontrollit turhat todistukset omahoito puuttuu potilasohjeiden puute lääkelistojen päivittäminen hankalaa tietojärjestelmäongelmat vievät liikaa aikaa apuvoimien etsiminen (TP hoitaja varattu) Effica-puun sekavuus keskeytykset epäselvät jatkot instrumenttien puute potilaiden valmistautumattomuus vastaanotolle perehdytyksen puute turha tilastointi huoneiden varausteiden puute huonot opasteet kiinteistössä laboratoriolähetteiden puute sitoutumattomuus yhteisesti sovittuihin asioihin potilaat väärillä ajoilla, esim. puhelimessa ei voi hoitaa ihottumaa peruuttamattomat poisjäännit kansliassa ei vastata, kun lääkäri soittaa sisäiseen numeroon Ratkaisuna ongelmiin: työryhmä päivittämään hoitopolkuja, kanslian infotaskuja. Hoitopolut mahdollisimman yksinkertaisiksi hoitosuunnitelmat kaikille kroonista sairautta sairastaville ja omahoitokaavake käyttöön potilasta vastuutetaan vastaanotolle valmistautumiseen ja omahoitoon lääkelista, PEF, RR sekä vs. seurannat mukaan vo:lle yksilölliset kirjalliset ohjeet omahoidosta omahoito-ohjeita kaupungin nettisivuille / kirjallista materiaalia vo:lla jaettavaksi. kausitiedotteita potilaille kotiin, nettiin, TV-ruudulle aulaan priorisointi mitä hoidetaan ja mikä on pot. oma vastuu ja itsehoito potilaan motivointiin panostetaan sähköisen asioinnin aloittamista selvitetään o välivaiheena; kirje laboratoriovastauksista potilaalle kotiin. 11

Blokki-ajanvaraus Syyskuussa lääkäreiden ajanvarauskirjat muutettiin blokkijärjestelmäksi, jossa ajat annetaan 15/20 minuutin aikayksiköissä eli blokeissa. Potilaalle varataan vaivan mukaisesti riittävä aika oheisen taulukon mukaisesti. Porvoon Läntisen terveysaseman lääkärien aikayksiköt á 15/20min 1 aikayksikkö 2 aikayksikköä 3 aikayksikköä 4 aikayksikköä alle 2 kk sairasloman jatko sinuiitti Ihottuma, ei hankala Kipsikontrollit korva-/kuulovaivat korvakontrolli Matkan peruuntuminen/todistus mopokortti Murtuma/kipsikontrolli Pienet ihotulehdukset rtg-kontrollit selkeä selkä-,niska- tai nivelongelma Sterilisaatiolausunto Toistuvat nivelinjektiot Vti, jos vo tarve Ahdistu- /masennuskontrolli, Ajokorttitod <70 v.gyn, Allergiaselvittelyt, Allerginen reaktio, astma vuosikontrolli, astmaepäily, C- todistukset, DM2 kontrolli (hyväkuntoinen), Gyn., Hankala ihottuma (lähete), hengenahdistus, isyystesti, krooniset tukielinsairaudet, muistihäiriön selvittely, peräpukamat, pitkittynyt yskä, päänsärky, AAP, RR vuosikontrolli,rrlääkityksen aloitus, sydänvaivat, rytmihäiriöt, syöpäkontrollit, terveystodistus, toimenpiteet (luomen- /patinpoisto, max.punktio, kiilaekskiisio, cytofix, pegletku), Toistuva/pitkittynyt huimaus, toistuvat otiitit, toistuvat vatsavaivat, urologiset vaivat, vaihdevuodet, yt-lasku, yli 2 kk:n sairasloman jatkot( B-lausunto) Ajokortti >70 v., DM2, jos monisairas tai tasapainon mukaan, kuntoutussuunnitelma, monisairaan vuosikontrolli, työkyvyttömyyden selvittely, uusi eläkeasia. Tulkki+potilas Lääkärin harkinnan mukaan. 12

