HYVÄ VASTAANOTTO -HANKE LOPPURAPORTTI Nastolan terveysasema Suun terveydenhuolto

Transkriptio

1 2013 HYVÄ VASTAANOTTO -HANKE LOPPURAPORTTI Nastolan terveysasema Suun terveydenhuolto

2 Sisällys 1. Johdanto 2. Lähtötilanne 3. Tavoitteet 4. Mittaukset 4.1 Tasapainolaskurimittaukset 4.2 Tulokset tasapainolaskurista Hammaslääkärit Suuhygienistit 4.3 Muut mittaukset Kolmas vapaa aika Työtyytyväisyyskysely Hoitoonpääsytilanne 5. Muutokset 5.1 Muutokset hammaslääkärien työssä 5.2 Muutokset suuhygienistien työssä 6. Yhteenveto

3 1. Johdanto Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymä aloitti toimintansa Peruspalvelukeskus Aavasta tuli liikelaitos Yhtymän toimialat ovat erikoissairaanhoito, sosiaali- ja terveydenhoito sekä ympäristöterveydenhuolto. Päijät-Hämeen sosiaali- ja terveysyhtymän Peruspalvelukeskus Aava -liikelaitos tuottaa sosiaali- ja terveydenhuollon palveluja seitsemälle Päijät-Hämeen alueen kunnalle joita ovat Hartola, Sysmä, Nastola, Iitti, Orimattila, Myrskylä ja Pukkila. Asukkaita yhtymän alueella on noin Suun terveydenhuollon vastaanottopalvelut on yksi Aavan tulosyksiköistä. Suun terveydenhuolto on jakautunut alueellisesti kolmeen eri alueeseen: Sysmä-Hartola, Nastola-Iitti sekä Orimattilan seutu. Nastolan väestöpohja on n Nastolan suun terveydenhuollossa työskentelee kuusi hammaslääkäriä, joista kaksi osa-aikaisesti, yksi oikomishoidon erikoishammaslääkäri ottaa potilaita vastaan yhtenä päivänä viikossa. Vastaava hammaslääkäri tekee kliinistä potilastyötä kolmena päivänä viikossa, kaksi suuhygienistiä, osastonhoitaja, yhdeksän hammashoitajaa joista yksi työskentelee täysipäiväisesti ajanvarauksessa ja yksi tekee oikomishoidon osatehtäviä, sekä yksi välinehuoltaja. Ajanvaraus toimii Nastolassa keskitetysti. Virka-aikana päivystys tuotetaan omana toimintana. Akuutti 24 hammaslääkäripäivystys, Päijät-Hämeen keskussairaalassa palvelee väestöä arkisin klo , pyhinä ja viikonloppuisin klo Peruspalvelukeskus Aava päätti lähteä Hyvä vastaanotto -hankkeeseen vuonna Hankkeeseen lähti kaksi suurinta kuntaa, Nastola ja Orimattila. Nastolassa työryhmään valittiin kahdeksan eri ammattiryhmien edustajaa. Nastolan osallistujat: Jaana Kuosa, vastaava hammaslääkäri Anni Hartman, osastonhoitaja Katriina Lehtoranta, hammaslääkäri Sini Laine, hammaslääkäri Tiina Nurminen, suuhygienisti Pirkko Lankinen, hammashoitaja, ajanvaraaja Anne Petäjä, hammashoitaja Anni Koskela, hammashoitaja

