1 (8) TARJOUSPYYNTÖ ÄÄNEKOSKEN LUKION KIELISTUDIOSTA Äänekosken kaupunki pyytää tarjoustanne kielistudion hankinnasta. Hankintayksikkö Hankinnan kuvaus Äänekosken kaupunki, opetuspalvelut Äänekosken lukiolle (Mannilantie 4, 44100 Äänekoski) hankitaan kielistudio, jossa on oppilaspaikoilla ohjauspaneelit, joita ohjataan opettajan työpisteestä. Tarjotun kielistudion tulee täyttää seuraavat ominaisuudet ja kriteerit: A: Kuuntelupaikat studiossa tulee olla laitteet 30 opiskelijalle ja yhdelle opettajan paikalle jokaiselle opiskelijalle tulee oma ohjauspaneeli, optiona kuulokemikrofonit, ohjauspaneeliin tulee voida liittää helposti kuulokemikrofoni ilman sovitinta. Opiskelijan paikalle ei tule tietokonetta. ohjauspaneelista opiskelijan on voitava säätää omia kuuntelu- ja äänitystoimintojaan järjestelmä tulee asentaa nykyisiin oppilaspöytiin, toimittajan vastuulla on varmistaa nykyisten kalusteiden soveltuvuus kaapelivedot oppilas- ja opettajien pöytien väliin tulee asentaa nykyisiin lattian johtokouruihin, toimittajan vastuulla on varmistaa nykyisten rakenteiden soveltuvuus B: Käyttöominaisuudet järjestelmää on voitava käyttää samanaikaisesti eri toimintoihin: eri digitaalisten ohjelmien käyttö kuullun ymmärtämiseen, puheen tuottoon ja dialogiharjoituksiin tulee olla salakuuntelu- ja keskustelutoiminnot tulee olla parikeskustelu-, ryhmäkeskustelu- ja puhelinkeskustelutoiminnot voitava tallentaa digitaalisessa muodossa kaikki ääniharjoitukset, joita studiossa pidetään ja niitä on voitava uudelleen käyttää ilman erillistä digitointia voitava käyttää ohjelmalähteinä tunnettuja audio- ja videoformaatteja kuten CD-äänilevyä, DVD- ja Blu-ray -levyjä sekä tietokoneohjelmia ja internetin ääni- ja videolähteitä myös ulkoisten ohjelmalähteiden käyttö oltava mahdollista (vaaditaan tuki yleisimpien mediatiedostojen toistamiseen ja
2 (8) mahdollisuus myös yleisimpien mediatiedostojen tallentamiseen) voitava pitää monivalintakokeita ja puhekokeita, joiden oppilastuotokset opettaja voi automaattisesti kerätä ja tallentaa haluamassaan tiedostomuodossa oppilaat tulee voida eriyttää ryhmiin, jotka suorittavat eri harjoituksia oltava mahdollisuus lähettää kuvaa videoprojektoriin vähintään VGA- ja komponenttilähtöjen kautta digitaalinen tallenne tulee voida tallentaa tai muuttaa MP3- tiedostomuotoon järjestelmän kieli tulee olla valittavissa, valittavia kieliä tulee olla suomi, ruotsi ja englanti kielistudion hallintaohjelmisto, joka asennetaan jo olemassa olevalle yhteensopivalle tietokoneelle tai optiona hankittavaan tietokoneeseen kielistudion hallintaohjelmiston tulee tukea Microsoft Windows XPja Microsoft Windows 7 -käyttöjärjestelmiä C: Toimitukseen sisältyvät laitteet kohdassa B mainitunlainen kielistudiokokonaisuus lukuun ottamatta kohdassa D mainittuja optioita mahdollisuus liittää ulkoisia analogisia ja digitaalisia ohjelmalähteitä D: Toimituksen optiot opettajan tietokonekokonaisuus, joka soveltuu tarjotun kielistudion käyttöön aktiivikaiuttimet ohjelmalähteiden kuunteluun ilman kuulokkeita 10-31 kpl laadukkaita kuulokemikrofoneja kohdassa B mainittujen kuva- ja ääniformaattien mukaiset soittimet/tallentimet E: Laitteiston tulee olla digitaalinen, tarjouksesta tulee selvitä: miten signaalia käsitellään keskusyksikössä tai toimintaa ohjaavassa tietokoneessa miten signaalia käsitellään opettajan ja opiskelijan välillä ja missä vaiheessa mahdolliset A/D-D/A-muunnokset tehdään miten analoginen materiaali digitoidaan tarjouksen liitteenä tulee olla mittauspöytäkirja, josta voidaan todeta kielistudiokokonaisuuden äänenlaadulliset raja-arvot (mm. taajuusvaste) kokonaisuuden toteutustapa vaikuttaa tarjousten vertailuun, vertailuliitteen 1a mukaisesti F. Koulutus toimituksen tulee sisältää riittävä käyttöönottokoulutus melko pian asennuksen jälkeen vähintään kolmen (3) tunnin käyttökoulutuksen erikseen sovittavana ajankohtana kielistudiota käyttäville opettajille, rehtorille ja tekniselle henkilökunnalle oppilaitoksen tiloissa uudessa käyttöönotetussa kielistudiossa. Tarjouksesta tulee ilmetä koulutuksessa läpi käytävät pääasiat.
