Tarjouspyyntö. 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö:

Transkriptio

1 1. Hankintayksikön perustiedot Hankintayksikkö: Jyväskylän kaupunki Talouskeskus-liikelaitos Mari Soukka Heikinkatu 3b/PL Jyväskylä Suomi puh Hankintayksikön luonne: Kunta tai kuntayhtymä 2. Hankinnan tausta ja kohde Talouskeskus on Jyväskylän kaupungin liikelaitos, joka tarjoaa asiakkailleen talouden ja palkkahallinnon palveluja sekä sovelluspalveluja. Talouskeskuksen asiakkaina ovat kaikki Jyväskylän kaupungin yksiköt. Lisäksi Talouskeskus-liikelaitos tuottaa palveluja konserniyhteisöille sekä seudun kunnille ja kuntayhtymille. Hankinnan kohteena on ohjelmistorobotiikan (RPA) ratkaisu, jonka avulla automatisoidaan Talouskeskus-liikelaitoksen palveluprosesseja. Hankinta sisältää valitun RPA-kohteen toteutuksen (tuotantoympäristön suunnittelu, testaus ja käyttöönotto) ja ylläpitopalvelut pilvipalveluna (hinnoittelu tuki-, ylläpito- ja asiantuntijapalveluista sekä käyttöoikeuksista). Tarjous pyydetään antamaan kolmen robotisoitavan esimerkkikohteen pohjalta, joita ovat: toimittajan perustaminen SAP-järjestelmään, poikkeustilikäsittely palkkajärjestelmässä ja tietoliikenneyhteyden hallinnointi SAP-järjestelmässä. Lopulliset toteutettavat kohteet valitaan yhdessä toimittajan kanssa projektin suunnitteluvaiheessa. Tuotantoprosessin toteutus voi olla joku tarjouspyynnössä esitetyistä tehtävistä, kaikki tehtävät tai jokin täysin erillinen samankaltainen tehtävä. Hankinta sisältää projektitoteutuksen ja toteutetun robotin ylläpidon palveluna vähintään yhdeksi vuodeksi ja lisähankintamahdollisuuden muista robotisoitavista tehtävistä sekä konsultaatio- ja tukipalveluista. Tarjouksessa tulee olla ehdotus projektien toteuttamisesta sekä tuotantosuunnitelma aikatauluineen. Tarjouksen tulee sisältää kuvaus toimittajan yleisestä toimitusmallista mahdollisten lisätehtävien robotisoinnissa. Tarjouksessa tulee ilmetä tarjottava toteutuksessa käytettävä RPA-tekniikka ja sen ominaisuuksista ainakin seuraavat asiat: tuotteen soveltuvuus Talouskeskus-liikelaitoksen tarpeisiin, tuotteen elinkaaren hallinta sekä tuotteen tarjoamat keskeiset valmis- ja hallintaominaisuudet. Talouskeskus-liikelaitos PL 137, Jyväskylä

2 Lisäksi tarjouksessa tulee antaa ratkaisukuvaus pilvipalveluna toteutettavasta ohjelmistorobotiikkapalvelusta sisältäen mm. kuvauksen tuotannon aikaisista menettelyistä, tukimalli ja siihen sisältyvä palvelumalli. Tarjouksen tulee sisältää kuvaus asiakkaan suoritettavaksi tulevista tehtävistä ja arvio niihin tarvittavasta työpanoksesta ja osaamisesta eriteltynä käyttöönottoprojektin ja ylläpitovaiheen ajalta. Saatujen hintaindikaatioiden perusteella on tehty arvio, että kyse on hankintalain kynnysarvot alittavasta pienhankinnasta, johon ei sovelleta hankintalakia. 3. Robotisoitavien tehtävien tarkempi kuvaus Alla on kuvattu kolme robotille osoitettua tehtävää, joista on tehty karkean tason nykytilakuvaukset. Kuvauksissa ei ole vielä huomioitu tehtävän optimointia robotille Toimittajan perustaminen Toimittajarekisteriä ylläpidetään SAP-järjestelmässä ja ostolaskuja käsitellään Baswaren P2P-järjestelmässä. SAP-järjestelmään luodut toimittajatiedot siirtyvät liittymällä ostolaskujärjestelmään kaksi kertaa vuorokaudessa. Tehtävässä poimitaan ostolaskujärjestelmään tulevista laskuista ne, joissa ei ole toimittajanumeroa. Ensin tarkastetaan, onko ostolaskujärjestelmässä toimittaja jo olemassa, jos ei, toimittaja perustetaan SAP-järjestelmään erillisten määrittelyjen mukaisesti. Jos toimittaja jo löytyy ostolaskujärjestelmästä, nostetaan toimittajatieto laskulle Tehtävässä käytettävät järjestelmät Sovelluksen nimi P2P-ostolaskujärjestelmä SAP ECC IE Explorer (tmv.) Outlook Kuvaus käyttötarkoituksesta Ostolaskujen käsittelyjärjestelmä, jonne saapuneista laskuista robotti poimii laskut, joilta puuttuu toimittajatieto. Toimittajatietojen ylläpito ja perustaminen. YTJ-tietopalvelu josta robotti katsoo y-tunnuksen voimassaoloajan ja yritysmuodon Robotti lähettää seurantaraportin määritellyille vastaanottajille.

