Tehokkuutta hoitotyöhön, hukkatyö ja Lean ajattelu terveydenhuollossa. Katja Pesonen, suunnittelija, HUS Perusterveydenhuollon yksikkö

Transkriptio

1 Tehokkuutta hoitotyöhön, hukkatyö ja Lean ajattelu terveydenhuollossa Katja Pesonen, suunnittelija, HUS Perusterveydenhuollon yksikkö

2 Lean ajattelu Filosofia, kulttuuri, arvo, ajattelutapa jne. Parannuskeino, laatujärjestelmä, tuotantojärjestelmä jne. menetelmät, työkalut, tuhlauksen poistaminen jne.

3 Lean- periaatteiden mukaisessa prosessien tai potilasvirtojen kuvauksessa edellytyksenä on, että fokus on potilaan polussa Sisääntulo Prosessit Tulokset Läpimeno Sain juuri sen avun minkä halusin (ja tarvitsin) ja juuri silloin kun halusin sen( ja tarvitsin) Saadaan se mitä tarvitaan ja halutaan

4 Hukkatyötä Arvoa asiakkaall Pakolline n

5 Hukkatyöt Pakollinen oheistyö Arvoa asiakkaalle

6 Mikä on potilaan/asiakkaan näkökulmasta arvoa tuottavaa työtä? 1. potilaan/asiakkaan tulee olla valmis maksamaan työvaiheesta 2. työvaiheen täytyy viedä potilaan/asiakkaan asiaa eteenpäin 3. työtehtävä täytyy tehdä kerralla oikein

7 Esimerkki päivystyksestä Ilmoittautum. 10 min Tapaa sairaanh. 30 min Tapaa lääkärin 10 min Röntgen 10 min Jne. = 1 h arvoa tuottavaa aikaa 15 min 45 min 60 min 60 min Jne. = 3 h arvoa tuottamatonta aikaa

8 Ylituotanto Enemmän kuin tarve esim. tarpeettomia testejä, labroja ja toimenpiteitä Asioita, joita ei tarvita esim. potilaalle lisäarvoa tuottamattomia käyntejä, kontrolleja, lääkkeitä Odottaminen Että jotain tapahtuu esim. potilas odottaa vastaanottoaikaa, takaisinsoittoa ammattilainen odottaa potilasta tai puuttuvaa tietoa Kun tieto puuttuu esim. vastausviive Kuljetus Tuottaa myöhästymisiä ja kuluttaa aikaa Mitä kaikkea kuljetetaan paikasta toiseen? Tarvitaanko ollenkaan? Ylityö Joudutaan tekemään uudelleen syystä tai toisesta esim. virhe Saman tiedon syöttäminen uudelleen esim. potilaalta kysytään samat tiedot moneen kertaan Vastaukset turhiin kysymyksiin, kysytään samaa asiaa monilta 8 hukan muotoa Varastointi Tarvitsee tilaa ja hallinnointia = pöytätilaa, sähköpostin koko, odotustilat potilaille, ylimääräiset vuodepaikat jne Esim. jonolistat, lähetepinot varastoidaan ja käsitellään 1xvko, 1xkk Vanhoja dokumentteja, tavaroita... esim. sähköpostissa vanhoja viestejä tai sähköpostissa paljon käsittelemättömiä viestejä Tarpeeton liike esim. työpiste ei ole järjestetty työtehtävän mukaisesti Kulkeminen, nostot Kääntymiset, välimatkat Etsiminen, tavarat, ihmiset Palveluvirheet Väärät / virheelliset suoritteet, väärä lääkitys, väärä potilas Viivästynyt diagnoosi / hoito, joka johtaa komplikaatioihin Käyttämätön osaaminen Kaikkien osaamista ei hyödynnetä työssä ja työn kehittämisessä Puutteellinen kokoustekniikka Puutteelinen kommunikaatio