3 (8) Tarjouksessa on selvitettävä miten käytönopastus järjestetään. Käyttöohjeiden on oltava suomenkielisiä. Hankintakausi 1.4.2013 30.6.2013. Tarjoukseen on liitettävä esitteet tarjotuista laitteista ja niiden ominaisuuksista. Tarjouksessa on selvitettävä vastaavan kokoisten toimitusten referenssikohteet kahden viime vuoden aikana. Järjestelmälle tulee olla suomenkielinen asiakastuki. Hankintamuoto Avoin menettely Hankintailmoitus on julkaistu Hilma-palvelussa. Tarjous Kaikilta osiltaan suomenkielinen tarjous, josta on käytävä ilmi tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite ja allekirjoitus. Alihankkijoiden käyttö Hinta on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. Tarjouksessa esitetty hinta on lopullinen. Hinnan tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisen kustannukset, toimistokulut sekä laskutus- ja muut vastaavat lisät. Varaumia ei hyväksytä. Hintoja ei muuteta hankintakaudella. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Tarjouksesta tulee ilmetä käyttääkö tarjoaja palveluissa alihankkijoita. Tarjoaja vastaa alihankkijoiden työstä kuten omastaan. Alihankkijoiden Y- tunnukset on ilmoitettava. Osatarjous Ei hyväksytä. Vaihtoehtoinen tarjous Ei hyväksytä. Toimitusehto Kielistudio laitteineen toimitetaan vapaasti perille osoitteeseen Äänekosken lukio, Mannilantie 4, 44100 Äänekoski, asennetaan käyttökuntoon ja pakkausmateriaalit kuljetetaan pois asianmukaiseen kierrätykseen. Ennen asennuksen hyväksymistä laitteet ovat tarjoajan vastuulla. Asennuksesta on sovittava Atk-tukihenkilö Antti Laulumaan kanssa p. 020 632 3375. Toimitusaika Viikot 22 24 /2013, ellei erikseen toisin sovita.
4 (8) Maksuehto Laskutus Maksuaika on 30 pv hyväksytystä lopputarkastuksesta lukien. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Laskua koskevat huomautukset tehdään 14 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Takuu Takuun tulee valmistus- ja materiaalivirheiden osalta olla voimassa vähintään yksi vuosi asennuksen valmistumisesta. Havaittuaan toimitetussa tuotteessa virheen tai puutteen, ostajan tulee reklamoida siitä viipymättä myyjän yhteyshenkilölle. Virheelliset tuotteet tulee vaihtaa viipymättä vastaaviin uusiin tuotteisiin toimittajan kustannuksella. Takuun tulee kattaa myös kuljetusten aikana tapahtuvat vahingot. Takuunalaisista korjauksista myyjällä ei ole oikeutta veloittaa mitään lisäkustannuksia. Muut ehdot Tarjousasiakirjat ovat suomenkielisiä. Tarjoajan halutessa tarjousasiakirjat muulla kielellä, käännättäminen ja siitä aiheutuvat kustannukset ovat tarjoajan itsensä vastattavina. Hankinnoissa noudatetaan julkisten tavarahankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Tarjoaja on rekisteröitynyt kaupparekisteriin, ennakkoperintälain mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työnantajarekisteriin sekä arvonlisäverolain mukaiseen arvonlisäverovelvollisten rekisteriin ennen hankintapäätöksen tekemistä, jos lainsäädäntö edellyttää rekisteröitymistä. Nämä tiedot tarjoaja osoittaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi) saatavalla tulosteella. Jos tarjoaja ei ole rekisteröitynyt edellä mainittuihin rekistereihin, on toimitettava selvitys rekisteröimättömyyden perusteista. Tarjouksessa tulee ilmoittaa, kuinka hankintayksikkö voi tarkistaa Y-tunnuksella löytyvät perustiedot yrityksestä, jos tarjoajalla ei ole suomalaista Y-tunnusta. Toimittajan ja hankintayksikön on viipymättä ilmoitettava toisilleen mikäli toimitusta tai sen vastaanottamista uhkaa viivästys. Jos toimitukset myöhästyvät muista kuin force majeure syistä, kaupungilla on oikeus saada jokaiselta myöhästymispäivältä viivästyssakkoa 2 %, kuitenkin enintään 15 % toimituksen verottomasta arvosta. Tarjouksen tekijä sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjouksen tekijällä ei ole oikeutta vaatia hankintayksiköltä korvausta tarjouksen tekemisestä, tuotteiden ja palvelujen esittelystä hankintayksikössä tai muusta menettelyyn osallistumisesta. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana
