Julkishallinnon ICT-palveluiden kustannusseurannan kehittäminen

Transkriptio

1 Julkishallinnon ICT-iden kustannusseurannan kehittäminen Yali Chai Valvoja: Heikki Hämmäinen Ohjaaja: Tero Latvakangas Espoo

2 Johdanto Työn tausta Tutkimus Tulokset

3 Työn tausta

4 Kustannustehokkuus - yksi julkishallinnon keskeisimmistä tavoitteista

5 Kustannustehokkuus - yksi julkishallinnon keskeisimmistä tavoitteista Jotta kustannustehokkuutta voidaan parantaa, täytyy ensin ymmärtää Mitä nykyiset kustannukset ovat? Mitkä tekijät aiheuttavat niitä? Tutkimuksen kohdeorganisaatio: Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikkö

6 Tavoitteet ja tutkimuskysymykset Seurantaraportti, joka tukee Valtorin Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikköä kustannusten hallinnassa, johtamisessa sekä tavoitteiden asettamisessa 1. Mitkä ovat tulosyksikön keskeisimmät laskentakohteet ja kustannustekijät? 2. Mitä kustannustietoa käytössä olevat talousjärjestelmät tarjoavat? 3. Miten kustannusraportointia tulisi kehittää jatkossa? Ja mitä muutoksia siihen vaaditaan? TUTKIMUSMETELMÄ: Case study, haastattelututkimus

7 Tutkimus Kustannuslaskenta Johdon raportointi haastattelututkimus Valtorin toiminta Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikön tekemiset

8 Kustannuslaskenta selvitetään kustannustietoja pyritään ymmärtämään kustannusten käyttäytymistä Kustannusten hallinta = kiinnitetään huomiota kaikkiin kustannuksiin vaikuttaviin tekijöihin tehdään asioita järkevästi ja käytetään rajallista resurssia asiakasta hyödyntäviin aktiviteetteihin Työkalut kustannusten hallintaan tunnista nykyiset kustannustekijät purkaa kustannusrakennetta luokittele kustannukset eri ryhmiin

9 Raportointi a) vakuutetaan, että kaikki sujuu niin kuin pitääkin b) huomautetaan epäkohdista c) ennakoidaan tulevia muutoksia Liiketoiminnan tilanteiden analysoiminen monipuolisista näkökulmista: operatiivinen, taloudellinen, sisäinen, ulkoinen, ennustava ja historiallinen HAASTE: hyödyllisten raporttien tuottaminen raportteja kootaan usein saatavilla olevista datoista, eikä välttämättä pohdita, pystyykö koottu data tuottamaan olennaista ja hyödyllistä informaatiota Raportoinnissa pitää keskittyä oivallusten tuottamiseen eikä datan tuottamiseen

10 Haastattelut: vertailuanalyysimielessä Yhteensä 4 ICT-alan yritystä: 2 yksityissektorilta, 2 julkiselta sektorilta Havainnot: eroja yksityissektorin ja julkisen sektorin välillä raportoinnin tavoitteellisuus palkitsemisessa trendien ja niiden taustailmiöiden analysoiminen raportoinnissa yhteismitalliset tuotot ja menot

11 Valtori Tavoite: 46 M säästöä vuoteen 2018 mennessä Säästöt muodostuvat toiminnan keskittämisestä sekä yhtenäistetyssä ista (tuotteistetut t) Kustannusseurannan haasteet: Valtion yhteisen seurantakohdemallin Kieku-talousjärjestelmän tuomat rajoitukset

12 Tietoliikenne- ja käyttöt -tulosyksikkö Tulosyksikön tuottamat kokonaisuudet Runkoverkkot Etäyhteys Toimipisteen TLT ei-tuotteistettu tuotteistettu ei-tuotteistettu tuotteistettu ei-tuotteistettu tuotteistettu Kapasiteettipalvleut Middleware ja tietokanta ei-tuotteistettu tuotteistettu ei-tuotteistettu tuotteistettu

13 Talousraportoinnin nykytila kuukausittainen seuranta tulosyksikkötasolla pääpaino kustannuslajien seurannassa: seurataan tuotannontekijöitä Kustannuslaji Kulut Tuotot Palvelujen ostot toimittajilta Henkilötyöt Toimitilavuokrat Tietoliikenne- ja käyttöt -yksikkö Puutteet: ei kuvaa tulosyksikön tekemisiä kustannusten kehitystä tai trendiä ei näy tuotot ja kulut eivät ole yhteismitallisia

14 Työn keskeiset tulokset

15 Työn keskeisimmät tulokset Tulosyksikön kustannuksia pienempiin osiin: Palvelukokonaisuudet (Runkoverkko, etäyhteys ) Tuotteistetut t Uusia näkökulmia: Palvelukokonaisuuksien tuotteistusaste Tuotteistettujen iden yksikköhinnoittelu Kuukausittaisen seuranta trendikäyrät tulosyksikkö Runkoverkko

16 Kehityskohteet Jaksotusongelma: kustannukset eivät kohdistu oikeille kuukausille Sisäisten prosessien monimutkaisuus paljon tehostamisen potentiaalia prosessikaavioiden ja -karttojen avulla tunnistetaan mahdolliset päällekkäisyydet ja puutteet prosessissa. Jatkotutkimus Tuotantoprosessin taloudellisuuden tutkiminen Miten asioita tehdään? Toimitaanko järkevällä tavalla? Miten omat toimintatavat vaikuttavat iden kustannuksiin? Mitkä toiminnat tuovat lisäarvoa ja mitkä eivät?