Asukasviestintä erityistilanteissa Taloyhtiötapahtuma Marika Sipilä, Kiinteistöliitto Uusimaa

Transkriptio

1 Asukasviestintä erityistilanteissa Taloyhtiötapahtuma Marika Sipilä, Kiinteistöliitto Uusimaa Suomen Kiinteistöliitto ry

2 Meidän talo lehti 2011/1

3 Eri viestintätilanteita Osakas remontoi Yhtiö remontoi Kriisitilanteet yhtiössä

4 Osakas remontoi taloyhtiö viestii Remontti-asiat käsitellään yhtiön hallituksessa. Osakkeenomistajan oikeus saada jäljennös omaa huoneistoaan koskevista ilmoituksista liitteineen. Myös välittäjä, jolla on myynti- tai vuokraustoimeksianto. Yhtiön hallituksen ja isännöitsijän tehtävä: kunnossapito- ja muutostyöilmoitus naapuriosakkaalle, jonka huoneistoon tai sen käyttämiseen työ voi vaikuttaa.

5 Osakas remontoi taloyhtiö viestii Naapuriosakkaalla mahdollisuus vaikuttaa esim. naapurin remontille asetettaviin ehtoihin ja remontti-ilmoituksen käsittelyyn hallituksessa. mutta Osakas ei välttämättä saa automaattisesti tietoa siitä, millaisen päätöksen hallitus tekee. Laki ei velvoita tiedottamaan päätöksestään remontoijalle. Lain minimivaatimus: Osakkeenomistajalla on oikeus saada tieto sellaisesta hallituksen päätöksestä, joka koskee hänen omistamiinsa yhtiön osakkeisiin perustuvaa oikeutta tai velvollisuutta suhteessa yhtiöön tai toiseen osakkeenomistajaan. Osakkeenomistajan pyynnöstä tieto on annettava kirjallisesti.

6 Viesti muutostyön ehdoista Isännöitsijän ja hallituksen on viestittävä jo heti remonttiilmoitusta käsitellessään muutostyön ehdoista kuten meluisten töiden tekoajasta pölysuojauksesta siivouksesta remonttimiesten käyttämistä parkkipaikoista Entä jos remontoiva osakas ei pysty tekemään töitä kuin iltaisin ja viikonloppuisin? Lainsäädännössä ei ole aikarajoja, mutta naapurisovun kannalta olisi hyvä noudattaa yhteisöllisen asumisen pelisääntöjä.

7 Osakkaan viestit taloyhtiölle Kutsu remonttikatselmuksiin on kutsuttava taloyhtiön edustaja remonttikatselmuksiin ja osoitettava hyvän rakennustavan mukainen työ kun rakenteet ja laitteet jäävät piiloon. Paljon valokuvia ja aina muistio.

8 Osakkaan viestit taloyhtiölle Kun remontti on valmis, kaikista asiakirjoista kopio ja kansio joko paperilla tai sähköisesti taloyhtiölle. Osakkaalla velvollisuus ilmoittaa taloyhtiölle niiden työvaiheiden aikataulut, jotka yhtiö katsoo tarpeelliseksi tarkastaa ja katselmoida. Yhtiöllä oikeus päästä osakkaan huoneistoon. Taloyhtiö määrittelee em. työvaiheet muutostyöilmoituslomakkeessa.

9

10

11 Tiedottaminen naapureille Hyvään tapan kuuluu tiedottaa: remontista ja sen kestosta esim. taloyhtiön ilmoitustaululla käyttöveden katkoksista hyvissä ajoin ja etukäteen, välttäen ehkä enimpiä marinoita.

