Hyvä Potku-työryhmä

Transkriptio

1 ROVANIEMEN KAUPUNKI Hyvä Potku Loppuraportti Hyvä Potku-työryhmä Loppuraportissa kuvataan avovastaanoton kehittämistyötä Hyvä Potku-hankkeessa

2 2 1. OSALLISTUJAT Hyvä Potku III- hankkeessa on ollut mukana edustus Rovaniemen terveyskeskuksen avovastaanoton tiimien kaikista henkilöstöryhmistä. Pulkamontien terveysasemalta (väestöpohja ) mukana hankkeessa ovat olleet sh Kaisa Mathlin, sh Katja Tenno, th/sh Ritva Hoffren, terveyskeskusavustaja Satu Kelloniemi, lääkäri Aino Loimu ja lääkäri Marja Matala-aho. Sairaalakadun terveysasemalta (väestöpohja ) mukana ovat olleet th Marjo Lettijeff, lääkäri Sari Mella, sh Satu Alatalo, terveyskeskusavustaja Hannu Hyvönen ja lääkäri Nina Poutiainen. Esimiehistä mukana ovat olleet ylilääkäri Outi Pohjola ja palveluesimies Arja Saarinen. 2. TAVOITTEET Tavoitteeksi asetettiin, että palveluiden saatavuus paranee ja että vastaamme paremmin kysyntään. Lisäksi asetimme tavoitteeksi, että tiimi toimii hyvin ja henkilöstön työhyvinvointi ja asiakastyytyväisyys paranevat. T3-ajalle (3. vapaa aika lääkärin vastaanotolle) asetettiin seuraavat tavoitteet: T3 mitattavissa 1/2015 mennessä, 25 päivää 5/2015 mennessä ja 14 päivää 9/2015 mennessä. 3. SEMINAARIT Ensimmäinen seminaari pidettiin Pikku-Syötteellä. Tuolloin asetimme Hyvä Potku-ryhmässä Rovaniemen terveyskeskuksen osalta tavoitteet sekä aloimme suunnitella nykytilan kartoitusta Pikku-Syötteellä järjestettiin 2. seminaari, jossa analysoimme kartoitustuloksia ja teimme toimintasuunnitelmaa. 3. seminaarissa Pikku-Syötteellä kerroimme tähän mennessä tehdystä työstä ja suunnittelimme uusia muutoksia. Loppuseminaari pidetään Oulussa NYKYTILAN KARTOITUS Ensimmäisen seminaarin jälkeen aloitimme Rovaniemen terveyskeskuksen osalta nykytilan kartoituksen. Viikoilla tehtiin kysynnän kartoittamiseksi kysynnän mittaus (lääkärin vastaanotolle ) ja olemassa olevan kapasiteetin selvittämiseksi lääkäreiden työajan käytön seuranta. Kerätyt tiedot syötimme Excelpohjaiseen Tasapainolaskuriin tiedon analysoinnin helpottamiseksi. Tasapainomittauksen tuloksena saimme selville, että 2 viikon seurantajakson aikana vajetta oli Sairaalakadun terveysasemalla -34 tuntia ja Pulkamontien terveysasemalla -15 tuntia. Tasapainolaskelma ei huomioinut, että seurantajakson aikana lääkärit tekivät ylitöitä yhteensä noin 80 tuntia. Seurannassa nousi esille myös suunniteltua suurempi ajankäyttö puhelimessa hoidettuihin asioihin. Pikapolin toiminta käynnistyi kyseisenä aikana eikä sinne ohjattuja potilaita huomioitu kysynnässä. Maanantaipäivien kysyntä todettiin aiempaan tapaan suurimmaksi. Tämä on työjärjestelyillä jo aiemmin pyritty huomioimaan sektoritöiden sijoittelulla muille päiville. Viikolla 41 aloitettiin viikottaiset asiakastyytyväisyysmittaukset ja työhyvinvointimittaukset kouluarvosanaasteikolla Viikoilla asiakastyytyväisyyden keskiarvo oli n. 8. Työhyvinvointimittauksessa hoitajilla arvosanat vaihtelivat välillä ja lääkäreillä välillä. Tiimien välillä ei ollut isoja eroja. Viikottaiset T3-mittaukset aloitettiin viikolla 38. Mittausviikoilla Sairaalakadun terveysaseman lääkäreillä T3-mediaani oli parhaimmillaan 18 päivää ja huonoimmillaan 42 päivää. Samoilla viikoilla Pulkamontien terveysaseman lääkäreillä T3-mediaani oli parhaimmillaan 20 päivää ja huonoimmillaan 42