4 2. Lähtötilanne Lähdettäessä Hyvä vastaanotto -hankkeeseen Nastolan terveysaseman suun terveydenhoidossa ei ollut jonoja. Jonot oli jo purettu edellisen puolen vuoden aikana yhden hammaslääkärin ja kolmen suuhygienistin toimesta. Päivystykseen potilaat pääsivät saman päivän aikana mutta lohkeamien hoitoon annettiin aika jopa kolmen kuukauden päähän. Lohjenneisiin hampaisiin oli mahdollista saada nopeasti ensiapu suuhygienisteiltä, jotka antoivat varsinaisen paikkausajan hammaslääkärille. Tarkastuksen jälkeiset hoitoajat menivät kahden kolmen kuukauden päähän. Osa hammaslääkäreistä antoi sarja-aikoja jouduttaakseen potilaiden hoitojaksojen valmistumista. Toisaalta sarja-ajat tukkivat vastaanottokirjat. Työuupumus alkoi painaa henkilökuntaa. Uusia potilaita hakeutuu hoitoon melko paljon. Paikkakunnan toinen yksityinen hammaslääkäri lopetti toimintansa pari vuotta sitten ja hänen potilaitaan hakeutuu edelleen terveysaseman hammashoitoon. Yksi hammaslääkäreistämme jäi äitiyslomalta palattuaan ( ) jo kolmen kuukauden kuluttua uudelle äitiyslomalle eikä hänelle ole saatu viransijaista. Käytössämme on Nispa-takaisinsoittojärjestelmä. Ajanvarauksessa työskentelee yksi hammashoitaja kokopäiväisesti.

5 3. Tavoitteet Asetimme tavoitteet Hyvä vastaanotto -hankkeen alussa. Tavoitteet käsittelimme henkilökunnan kanssa kokouksissa. Jokaisella oli mahdollisuus vaikuttaa yhteiseen hankkeeseen. Tavoitteenamme mennessä: - päivystysaika yhden vuorokauden kuluessa - lohkeamien korjausaika hammaslääkärille yhden vuorokauden kuluessa - hammaslääkärien kiireetön hoitoaika seitsemän vuorokauden kuluessa - suuhygienistien kiireetön hoitoaika seitsemän vuorokauden kuluessa - työtyytyväisyyden paraneminen - puhelinsaatavuuden paraneminen

6 4. Mittaukset 4.1 Tasapainolaskurimittaukset Tasapainolaskurimittaukset teimme hammaslääkäreille ja suuhygienisteille toukokuussa 2013 viikoilla Mittauksella selvitettiin sekä ulkoinen että sisäinen kysyntä. Mittaukseen osallistui koko henkilökunta lukuunottamatta oikomishoitoa tekevät työntekijät. Suoritimme parin päivän esitestauksen, todetaksemme, että kaikki ovat ymmärtäneet, miten mittaus tehdään. 4.2 Tulokset tasapainolaskurista Kysyntä (efterfrågan) on jaettu ulkoiseen ja sisäiseen kysyntään. Ulkoisella kysynnällä tarkoitetaan puhelimessa ja ajanvarauksessa annettuja aikoja, ulkoapäin tulleita ajanvarauspyyntöjä. Sisäistä kysyntää on hammaslääkäreiden ja suuhygienistien antamat jatkohoitoajat. Kapasiteettiin on laskettu hammaslääkäreiden ja suuhygienistien ajanvarauskirjassa olevat hoito- ja päivystysajat Hammaslääkärit

7 Suuhygienistit Balans efterfrågan / planerad kapacitet Saldo Övr Tid (angiven redovisningstidsenhet) Efterfrågan Plan. Kapacitet M ott Grupp Int. Ext. Balanslinje

8 4.3. Muut mittaustulokset Kolmas vapaa aika Hammaslääkäreiden ja suuhygienistien kiireetöntä T3-aikaa mitattiin koko hankkeen ajan. T3 mittauksella nähdään kolmas vapaa aika. Mittaus suoritettiin keskiviikkoisin iltapäivällä. T3-Mediaani Lääkäri M ediaani Lääkäri T3 - Mediaani Sairaanhoitaja M ediaani Sairaanhoitaja

9 4.3.2 Työtyytyväisyyskysely Työtyytyväisyyttä mitattiin jokaisen viikon viimeisenä työpäivänä. Jokainen arvioi senhetkisen työtyytyväisyyden asteikolla Arvosanojen keskiarvo laskettiin seuraavana maanantaina ja tallennettiin. Lomakaudella mittausta ei tehty laskettiin ensimmäinen arvo, 7,8. Keskiarvo pysyi tasaisena kunnes lokakuussa keskiarvo laski 6,9:än. Viikolla??keskiarvo nousi jo 7,3:een Hoitoonpääsytilanne Ajanvarauksesta hoidon alkuun kuluva aika. Potilaiden lukumäärä kuluneen ajan mukaan ryhmiteltynä samana päivänä 1-3pvää 4-21pvää pvää päivää tammikuu helmikuu maaliskuu huhtikuu toukokuu kesäkuu heinäkuu elokuu syyskuu lokakuu marraskuu joulukuu

