VIESTINTÄSUUNNITELMA

Transkriptio

1 1 (5) ETELÄ-KARJALAN KUNTARAKENNESELVITYS Kuntajohtajien työvaliokunta Ohjausryhmä Sisältö 1. TAUSTAA JA SELVITYKSEN ORGANISOINTI VIESTINNÄN TAVOITE JA VASTUUT... 2 Tavoite ja kohderyhmät VIESTINNÄN TOTEUTTAMINEN... 3 Viestinnän aikataulu ja teemat... 4 Kuva: Viestinnän päivittyvä suunnitelma kokonaiskuvana... 5 Mediayhteistyön periaatteita... 5

2 2 (5) 1. TAUSTAA JA SELVITYKSEN ORGANISOINTI Kuntarakennelaki tuli voimaan Lain mukaan kunnan tulee ilmoittaa ministeriölle viimeistään , minkä kunnan tai kuntien kanssa se selvittää kuntien yhdistymistä. Selvityksen tavoitteena on valmistella esitys kuntien yhdistymisestä ja yhdistymissopimuksesta. Selvitystyöhön osallistuminen ei sido kuntia kuntaliitoksiin. Selvitysvelvollisuuden lähtökohtana on, että selvitysalue täyttää kuntarakennelain 4 :ssä tarkoitetut kuntajaon muuttamisen edellytykset. Lähtökohtana Etelä-Karjalan kuntien selvitystyössä on kahden ja yhden kaupungin mallit. Kunnat ovat esittäneet Valtiovarainministeriölle erityisen kuntajakoselvittäjän nimeämistä, mikä tapahtui marraskuussa Selvittäjän johdolla työ käynnistyi joulukuussa 2013 ja selvitykset sekä sopimusluonnosesitykset valmistuvat syyskuun 2014 loppuun mennessä. Selvityksen organisointi Kuntarakenneselvitysprosessia johdetaan ohjausryhmässä (alueen kuntien poliittinen edustus), jolle valmistelua tekevät kuntajohtajien työvaliokunta ja valmisteluryhmä. Ohjausryhmä nimeää myös tarvittavat työryhmät teemoittain tuottamaan tietoa nykytilasta ja tulevaisuuskuvasta. Kuntien valtuustot tekivät päätökset rakenneselvityksestä ja seuraavat valmistelua, sillä valtuustot tekevät myös lopullisen päätöksen selvityksen ja sopimuksen pohjalta. Koska selvitys on valtion erityinen kuntajakoselvitys, on selvityshenkilöllä viime kädessä vastuu laatia esitys alueen rakenteesta Valtiovarainministeriöille. 2. VIESTINNÄN TAVOITE JA VASTUUT Tavoite ja kohderyhmät Tässä viestintäsuunnitelmassa kuvataan selvitysprosessin aikana toteutettavaa viestintää eri sidosryhmille. Mahdollinen kuntarakennemuutos koskettaisi laajasti kuntalaisia, kunnan työntekijöitä, kunnan päätöksentekijöitä, yhdistyksiä ja seurankuntia. Rakennemuutoksella olisi vaikutuksia myös elinkeinoelämään ja yhteistyöhön valtion suuntaan. Viestinnän tavoitteena on Sidosryhmien pitäminen tietoisena hankkeesta Sidosryhmien näkökulmien kuuleminen valmistelun aikana

3 3 (5) Viestinnän kannalta keskeisiä sidosryhmiä ovat: Kuntalaiset Henkilöstö (esimiehet, pääluottamusmiehet, koko henkilöstö) Luottamushenkilöt (valtuusto, valtuustoryhmät, hallitus, lautakunnat,) Konserni laajasti katsottuna (yhtiöt, EKSOTE) Muut sidosryhmät (yrittäjät, ministeriöt, maakuntaliitto, seurakunnat, järjestöt, palveluntuottajat) Kullekin ryhmälle tietoa tarjotaan monin menetelmin heidän tarpeensa huomioiden. Viestintävastuut Kuntarakenneselvitysprosessia johdetaan ohjausryhmässä (alueen kuntien poliittinen edustus), jolle valmistelua tekevät kuntajohtajien työvaliokunta ja valmisteluryhmä. Ohjausryhmä nimeää myös tarvittavat työryhmät teemoittain tuottamaan tietoa nykytilasta ja tulevaisuuskuvasta. Kuntien valtuustot tekivät päätökset rakenneselvityksen toteuttamisesta ja seuraavat valmistelua, sillä valtuustot tekevät myös lopullisen päätöksen selvityksen ja sopimuksen pohjalta. Koska selvitys on valtion erityinen kuntajakoselvitys, on selvityshenkilöllä viime kädessä vastuu laatia esitys alueen rakenteesta Valtiovarainministeriöille. Viestintävastuut Ohjausryhmä- selvitysprosessiin ja sisältöihin liittyvä julkistamis- ja ohjausvastuu tiedotteet esim. ohjausryhmän kokouksista mediayhteistyö yhteiset www-sivut tiedon julkistaminen Kuntajakoselvittäjä voi tiedottaa itsenäisesti prosessin etenemisestä informoituaan ohjausryhmää toimenpiteistä Kunnat nimeävät kuntien yhteisen viestinnän alueellisen yhteyshenkilön viestinnän koordinoimiseksi eri kuntien välillä sekä jokainen kunta oman viestinnän yhteyshenkilönsä Kuntien sisäinen tiedottaminen kuntien vastuulla luottamushenkilöt eri toimielimissä yhteistyötoimikunta koko henkilöstö 3. VIESTINNÄN TOTEUTTAMINEN Kuntarakenneselvityksen yhteisessä viestinnässä käytetään yhteisesti sovittua paikallisesti muotoiltua pohjaa sekä tiedotteissa että ppt-esityksissä kuin muissakin dokumenteissa. Viestinnän kokonaisuus on kuvattu tässä dokumentissa ja dokumentin liitteenä olevaa viestinnän toteutussuunnitelmaa päivitetään ohjausryhmässä tarpeen mukaan. Toteutussuunnitelmaan päivitetään toimenpiteet ja kuvataan myös vastuuhenkilöt.