3 3 päivää. Viikoilla 2-14 T3-mediaani oli Sairaalakadun terveysasemalla päivää ja Pulkamontien terveyasemalla päivää. Ensimmäisen seminaarin jälkeen aloitimme myös kehitysideoiden keräämisen henkilöstöltä. Viikolla 12 toteutettiin hoitajien kiireaikojen kysynnän mittaus, jonka tuloksia käytetään jatkossa apuna hoitajien ajanvarauskirjojen muokkaamisessa paremmin tarvetta vastaavaksi. 5. HENKILÖSTÖN ESILLE TUOMAT KEHITTÄMISKOHTEET Kalanruotokyselyn avulla kysyimme henkilöstöltä ongelmia ja kehittämisideoita. Kehittämisideat jaoteltiin neljän otsikon alle: 1. Työhyvinvointi Huomiota herätti työvaatteiden valikoima sekä kunto. Lisäksi toivottiin enemmän yhteistä virkistystoimintaa. Esille nousi myös toiveita työnohjauksesta sekä osastotunneista hoitajille. Tiimityön puolesta nousi kommentteja, säännöllisesti toteutuvia tiimipalavereja ja avointa ilmapiiriä pidettiin tärkeänä, myöskin palautteen antamista työkaverille. Tärkeänä nähtiin myös yhteisten purku - tilaisuuksien järjestäminen. Johtajuudelta toivottiin näkyvyyttä sekä sujuvaa tiedonkulkua. 2. Työn organisointi Lääkäreiden ja hoitajien työnjaon selkeyttämistä toivottiin ja tähän liittyen työtehtävien ja vastuualueiden selkeää jakoa. Tiimien ja työntekijöiden yhdenmukaisempia toimintatapoja ja yhteisten pelisääntöjen sopimista pidettiin tärkeänä. Tietojärjestelmien toivottiin toimivan tulevaisuudessa paremmin ja sujuvammin. Potilaitten valmistelua vastaanotolle ja puhelinajoille pidettiin tärkeänä. Hoitosuunnitelmien myötä toivottiin hoidolle parempaa jatkuvuutta ja turhan päällekkäisen työn vähenemistä. Yhtenä asiana nousi esille työajan hallinta ja voitaisiinko siihen vaikuttaa esimerkiksi konsultaatiokäytännöillä. Tärkeänä pidettiin työohjelmien laatimista ohjeen mukaan ja työohjelmien noudattamista. Huomiota toivottiin kiinnitettävän myös työhuoneiden ja toimenpidehuoneiden siisteyteen. Tärkeänä pidettiin lääkelistojen pitämistä ajan tasalla ja reseptien uusimista järkevällä tavalla (esimerkiksi pitkäaikaissairailla vuodeksi kerrallaan). 3. Kysyntä Hoidon tarpeen arvioinnin tärkeys nousi esille. Hoitosuunnitelmia kannatettiin. Esitettiin pohdittavaksi, miten palveluiden suurkuluttajat saataisiin otettua haltuun. Kutsupotilaan määritelmää toivottiin tarkennettavan. Potilaiden omahoitoon kannustaminen ja omatoimisuuteen ohjaaminen nähtiin tärkeäksi. 4. Resurssit Työvälineiden kuntoon / puutteellisuuteen toivottiin kiinnitettävän huomiota. Työntekijävaje puhututti. Osittaista työaikaa tekevällä saattaa olla lähes sama työmäärä kuin täyttä työaikaa tekevällä. LKS:sta siirtyy kontrolleja hoitajille. Työtekijöiden poissaolot nostettiin esille ja esitettiin rekryjärjestelmän kehittämistä hoitajille. Sektoritöiden organisointiin toivottiin kiinnitettävän huomiota. Lisäksi resursoinnissa toivottiin huomioitavan, että tiimit ovat erilaisia.