10 5 Muutokset 5.1 Muutokset hammaslääkärien työssä Mittausten perusteella hammaslääkäreiden työohjelmiin tehtiin muutoksia. Muutokset toteutuivat vähitellen, koska kirjat olivat noin kaksi kolme kuukautta eteenpäin täynnä. Tutkimus- ja päivystysajat rajattiin 30 minuutin pituisiksi. Päivystyskäytännöt muutettiin syyskuun 2013 alkaen. Sovitusti jokainen hammaslääkäri on sovitus viikon aikana ns. pääpäivystäjä ja muilla hammaslääkäreillä on yksi päivystysaika jokaisena iltapäivänä. Päivystysja lohkeamapotilaat pääsevät hoitoon samana päivänä. Koululaisten tutkimuksia on siirretty suuhygienisteille. Suunnitellaan koululaisen hoitoaikojen jaksotusta tasaisesti ympäri vuoden. Hammaslääkärien tulee merkitä suunnitellut toimenpiteet potilaslistaan selkeästi, jotta hammashoitajat voivat valmistella hoitovälineet aamulla päivän potilaita varten. Tämä nopeuttaa potilastyöskentelyä huomattavasti. Yhden hammaslääkärin ja kolmen suuhygienistin hyväksi havaittuja tutkimuspäivä jatketaan edelleen. Hammaslääkäri tutkii tunnin aikana kolme potilasta ja suuhygienisti käy läpi omahoidon ja poistaa tarvittaessa hammaskiveä.

11 5.2 Muutokset suuhygienistien työssä Suuhygienistien työtehtäviä laajennettiin erityisesti koululaisten osalta: - riskittömien viidennen luokan oppilaiden tutkimukset siirretään suuhygienisteille - koululaiset kutsutaan tarpeen mukaan - tapaturmakontrollit ja kontrollikuvaukset siirretään hammaslääkäreiltä suuhygienisteille, jotka työpaikkakoulutetaan vuoden 2013 loppuun mennessä Lisäksi - Yhden hammaslääkärin ja kolmen suuhygienistin tutkimuspäiviä jatketaan - aikaisemmin suuhygienistit laittoivat väliaikaisia paikkoja lohkeamiin. Nyt lohkeamien korjausajat annetaan suoraan hammaslääkäreille, mikä säästää sekä suuhyginistien että potilaan aikaa.