12 Remontoijan yleisohje? Taloyhtiön tekemä, jossa ilmoitusvelvollisuuden lisäksi viestitään esim. muista taloyhtiön järjestyssääntöjen yörauha ja hyvien tapojen noudattaminen pidä naapurit ajan tasalla ripusta ilmoitustaululle tieto töiden aloittamisesta, isoimmista häiriöistä ja arvioidusta kestosta sekä lupaus siitä, että remontoija siivoaa rappukäytävään tulevan lian ja pölyn kerro yhteystiedot sellaiselle henkilölle, johon voi ottaa yhteyttä häiriötilanteessa

13 Yhtiö remontoi viestintätarpeet Oikea tietoa kaikille osallisille Asukkaiden / osakkaiden sitouttaminen Viestintä joka vaiheessa: Hankesuunnittelu Valmistelu Toteutus Käyttöönotto Ennaltaehkäisee ongelmatilanteita Helpottaa hankkeen läpiviemistä

14 Yhtiö remontoi viestintätarpeet Viestintävastuut sovittava ennen hanketta Sisäinen tiedonkulku - ammattilaiset Vuorovaikutteinen asukasviestintä Asukkaat Taloyhtiön toimijat Hankkeen toteuttajat

15 Yhtiö remontoi viestintätapoja Asukaskyselyt ennen ja jälkeen Infotilaisuudet Tiedotteet Paperilla Postiluukusta, infotaululla Sähköisesti Netti, puhelin, TV Aikataulutus kaiken A ja O

16 Yhtiö remontoi asukas miettii? miksi työ tehdään - mitä hyötyä siitä on minulle? minkälaisia vaihtoehtoja on tarjolla ja miten niitä voi verrata? mitä remonttiin sisältyy (laajuus)? miten ja koska hanke vaikuttaa minun arkeeni? miten voin vaikuttaa remonttia koskeviin päätöksiin? miten voin tehdä hankkeeseen liittyviä omia valintojani ja miten ne toteutetaan? kenelle voin antaa palautetta? mitä tapahtuu seuraavaksi?

17 Kriisitilanteet yhtiössä viestintää peliin Kartoitus ennakkoon - tulipalo, vakava vesivahinko, ilkivalta, riidat, tietoturvaongelmat, avainturvallisuuden ongelmat -hallitus tai joku sen jäsenistä aiheuttaa yhtiölle vahinkoa -isännöitsijä tai yhteistyökumppani aiheuttaa vahinkoa Vastuiden määrittely ja tehtävistä sopiminen -kriisiviestintäsuunnitelma

18 Ennen kriisiä Asukkaille ja osakkaille tiedotetaan taloyhtiön kriisiviestintäsuunnitelmasta; kehen otetaan yhteyttä, kuka antaa yhtiön lausunnot. Kriisiviestintäsuunnitelma hallitukseen AINA kun tulee uusia jäseniä Listataan kohderyhmät - viranomaiset: poliisi, pelastuslaitos - asukkaat, osakkaat, hallituksen jäsenet - isännöintiyritys, huoltoyhtiö, muut palveluntarjoajat - naapuriyhtiöiden puheenjohtajat ja isännöitsijät - vakuutusyhtiö, media

19 Kriisin sattuessa Kun annat lausuntoja kriisitilanteessa Älä arvaile tai oleta. Kommentoi vain todellista tietoa. Jos et osaa vastata, kerro että et tiedä, mutta selvität asiaa Toimi nopeasti - kanna vastuu Ole rehellinen Tiedotuksen sisältö Mitä on tapahtunut, missä ja milloin? Mihin toimenpiteisiin on ryhdytty? Mistä saa lisätietoja?

20 Kriisin päättyessä Onnettomuuteen liittyvistä henkilöistä ei arkaluonteisia tietoja; rotua, vakaumusta, terveydentilaa, sosiaalihuollon asiakkuutta Muistakaa tiedottaa kriisin päättymisestä Kaikille, jotka tiesivät kriisin olemassaolosta Rauhoittaa tilanteen ja varmistaa paluun arkeen

21

22 Luennot löytyvät osoitteesta lisätietoja viestinnästä osoitteessa muista rekisteröityä