Korjausrakentamisen asukasviestintä Taloyhtiötapahtuma 24.4.2008 Riikka Laitala, Avara Suomi Oy
Agenda Miten korjausrakentamisen viestintä poikkeaa muusta viestinnästä? Korjausrakentamisen viestinnän eteneminen Entä jos joudumme kriisiviestintään? Viestinnän tavoitteena sitouttaminen 2
Korjausrakentaminen = projekti Projektin viestintä Case-esimerkki Muistilista 3
Projektit ovat ainutkertaisia Prosessit, ihmiset ja tuote Ohjaus ja kommunikaatio käsi kädessä Myös projektin sisäinen viestintä Yksi osa projektinhallintaa on viestintäsuunnitelman tuottaminen Projektin ositus 4
Korjausrakentamisen viestintäsuunnitelma Ennen perusparannusta Esivalmistelu / hankesuunnittelu Suunnittelu Toteutus Käyttöönotto Perusparannuksen jälkeen Lähteet: Marjut Joensuu, Isännöintiliitto; Kai Kosunen, Avara Isännöinti Oy 5
Ennen perusparannusta PTS Kuntoarvio Hallituksen kokoukset Yhtiökokoukset 6
Esivalmistelu tai hankesuunnittelu (1) Yhtiökokous päättää kuntotutkimuksesta Kuntotutkimus Infotilaisuus + tiedote kuntotutkimuksen tuloksista Päätös hankkeen aloittamisesta yhtiökokouksessa Hankkeen tiedottaminen alkaa Käytännössä tiedottamisesta vastaavat yhtiön hallitus ja isännöitsijä, jotka perustavat projektiorganisaation tai hanketyöryhmän Tiedottaminen pääsääntöisesti isännöitsijän kautta 7
Esivalmistelu tai hankesuunnittelu (2) Valitaan hankesuunnittelija Hankesuunnitelman laatiminen Viestintäsuunnitelman laatiminen Viestintävastuut Viestintäkanavien määrittely Esimerkiksi taloyhtiön verkkosivujen perustaminen, taloyhtiö-tv Kysely omistajille ja käyttäjille tarpeista Infotilaisuus: Kyselyn tulokset, hankesuunnitelman esittely Tiedote käyttäjille + omistajille 8
Esivalmistelu tai hankesuunnittelu (3) Asukastilaisuus: hankkeen info Tavoitteena karsia epäluuloja ja väärää informaatiota Vastataan kysymykseen Miten rahoitetaan? Oltava kohtuullinen kustannukseltaan Yhtiö ottaa lainaa, joka hoidetaan rahoitusvastikkeella on kerrottava rahoitustapa Taklataan pelot, että ei selvitä kustannuksista Korjaushankkeen lisäksi usein vanhoissa kiinteistöissä asumistason parannustyöt Kaikki lisätyöt kuuluvat myös projektiin Mikä kuuluu yhtiön vastuulle, mikä osakkaan vastuulle 9
Suunnittelu Valitaan suunnittelija Sovitaan viestinnän pelisäännöt suunnittelijan kanssa Hankkeen yksityiskohtainen suunnittelu: luonnossuunnittelu, toteutussuunnittelu Infotilaisuus: suunnittelijan ja suunnitelmien esittely Tiedote käyttäjille + omistajille Yhtiökokous päättää hankkeen toteutuksesta suunnitelmien perusteella Suunnittelun jälkeen lähetetään tarjouspyynnöt valituille urakoitsijoille Kun tarjoukset saatu, vertailut tehty ja käyty mahdolliset jatkoneuvottelut -> yhtiökokous tekee päätöksen hankkeen toteutuksesta suunnitelmien ja valitun toteuttajan tarjouksen perusteella 10
Toteutus Valitaan urakoitsija Urakoitsijan kanssa viestintäsuunnitelman läpikäynti ja vastuiden sopiminen Mitä urakoitsija tiedottaa, mitä yhtiö Aloituskokous Infotilaisuus: urakoitsija, työn eteneminen Tiedote käyttäjille + omistajille Työmaakokoukset + tiedotteet töiden etenemisestä Urakoitsija vastaa käytännön asioiden tiedotteista Huoneistokohtaiset ja ilmoitustaulutiedotteet juoksevista käytännön asioista: vesikatkot yms. Mitkä asiat koskevat osakkaita, mitkä vuokralla asuvia asukkaita Etenemisen ja valmistumisen aikataulusta tiedottaminen 11
Käyttöönotto Käytön opastus ja käyttöohjeet Vastaanottotarkastus, tarkastusohjeet, kyselyt vioista, mihin ja miten voin valittaa, yhteyshenkilö, vikojen korjaustoimenpiteet Taloudellinen loppuselvitys Kysely käyttäjille hankkeen onnistumisesta Loppuinfotilaisuus tai tiedote: kyselyn tulokset Takuutarkastukset Vasta kun takuuaika on loppu, ja viimeisetkin korjaukset saatu toimitettua hyväksytysti, projektin ajankohtainen asukastiedottaminen on päättynyt Isännöitsijätodistukset, tilinpäätökset, toimintakertomukset 12
Hankkeen jälkeen Ylläpito Mitä opittiin? 13
Viestinnän tavoitteena sitouttaminen Lisäätkö infoähkyä? Tiedota liian usein kuin liian vähän Tiivistä Kohderyhmät Keille tieto on välttämätön Ketkä tarvitsevat tietoa Keille tiedosta on hyötyä Keiden on hyvä tietää Keille tiedosta ei ole hyötyä Ketkä eivät saa tietää asiaa aluksi/ollenkaan Onko viestintä ulkoistettavissa? 14
Kriisiviestintä
Kriisi Visio Profilointi Arkijohtaminen Poikkeustilanteiden hallinta Kriisijohtaminen 16
Jos joudutaan kriisiin Kaikista ennakkoasetelmista huolimatta tapahtuu jotain, että suunnitelmat menevät uusiksi kolahtavat joka osakkeenomistajaan Projektin riskianalyysi Viestintäprofiilin nostaminen Poikkeustilanteessa toimitaan nopeasti myös viestinnässä Ongelmia poikkeustilanteen viestinnässä ja toiminnassa aiheuttavat yleensä nopea aikataulu sekä työskentely paineen alaisena vajavaisin tiedoin ja joskus puutteellisin resurssein Hyvin hoidettu kriisiviestintä voittaa paljon 17
Viestintäprofiilin nostaminen Infotilaisuus Faktat, mitkä toimenpiteet, millä aikataululla, kuka kertoo Tiedotteet, verkkosivut Selvitystyö uudet suunnitelmat, aikataulut Niistä tiedottaminen Yhtiökokous: Hankkeen toteutuksesta päättäminen uusien faktojen perusteella Asukasinfot, verkkosivut, muu säännöllinen tiedottaminen kunnes ollaan normitilassa Mediasuhteet 18
VIESTINNÄN SUUNNITTELUMATRIISI Tavoite Kohderyhmä Sanoma/asia Kanava Ajankohta Vastuuhenkilö 19
Kiitos! riikka.laitala@avara.fi