12 6. Yhteenveto Hyvä vastaanotto hanke herätti aluksi epätietoisuutta ja epäluuloja työyhteisössä myös hanketyöryhmään valittujen keskuudessa. Jo ensimmäisenä seminaaripäivänä alkoi selvitä, mistä Hyvä vastaanotto - hankkeessa on kyse. Hankkeeseen aikaisemmin osallistuneiden kertomukset onnistumisista ja käytetyistä keinoista innostivat ja auttoivat löytämään korjattavaa omista toimintamalleista. Ryhmämme optimistisuutta lisäsi se, ettei lähtötilanteemme ollut yhtä hankala kuin useissa muissa hankkeeseen osallistuvissa työyhteisöissä. Meillä ei hankkeeseen lähdettäessäkään ollut enää jonoja. Ongelmanamme oli pitkälle tulevaisuuteen asti täyteen varatut ajanvarauskirjat, mistä johtuen hoitojaksot venyivät useiden kuukausien pituisiksi. Ongelman syiksi löysimme todelliseen tarpeeseen nähden liian pitkät vastaanottoajat ja sarja-ajat sekä useiden hammaslääkärien tavan lukita vastaanottoaikoja omaan hallintaansa. Koska vapaita aikoja oli tarjolla muutaman kuukauden päässä, hampaiden lohkeamien hoitoon annettiin ensiapuaikoja suuhygienisteille, jotka väliaikaisen paikkauksen tai hionnan jälkeen antoivat vielä varsinaisen hoitoajan hammaslääkärille. Yhdellä hoitokäynnillä hoidettavissa olevan vaivan hoitoon käytettiin siis kaksi vastaanottoaikaa. Viikoilla 21 ja 22 tehdyillä tasapainomittauksilla saatiin sama tulos kuin monissa muissakin hankkeeseen osallistuneissa suunterveydenhuollon yksiköissä: Kapasiteettia oli enemmän kuin kysyntää. Työryhmä pohti keinoja kapasiteetin tehokkaampaan käyttöön. Luotiin yhteiset ajanvarauskäytännöt, joita koko työyhteisön tulee noudattaa pientä vastahakoisuutta on tosin edelleen havaittavissa. Hammaslääkärien tutkimus- leikkaus- ja päivystysaikojen sekä suuhygienistien suun terveystarkastus- ja depurointiaikojen pituudet yhtenäistettiin. Jokainen vastaanottaja tarkisti ajanvarauskirjansa: Tarpeettoman pitkät hoitoajat ja uusien ajanvarauskäytäntöjen vastaiset ajat lyhennettiin. Päivystysaikoja lisättiin vastaamaan kysyntämittauksen osoittamaa päiväkohtaista tarvetta. Nyt myös lohkeamat pystytään hoitamaan samana päivänä. Hammaslääkäreiltä siirretään entistä enemmän työtehtäviä suuhygienisteille. Suuhygienistit ohjeistetaan tekemään muun muassa tapaturmakontrolleja ja kontrollikuvauksia. Viidesluokkalaisista vain suuririskiset käyvät hammaslääkärin tutkimuksessa, enemmistö käy suuhygienistin tekemässä terveystarkastuksessa.

13 Kesän aikana hammaslääkäreiden T3-ajat lyhenivät ja suuhygienistien pitenivät, kuten oli odotettavissakin. Syksyllä ajanvarauskirjat täyttyivät koululaisista, joiden aiheuttamaan kysyntään ei osattu täysin varautua, koska keväisillä mittausviikoilla ei juurikaan hoidettu koululaisia. Hammaslääkarien T3-ajat pitenivät lähtötasolle ja työtyytyväisyysarvosanat huonontuivat. Alkoi tuntua, että ahkerasta työnteosta huolimatta tavoitetta ei saavuteta. Toisaalta päivystyspäivät helpottuivat, lohkeamat toimivat kevennyksinä särkyjen lomassa. Ajanvaraajan työtä on helpottanut se, ettei lohkeamien korjausaikoja tarvitse enää etsiä ajanvarauskirjoista. Potilaat yllättyvät iloisesti saadessaan lohkeamien korjausajatkin useimmiten samalle päivälle Kuukausittaisesta hoitoonpääsytilastosta näkyy, että viive ajanvaraukseta hoidon aloitukseen on lyhentynyt. Kuukauden kuluessa yhteydenotosta hoidettavien potilaiden lukumäärä on suurentunut ja 1-6 kuukauden kuluessa hoidettavien pienentynyt huhtikuuhun ja kesään 2013 verrattuna. Koululaisia on hoidettu ahkerasti syyslukukaudella, joten koululaisten aiheuttama kuormitus pienenee alkuvuonna. Pitkällä hoitovapaalla ollut hammaslääkäri palaa töihin vuoden 2014 alkupuoliskolla ja osa-aikainen hammaslääkäri alkaa työskennellä täysipäiväisesti. Tavoitteemme saavuttamisen kannalta lupaavalta vaikutavaa alkuvuotta tulee varjostamaan YT-neuvottelut, jotka supistanevat toimintaamme. Nähtäväksi jää, pääsemmekö mennessä tavoitteeseemme: T3 on 7 vuorokautta sekä suuhygienisteillä, että hammaslääkäreillä.