9 Jatkuva parantaminen Päivittäiset käytännöt Prosessit Systeemi

10 5x miksi oireita syvemmälle Miksi tavaroita ei löydy varastosta? Miksi? Miksi? Miksi? Miksi? Varastossa on sotkuista Tavaraa on liikaa eikä niille ole omia paikkoja Koska siellä on paljon vanhaa, rikkoutunutta tai muuten käyttökelvotonta tavaraa Tarpeettomille tavaroille ei ole muuta paikkaa Tarpeettomien tavaroiden poistamiseksi ei ole tehty suunnitelmaa

11 5S 1. Sort (Seiri)- Sorteeraus. Poistetaan tarpeettomat tavarat. Usein käytetyt tavarat ja harvoin käytettävät tavarat tai materiaalit lajitellaan. Esim. mitä välineitä käytämme useita kertoja päivässä? Mitä välineitä tarvitsemme vain harvoin? 2. Set In Order - (Seiton)- Systematisointi. Pyritään löytämään hyviä varastointi- ja säilytysmenetelmiä. Asioita merkitään nimilapuilla (värikoodit ja paikkojen merkinnät) sekä erilaisilla kylteillä. Esim. yhteisessä käytössä olevat välineet ja niiden säilytys. 3. Shine - (Seiso)- Siivous. Työpaikan päivittäinen siivous ja järjestely. 4. Standardize - (Seiketsu)- Standardisointi. Standardoidaan työpaikan parhaat käytännöt yhdessä työntekijöiden kanssa, esimerkiksi työpisteeseen kuuluvat työkalut. Kaikissa huoneissa samoilla paikoilla?? 5. Sustain - (Shitsuke)- Seuranta. Kun tarpeettomat tavarat on poistettu, ja niiden säilytyspaikoista on sovittu, pidetään huolta siitä että sovittuja menetelmiä noudatetaan jatkuvasti.

12 Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan Kiireetön vastaanottoaika Pot Väestön päiväpäivystys Puoliakuutti 29 Puoliakuutti Puhelinaika 39 7 Perustyön ylimääräinen aika Väestön päiväpäivystys Perustyön ylimääräinen aika Yhteensä = Total Ext. Efterfrågan Graf Efterfr. 1 Graf Efterfr. 2 KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV Aika Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan Pot Aika 51 Kiireetön vastaanottoaika REP / Konsultaatiot Puhelinaika 113 Yhteensä = Total 243 Grupp Efterfr. Int. Efterfrågan 9 0 Aktivitet KAPACITET Plan. Utfall Käyntien kysyntä = Efterfrågan på Gruppbesök % Extern efterfrågan Intern efterfrågan Efterfrågan på grupper Total efterfrågan Planerad mottagningskapacitet Total 69 % 31 % 0 % 100 % 79 % -21 % Tid Aktiviteter - mottagning vastaanotto, 30 min Päivystys Puolikiireellinen Puhelin Summa TOM 0 0 Aktiviteter patientrelatierade Paperi Resepti 1 12 Konsultaatiot 0 7 Summa TOM 0 0 Aktiviteter - övriga Vuodeosasto Kokous, lääke-esittelyt Hallinto Lounas, kahvi Koulutus Neuvola (äitiys ja lapset) 9 13 Kotihoito 1 1 Siirtyminen 1 1 Kouluth 0 0 Summa TOM 0 Total kapacitet KYSYNTÄ - TARVE = EFTERFRÅGAN - BEHOV Ulkoinen kysyntä = Extern Efterfrågan Kiireetön vastaanottoaika Pot 102 Aika 51 Sisäinen kysyntä = Internt Efterfrågan Kiireetön vastaanottoaika Pot 36 Aika 18 Väestön päiväpäivystys Puoliakuutti Puoliakuutti Puhelinaika REP / Konsultaatiot Puhelinaika Perustyön ylimääräinen aika 5 0 Väestön päiväpäivystys 12 3 Perustyön ylimääräinen aika 4 0 Systeemitason muutoksia hoidon saatavuuden parantamiseksi Yhteensä = Total Yhteensä = Total Ext. Efterfrågan Graf Efterfr. 1 Graf Efterfr. 2 Grupp Efterfr. Int. Efterfrågan