5 (8) käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Tarjouksen liitetiedot Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat: 1. Veroviranomaisen antama todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. Todistus on esitettävä myös alihankkijoiden osalta. 3. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta, joka koskee tarjottuja palveluja. 4. Tarjoukseen tulee liittää seuraavat dokumentaatiot kielistudiojärjestelmästä: 4.1. kytkentäkaavio 4.2. opettajan ohjauskoneen tekniset vaatimukset ja käyttöjärjestelmävaatimukset 4.3. tekniset ominaisuudet; tulee sisältää tarkka tekninen kuvaus reaaliaikaisen keskusteluyhteyden toteutustavasta opettajan ja oppilaan laitteistojen välillä 4.4 käyttöohjeet suomeksi. Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen
6 (8) Tarkistetaan, että Hankintapäätöksen tekemisen perusteet 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset; esimerkiksi se on annettu määräajassa ja pyydetyssä muodossa. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjousehdot täyttävistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavasti: 1. Hinta 30 % - hinnaltaan edullisin tarjous saa 30 pistettä - muiden tarjousten pistearvo lasketaan kaavalla halvin hinta / tarjouksen hinta * 30 2. Ominaisuudet 60 % Arvioidaan ja pisteytetään tarjouksesta saatavien tietojen perusteella seuraavasti: 2.1. Reaaliaikaisen keskusteluyhteyden toteutustapa oppilaspaikkojen ja opettajan laitekokonaisuuden välillä - digitaalinen: 25 pistettä - analoginen: 5 piste 2.2. Aiemmin tallennetun äänimateriaalin siirron toteutustapa oppilaspaikkojen ja opettajan laitekokonaisuuden välillä - digitaalinen: 20 pistettä - analoginen: 10 piste 2.3. Yksittäisen oppilaspaneelin ja laitteen/laitteiden, johon se on kytketty, välillä olevien kaapelien lukumäärä - yksi: 10 pistettä - kaksi tai enemmän: 5 piste 2.4. Oppilaspaneeliin kytkettävien kuulokkeiden enimmäismäärä - kahdet tai enemmän: 2 pistettä - yhdet: 1 piste 2.5. Järjestelmään kytkettävien ulkoisten äänilähteiden enimmäismäärä - 3 - : 3 pistettä - 1-2: 2 pistettä
7 (8) 3. Takuuaika 5 % Kriteerinä on tarjouksesta ilmenevä takuuaika. - takuuaika on yli 36 kk: 5 pistettä - takuuaika on 25-36 kk: 3 pistettä - takuuaika on 12-24 kk: 2 pistettä 4. Huolto- ja tukipalvelut 5 % Kriteerinä on tarjouksesta ilmenevä huollon vasteaika. Vasteajalla tarkoitetaan huoltokutsusta vian korjaamiseen kuluva aika. - vasteaika on yksi arkipäivä: 5 pistettä - vasteaika on 2 arkipäivää: 3 pistettä - vasteaika on 3-7 arkipäivää: 1 pistettä - vasteaika on yli 7 arkipäivää: 0 pistettä Yhteensä eniten pisteitä saanut tarjouspyynnön mukainen tarjous valitaan. Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus hankintayksikön ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Hankintasopimuksen purkaminen Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten tavarahankintojen yleiset sopimusehdot 2009 4. Tarjous Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liike- tai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tarjouksen kokonaishinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia.
8 (8) Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Tarjouksen tulee olla voimassa 31.8.2013 saakka. Suomenkieliset tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään 17.4.2013 klo 12.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "TARJOUS: Kielistudio osoitteella Äänekosken kaupunki,, PL 24, 44101 Äänekoski. Tarjouksen voi lähettää sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@aanekoski.fi. Sähköpostin otsikossa tulee mainita TARJOUS: Kielistudio. Myös sähköpostilla lähetettävä tarjous allekirjoitetaan. Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään 3.4.2013 sähköpostitse osoitteeseen antti.laulumaa@aanekoski.fi. Sähköpostin otsikossa tulee mainita KYSYMYS TARJOUSPYYNTÖÖN: Kielistudio. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään 8.4.2013 internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/julkiset hankinnat. Kaikki tarjoajat ovat velvollisia huomioimaan mahdolliset lisätiedot tarjouksessaan. Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/ajankohtaistakaupungista/julkiset hankinnat. Äänekoski Äänekosken kaupunki, opetuspalvelut Opetus- ja kasvatusjohtaja Ville Härtsiä