Taloyhtiön viestintä - suositeltavat käytännöt ja

Transkriptio

1 Taloyhtiön viestintä - suositeltavat käytännöt ja toimivat välineet

2 Tänään: Taloyhtiön viestintä - suositeltavat käytännöt ja toimivat välineet Hyvä viestintä on tärkeä osa taloyhtiön viihtyisyyttä ja asukkaiden yhteisön muotoutumista. Miten taloyhtiö viestii fiksusti ja asukkaat huomioiden? Viestinnän tarkoitus ja tavoitteet taloyhtiössä Viestinnän kohderyhmät Viestinnän kanavat Viestinnän resurssit: tekevätkö asukkaat, hallitus vai ostetaanko isännöinniltä? Ideoita teemoihin Taloyhtiön viestintäsuositus 2

3 Kuka Liina? Suomen Vuokranantajien viestintäpäällikkö Kiinteistöliiton viestintäpäällikkö 8/2016-3/2017 Helsingin seudun opiskelijaasuntosäätiön asiakkuus- ja viestintäjohtaja Kokemusta viestintäalalta mm. YLE Uutiset, Maa- ja metsätalousministeriö & markkinointiviestintätoimisto Acacom Media VTM LinkedIN: p

4 24 yhdistyksen liitto asunto-osakeyhtiötä kiinteistö- ja vuokrataloyhteisöä Suomen Kiinteistöliitto (est. 1907) vuokranantajaa 4

5 MIKSI VIESTITÄÄN? Mitä asioita viestinnällä voidaan saada aikaan? 5

6 Viestinnän tarkoitus ja tavoitteet taloyhtiössä Taloyhtiö ei ole olemassa seiniä vaan asukkaita varten Viestinnällä voidaan vahvistaa Tiedonkulkua Saada ihmisiä mukaan päätöksentekoon Parantaa asukkaiden tyytyväisyyttä Parantaa asumisturvallisuutta arjessa tai kriisitilanteissa Kannustaa energiatehokkuuteen Vahvistaa yhteisten pelisääntöjen noudattamista Parantaa yhteisöllisyyttä Helpottaa remonttien sujuvuutta 6

7 Viestinnän kohderyhmät ja kanavat Hyvä viestintä on räätälöity kohderyhmälle sopivaksi Esimerkiksi talossa, jossa paljon nuoria tai lapsiperheitä, voi olla erilaiset tarpeet kuin iäkkäämpien talossa Yhtiökokous yksi hyvä paikka kartoittaa tarpeita Viestinnän kanavia voivat esimerkiksi olla taloyhtiön nettisivut tai sähköinen palvelu sosiaalinen media esim. Facebook, Whatsup-ryhmä Huom. suljetunkin Facebook-ryhmän keskustelut kannattaa ajatella melkein julkisina Useissa tapauksissa hyvä täydentävä kanava Asukastiedotteet ilmoitustauluilla tai asuntoon vietyinä 7

8 POHDITTAVAKSI: Minkälaisia tarpeita meidän talomme asukkailla on? Miten tarpeet voisi saada selville? 8

9 Kuka tekee? Taloyhtiön hallitus huolehtii siitä, että viestintä toimii. Itse ei tarvitse kuitenkaan tehdä kaikkea. Viestinnän resurssit: tekevätkö asukkaat, hallitus vai ostetaanko isännöinniltä? Vastuiden tulee olla selkeät, etteivät esim. isännöitsijä ja hallitus tee päällekkäisiä asioita 9

10 Resurssia varattava Jos viestinnästä halutaan säännöllistä, siihen on varattava aikaa ja intoa. Esim. nettisivujen osalta kannattaa miettiä, kuinka paljon sivuille lisää päivitettävää tietoa Facebook-ryhmät kevyempiä päivittää & antavat toki tilaa myös asukkaiden keskustelulle Säännölliset tiedotteet esim. sovitusti isännöitsijän palveluna Remontti- ja huoltosopimuksissa kannattaa myös huomioida viestintä 10

11 Pohdittavaksi Miten teidän taloyhtiössänne viestintää voitaisiin hoitaa? Kuka hoitaa, kuinka tiheästi? Miten huolto- ja isännöintisopimuksissa on huomioitu viestintä?