4 4 6. TOIMINTASUUNNITELMA JA KEHITTÄMISTOIMENPITEITÄ Ennen viikolla 43 käynnistettyä pikapolitoimintaa yhdenmukaistettiin tiimeissä lääkäreiden ajanvarauskirjojen käyntityypit ( lvo, kont ). Hoitotakuukirjat lopetettiin. Toisen seminaarin jälkeen aloitettiin konsulttilääkäritoiminta. Yksi lääkäri/terveysasema toimii päivittäin hoitajien ja kandien konsulttina. Konsulttilääkäri tulee tarvittaessa mukaan vastaanottotilanteeseen (esimerkiksi haavat, ihottumat) ja on hoitajan tukena hoidon tarpeen arviossa. Konsulttilääkäri uusii kiireelliset ( ei PKV ) reseptit. Toiminnassa vältetään päällekkäistä kirjaamista; hoitaja kirjaa esitiedot ja lääkäri statuksen ja konsultaatiovastauksen. Toisena kehittämisideana päätettiin testata lääkäreiden puhelinaikojen korvaamista kirjevastauksilla soveltuvilta osin. Kolmanneksi kehittämisen kohteeksi sovittiin DM-fraasituksen tarkistaminen, koska nykyistä DMfraasitusta pidettiin liian pitkänä. Neljäntenä kehittämisaiheena sovittiin hoidon tarpeen arvion koulutuksista hoitohenkilökunnalle. Nämä toteutettiin helmikuussa Viidentenä kehittämisideana oli hoitosuunnitelman kehittäminen. Siihen liittyen otettiin käyttöön omahoitolomake, joka lähetetään kaikille kontrolliin tuleville potilaille kutsun mukana järjestettiin tiimien välillä leikkimielinen kilpailu, jossa eniten hoitosuunnitelmia tehnyt tiimi ja työntekijä palkittiin. Sovittiin, että halukkaat työparit voivat alkaa testata hoitaja-lääkäriyhteisvastaanottoa (hoitajalla 60 minuutin aika ja lääkäri mukana vastaanoton lopulla 20 minuuttia). Kontrollivälien kriittistä tarkastelua painotettiin ja ohjeistusta kutsujärjestelmän käytöstä päivitettiin. Kuudentena kehittämisideana oli aluejakojen poistaminen, joka toteutui Väestövastuu oli lopetettu vuonna 2011, mistä huolimatta aluejako oli ohjannut tiimeissä töiden jakautumista entisten väestövastuualueiden mukaan. Toisen seminaarin jälkeen aloimme viikoittaisissa Hyvä Potku-kokouksissa käsitellä tarkemmin kalanruotokyselyn tuloksia. Sekä hoitajien että lääkäreiden työvaatteista tehtiin inventaario ja asiaa laitettiin eteenpäin. Virkistysiltapäiviä suunniteltiin ja muistutettiin mieliin työporukan perjantainen sählyvuoro. Tiimipalaverit toimivat säännöllisesti joka tiimissä. Tiimipalavereissa suositeltiin jatkossa käsiteltävän tiimityön kehittämiseen liittyviä asioita (mm. työparimalli, avoin ilmapiiri, potilaiden valmistelu, työ- ja toimenpidehuoneiden siisteys). Konsulttilääkäritoiminnan toivottiin vaikuttavan työajanhallintaan ja vähentävän vastaanottotapahtuman keskeytyksiä. Todettiin, että tietojärjestelmiin liittyvien ongelmien aktiivinen raportointi atk-tukihenkilöille tärkeää laatuverkostoiltapäivässä käytiin läpi hoitosuunnitelmien tekemisen käytännön toteutusta. Kutsukirjeen mukana laitetaan lääkelista täytettäväksi kotiin, lääkäri päivittää lääkelistan. Painotettiin, että kutsupotilaiden verenpaine- ja verensokeriseurantojen olisi oltava tehtynä ja mukana vastaanotolla. Potilaita olisi jatkossa hyvä ohjata enemmän itsenäiseen ajanvaraukseen ja kutsujärjestelmään laitetaan vain sinne kuuluvat potilaat. Kolmannen seminaarin jälkeen suunnittelimme uusia muutoksia. Otimme tavoitteeksi palvelujen suurkuluttajien haltuunoton. Määrittelimme suurkuluttajaksi potilaan, jolla oli edeltävän vuoden aikana lääkärikäyntejä 6 tai enemmän ( syntymävuosi 1996 tai aiempi poistetaan listasta, KSH-potilaita ei oteta mukaan ). Listat toimitetaan tiimivastaaville ja jaetaan tasaisesti tiimien hoitajien kesken. Sairauskertomukset käydään läpi yksitellen ja pyritään poimimaan sellaiset suurkuluttajat, jotka hyötyisivät hoitosuunnitelman teosta. Aikataulutavoitteena on käydä listat läpi elokuun 2015 loppuun mennessä.

