Valtorin kustannuslaskennan malli Marjukka Posio ja Hanna Kuikka
Valtorin tarpeet kustannuslaskennalle Valtori toimittaa toimialariippumattomat ict-palvelut valtionhallinnon organisaatioille. Rahoitusmalliltaan Valtori on ns. nettobudjetoitu virasto, jonka tavoitteena on kattaa menot 100 %:sti asiakaslaskutuksella. Valtorin vuotuinen toimintamenomomentin määräraha on kolme (3) miljoonaa euroa, jota voidaan käyttää liikkumavarana alijäämän osalta. Vuoden 2018 ennuste toimintamenoista on n. 320 miljoonaa euroa, mikä tarkoittaa nollatuloksen saavuttamisen osalta hieman yli 99 % tarkkuutta palveluista kertyvien tuottojen sekä toimintamenojen kustannusvastaavuudessa. Nollatuloksen saavuttaminen vaatii sitä, että eri tuotteiden ja palveluiden hinnoittelu on tehtävä hyvin tarkasti. Hinnoittelussa on osattava huomioida kaikkien tuotteeseen suoraan liittyvien kuluerien lisäksi epäsuorat kulut, jotka tuotteen tulisi kattaa esimerkiksi osuudet toimitiloista, henkilöstöhallinnosta ja taloudesta. Ennen vyörytysten käyttöönottoa epäsuoria kuluja ei pystytty kohdistamaan tuotteille ja palveluille oikeassa suhteessa. Tuotehinnoittelussa tuotteille on määritetty prosentuaalinen jäämätavoite, jonka on laskettu kattavan keskimäärin riittävän osan epäsuoria kuluja. Jäämätavoite on vaihdellut hieman tuotteittain, mutta siinä ole pystytty huomioimaan täysin tuotteiden erilaisia kulurakenteita (esim. missä suhteessa ostetaan ulkoa vs. tehdään itse). 2
Valtiokonttorin kustannuslaskentamallin käyttöönotto Valtorissa oli kartoitettu kustannuslaskennan mallin käyttöönottoa jo aiemmin. Tällöin kulut suunniteltiin vyörytettävän toimintayksikön perusteella. Valtiokonttorin mallia ja Valtorin aiemman määrittämää allokointimallia käytiin läpi yhdessä Valtiokonttorin talousasiantuntijoiden kanssa. Valtiokonttorin malliin tutustumisen jälkeen päädyttiin siihen, että toimintoperusteisella vyörytyksellä päästään samaan lopputulokseen kuin toimintayksikköjen kautta tehtävillä vyörytyksillä. Ajureita valittiin kaksi: kirjatut tunnit sekä ulkoiset kulut Suurin osa kuluista päätettiin vyöryttää kirjattujen tuntien perusteella. Joissakin vyörytyksissä ajurina ovat kaikki kirjatut tunnit, mutta vyörytysvaiheiden loppupäässä ajuriksi rajataan vain laskutettaville kohteille kirjatut tunnit. Tukitoiminnoista mm. yleishallinnon, taloushallinnon, viestinnän ja asiakkuuksien kulut päätettiin vyöryttää ulkoisten kulujen suhteessa. Valtorilla ulkoisten kulujen osuus kokonaiskuluista on paljon suurempi kuin henkilöstökulujen, minkä vuoksi on perusteltua, että osa kuluista vyörytetään ulkoisten kulujen perusteella. Lisäksi joitakin kulueriä vyörytetään suoraan tietyille laskentakohteille (esim. tuotteistetuille palveluille, asiakasprojekteille) 3
Valtorin kustannuslaskennan mallin perusajatus Valtorin allokaatioiden perusajatuksena on vyöryttää kaikki ei-laskutettavat kuluerät laskutettaville kohteille. Ei-laskutettavat kuluerät Laskutettavat kohteet - Tukitoimintojen kulut - Johto - Asiakkuudet - Tieto ja tiedonhallinta - Talous - HR - Yleishallinto, Viestintä, Lakiasiat, Riskienhallinta - Toimitilat - Palvelutuotannon eilaskutettavat erät - Valtori-asiakkaalle tehty työ, esim asiakastuki - Esimiestyö, tiimipalaverit - Koulutus, matkustus - Lomat ja poissaolot - Tuotteistetut palvelut - Reitti - Valtti - VYVI jne. - Asiakaskohtaiset jatkuvat palvelut (ASKO-palvelut) - Asiakasprojektit - Valtti- ja Reitti käyttöönotot - Asiakaskohtaiset projektit esim. VNPUU - Toimeksiannot 4
Ajurit Tuntien perusteella vyörytettävät erät (liittyvät henkilöstöön) Poissaolot ja kohdistamattomat (ei toimintoa) Kiinteistöhallinto Yhteinen tietohallinto Henkilöstöhallinto Koulutus Matkustus Ydintoimintojen avustavat tehtävät (palvelutuotannon laskuttamaton työ) vyörytys vain laskutettaville kohteille Ulkoisten kulujen perusteella vyörytettävät erät (liittyvät tyypillisesti sopimuksiin) Yleishallinto ja johtaminen Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki Taloushallinto Sisäinen tarkastus Tiedon hallinta Viestintä Muut tukitoiminnot (mm. asiakkuuden hallinta) 5
