Marjukka Vainio Viestintä korjaushankkeessa

Koko: px

Aloita esitys sivulta:

Download "Marjukka Vainio Viestintä korjaushankkeessa"

Olavi Sipilä
6 vuotta sitten
Katselukertoja:

1 Marjukka Vainio Viestintä korjaushankkeessa Talosaneerausiltapäivä Oulu

2 Osmo A. Wiion lakeja Jos viestintä voi epäonnistua, niin se epäonnistuu. Jos viestintä ei voi epäonnistua, niin se kuitenkin yleensä epäonnistuu. Jos viestintä näyttää onnistuvan toivotulla tavalla, niin kyseessä on väärinkäsitys. Jos sanoma voidaan tulkita eri tavoin, niin se tulkitaan tavalla, josta on eniten vahinkoa. On olemassa aina joku, joka tietää sinua paremmin, mitä olet viestilläsi tarkoittanut. Mitä enemmän viestitään, sitä huonommin viestintä onnistuu ja sitä nopeammin väärinkäsitykset lisääntyvät.

3 Korjaushankkeen erikoisuus: VIESTINTÄ! Väite: Viestinnän korostaminen on muoti-ilmiö? Taloyhtiön korjaushankkeen hoitaminen edellyttää suunnitelmallista tiedottamista, nykypäivänä vuorovaikutteista viestintää, jonka tehtävät ja tavoitteet on määritelty viestintäsuunnitelmassa. Viestintäsuunnitelma: Käytännössä eri viestintätoimenpiteiden ideointia ja vastuunjakamista. Hyvin hoidettu viestintä: - vähentää epätietoisuutta - luo läpinäkyvyyttä asioiden hoitoon - parantaa kiinteistön käyttäjien mahdollisuuksia vaikuttaa heitä koskeviin asioihin

4 Viestinnän tarkoitus Oikean tiedon levittäminen kaikille osallisille ja kohderyhmille Asukkaiden/osakkaiden sitouttaminen hankkeeseen Miten huomioida monikulttuurisuus viestinnässä? "Mä en pystykään tähän hommaan vaikuttamaan oikeestaan juuri mitenkään vaikka oonkin hallituksen jäsen [ja arkkitehti]. "//" Se suunnittelu oli jäsen hirveen [ja arkkitehti]. utopistisella "//" tasolla. Se Mitkä suunnittelu ne vaihtoehdot oli hirveen on ja utopistisella mitä ne tasolla. maksaa?" Mitkä ne vaihtoehdot on ja mitä ne maksaa?" 4

5 Viestinnän tarkoitus Olennainen osa korjaushanketta, Jos viestintä hoidetaan huonosti, jää hankkeesta kehno vaikutelma, vaikka itse työsuoritukset olisivat menneetkin hyvin. Suunnitelmallisesti ja alusta alkaen hyvin viety hanke vähentää turhaa työtä ja riitoja. Ongelma- ja riitatilanteiden ennaltaehkäisy Hankkeen läpiviemisen helpottaminen 5

6 Asukkaat haluavat tietää miksi perusparannus: mitä hyötyä? miksi juuri nyt eikä joskus myöhemmin? minkälaisia vaihtoehtoja on tarjolla ja miten niitä voi verrata? mitä remonttiin sisältyy, mikä on sen laajuus? miten ja koska hanke vaikuttaa minun arkeeni? miten voin vaikuttaa remonttia koskeviin päätöksiin? koska ja miten voin tehdä hankkeeseen liittyviä omia valintojani ja miten ne toteutetaan? kenelle voin antaa palautetta? mitä tapahtuu seuraavaksi? 6

7 Monta viestin viejää Asukkaat Urakoitsija AsOy:n hallitus Rakennuttajakonsultti Pääsuunnittelija Valvoja Isännöitsijä Arkkitehti Talotekninen suunnittelu Erikoissuunnittelijat Rakennesuunnittelu 7

8 Vastuuhenkilön käytettävä asiantuntijoita apunaan viestinnässä Viestintäsuunnitelma käyttöön! Käsittely yhtiökokouksessa Nimetään hallituksen viestintävastaava Korostuu rakentamisvaiheessa: urakoitsija / viestinnäntekijä URAKKAOHJELMA! Viestintä ei kulu isännöitsijän vakiotehtäviin 8

Viestintävastuut sovittava Heti hankkeen esivalmistelusta alkaen On kyettävä osoittamaan hankkeen kaikille osapuolille, mitä hyötyä kullekin on avoimesta vuorovaikutuksesta viestinnästä Taloyhtiön

9 Viestintävastuut sovittava Heti hankkeen esivalmistelusta alkaen On kyettävä osoittamaan hankkeen kaikille osapuolille, mitä hyötyä kullekin on avoimesta vuorovaikutuksesta viestinnästä Taloyhtiön avaintoimijoiden (isännöitsijä, hallitus) vastuu: päätettävä mitä tietoa tarvitaan ja jaetaan kuka/ketkä ja miten välittävät tietoa eteenpäin Projektinjohtaja, viestintävastaava? Tilataanko viestintä osana projektinjohtopalvelua? Urakoitsijan viestintävastuut (hankkeen toteutus)? 9