4 4 (5) Pääsääntönä on, että Ohjausryhmän tiedotteet valmistelee kuntajakoselvittäjä Yhteisen www-sivuston ylläpidon koordinaatio hoidetaan selvitystiimin, kuntien ja Lappeenrannan kaupungin viestintäorganisaation tuella kuntien viestinnän yhteyshenkilöt osallistuvat viestinnän toteutukseen kuntajakoselvittäjän ja alueellisen yhteyshenkilön koordinoimana (Lappeenrannan kaupungin edustaja) Yhteisen selvitysprosessin viestinnän menetelmiä ovat: - www-sivut ekarjalan alla toteutettuna -osoitteessa o pöytäkirjat, päätetyt materiaalit, usein kysytyt kysymykset ja kysymismahdollisuus, teemablogit, otakantaa.fi palvelun käyttö kuntalaiskeskustelun ja teemojen esille nostossa - lehdistötiedotteet ohjausryhmän kokouksista ja toteutusvaiheista - lehdistöbrunssit- taustatietoa medialle etenemisestä Tiedottamisen ja kuulemisen laajuuden varmistamiseksi järjestetään erilaisia keskustelu- ja kuulemistilaisuuksia selvitysalueen kuntien kuntalaisille ja muille sidosryhmille. - kuntalaisinfot - henkilöstöinfot - teemoittaiset keskustelutilaisuudet (yhteistyökumppanit ja foorumit sovittava esim. elinkeinoelämä, seurakunnat) Selvityksen valmistuttua varaudutaan laatimaan alueen talouksiin jaettavan julkaisun toteuttaminen ohjausryhmän niin päättäessä. Jokainen kunta määrittää oman sisäisen viestintänsä välineet (intranet, sisäinen uutiskirje, henkilöstökokoukset jne.). Luottamushenkilöille tietoa tarjotaan monipuolisesti, sillä heillä on käytössään sekä kaikki avoimessa viestinnässä esille nostettava materiaali, mutta myös omat taustainfot ja seminaarit. - kaksi kaikkien kuntien yhteistä seminaaria (tammi-toukokuu) - kuntakohtaiset valtuustoinfot - muut keskustelut ja kuulemiset mm. valtuustoryhmien puheenjohtajille. Viestinnän aikataulu ja teemat Keskeisiä teemoja päivitetään selvitysprosessin etenemisen mukaan. Karkeasti aikataulu on: Marraskuu- kuntien päätökset ja selvityshenkilön nimeäminen Joulukuu- ohjausryhmä aloittaa toimintansa Tammikuu- aloitusseminaari valtuustoille Tammikuu- tilastopaketti Tammi-helmikuu-Valmisteluryhmien työskentely alkaa Helmikuu: teemoittaiset keskustelutilaisuudet Maaliskuu- Valmisteluryhmien raportit Huhtikuu- kuntalaisinfot Toukokuu- valtuustojen yhteisseminaari Kesäkuu- luonnosasiakirjat keskusteluun Elokuu- neuvottelujen eteneminen Syyskuu- kuntajakoselvittäjän esitys

5 5 (5) Kuva: Viestinnän päivittyvä suunnitelma kokonaiskuvana Mediayhteistyön periaatteita Ohjausryhmän puheenjohtajat ja kuntajakoselvittäjä ovat yhteyshenkilöinä mediaan päin selvitysprosessiin liittyen. He järjestävät useita mediainfoja esim. mediabrunsseja taustoittaakseen selvityksen teemoja ja etenemistä. Infoja pidetään sekä Lappeenrannassa että Imatralla. Taustainfojen aiheet on sovittu ohjausryhmässä ja keskeneräisestä valmistelusta ei tiedoteta, ellei niin ole sovittu. Lähetettävät tiedotteet jaetaan kattavasti koko maakunnan medioihin. Keskustelua ylläpidetään niin sanomalehdissä, internetissä kuin radiossakin. Kunnat hoitavat omaa tiedottamistaan perinteisesti nykyisin menetelmin. Lehdistötiedotteita toimitetaan tilanteiden mukaan myös valtakunnallisiin medioihin.