Isännöinnin ostaminen ja sopimushallinta Kai Haarma Toiminnanjohtaja, OTK Kiinteistöliitto Uusimaa

Transkriptio

1 Isännöinnin ostaminen ja sopimushallinta Kai Haarma Toiminnanjohtaja, OTK Kiinteistöliitto Uusimaa

2 Isännöinti Milloin taloyhtiössä on oltava isännöitsijä? Yhtiöjärjestys määrää Yhtiökokous niin päättää Hallituksen tehtävänä nimittää ja erottaa Isännöitsijäksi voidaan valita myös isännöintiyritys Ostetaanko isännöitsijän vai isännöintiyrityksen palveluita?

3 Isännöinnin asema ja tehtävät Tehtävät perustuvat Asunto-osakeyhtiölakiin Isännöintisopimukseen Isännöitsijä (Isännöintiyritys) huolehtii kiinteistön ja rakennusten pidosta hoitaa yhtiön muuta päivittäistä hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty

4 Isännöinnin tehtäväluettelo Kiinteistöalan Kustannus Oy:n julkaisema malli isännöintitehtävistä Valmis jako kiinteään palkkioon kuuluviin ja erillisveloitettaviin tehtäviin Mallista voi vapaasti poiketa Erikseen Vuokratalon isännöintitehtäväluettelo Yritysten omat tehtäväluettelot ja tehtävänkuvaukset

5 Tehtäväluettelo

6 ISÄNNÖITSIJÄN KELPOISUUS JA AMMATTITAITOVAATIMUKSET? Oltava asuinpaikka ETA-alueella Ei voi olla vajaavaltainen tai konkurssissa oleva Miten varmistua etukäteen isännöitsijän ammattitaidosta? Peruskoulutus, työkokemus Alan tutkinnot isännöitsijän ammattitutkinto (IAT), ITS, AIT Referenssit, suositukset Toimiston ISA-auktorisointi

7 Tarjouspyyntö Tarjouspyyntö Kiinteistön perustiedot, yhtiöjärjestys Palvelukuvaus, tehtäväluettelo Valintakriteerit Mahdollinen tarjouslomake Edellytetään yleisten sopimusehtojen noudattamista Edellytetään kuulumista Tilaajavastuu.fi palveluun Sitä vertailukelpoisemmat tarjoukset saadaan, mitä yksityiskohtaisemmin tarjouspyyntö on laadittu ainakin teoriassa Tarjousta antava pystyy paremmin arvioimaan oman soveltuvuutensa sekä hintansa, kun tietää millaiseen yhtiöön olisi tulossa ja millä tavoitteilla

8 Hankinta Tarjousten käsittely Hylkääminen? Puutteet tilaajavastuuvelvoitteissa Liian myöhään saapuneet Tarjouspyyntöä vastaamattomat Vertailu kriteerien mukaisesti

9 Sopimusneuvottelut Tarjouksen ja tarjouspyynnön sekä mahdollisen sopimusluonnoksen läpikäynti yhdessä Tarkennukset ja lisäykset Neuvottelupöytäkirjan laatiminen Siirtyminen palvelutuottajan valintaan tai sopimusneuvotteluiden keskeyttäminen Lähtökohtaisesti neuvottelut voidaan keskeyttää ilman seuraamuksia

10 Sopimus Valinta Valintaperusteen tulisi olla tarjouspyynnössä ilmoitettujen valintakriteereiden mukainen Valinnasta ilmoittaminen, myös kilpailun hävinneille Sopimuksen syntyminen Sopimus yleensä isännöintiyrityksen kanssa, taloyhtiölle nimetään henkilö isännöitsijäksi / vastuuisännöitsijäksi

11 Sopimuksen sisältö Sopimuskohde Osapuolet, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö Yleiskuvaus sisällöstä Käytettävät tietojärjestelmät tietoturvallisuudesta huolehtiminen Kiinteistöstä kerättävät ja jalostettavat tiedot Vakuutukset, vahingonkorvausvastuut Voimassaolo Sopimushinnat Maksuehdot Hinnantarkistusmenettely Erimielisyyksien ratkaiseminen Liitteet

12 Yleiset sopimusehdot ISE 2007, KP YSE 2007 Tarkoitus liittää osaksi kaikkia isännöinti- ja kiinteistönhuoltosopimuksia Voidaan lähtökohtaisesti soveltaa vain, jos sopimusasiakirjoissa viitattu Uusitut ehdot eivät automaattisesti korvaa vanhoja sopimusehtoja

13 Toteutus Toiminnan seuranta, arviointi ja kehittäminen: Säännölliset seuranta- ja kehityspalaverit Asiallisen palautteen antaminen

14 Toteutus Sopimuksen tulkintatilanteet Ongelmatilanteet Reklamaatiot Kehityspalaverit Tilanteen korjaaminen Teettäminen Hinnanalennus Sopimuksen irtisanominen Sopimuksen purkaminen Vahingonkorvaus

15 Hinnantarkistukset Tarkistusajankohta sopimuksessa Tarkistusehdotus kirjallisesti ja perusteltuna tilaajalle riittävän ajoissa Perusteen on oltava välittömästi suoritukseen vaikuttava Tilaajan ilmoitettava 1 kuukauden kuluessa, jos ei hyväksy tarkistusta Siirtyminen neuvottelumenettelyyn Erillisveloitukset

16 Sopimuksen päättäminen Irtisanomalla Kirjallinen irtisanomisilmoitus Irtisanomisaika sopimuksen mukaan Yleisissä ehdoissa 3 kk (huoltosopimus 4 kk)

17 Sopimuksen päättäminen Purkamalla Sopijapuoli syyllistyy olennaiseen laiminlyöntiin kirjallisesta huomautuksesta huolimatta Ei kirjallisesta huomautuksesta huolimatta muuten noudata, mitä on sovittu Ilman huomautusta oikeus päättää törkeän laiminlyönnin tai erittäin moitittavan menettelyn perusteella Konkurssi, yrityssaneeraus tai selvitystila Perusteltu, kirjallinen purkuilmoitus.

18 Lisätietoa ja lomakkeita

19 Neuvonta jäsentaloyhtiöille (09) Kiitos!