Asukaslähtöinen korjaushanke Osakas kokee, että häntä kuunnellaan ja palvellaan Korjaustyön lopputulos vastaa hänen omia toiveitaan niin pitkälle kuin mahdollista Asukkaille ja osakkaille luodaan

10 Asukaslähtöinen korjaushanke Osakas kokee, että häntä kuunnellaan ja palvellaan Korjaustyön lopputulos vastaa hänen omia toiveitaan niin pitkälle kuin mahdollista Asukkaille ja osakkaille luodaan selkokielisen viestinnän avulla edellytykset tehdä päätökset, jotka ovat välttämättömiä korjaushankkeen käynnistymisen ja edistymisen kannalta Havainnollistettava materiaalinäyttein sekä erikoispiirroksin ja kuvin. 10

11 Asukaslähtöinen korjaushanke Osakkaiden päätöksenteon edellytykset: Tietoisuus siitä, mihin ongelmaan ratkaisua haetaan ja mikä vaihtoehdoilla se on toteutettavissa Miltä ratkaisu lopulta näyttää? Mitkä ovat sen kustannukset ja miten voin osuuteni maksaa? 11

12 Viestintää joka vaiheessa - Esivalmistelu- ja hankesuunnittelu - Suunnittelu- ja valmistelu -Toteutus - Käyttöönotto 12

Esivalmistelu- ja hankesuunnitteluvaihe - Asukaskyselyillä ja infotilaisuuksilla asukkaat/osakkaat mukaan alusta asti - Ehdotetuille vaihtoehdoille pätevät

13 Esivalmistelu- ja hankesuunnitteluvaihe - Asukaskyselyillä ja infotilaisuuksilla asukkaat/osakkaat mukaan alusta asti - Ehdotetuille vaihtoehdoille pätevät perusteet - Tiedottaminen kuntotutkimuksen teettämisestä ja tuloksista yms. asioista - Infotilaisuudet erillään yhtiökokouksista - Mahdollisuuksien kartoittamista 13

14 Suunnittelu- ja valmisteluvaihe Asukkailta mielipiteitä ja ideoita hankkeen valmistelun ja suunnittelun pohjaksi Asuntokohtaisen laadun ja tason määrittely Tavoiteltavan lopputuloksen hahmottaminen tehtävä asukkaille mahdolliseksi 14

Toteutusvaihe - Olennaista saada tieto kulkemaan

toimenpiteiden suunniteltuja - Ennen kutakin työvaihetta

tulevan vaiheen vaikutuksista ja kestosta -

15 Toteutusvaihe - Olennaista saada tieto kulkemaan molempiin suuntiin, yhteyshenkilöt selvillä ja viestinnän toimenpiteiden suunniteltuja - Ennen kutakin työvaihetta hyvissä ajoin tiedonkulun varmistaminen asukkaille tulevan vaiheen vaikutuksista ja kestosta - Rappu-/linjakohtainen tiedottaminen - Koti on asukkaalle intiimialue, ei hollitupa! 15

16 Käyttöönottovaihe - Tieto asukkaille kun heidän kotinsa osalta remontti ohi, epävarmuuden minimointi - Palautekyselyt huoneistoittain, tyytyväisyyskartoitus prosessista ja lopputuloksesta - Jatkotoimenpiteet ja niiden ohjeistaminen asukkaille selkeästi 16

17 Osakkaan on tiedettävä Mihin rahat käytettiin? Pitikö kustannusarvio? Saatiinko lainat arvioidulla lasketulla korolla ja laina-ajalla? Miten lainojen vakuudet hoidettiin? Miten ja milloin kertasuoritukset ja pääomavastikkeet tarkentuvat? 17

18 LOPUKSI: Etä liven rinnalle? AsOylaki sallii yhtiökokoukseen osallistumisen myös sähköisten välineiden avulla Kaksisuuntainen kuva- ja ääniyhteys päälle: osakas voi osallistua taloyhtiön kokouksiin myös kokouspaikan ulkopuolelta postin välityksellä tai teknisen välineen avulla Määräys otettava yhtiöjärjestykseen tai hallituksen päätös Lainsäätäjän ajatus sallia etäyhteydet paitsi nykyisin tunnetuilla, myös tulevaisuudessa keksittävillä välineillä Videopalveluiden ja erilaisten mobiilipalveluiden todella harvinaista.

19 Kiinteistöliitto verkossa kiinteistoliitto.fi Kiinteistöliitto, 19

20 Kiinteistöliitto osakkaana ja mukana 20

Samankaltaiset tiedostot

Hissiprojektin tiedottaminen taloyhtiössä

Marika Sipilä / Kiinteistöliitto Uusimaa Hissiprojektin tiedottaminen taloyhtiössä Lahti 8.5.2014 Osmo A. Wiion lakeja inhimillisestä viestinnästä Jos viestintä voi epäonnistua, niin se epäonnistuu. Jos