Miten asukasviestintä muuntuu hyödyksi? - viestinnän haasteet sekä erilaiset viestinnän välineet

Transkriptio

1 Viestintäpäällikkö Marjukka Vainio, Suomen Kiinteistöliitto Miten asukasviestintä muuntuu hyödyksi? - viestinnän haasteet sekä erilaiset viestinnän välineet

2 Hyvä viestintä linkittyy arkeen ja vastaa kaikkein tärkeimpään kysymykseen: Miten asia vaikuttaa minun arkeeni ja talouteeni?

3 Asukas haluaa tietää asiat, jotka vaikuttavat hänen arkeensa Järjestysmääräykset - yhteiset tilat ja niissä käyttäytyminen Jätehuolto ja jätteiden poiskuljetus Pysäköinti kiinteistön alueella Huoneistossa vietettävä elämä Muuttoilmoitukset Tomuttaminen Lemmikkieläimet

4 Viranomaismääräykset: Palotekniset asiat (palovaroittimet, sähkölaitteiden turvallisuus) Väestönsuojeluasiat (tarvikkeet, henkilöstön valinta, koulutus) Kiinteistön yleinen turvallisuus (pelastustiet, leikkivälineiden turvallisuus)

5 Tiedotustarpeita Tarpeelliset yhteystiedot kaikkien saataville Huoltotilojen tunnistetarrat (yrityksen omat tunnistetarrat) Ulkoalueiden hoito ja yleisten tilojen siivous (pysyväistiedote) Ostopalvelutehtävien sisältö ja niiden perusteena olevan sopimuksen sisältö Kiinteistönhuollon normaaleista päivärutiineista poikkeava toiminta Korjaustöiden aiheuttamat häiriöt

6 Lisää tiedotustarpeita Muistutukset tärkeistä, mutta harvemmin toistuvista yhtiön hoitoon liittyvistä asioista Käyttäjämotivaation ylläpitäminen ja opastaminen kiinteistön taloudelliseen käyttöön Säännösten edellyttämä tiedottaminen pääsääntöisesti määrämuotoista Yksityistilassa/-huoneistossa käynti esim. vikailmoituksen johdosta käyntitiedote näkyvälle paikalle sekä raportointi esimiehelle ja kiinteistön yhdyshenkilölle.

7 Viestintä taloyhtiön menestystekijä Taloyhtiön käytännön tekojen ja viestinnän oltava yhtä!

8 Jokaisessa hyvin hoidetussa taloyhtiössä on viestintäsuunnitelma, josta ilmenevät taloyhtiön viestinviejät viestinnän kohderyhmät oikeat välineet kohderyhmien tavoittamiseen ennakoidut viestintätarpeet kenelle mistäkin asiasta tiedotetaan viestinnän sisällöt ja niiden kattavuus

9 Suunnitelmallinen viestintä Asioiden ja tapahtumien ennakointia ennen kuin ne nousevat epäkohdiksi ja pihapuheisiin Sitouttamista taloyhtiön yhteiseen hyvinvointiin jakamalla oikeaa tietoa oikeaan aikaan Asukkaiden osallisuuden ja taloyhtiön kehittämisen tukemista siksi myös asioiden valmistelusta tiedotettava hyvissä ajoin

10 Intressiryhmät 1. Kiinteistönkäyttäjät omistajat vuokralaiset asiakkaat 2. Kiinteistöä huoltavat henkilöt 3. Kiinteistön hallintoa ja taloutta hoitavat henkilöt 4. Huoltoyhtiön väki 5. Julkinen sektori ja viranomaiset

11 Jos viestintä voi epäonnistua, niin se epäonnistuu Jos viestintä ei voi epäonnistua, niin se kuitenkin yleensä epäonnistuu On olemassa aina joku, joka tietää sinua paremmin, mitä olet viestilläsi tarkoittanut Osmo A. Wiio

12 Moni asia on muuttunut Taloyhtiön toimintaympäristö: kansainvälisyys, äidinkieli / kielitaito, kulttuurien kohtaamiset - haaste kommunikaatiolle monikulttuuristen asiakkaiden kanssa kommunikointi vuorovaikutuksen tapa, kommunikaatiovälineet ja niiden käyttötiheys vaihtelevat => viestintäilmasto

13 Viestinnän kanavat - lyhyesti Monikanavaviestintä! Viestien oltava tiiviitä ja kielellisesti yksinkertaisia Sama aineisto voidaan julkaista hieman muokattuna useiden viestimien kautta.

14 Välineet tehokkaaseen viestintään Infotilaisuudet erillisinä asukasiltoina Yhtiökokoukset Ilmoitustaulut Infopiste Huoneistokohtaiset tiedotteet

15 Sähköpostilistat Teksti- ja kuvaviestit matkapuhelimiin Remontti-tv Internet: www-sivut ja muut verkkopalvelut

16 Tiedonvälitys on muuttunut Internet, blogit, matkapuhelin yhä vähemmän tilaa perinteiselle yhdensuuntaiselle tiedonvälitykselle jokainen voi ryhtyä julkaisijaksi (vrt. Kyyjärvi, Nopola News -verkkolehti keskusteluihin voi osallistua nimettömänä palaute on suoraa ja kaikkien tiedossa välittömästi ei tilarajoitetta

17 Tampereella ja Helsingissä kaupunginosien omia blogisaitteja henkilöön leimautuneet persoonalliset blogit ovat vahvoja tieto halutaan - olettamuksineen ja näkökulmineen - iskevästi nopeassa ja helpossa muodossa => Kaupunki- ja aikakauslehdet ovat internet-ajan media (kuluttajan valinta)

18 Kiinteistöliiton uusi jäsenetu Maksuttomat taloyhtiösivut nettiin Hajautettu päivitys taloyhtiö, isännöitsijä ja Kiinteistöliitto Kiinteistöliitto vastaa Hallinto-oppaan ja Asumisoppaan sisältöjen ajantasaisuudesta sekä uutistuotannosta.

19 Välitä viestillä!