5 5 Listalta seulotuille potilaille järjestetään hoitajan vastaanottokäynti hoitosuunnitelman tekoa varten, apuna käytetään Potku-omahoitolomaketta. Tavoitteena on, että INR-potilas käy pääsääntöisesti samalla hoitajalla. Työkirjojen joustavuuden parantamiseksi suunniteltiin, että hoitajien puhelinpäivät muutetaan kaikissa tiimeissä puolikkaiksi, aamuja iltapäivävuoroja vaihdellen kaikille. Hoitajien kiireaikojen kysynnän mittausta käytettiin apuna ajanvarauskirjojen suunnittelussa. Lääkäreiden meeting-käytäntöjä tarkennettiin. 7. YHTEENVETO Saavutimmeko tavoitteet? - Paraniko palveluiden saatavuus ja vastaammeko paremmin kysyntään? Prosessi on vielä kesken. T3-ajat ovat ajoittain mitattavissa, lyhyimmillään 15 ja pisimmillään 42 pv. Konsulttilääkäritoiminta on mahdollistanut joustavammin lääkärin konsultaation potilaille. Pikapolilla käy potilasta päivässä, mistä ovat pois? Tiimeissä on edelleen pulaa vastaanottoajoista. - Toimiiko tiimi hyvin? Kiireelliset konsultaatiovastaukset saadaan yleensä saman päivän aikana. Tiimin lääkäreiden työrauha on parantunut, vastaanoton keskeytykset vähentyneet. Konsultaatiokäytännön selkeyttäminen on helpottanut hoitajien työtä. Äkillisiin poissaoloihin vaikea varautua, koska sijaispankkia ei ole. Hoitajien vastaanottoajoista on pulaa. Erilaisia työohjelmajärjestelyjä kokeillaan hoitajien ajanvarauskirjoilla, prosessi vielä kesken ja kokemuksia odotetaan. Lääkäreiden ajanvarauskirjojen yhtenäistämistä on pidetty hyvänä ratkaisuna. - Saatiinko kysyntää vähennettyä? Vaikeasti mitattavissa. Konsulttilääkäritoiminta on vähentänyt jonkin verran lääkärin vastaanottoaikojen kysyntää, kun asia hoitunut hoitajan käynnillä. Kutsuohjeen tarkentaminen on vähentänyt lääkäreiden kontrolliaikojen tarvetta. - Onko työhyvinvointi parantunut? Uutta mittausta ei ole tehty. Pohdittavaksi jää uuden kyselyn sisältö. - Onko asiakastyytyväisyys parantunut? Uutta mittausta ei ole tehty. Pohdittavaksi jää uuden kyselyn sisältö.

6 6 8. POHDINTAA Mitä tästä jäi käteen? Löydettiin uusia tapoja toimia. Moni asia on vielä kesken, mutta kehitystyö jatkuu. Hoitosuunnitelma ja omahoitolomake on otettu aktiiviseen käyttöön. Tehostuuko omahoito tulevaisuudessa? Työllistävin vaihe menossa juuri nyt, jatkossa helpottanee työntekoa. Ylimääräisestä työstä on päästy eroon: hoitotakuukirjat, ylitsevuotavat kutsujonot, reppujen purku. Onko lääkärin rooli tulevaisuudessa yhä konsultatiivisempi? Tämä ei saa mennä liiallisuuksiin, potilaan on tulevaisuudessakin päästävä lääkärin vastaanotolle. Hoitajaresurssia on tarve lisätä työnjaon muutosten myötä. Pullonkaulaksi on muodostumassa hoitajien vastaanottoaikojen puute. Puhelintyö vie suuren osan hoitajan työajasta (välitön yhteydensaanti terveyskeskukseen). Potkuryhmän tunnelmia Ollaan jo pitkällä kehitystyössä. Hyvä yhteishenki ja hyvällä draivilla tehty kehitystyötä. Hyvä motivaatio työolojen parantamiseen. Tiimeistä tullut hyvää palautetta. Asioiden kentälle vienti haasteellista ja vaatii aktiivisuutta ryhmäläisiltä. Moniammatillinen tiimi hieno asia. Hyvä Vastaanotto-hanke tuntui jäävän kesken, tämä hyvää jatkumoa sille. Jatkuva kehitystyö on tärkeää hankkeen loppumisen jälkeenkin! Ei tapahdu itsestään ilman siihen varattua aikaa!

7 7