Kruunusillat: Viestintäsuunnitelma. Maaliskuu 2015

Transkriptio

1 Kruunusillat: Viestintäsuunnitelma Maaliskuu 2015

2 Sisältö Viestinnän tavoitteet Kohderyhmät Viestit Sisäinen viestintä Periaatteet Roolit ja vastuut Keinot ja kanavat Ulkoinen viestintä Periaatteet Viestit Keinot ja kanavat Kriisiviestinnän pelisäännöt

3 Viestinnän tavoitteet Taata hyvä yhteistyö ja tiedonkulku: varmistaa kaikille sidosryhmille riittävä, yhdenmukainen ja ajantasainen tieto hankkeesta ja sen etenemisestä Välittää yhtenäisiä viestejä hankkeesta Tunnistaa potentiaalit maineriskit ja nostaa kriisiviestinnän valmiutta tarpeen mukaan Sitouttaa hankkeen osapuolet yhteiseen toimintamalliin Varmistaa viestinnän osalta hankkeen eteneminen 3

4 Viestintä etenee hankkeen tahdissa Vaihe 1: Ennen hankepäätöstä Sisäisen viestintämallin rakentaminen Ei aktiivista ulkoista viestintää, reagoidaan tarpeen mukaan Rakennetaan hankkeen brändi Vaihe 2: Hankepäätöksen jälkeen Sisäisen viestinnän rinnalle käynnistetään ulkoinen viestintä, viimeistellään visuaalinen ilme ja täsmennetään viestit hankkeen hyödyistä, aktiivinen vuorovaikutus eri sidosryhmiin Vaihe 3: Rakentamisen aikainen viestintä Aktiivinen sisäisen ja ulkoisen viestinnän vaihe, viestitään rakentamisen tahdissa ja sen haitat huomioiden, jatkuva valmius kriisiviestintään 4

5 Viestinnän kohderyhmät Sisäiset Ulkoiset Helsingin kaupunki (virastot, laitokset, Korkeasaari jne.) Urakoitsijat Konsultit Alueen asukkaat ja asukasyhdistykset Päättäjät ja viranomaiset Media Veneilijät, harrastajat ja luonnonsuojelijat 5

6 Viestit ennen rakentamispäätöstä Viestintä noudattaa viraston viestinnän linjauksia. Viestintä on oikea-aikaista, avointa ja faktoihin pohjautuvaa. Kruunusillat -hankkeelle valmistellaan rakentamispäätöstä. Se saadaan mahdollisesti vuoden 2016 alussa. Jos päätös on myönteinen, rakentaminen alkaa vuoden 2018 aikana. 6

7 Sisäinen viestintä 7

8 Sisäisen viestinnän periaatteet Viestintä on aktiivista: päätöksistä ja muista ajankohtaisista asioista tiedotetaan nopeasti, huomioidaan kaikki keskeiset sidosryhmät. Noudatetaan sovittuja rooleja ja toimintamalleja. Osapuolet käyttävät yhdessä sovittuja tietojärjestelmiä ja työkaluja Kriittisistä puheenaiheista ja potentiaalisista kriiseistä informoidaan projektijohtoa ja hankeryhmää. 8

9 Viestinnän malli Kruunusillatohjausryhmä Projektia ohjaava, päättäjätaho Kruunusillat hankeryhmä Aluerakentamisen johtoryhmä Pidetään ajan tasalla projektin etenemisestä ja kriittisistä kysymyksistä. Projektijohto Vastaa suunnitteluvaiheen ja käytännön ratkaisuihin liittyvästä viestinnästä. Välittää tietoa projektijohdolle ja päivittää tietopankkiin. Eri osapuolet vastaavat oman organisaationsa kysymyksistä. Kruunusillat suunnitteluprojektit Vastaa projektiin ja omaan organisaation liittyvästä viestinnästä. Välittää tietoa hankeryhmälle.

10 Aluerakentamisen johtoryhmä Ohjausryhmä Projektinjohto HKL KSV Liikennesuunnittelu HSL Kaupunginkanslia Hankeryhmä HKR, KSV, KV Suunnitteluprojektit Korkeasaari Suunnitteluprojektit Kiinteistövirasto, tonttiosasto Kiinteistövirasto, Geo KSV, kaavoitus

11 Viestinnän vastuut, yleiset periaatteet Jokaisessa organisaatiossa on nimetty viestinnän vastuuhenkilö, jonka tehtäviin kuuluvat: tiedon kulun varmistaminen organisaation sisällä tiedon välittäminen hankeryhmään ja projektin johdolle 11

12 Viestinnän teemat Kanavat Hankkeen eteneminen ja päätökset Suunnitelmat ja aikataulut Ratkaisuvaihtoehdot Muutokset hankkeen resursseissa; yhteistyökumppanit, yhteyshenkilöt jne. Palautteet ja kannanotot (mm. mediassa, somessa) Potentiaalit riskit Tulevat tapahtumat (hankkeen esittelytilaisuudet) Muistiot Uutiskirjeet ja tiedotteet Sähköposti Toimenpidesuunnitelmat Verkkosivut: intrat ja ulkoiset verkkosivut Muut materiaalit: yhteystietoluettelo, presentaatiot Tapaamiset ja kokoukset Näyttelyt 12

