KALAJOKILAAKSON HANKINTARENGAS 1 (5) Haapaveden kaupunki / Arja Mertala Tähtelänkuja 1, PL HAAPAVESI Puh

Transkriptio

1 KALAJOKILAAKSON HANKINTARENGAS 1 (5) Haapaveden kaupunki / Arja Mertala Tähtelänkuja 1, PL HAAPAVESI Puh TARJOUSPYYNTÖ Kalajokilaakson hankintarenkaan elintarvikeryhmä pyytää, jäsenorganisaatioidensa puolesta ja niiden edustamana, tarjoustanne liitteen mukaisista tuotteista hankintayhteistyösopimuksen piiriin kuuluvien yksiköiden tarpeisiin. Kalajokilaakson hankintarenkaan hankintayhteistyösopimuksen piiriin kuuluvat elintarvikkeiden osalta seuraavat jäsenorganisaatiot: Ylivieskan kaupunki, Nivalan kaupunki, Oulaisten kaupunki, Kalajoen kaupunki, Haapaveden kaupunki, Sievin kunta, Alavieskan kunta, Merijärven kunta, Siikalatvan kunta, Jokilaaksojen koulutuskuntayhtymä, Vieskan liikelaitoskuntayhtymä ja Raudaskylän kristillinen opisto. Jäsenorganisaatiot ovat koonneet asiantuntijaryhmän (elintarvikeryhmä), joka kilpailuttaa niiden puolesta elintarvikkeet. Elintarvikeryhmä ei ole päättävä elin, vaan se tekee hankintaesityksen jäsenorganisaatioiden valtuuttamalle organisaatiolle, Haapaveden kaupungille, joka päättää hankinnasta. Nivalan kaupunki päättää itsenäisesti omasta hankinnastaan elintarvikeryhmän esityksen perusteella. Elintarvikeryhmän puheenjohtajana ja yhteyshenkilönä toimii ruokapalvelupäällikkö Arja Mertala Haapaveden kaupungista. Sopimuskausi: yksi (1) lisävuosi optiona. Tarjouksen muoto Tarjouspyyntö liitteineen on julkaistu julkisten hankintojen ilmoituskanavalla, HILMAssa. Tarjouspohjaa laadittaessa on käytetty Microsoft Excel taulukkolaskentaohjelmaa (Liite 1). Tarjous on annettava em. liitelomakkeella. Lomaketta ei saa muuttaa tai muokata(ei saa poistaa eikä lisätä rivejä). Tarjouksen tulee olla kaikilta osiltaan (myös liitteiltään) suomenkielinen. Suomenkielinen tarjous tulee palauttaa sähköpostiliitteenä sekä allekirjoitettuna paperiversiona neljänätoista (14) kappaleena. Paperimuotoinen tarjous on ensisijainen, mikäli sähköisen ja paperisen tarjouksen välillä on ristiriitaa. Pidätämme oikeuden käsitellä vain pyydetyssä muodossa saapuneet tarjoukset. 1