3 Tehtävän kuvaus 1. Ostolasku saapuu P2P-järjstelmään. 2. Poimitaan laskut joilla ei ole toimittajatietoa 3. Tarkastetaan laskulla olevan y-tunnuksen perusteella, löytyykö toimittajatietoa P2P-järjestelmästä. löytyy o tarkastetaan, löytyykö toimittajalle useita toimittajanumeroja löytyy useita toimittajanumeroita o päätetään käsittely tähän löytyy vain yksi toimittajanumero o nostaa toimittajatiedon laskulle 4. Jos toimittajatietoa ei y-tunnuksen perusteella löydy P2P-järjestelmästä, siirrytään SAPjärjestelmään ja tarkastetaan, löytyykö toimittajatieto SAP-toimittajarekisteristä. löytyy o päätetään käsittely tähän ei löydy o o haetaan määrätyt tiedot y-tunnuksen perusteella ytj-rekisteristä perustetaan toimittaja SAP-toimittajarekisteriin ennalta määrättyjen tietojen perusteella Tilanteissa, joissa robotti keskeyttää työn, kirjaa se tiedon sovitun mukaisesti ostolaskujärjestelmän laskuhistoriaan. Lisäksi robotin tulee lähettää suorittamistaan tehtävistä määritetyille vastaanottajille sähköpostilla määrämuotoinen kooste, joka sisältää myös poikkeustilanteet.

4 3.2. Poikkeustilikäsittely palkkajärjestelmässä Tehtävässä tehdään kuittausmerkintä palkkajärjestelmään, jos henkilölle on tehty poikkeava kustannusten jako Tehtävässä käytettävät järjestelmät Sovelluksen nimi Personec FK. Excel Outlook Kuvaus käyttötarkoituksesta Palkkajärjestelmä Listaus henkilöistä joilla poikkeustili ja poikkeustilien päivämäärät Robotti lähettää seurantaraportin määritellyille vastaanottajille Tehtävän kuvaus

5 1. Palkkajärjestelmästä otetaan Excel-taulukko, jossa näkyy palvelussuhteen poikkeustilit (poikkeustilijako tehdään palvelualueilla SAP-järjestelmään, josta tieto tulee liittymällä palkkajärjestelmään). 2. Excelistä valitaan henkilö, jolta puuttuu ok-kuittausmerkintä (ok-merkintä omassa sarakkeessaan). 3. Haetaan ko. henkilö palkkajärjestelmästä. 4. Verrataan palvelussuhdetilin kestoa (pvm) poikkeustilin kestoon (pvm). a. mikäli päivämäärät ovat yhtä suuret, tehdään palkkajärjestelmässä kuittausmerkintä ( ok -merkintä lisätiedot kenttään) b. mikäli päivämäärät ovat erisuuret, verrataan, onko poikkeustilin kesto täyden/täysien kalenterikuukausien pituinen i. mikäli poikkeustilin kesto on täyden/täysien kalenterikuukausien pituinen, tehdään palkkajärjestelmässä kuittausmerkintä ( ok -merkintä lisätiedot kenttään) ii. mikäli poikkeustilin kesto on erisuuri kuin kokonainen/kokonaiset kalenterikuukaudet, tehdään palvelussuhdetilin jako. (Syötetään Excelissä oleva poikkeustilin päivämäärä palkkajärjestelmään palvelussuhdetilin päivämääräksi ja kuitataan jako-painikkeella). Tämän jälkeen tehdään palkkajärjestelmässä kuittausmerkintä ( ok -merkintä lisätiedot kenttään). Robotin tulee kirjata suorittamansa tehtävät sovitulla tavalla ja lähettää kooste sähköpostitse määritetylle vastaanottajajoukolle Tietoliikenne yhteyden hallinnointi SAP-järjestelmässä Tässä tehtävässä päätetään SAP-tietoliikenneyhteys henkilön päättyneeltä palvelussuhteelta, kytketään se voimassaolevalle palvelussuhteelle ja tallennetaan viimeisimmän palvelussuhteen päättymispäivämäärä SAP-käyttäjähallintaan henkilön käyttäjätunnuksen voimassaolon päättymispäivämääräksi Tehtävässä käytettävät järjestelmät Sovelluksen nimi SAP HCM SAP CUA Excel Kuvaus käyttötarkoituksesta Henkilötietojärjestelmä Keskitetty käyttäjähallinta SAPista otettavat ad hoc kyselyt tulostetaan Excel-muotoon.