13 Ulkoinen viestintä Hankkeen tietopankki Sisäinen viestintä Projektin uutiset PW Project Wise Uutta Helsinkiä Extranet intra Louhi Kalenterit 13

14 Ulkoinen viestintä 14

15 Ulkoisen viestinnän linjaukset Hankkeen ulkoinen viestintä käynnistyy pääasiassa hankepäätöksen jälkeen Viestinnässä tuodaan aktiivisesti esiin hankkeen edistymisen kannalta myönteisiä asioita, kuten hyötyjä, vaikutuksia asukkaille ja koko Helsingille Myös kriittisistä kysymyksistä on oltava avoin Viestinnässä käytetään jo alusta asti monipuolisesti eri kanavia Verkko- ja mediaviestinnällä on keskeinen rooli ja hyödynnetään hankkeen eri osapuolien olemassa olevia kanavia Viestintä on vuorovaikutteista Viestit räätälöidään ja kanavat valitaan kohderyhmien mukaan 15

16 Mistä tiedotetaan ulkoisesti? Aktiiviselle ulkoiselle viestinnälle on jatkuva tarve Ulkoisesti tiedotettavia asioita ovat esimerkiksi: Etenemiseen ja aikatauluihin liittyvät päätökset Suunnitelmiin ja toteuttamisratkaisuihin liittyvät uutiset Kriittisiin kannanottoihin reagointi: viestinnän tarve arvioidaan tapauskohtaisesti Ulkoisesta viestinnästä vastaavat projektijohtaja Kukin hankkeen osapuoli vastaa omaan organisaatioonsa liittyvistä aiheista, hankkeelle nimetään viestinnän koordinaattori 16

17 Ulkoisen viestinnän kanavat Verkkosivut Mediasuhteet: tiedotteet ja artikkelit Sosiaalinen media Presentaatiot, esitteet ja julkaisut Puheenvuorot eri tilaisuuksissa Näyttelyt ja messut 17

18 Pääviestit: mitä hankkeesta kerrotaan Kruunusillat yhdistää idän merelliset kaupunginosat kantakaupunkiin Uusi Uusi raitioliikenneväylä raitiotieyhteys kehittää tulevaisuuden Helsinkiä sekä tarjoaa sujuvan kulkuyhteyden Enemmän kuin silta - elämyksellistä liikkumista ympäristöä kunnioittaen 18

19 Viestien avaukset Kruunusillat yhdistää idän merelliset kaupunginosat kantakaupunkiin Uusi raitioliikenneväylä kehittää tulevaisuuden Helsinkiä sekä tarjoaa sujuvan kulkuyhteyden Enemmän kuin silta - elämyksellistä liikkumista ympäristöä kunnioittaen Kruunusillat yhdistää Laajasalon, Kruunuvuorenrannan ja Kalasataman osaksi kantakaupunkia sekä merellistä Helsinkiä Uusi raitiovaunulinja tarjoaa nopean ja ekologisen yhteyden: jopa vartissa kantakaupunkiin! Kruunusillat tuo uuden reittivaihtoehdon myös pyöräilijöille ja jalankulkijoille Rakentaminen on tarkoitus käynnistää vuonna Rakentamisen aloittaminen riippuu päätöksenteosta. 19

20 Kriisiviestintä 20

21 Mikä on hankkeen kriisitilanne? Kruunusillat -hankkeen kriisit ovat asioita, jotka vaikuttavat hankkeen maineeseen tai saattavat hidastaa tai estää sen toteutumista Esimerkkejä potentiaaleista kriisitilanteista (riskikarttojen mukaan) Aikataulun viivästyminen ja lupien saamiseen liittyvät ongelmat, päätöstä ei tule Rahoitukseen ja suunnitteluun liittyvät riskit Korkeasaaren alueeseen ja voimalan siirtoon liittyvät riskit Rakentamiseen liittyvät riskit Ympäristövaikutukset, kriittiset sidosryhmät jne. 21

22 Kriisitilanne tai potentiaalinen kriisitilanne Tieto kriisiryhmälle (Alajoki, Savolainen, Majamäki, tulevaisuudessa myös viestintäkonsultti) Toiminta kriisin laajuuden mukaan: päätös, mitä viestitään ja kenelle. Tehostettua viestintää vaativa tilanne Yhteys sen organisaation yhteyshenkilöön, jota tilanne koskettaa ja joka vastaa kommentoinnista. Tieto hankeryhmälle 22

23 Kriisiviestinnän pelisäännöt 1. Kriisin sattuessa viestinnän on oltava nopeaa, aktiivista, rehellistä ja avointa. Salailu pitkittää kriisiä sekä aiheuttaa spekulaatioita ja huhuja. Tietojen oikeellisuus varmistetaan aina ensin: epävarmaa tai ristiriitaista tietoa ei välitetä. 2. Varmistetaan sisäinen tiedonkulku - kerro ensin sisäisesti, sitten ulkoisesti. 3. Pidetään kiinni yhdessä sovituista vastuista ja rooleista 4. Tilannetta seurataan ja reagoidaan tarpeen mukaan muutoksiin. 5. Mediasuhteissa aloite pidetään omissa käsissä. 23