Marjukka Vainio. Taloyhtiön viestintätarpeet ja viestinnän käytännöt

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Marjukka Vainio. Taloyhtiön viestintätarpeet ja viestinnän käytännöt"

Anna Haapasalo
8 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Marjukka Vainio Taloyhtiön viestintätarpeet ja viestinnän käytännöt

2 Moni asia on muuttunut Internet, blogit, matkapuhelin yhä vähemmän tilaa perinteiselle yhdensuuntaiselle tiedonvälitykselle jokainen voi ryhtyä julkaisijaksi (vrt. Kyyjärvi, Nopola News -verkkolehti keskusteluihin voi osallistua nimettömänä palaute on suoraa ja kaikkien tiedossa välittömästi ei tilarajoitetta (taloyhtiosivut)

3 Sähköpostitse voi helposti tulla viestittyä asioita, jotka siirtyvät hyvin nopeasti asiaan kuulumattomien tiedoksi Älä koskaan lähetä sähköisesti mitään, jota et halua lukea maan suurimman sanomalehden sivuilta. Mieti, milloin on syytä käyttää sähköpostia, milloin taas muita viestinnän muotoja Ajattele vielä kerran ennen kuin lähetät Arkistoi tärkeät viestit vuotuisesti ja teemaalueittain

4 Tampereella ja Helsingissä kaupunginosien omia blogisaitteja henkilöön leimautuneet persoonalliset blogit ovat vahvoja tieto halutaan - olettamuksineen ja näkökulmineen - iskevästi nopeassa ja helpossa muodossa =>

blogit ovat vahvoja tieto halutaan - olettamuksineen

5 toimintaympäristön muutokset: kansainvälisyys, äidinkieli/kielitaito, kulttuurien kohtaamiset - haaste kommunikaatiolle kilpailutekijä: erityisesti monikulttuuristen asiakkaiden kanssa kommunikointi vuorovaikutuksen tapa, kommunikaatiovälineet ja niiden käyttötiheys vaihtelevat => viestintäilmasto

erityisesti monikulttuuristen asiakkaiden kanssa kommunikointi

6 Mistä viestinnän suunnittelussa on kyse? Taloyhtiön strategia ja viestinnän strateginen suunnittelu käsikädessä Organisointi, viestinnän rakenne Tavoitteiden asettaminen, tehtävät Koordinointi Käytettävissä olevat viestinnän kanavat Sisäinen markkinointi Työhön perehdyttäminen, jatkuvuuden korostaminen Selkokielinen strategia, tehokas yhteydenpito, vastavuoroisuus ja oikeudenmukaiset pelisäännöt

rakenne Tavoitteiden asettaminen, tehtävät Koordinointi Käytettävissä olevat viestinnän kanavat

7 INTRESSIRYHMÄT Kiinteistönkäyttäjät - omistajat (kiinteistöyhtiöt) - asukkaat (vuokrakiinteistöt) - vuokralaiset (toimistot/myymälät) - asiakkaat (kaikki kiinteistöt)

8 ...intressiryhmät 2. Kiinteistöä huoltavat henkilöt 3. Kiinteistön hallintoa ja taloutta hoitavat henkilöt 4. Huoltoyhtiön väki 5. Julkinen sektori ja viranomaiset

9 Miten saa äänensä kuulumaan asukas? Viestintäkanavat ja keinot rakennettu usein hallinto- ja huoltoorganisaatioiden tarpeiden pohjalta vuorovaikutus palautejärjestelmät (vrt. asukasyhdistykset, vuokralaisneuvostot) kiinteistöyrityksen sisäinen viestintä lähtökohtana oltava eri henkilöstöryhmien viestintätarpeet

huoltoorganisaatioiden tarpeiden pohjalta vuorovaikutus palautejärjestelmät

10 Kiinteistöyrityksen viestit käyttäjälle tehtävien ja niiden perusteena olevan sopimuksen sisältö => esim. pysyväistiedote ulkoalueiden hoidosta ja tilojen siivouksesta ylläpito-, hoito- ja huoltotyöt suorittavan yrityksen tiedot muut tarpeelliset yhteystiedot kiinteistönhuollon normaaleista rutiineista poikkeava toiminta => korjaustöiden aiheuttamat häiriöt => muistutus tärkeistä, mutta harvemmin toistuvista toimenpiteistä

yrityksen tiedot muut tarpeelliset yhteystiedot kiinteistönhuollon normaaleista rutiineista poikkeava