6 Tehtävän kuvaus 1. SAP HCM -järjestelmästä otetaan ad hoc -kysely. Kyselypohja on valmiina järjestelmässä. 2. Kysely viedään Exceliin ja Excelistä kopioidaan keskitetyt henkilönumerot (tietty sarake). 3. SAP HCM -järjestelmästä otetaan toinen ad hoc -kysely. Kyselypohja on valmiina järjestelmässä. Yhdeksi hakutekijäksi syötetään vaiheessa 2. kopioidut keskitetyt henkilönumerot. 4. Excelistä 2. valitaan sellainen henkilö, jolla ei ole SAP-käyttäjätunnusta määritellyssä sarakkeessa. Excelistä poimitaan tämän henkilön sopimusnumero. 5. Sopimusnumeron perusteella haetaan henkilö SAP-järjestelmästä. 6. Valitaan käsittelyyn henkilön viimeksi päättynyt sopimus. 7. Poimitaan viimeksi päättyneen sopimuksen päättymispäivämäärä (tämän voi poimia SAP-järjestelmästä tai Excelistä). 8. Päätetään käsittelyssä olevalta sopimukselta tietoliikenneyhteys. Tämä tehdään käytännössä niin, että sopimuksen päättymispäivämäärä tallennetaan infotyypin 0105 (Tietoliikenne) kohdan 0001 (Järj. käyttäjänimi SAP-järj.) päättymispäivämääräksi. Samalta näytöltä kopioidaan henkilön SAP-käyttäjätunnus. 9. Valitaan henkilön voimassa oleva sopimus. 10. Tarkastellaan, onko sopimuksen kesto alle 1kk. Jos on, päätetään käsittely tähän. 11. Jos sopimuksen kesto on yli 1kk, tallennetaan käyttäjätunnus käsittelyssä olevalle (eli voimassa olevalle) sopimukselle. 12. Kirjaudutaan SAP-käyttäjähallintaan (CUA). Haetaan käyttäjätunnuksen perusteella käyttäjä ja viedään käyttäjätunnukselle edellä käsitellyn sopimuksen päättymispäivämäärä. Robotin tulee kirjata suorittamansa tehtävät sovitulla tavalla ja lähettää kooste sähköpostitse määritetylle vastaanottajajoukolle.

7 4. Hankintamenettelyn kuvaus Kyseessä on avoin hankintamenettely. Hankintailmoitus julkistetaan Jyväskylän kaupungin pienhankintakanavassa. Osatarjouksia ei hyväksytä. 5. Tarjoajan kelpoisuudelle asetetut vaatimukset Toimittajan tulee täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset. Hankintayksikkö voi pyytää kaikkia kelpoisuus ja vähimmäisvaatimuksia koskevia selvityksiä hankintamenettelyn ja hankintasopimuskauden aikana. Toimittajalla tulee olla valmius sähköiseen laskutukseen. 6. Tarjouksen tekemisen määräaika 7. Hinta ja ehdot 8. Valintaperusteet 9. Lisätiedot Tarjous tulee jättää sähköisesti mennessä. Tarjouksen tulee olla voimassa 120 päivää tarjousten viimeisestä vastaanottopäivästä. Tarjottavan ratkaisun ja palvelun tulee sisältää kaikki palvelun tuottamisesta aiheutuvat maksut eriteltynä. Tarjottava hinta sisältää kaikki kulut ja korvaukset, eikä mitään kustannuslisiä hyväksytä. Arvonlisäveron Tarjoaja voi laskuttaa voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti (tarjottava hinta tulee antaa arvonlisäverottomana). Tarjoajan on esitettävä tarjouksessaan muut keskeiset sopimusehdot. Maksuehto 30 pv netto. Jätetyistä tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin, ottaen huomioon tarjouspyyntöasiakirjoissa kuvatut muut valintaperusteet. Valintaperusteiden painoarvot: hinta 50 % toteutussuunnitelman laatu 30 % muut laatutekijät 20 %, joita voivat olla mm: o kyseistä toimeksiantoa varten tarjottavien asiantuntijoiden toimeksiannon kohteeseen liittyvä pätevyys, kokemus ja liiketoimintaymmärrys o referenssit vastaavista toteutuksista Tarjouksen pyytäjä pidättää itsellään oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Hankintayksiköllä on oikeus hylätä tarjouspyyntöä vastaamattomat ja myöhässä saapuneet tarjoukset. Mahdolliset tarjouksen antamiseen liittyvät lisätietopyynnöt tulee tehdä mennessä osoitteeseen henna.lehmusjoki@jkl.fi

8 10. Tarjouksen lähettäminen Tarjous liitteineen on tehtävä suomen kielellä. Tarjoukset tulee lähettää sähköisesti osoitteeseen: klo mennessä. Määräajasta myöhästyneet tarjoukset suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle. Tarjous tulee Tarjoajaa sitovaksi, kun Jyväskylän kaupungin Talouskeskus-liikelaitos on ottanut tarjouksesta selon. 11. Hankintapäätös ja hankintasopimuksen tekeminen Hankinnasta tehdään hankintapäätös, joka toimitetaan tarjoajille sähköpostitse. Sopimussuhde Talouskeskus-liikelaitoksen ja tarjoajan välillä ei synny hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan tarjoan kanssa tehtävällä kirjallisella sopimuksella.