Poistojen vyörytys Valtorilla on käytössään investointimomentti. Investointien poistot eivät kohdistu kirjanpidossa suoraan oikeille palveluille, vaan ne näkyvät ainoastaan tulosyksikkötasolla kuluna. Sisäisessä tuotekannattavuuslaskennassa tuotteistettujen palveluiden kehityshankkeiden poistot on aiemmin lisätty laskelmiin erillisten exceleiden avulla. Vyörytysominaisuuden avulla poistot saadaan kohdistettua Kiekussa suoraan oikeille kohteille. Poistot vyörytetään kolmessa erässä niiden tyypistä riippuen: Valtorin omaan käyttöön tulleiden investointien poistot vyörytetään kaikille laskutettaville kohteille tuntien perusteella Tuotekehityshankkeiden poistot vyörytetään suoraan niiden tuotteistettujen palveluiden kuluksi, joihin kehitys on kohdistunut (kukin poistoerä kohdistetaan tietylle tuotteelle) Asiakaskohtaisten investointien poistot vyörytetään suoraan ko. asiakkaiden kuluksi (kukin poistoerä kohdistetaan tietylle asiakkaalle) Tuotekehityshankkeiden poistojen vyörytys tuotteistetuille palveluille oli ensimmäinen alue, jolla Valtori otti vyörytysominaisuuden käyttöön viime kesänä. Jo tämä pieni muutos, jolla poistotiedot saatiin suoraan Kiekuun, helpotti raportointia ja laskentoja. 6
Vyörytysten vaiheet Vyörytettävä kuluerä Ajuri Vyörytyksen kohde Poissaolot ja kohdistamattomat Kaikki kirjatut tunnit Kaikki paitsi poissaolot ja kohdistamattomat Kiinteistöhallinto Kaikki kirjatut tunnit Kaikki paitsi poissaolot, kohdistamattomat ja kiinteistöhall Yhteinen tietohallinto Kaikki kirjatut tunnit Kaikki pl. kohteet, joilta aiemmissa vaihessa vyörytetty pois HR, koulutus, matkustus Kaikki kirjatut tunnit Kaikki pl. kohteet, joilta aiemmissa vaihessa vyörytetty pois Yleishallinto, talous, muut tukitoiminnot Staffpointin Valtorille kohdistetut kulut Palvelutuotannon laskuttamattomat Valtorin sisäisen toiminnan kehityshankkeet Ydintoimintojen ulkoiset kulut Staffpointilaisten kirjaamat tunnit / suorakohdistus Laskutettaville kohteille kirjatut tunnit Laskutettaville kohteille kirjatut tunnit Kaikki pl. kohteet, joilta aiemmissa vaihessa vyörytetty pois Vain ydintoiminnot, muutoin kaikki kohteet, joita käytetty tuntikirjauksissa Laskutettavat kohteet Laskutettavat kohteet Tuotekehityshankkeiden kulut Suorakohdistus Tuotteet, joihin liittyvät Valtorin omien investointien poistot Laskutettaville kohteille kirjatut tunnit Laskutettavat kohteet Tuotekehitysproj. poistot Asiakaskohtaiset poistot Suorakohdistus Tuotteet tai asiakkaat joihin liittyvät 7
Laskentamallin hyödyt Valtorissa Vyörytysmallin avulla Valtori pääsee ensimmäistä kertaa tarkastelemaan palveluiden ja projektien todellista kustannusvastaavuutta. Epäsuorat kulut saadaan näkyviksi. Valtorin organisaatio oppii ymmärtämään palveluiden ja projektien todellista kulurakennetta, mikä on erityisen tärkeää tuotteiden hinnoittelusta vastaaville tuotepäälliköille. Vyörytyksillä ei ole välitöntä vaikutusta asiakaslaskutukseen ja hintoihin, mutta jatkossa se tullaan ottamaan yhdeksi hinnoittelun työkaluista. Malli tukee palveluiden elinkaarilaskentaa ja tuotteistuslaskentaa 8
Vyörytysten vaikutus Valtorin sisäiseen laskentaan Vyörytykset on otettu Valtorissa käyttöön syys-lokakuussa, ja mallia on käyty sisäisesti läpi mm. johdon ja tuotepäälliköiden kanssa. Läpikäyntien ja kommenttien tuloksena malliin tehtiin joitakin tarkennuksia. Vyörytyksiä hyödynnetään tuotteistettujen palveluiden kuukausittaisessa raportoinnissa, jossa seurataan mm. tuotteiden kustannusvastaavuutta. Lisäksi vyörytysten kautta saatavaa tietoa hyödynnetään tuotteiden hinnoittelussa. Seuraavaksi vyörytyksiä suunnitellaan käytettävän henkilötyön kustannusten seurannassa ja hinnoittelun oikeellisuuden varmistamisessa. Vuonna 2019 vyörytyksiä tullaan käyttämään myös projektien sekä asiakaskohtaisten palveluiden kustannusvastaavuuden seurannassa. Vyörytykset viedään nyt Kiekuun kumulatiivisesti, mutta Valtorin toiveena on saada vyörytettyä epäsuorat kulut kuukausitasolla (tekninen toteutus kesken Palkeiden kanssa). Vyörytysmallin käyttöönotto vaikutti osaltaan siihen, että Valtorin seurantakohdemalliin päätettiin tehdä vuodelle 2019 joitakin muutoksia o o Perustettiin uusi projektipeite: sisäiset kehityshankkeet jaettiin kahteen osaan, oman toiminnan kehittämishankkeisiin sekä tuotekehityshankkeisiin. Valtorille kohdistettavaa työtä eritellään työaikakirjauksissa aiempaa tarkemmin. Esimerkiksi perehdytys, tiimipalaverit ja matkustukseen käytetty aika (lähituki) erotellaan jatkossa omilla kirjauskoodeillaan. 9