11 kaikki kiinteistössä jaettavat tiedotteet tiedoksi myös kiinteistön edustajalle kuten isännöitsijälle ja hallituksen puheenjohtajalle yksityistilassa/-huoneistossa käynti esim. vikailmoituksen vuoksi käyntitiedote näkyvälle paikalle sekä raportointi esimiehelle ja kiinteistön edustajalle

yksityistilassa/-huoneistossa käynti esim.

12 TALOYHTIÖN HALLITUKSEN VUOSIKELLO Tilikausi vaihtuu Toimintakertomus ja korjausohjelma vahvistettu Päivitetty PTS ja toiminta kertomus lausunnoille Kiinteistöstrategian päivittäminen Syystalkoot Sisäkorjaushankkeiden toteutumisen seuranta Välitilinpäätös per Seuraavan tilikauden hankkeet vahvistettu Hallituksen tiedote Tämän tilikauden korjaushankkeiden tarjoukset tulleet Hallituksen tilinpäätöskokous Yhtiökokouksen valmistelu tammi-huhtikuu Kevättalkoot Hallituksen tiedote Yhtiökokous maalis-toukokuu Hallituksen järjestäytymiskokous maalis-toukokuu Uusien hallitusjäsenten perehdytys Kaikki tilivuoden suunnitellut työt tilattu Ulkokorjaushankkeiden toteutumisen seuranta

Seuraavan tilikauden hankkeet vahvistettu Hallituksen tiedote 10 9 11 12 8 7 1 6 Tämän tilikauden korjaushankkeiden tarjoukset tulleet 2 5 3 4 Hallituksen tilinpäätöskokous

13 Hallituksen työ- ja kokoussuunnitelma Suunnitelmien laatiminen auttaa hallituksen tehokasta työskentelyä Hallituksen työjärjestyksessä voidaan määritellä mm. seuraavat asiat: kokouksen koollekutsumisaika ja -tapa kokoonkutsuja puheenjohtajan ollessa estyneenä kokouspaikka työskentelytavat (esim. puhelin- ja nettikokoukset) tiedottaminen hallituksen päätöksistä mahdollinen vastuiden jako hallituksen jäsenten kesken

seuraavat asiat: kokouksen koollekutsumisaika ja -tapa kokoonkutsuja puheenjohtajan ollessa estyneenä

14 Huoltokirja voi tehdä ja käyttää lukemattomilla eri tavoilla Kunnossapito-osio: mm. PTS, tehdyt tutkimukset, korjaushistoria Kiinteistönhoito-osio: kiinteistönhoitopäiväkirja, -ohjeistus ja vikailmoitusjärjestelmä kuvien ylläpito ja arkistointi isännöitsijä vastaa tiedottamisesta hallitukselle käyttäjäjoukkoon myös hallituksen puheenjohtaja (paikallistuki) sovittava viestintäkäytännöistä (huoltokirjamanageri) isännöitsijöiden palvelusopimuksiin päivitysvelvoite

vikailmoitusjärjestelmä kuvien ylläpito ja arkistointi isännöitsijä vastaa tiedottamisesta hallitukselle

Samankaltaiset tiedostot

Miten asukasviestintä muuntuu hyödyksi? - viestinnän haasteet sekä erilaiset viestinnän välineet

Viestintäpäällikkö Marjukka Vainio, Suomen Kiinteistöliitto Miten asukasviestintä muuntuu hyödyksi? - viestinnän haasteet sekä erilaiset viestinnän välineet Hyvä viestintä linkittyy arkeen ja vastaa kaikkein