12 Sopimuksissa sovittava Isännöintipalvelusopimuksessa arjen asukasviestinnästä Huolto- ja urakointisopimuksissa asukasviestintä esimerkiksi huoneistokäyntien sekä korjaushankkeiden osalta. 12

13 Mitä viestitään? Taloyhtiön viestintäsuosituksessa eroteltu yhtiökokousviestintä korjaushankeviestintä viestintä yllättävissä poikkeustilanteissa ja turvallisuusviestintä hallituksen ja isännöitsijän välinen viestintä tilikauden aikainen viestintä asukkaille ja osakkaille 13

14 Viestinnän vuosikello 14

15 Yhtiökokous viestinnän aikataulu Yhtiökokouksen pitoaika ilmoitetaan osakkaille hyvissä ajoin ennen kokouskutsun lähettämistä. Osakkaille annetaan vähintään 2 viikkoa ennen yhtiökokousta tietoa yhtiökokouksessa käsiteltävistä asioista. yhtiökokouskutsun mukana hallituksen päätösehdotukset, kunnossapitotarveselvityksen, viimeisimmän tilinpäätöksen, toimintakertomuksen, tilintarkastuskertomuksen ja/tai toiminnantarkastuskertomuksen vähintään kaksi viikkoa ennen yhtiökokousta valtakirjalomake Osakkaalla/asukkaalla mahdollisuus kysyä sekä etukäteen että kokouksessa Päätöksistä tiedotetaan jälkikäteen

16 Korjaushankkeet Korjaushankkeiden viestinnässä huomioitava: Taloyhtiön viestittävä korjaushankkeista riittävän ajoissa Ilmoitukset voidaan tehdä ennen kuin hankkeista päätetty esim. yhtiökokouksessa = ennakointi on suotavaa Erityisesti kannattaa varata aikaa viestintään sellaisissa hankkeissa, jotka vaikuttavat merkittävästi asukkaiden asumiseen Vuokranantajan ilmoitettava asukkaalle heti kun mahdollista 6 kuukauden irtisanomisaika, 2 viikkoa ennen asunnossa käyntiä käynti-ilmoitus 16

17 Turvallisuusviestintä Viestinnällä voidaan parantaa asumisturvallisuutta Viesti ennen kuin on hätä kädessä! Pelastussuunnitelmien säännöllinen viestiminen asukkaille Kriisiviestinnän pelisääntöjä hyvä miettiä myös etukäteen, esim. Millä keinoin asukkaisiin saadaan yhteys kriisitilanteessa? Suositukset: Asukkaille ja osakkaille viestitään taloyhtiötä koskettavista äkillisistä poikkeustilanteista viipymättä. Asukkaille ja osakkaille tiedotetaan taloyhtiön tiloihin kohdistuvista varkauksista tai ilkivallasta. 17

18 Mitä viestitään: Vuodenkierto Säännöllisten vuodenkiertoon liittyvien asioiden viestiminen sujuvoittaa arkea Kevättalkoot, pihan käytön pelisäännöt Syksy ja liukkaus Loma-aikojen poissaolot jne. Sisältöjä esim. 18

19 Tilikauden aikainen viestintä (suositus) Osakkaille ja asukkaille viestitään säännöllisin väliajoin ja aina, kun jotakin merkittävää on tapahtunut tai odotettavissa. Asukasviestinnän suunnittelussa voi hyödyntää hallituksen vuosikelloa. Osakkaille tulee kertoa taloyhtiön rakennusten kunnosta, kuntoarvioiden ja -tutkimusten tuloksista sekä tehdyistä ja tulevista korjauksista. Tulevat korjaukset kiinnostavat myös asukkaita. Asukkaita kiinnostavat lisäksi energiankulutustiedot ja energiansäästöohjeet, jätteiden lajitteluohjeet, turvallisuusohjeet, yhteisten tilojen käyttöohjeet, talkoot, taloyhtiön palvelut kuten pesutupa, saunat, avaintilaukset, säilytystilat ja kerhotila. Vuorovaikutteiseen viestintään kuuluu asukkaiden kuuleminen ja palautteen kerääminen. Käytännössä tämä voi tapahtua esimerkiksi kyselyiden, internetsivujen tai asukastilaisuuksien avulla. 19

20 Pohdittavaksi: Mitkä teemat olisivat tärkeitä minun taloyhtiössäni?

21 Voiko viestinnällä saada aikaan energiaviisautta, yhteisöllisyyttä tai turvallisuutta? Lue lisää esim. energiahukka.fi, hoaslab.fi

22 Taloyhtiön viestintäsuositus Taloyhtiöiden viestintäsuositus on Oikeusministeriön, Kiinteistöliiton ja Isännöintiliiton yhdessä laatima. Lue lisää: 18T pdf 22

23 Kiinteistöliitto verkossa Kiinteistoliitto.fi Kiinteistöliitto, Myös Kiinteistöliiton sisällöistä on apua taloyhtiön viestinnässä! Esim. sosiaalisen median sisältöjen jakaminen Taloyhtio.netin sisällöt, esim. vuosikello Taloyhtiön omat nettisivut 23

24 Kiinteistöliitto kotisi asialla Liina Länsiluoto Viestintäpäällikkö Suomen Vuokranantajat p Kiinteistöliiton viestintäpalvelut p. (09)