2 2 (5) Toimitusehto Toimitusaika Toimipisteet, toimituskerrat ja toimitusten kellonajat on lueteltu liitteellä. (Liite 2) Tarjoajan tulee tehdä toimitusaikataulusuunnitelma tarjouksen liitteeksi. Lisäksi tarjouskilpailun voittaneen toimittajan kanssa voidaan sopia myös toimipistekohtaisista aikatauluista. Toimittaja ei voi perua toimitusta viivästykseensä vedoten. Mikäli toimittaja ei pysty toimittamaan sovittua tuotetta lainkaan tai sen viivästyminen aiheuttaa toimintamuutoksen tilaajalle, on tilaajalla oikeus tehdä hankinta toiselta toimittajalta. Sopimustoimittaja on velvollinen korvaamaan tilaajalle korvaavaksi tilatun tuotteen ja sopimustuotteen hinnanerotuksen. Toimitus katsotaan viivästyneeksi, mikäli se toimitetaan sovittuna toimituspäivänä kolme (3) tuntia yhteisesti sovitun toimitusajan jälkeen. Tilaaja ei ole velvollinen ottamaan viivästynyttä toimitusta vastaan. Hinnat Tarjoukset hinnoitellaan arvonlisäverottomin, tuettomin, hinnoin euroina. Hinnat ilmoitetaan kahden (2) desimaalin tarkkuudella. Korvaavat tuotteet on toimitettava sopimuksessa olevilla hinnoilla. Mahdollinen pientoimitusraja ja määrä on ilmoitettava. Mahdollinen kuljetus/pudotusmaksu ja sen määräytymisperusteet on ilmoitettava erikseen. Muita toimitus- tai laskutuskuluja emme hyväksy. Hintamuutokset Pakkaukset Laatu Toimittaja neuvottelee mahdollisista hinnanmuutoksista puolen vuoden välein hankintarenkaan edustajien kanssa. Jos kampanjahinta on tarjousta edullisempi, sovelletaan kampanjahintaa. Pakkausten, kuljetuslaatikoiden ja rullakoiden on sovelluttava terminaalikuljetukseen ja oltava kuljetuskestävyydeltään moitteettomia ja tarkoitukseen soveltuvia. Puutteellisesti tai virheellisesti merkittyjä elintarvikkeita ei voida vastaanottaa (pakkausmerkintäasetus 1084/2004). Tarjottavien tuotteiden pitää täyttää elintarvikkeista ja niiden valvonnasta annettuihin lakeihin ja asetuksiin liittyvät vaatimukset ja muut viranomaismääräykset. Tavarat tilataan ja ne on toimitettava sovittuina aikoina, sovitunmääräisinä ja laatuisina sovittuun paikkaan. Toimittajan kanssa sovitaan myös toimituksen takaraja-aika. Tuotteiden pakkauksesta on käytävä suoraan ilmi pakkauksen sisältö suomen kielellä. Tuotteista on tarvittaessa saatava tarkka tuoteseloste suomen kielellä. Puuttuva tuote on korvattava hinnaltaan ja laadultaan vastaavalla tuotteella. Toimipaikkaan on ilmoitettava, jos vastaavaa tuotetta ei ole saatavana. 2

3 3(5) Virheellisistä ja puuttuvista tuotteista ilmoitetaan välittömästi asian havaitsemisen jälkeen toimittajan yhdyshenkilölle ja sovitaan menettely- ja korvaustavasta ilman lisäkustannuksia. Tuotteiden on oltava virheettömiä ja laadultaan ensiluokkaisia. Tuotteet on varastoitava toimittajalla ja ne on kuljetettava siten, että ne täyttävät omavalvonnan laatukriteerit. Tuotteet eivät saa sisältää muuntogeenisiä aineita (GMO). Kelpoisuusehdot Selvitykset Maksuehto Tilaaja edellyttää toimittajalta vakavaraisuutta ja kykyä hoitaa toimitukset ennalta sovittavien menettelytapojen mukaisesti. Toimittajan on täytettävä tarjouspyynnössä ilmoitetut laatukriteerit. Tarjoukseen on liitettävä todistukset siitä, että tarjouksen tekijä on huolehtinut yhteiskunnallisista velvoitteista (verot, eläke- ja sosiaalimaksut). Lisäksi edellytetään todistusta siitä, että toimittaja on sijoitusmaassaan merkitty ammatti- tai elinkeinorekisteriin. Todistukset eivät saa olla kolmea (3) kuukautta vanhempia. Tarjouksen tekijän on selvitettävä tuotteiden jäljitettävyysjärjestelmä. Lisäksi edellytetään selvitys laatujärjestelmän tai omavalvontasuunnitelman pääkohdista sekä menettelystä palautus-, puute- ja virhetilanteissa. Niin ikään vaaditaan selvitys tilausjärjestelmästä, yhteensopivuus hankintarenkaan käytössä oleviin järjestelmiin (Aromi, Aivo ja Jamix) sekä selvitys siitä, millaisessa muodossa toimittaja voi vastaanottaa sähköisen tilauksen. Mahdollisesta myöhemmin tehtävästä järjestelmien yhteensopivuuden mahdollistavista toimenpiteistä ei saa aiheutua kuluja tilaajalle. Tarjouksen tekijän on myös selvitettävä, kuinka se ottaa toiminnassaan huomioon ympäristöasiat ja kestävän kehityksen periaatteet. Vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko on enintään korkolain mukainen. Tarjouksen voimassaoloaika Tarjouksen on oltava sitovasti voimassa vähintään kuusi kuukautta (6) tarjousajan päättymisestä. Tarjouksen jättö Tarjoukset on toimitettava suljetussa kuoressa klo mennessä osoitteeseen: Kalajokilaakson hankintarengas, Haapaveden kaupunki / Arja Mertala, Tähtelänkuja 1, Haapavesi. Kuoreen merkintä Elintarviketarjous. arja.mertala@haapavesi.fi 3