6 Tulokset Hyvällä yhteistyöllä ja suunnittelulla saavutettiin osatavoite Syyskuussa aloitettu uusi blokkiajanvarausjärjestelmä, kysyntää vastaavat ajanvarauslistat ja uusi päivystysjärjestelmä saivat aikaan sen, että T3 laski kevään 42:sta elo-syyskuussa 10.5-16 välille. Loka marraskuussa lääkäreille osui paljon pitkiä lomia ja koulutuksia ja T3 vaihteli 15 37.5 välillä, mutta näyttäisi jälleen tasaantuvan 15 paikkeille, keväällä melko utopistiselta tuntuva tavoite T3 14 vrk saavutettiin aikataulussa. Kuva 4. T3 tilasto vko 46 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 1 4 7 10 13 16 19 22 25 28 31 34 37 40 43 46 49 52 Mediaani Lääkäri Uusi malli selkeytti työnjakoa päivystävien lääkäreiden välillä ja konsultaatio mahdollisuus koetaan hyvänä. Lääkäreillä on vapaus valita haluavatko tehdä koko päivän vai vain aamu- tai iltapäivän päivystystä. Lisäksi he ovat saaneet valita päivän jona päivystävät. I päivystäjä voi poimia II päivystäjän listalta potilaita, jos omalla listalla on tyhjää. Juniori /seniori parit päivystämässä yhdessä, jolloin konsultointi mahdollista. Päivystävän lääkärin huone sijoitettiin päivystävien hoitajien ja tarkkailun välittömään läheisyyteen, jolloin yhteistyö tarkkailu- ja päivystävän hoitajan kanssa helpottui. Reseptivuoro koettaan toimivaksi, sillä jokainen lääkäri tietää milloin reseptejä tulee uusittavaksi ja näin ollen niihin voi varata aikaa. Uuden käytännön myötä suunnitelmallisuus on parantunut ja mahdollisiin muutoksiin (koulutukset, lomat) voidaan reagoida hyvissä ajoin. 13

7 Miten tästä eteenpäin Hoitajien vastaanottoaikojen kysyntää mitattiin loka-marraskuussa viikoilla 44 ja 45. Hoitajien tasapainolaskurista saadut tulokset käydään läpi ja suunnitellaan mahdolliset muutokset niiden pohjalta. Tavoitteena kehittää hoitajien työnjakoa ja työajan suunnittelua vastaamaan kysyntää. Hoidontarpeen arviointia kehitetään edelleen ja kroonisia sairauksia sairastaville tehdään hoitosuunnitelmat ja yksilölliset kontrollivälit. Potilaiden ohjattuun omahoitoon panostetaan ja potilaiden vastuuta omasta terveydestään korostetaan. Sähköisen asioinnin mahdollisuuksia selvitetään. Jatkamme hukkatyön vähentämisen keinojen selvittelyä. Pyrimme saamaan fysioterapian mukaan tuki- ja liikuntaelinsairaiden hoitoon, toiveissa on saada fysioterapeuteille mm. oma päivystysvastaanotto. Terveysasemamme toimintatapa on pysyvästi muuttunut. Tulemme jatkamaan kehitystyötä ja kokoontumaan säännöllisesti, jotta voimme arvioida tehtyjen muutosten vaikutusta ja pysyvyyttä. Marraskuun 25. pidämme molempien terveysasemien yhteisen kehitysiltapäivän, jossa mm. jalkautamme hoitosuunnitelman käytäntöön ja kehitämme kahden terveysaseman toimintoja yhtenäisiksi. 14

8 Pohdinta Onnistuminen on asenne. Se on avoimuutta uusille ideoille, halukkuutta kuunnella, innokkuutta oppia, halua kasvaa ja joustavuutta muuttua. BJ Gallagher Vaikka tie on ollut kivinen ja monta mutkaa on matkalla ollut, tekisimme saman uudelleen. Hyvä potku hanke on tuonut toimintaamme uusia työkaluja ja näkökulmia. Olemme omaksuneet jatkuvan kehittämisen asenteen ja pyrimme tietoisesti tarjoamaan porvoolaisille laadukasta ja oikeaaikaista terveydenhoitoa tänään ja tulevaisuudessa. Tärkein tekijä mikä on vaikuttanut saavutettuihin tuloksiin pääsemisessä ja hankkeen onnistuneessa läpiviennissä oli 5. kesäkuuta järjestetty kick off -päivä. Koimme päivän läpimurtona hankkeen jalkauttamisen kannalta. Ilman tiivistä yhteistyötä emme olisi päässeet toivottuun tulokseen. Päivän jälkeen hyvä potku hanke nostettiin koko terveysaseman hankkeeksi, siitä tuli koko terveysaseman yhteinen projekti. Tästä on hyvä jatkaa kohti uusia haasteita ja kohti 1.1.2015 voimaan tulevaa päivystysasetusta, joka tuo mukanaan aivan uudet yhteistyökuviot sekä Itäisen terveysaseman että Porvoon sairaalan kanssa. 15