HAVAINTOJA HANKINNOISTA. Mårten Hellbom hankintapäällikkö Helsingin kaupungin pelastuslaitos

Transkriptio

1 HAVAINTOJA HANKINNOISTA Mårten Hellbom hankintapäällikkö Helsingin kaupungin pelastuslaitos

2 Sisällysluettelo 1 HANKINNAT Hankintojen yleiset säännöt Hankinnan suunnittelu ja valmistelu Hankintaesitys Hankintavaltuudet Tarjouspyyntöoikeus Yhteishankinnat Esteellisyys hankintaprosessissa Julkisuus ja salassapito Vaitiolovelvollisuus ja hyväksikäyttökielto Harmaan talouden torjunta ja ympäristönäkökulmat 9 2 HANKINNAT TALOUSARVION NÄKÖKULMASTA Taloussuunnitelma ja arvio Käyttömäärärahat Investointimäärärahat Investointisuunnitelma 10 3 HANKINTOJEN RAJA-ARVOT JA LUOKAT Hankintakategoriat Pienhankinnat/hankinnat alle Hankinnat yli mutta alle hankintalain rajaarvon (30.000/ ) Kynnysarvot ylittävien hankintojen menettelytapa 12 4 HANKINNAN TOTEUTUS Tarjouspyyntöasiakirjat Hankinnan kohteen kuvaus ja tekninen erittely (tekniset määreet) Hankinnasta ilmoittaminen ja tarjouspyynnön lähettäminen Tarjoukset Tarjousten avaaminen ja säilyttäminen Tarjousten käsittely Hankintapäätös 16 Viranhaltijoiden hankintapäätökset 16 Pelastuslautakunnan hankintapäätökset 16 Lautakuntaesitykset 16 Lautakuntapäätökset Päätösten tiedoksianto 17

3 Hankintapäätöksestä tiedottaminen Hankintasopimus Pitkäaikaiset sopimukset Hankintasopimukseen liittyvät pankkitakaukset, vakuudet ja ennakot Hankintasopimuksen velvoitteiden seuranta Hankinnan vastaanotto, tarkastaminen, merkitseminen ja luovuttaminen käyttöön Reklamaatio Hankintaan liittyvät laskut ja laskujen hyväksyminen Hankinnan takuun valvonta 21 5 ERILLISOHJEET Rakentaminen Yksityishankinnat Tietotekniikkalaitteiden ja ohjelmiston sekä palveluiden hankinnat Inventointi Palo- ja pelastusyksiköiden inventointi Käytetyn tavaran osto Käytetyn tavaran myynti ja lahjoittaminen Rikkoutunut tavara 23 Viallisen öljyntorjuntakaluston poisto 23 Käyttöä vailla olevan öljyntorjuntakaluston poisto 23 Öljyntorjuntakaluston poisto (myynti) vaihdon yhteydessä Katoamisilmoitus 23 6 HANKINTOJEN ULKOPUOLINEN RAHOITUS JA AVUSTUKSET Valtionavustukset 24 Öljysuojarahasto 24 Palosuojelurahasto Muut ulkopuoliset rahoitukset 25 7 MUUTA HUOMIOITAVAA Hankinta-asiakirjojen säilytysohjeet Henkilökohtaiset varusteet Tilaus Huolto- ja kunnossapitosopimukset 25

4 HANKINTOJEN YLEISET SÄÄNNÖT Laki julkisista hankinnoista Valtioneuvostonasetus julkisista hankinnoista Helsingin kaupungin hankintasääntö; Harmaan talouden torjunta Yleisiä sopimusehtoja, esimerkiksi JYSE, JIT, YSE, AYSE ja KSE Talousarvion noudattamisohjeet Pelastuslautakunnan päättämiä hankinta-, vuokraus- ja myyntivaltuuksia, jotka ovat liitteet 1 ja 2 (tarkista voimassa olevat valtuudet, jotka ovat pelastuslautakunnan yleensä vuoden lopussa tekemiä päätöksiä). Hankintaoppaat (esim. Öt veneet) Pelastuslaitoksen hankintaohje; täydentää Helsingin kaupungin hankintakäsikirjaa.

5 HANKINNAN SUUNNITTELU JA VALMISTELU Tarve/elinkaari Markkinatutkimus (jatkuva prosessi) Messut, omat ja naapurin kokemukset Laitoksen henkilöstön tieto taito Tiimi (hyvämuistiset) Konsultit

6 ESTEELLISYYS HANKINTAPROSESSISSA Laissa määritelty Meidän käytäntö, kolme ennakkotapausta JULKISUUS JA SALASSAPITO Mykkäkoulu aloitus ja lopetus ajat Vierailut, neuvottelut

7 HANKINNAN TOTEUTUS Tarjouspyyntöasiakirjat Älä tee tarjouspyyntöä yksin Kiire (katsotaan sitten kun tarjoukset tulee ) Tarjouspyyntö on vanha kun se on lähetetty Valintakriteerit harkittava tapauskohtaisesti Alin hinta Kokonaistaloudellisuus Julkisen sanan neuvosto (rakennusala ja juristit, sparraus)

8 HANKINNAN KOHTEEN KUVAUS JA TEKNINEN ERITTELY (tekniset määreet) Alkaa viimeistään kun edellinen hankinta on valmis Työryhmät Muisti Kaikkia ammattialojen tietotaitojen hyödyntäminen

9 TARJOUSTEN KÄSITTELY Onko tarjouspyynnön mukainen? Täsmentäminen Ristiriita Täydentäminen Tinkiminen Tarjouksen parantaminen

10 HANKINTAPÄÄTÖKSESTÄ TIEDOTTAMINEN Valitukset Lautakunta Mao Kho HANKINTASOPIMUS Oleellista, ankaraa

11 HANKINTASOPIMUKSEN VELVOITTEIDEN SEURANTA Kirjeenvaihto Muistiot Vastaanotto Kysymyksiä?