4 Tarjousten käsittely 4(5) Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Kuljetus/pudotusmaksut otetaan hintavertailuun mukaan. Valintaperusteena on halvin hinta. Vertailuvaiheeseen pääsevät ne tarjouspyynnön mukaiset tarjoukset, jotka täyttävät kelpoisuusehdot. Puutteellisten/virheellisten tietojen kohdalla käytetään vertailussa kyseiseen tuotteeseen tai tuoteryhmään saatujen tarjousten kalleinta hintaa. Mikäli ette pysty tarjoamaan tai valikoimassanne ei ole ollenkaan jotain tuoteluettelossamme mainittua tuotetta, ilmoittakaa siitä erillisellä liittelomakkeella. Mikäli liitettä ei ole, sovelletaan riville saatujen tarjousten kalleinta hintaa. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankintamäärät Vertailussa käytetään tarjouslomakkeella ETARJOUS 2012 (liite 1) ilmoitettuja määriä, jotka perustuvat arvioon edellisen vuoden kulutuksesta. Hankintarengas ei sitoudu ilmoitettuihin hankintamääriin sopimuskauden aikana. Toimituspaikkojen määrä ja sijainti voivat muuttua sopimuskauden aikana. Sopimus Hyväksytyn toimittajan kanssa tehdään hankintasopimus, kun hankintapäätös on tullut lainvoimaiseksi. Jokainen jäsenorganisaatio tekee oman hankintasopimuksen toimittajan kanssa. Sopimus tehdään yhden toimittajan kanssa. Sopimus, ilman erillistä irtisanomista, laaditaan ajalle Sopimus voidaan purkaa, jos toinen osapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Sopimusta ei saa kumpikaan osapuoli siirtää kolmannelle osapuolelle ilman toisen osapuolen suostumusta. Hankinta-asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisen toimittaman julkisuudesta. Tarjouskilpailuun osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille kuten toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, että se ei sisällä liiketai ammattisalaisuuksia. Jos liike- tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, on liike- tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoitettava erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty sanalla liikesalaisuus. Tarjouksen kokonaishinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. 4

5 5(5) Päätös mahdollisesta lisävuoden käyttämisestä optiona tehdään syksyllä Tuolloin asiasta ilmoitetaan sopimustoimittajille erikseen. Jos tarjouspyynnössä ei muuta mainita, noudatetaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2009 tavarat). Muuta huomioitavaa Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintarengas hylkää tarjouksen, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Jokainen hankintarenkaan jäsenorganisaatio ja valittu toimittaja sopivat erikseen mahdollisesta EU-koulumaitotuen hallinnoinnista ja hakemisesta. Hankintarengas pidättää jäsenillään oikeuden hylätä kaikki tarjoukset ja käynnistää uuden tarjouskilpailun. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia tilaajalta korvausta tarjouksen tekemisestä tai siihen liittyneistä toimenpiteistä aiheutuneista kustannuksista. Hankintarengas ei vastaa toimipaikkojen omistussuhteissa ja / tai toiminnoissa mahdollisesti tapahtuvista muutoksista. Lähempiä tietoja antaa ruokapalvelupäällikkö Arja Mertala, puh Tarjousasiakirjoja koskevat kysymykset tulee lähettää sähköpostilla osoitteeseen arja.mertala@haapavesi.fi viimeistään Vastaukset julkaistaan Haapaveden kaupungin internetsivuilla klo 12.00, Kysymyksen tekijä ei käy ilmi internetsivuilta. Tarjouksessa pitää olla maininta siitä, että tarjoaja on käynyt edellä mainitun määräajan jälkeen lukemassa tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset kysymykset ja vastaukset Haapaveden kaupungin Internetsivuilta ja että ne on huomioitu tarjousta laadittaessa. Muihin kyselyihin ei vastata. KALAJOKILAAKSON HANKINTARENGAS Arja Mertala Elintarvikeryhmän puheenjohtaja 5