Karttatuotantojärjestelmä

Transkriptio

1 Karttatuotantojärjestelmä Tarjouspyyntö

2 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 2 Sisältö 1 Tarjouspyyntö Hankinnan kohde Tarjousten käsittely Tarjoajan soveltuvuudelle asetettavat vaatimukset Valintaperusteet Hinnat Tarjous Sopimusehdot Hankinnan tavoiteaikataulu Liitteet... 12

3 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 3 1 Tarjouspyyntö Kirkkonummen kunnan yhdyskuntatekniikan toimialan tontti- ja mittauspalvelut pyytää sitovaa tarjousta tässä tarjouspyynnössä kuvatusta karttatuotantojärjestelmästä, johon sisältyy työkalut maasto- ja kiinteistötietojen tuotantoon sekä optiona maankäytön suunnitteluun. 1.1 Hankintayksikkö Kirkkonummen kunta, Osoite: Asematie 3 B KIRKKONUMMI 1.2 Hankintamenettely Hankinnassa sovelletaan hankintalakia ja tilaajavastuulakia. Hankinnan arvioitu kokonaisarvo ylittää kansallisen kynnysarvon. Hankinnan kokonaisarvon ei arvioida ylittävän EU-kynnysarvoa. Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinnasta on ilmoitettu Hilma-ilmoituskanavalla ja kunnan Internet-sivulla. Hankintamenettelyssä valitaan yksi kokonaisvastuullinen toimittaja. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Hankintayksikkö varaa oikeuden hankinnan keskeyttämiseen perustellusta syystä. 1.3 Yleistä Tontti- ja mittauspalvelut vastaa Kirkkonummen kunnan maan hankinnasta ja luovutuksesta, maankäyttösopimuksista, kartoitus- ja mittaustehtävistä, kantakartan ja muiden kartta- ja paikkatietoaineistojen ylläpidosta sekä niiden luovuttamisesta. Yksikössä työskentelee yhteensä 17 henkilöä. Kirkkonummen kunnalla on kantakarttaa yhteensä ha. Kantakartta on tehty mittakaavaan 1:1000 ja aineisto on tallennettu sen mukaisesti karttalehdittäin dgn-tiedostoihin. Aineistossa on päällekkäisiä kohteita karttalehtien reunoilla. Kaavoitus ja liikennejärjestelmäpalvelut vastaa Kirkkonummen kunnassa laadittavista yleis- ja asemakaavoista sekä liikennejärjestelmän kehittämisestä. Yksikkö osallistuu myös maankäytön ja liikennejärjestelmän suunnitteluun liittyvään ylikunnalliseen yhteistyöhön sekä vastaa useista maankäytön suunnitteluun liittyvistä erillisprojekteista ja selvityksistä. Liikennejärjestelmän puolella toiminnan painopiste on joukkoliikenteen suunnittelussa ja liikenneturvallisuuden edistämisessä. Yksikössä työskentelee 10 henkilöä. Kirkkonummella on voimassa 120 kpl asema- ja rantakaavoja. Kaavoitettua aluetta on yhteensä n ha, josta on vektorimuotoista aineistoa 41%.

4 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö Lisätiedot Mahdolliset tarjouspyyntöä koskevat kysymykset pyydetään toimittamaan sähköpostitse Aleksi Anttilalle (aleksi.anttila@kirkkonummi.fi) mennessä. Vastaukset kysymyksiin sekä mahdolliset tarkennukset tarjouspyyntöön julkaistaan kunnan internet-sivuilla viimeistään Hankinnan kohde Hankinnalla haetaan kokonaisvastuullista toimittajaa Kirkkonummen kunnan karttatuotantojärjestelmälle ja niihin liittyville palveluille. Järjestelmän tulee tarjota toiminnallisuudet seuraavien tietojen tuotantoon ja ylläpitoon: Maastotiedot (kantakartta) Kiinteistötiedot (kantakartan kiinteistöelementti, tonttijakokartta, kaavalaskenta) Maankäytön suunnittelu (asema- ja yleiskaavat sekä ajantasakaava, OPTIO) Toimittajan tulee tarjota seuraavia järjestelmään liittyviä palveluja: Järjestelmän käyttöönotto Tuki- ja ylläpitopalvelut Mahdolliset käyttöpalvelut Lisätyöt (OPTIO) Järjestelmän toiminnalliset vaatimukset on esitetty liitteessä 3. Vähimmäisvaatimukset muodostuvat vaatimusluettelon pakollisista toiminnallisuuksista. Järjestelmien vertailu tehdään hyödyllisten toiminnallisuuksien pisteytyksen mukaan. 2.1 Maasto- ja kiinteistötiedot Hankittavan järjestelmän toteutettaviin toiminnallisuuksiin sisältyy maasto- ja kiinteistötietojen käsittelyyn liittyvien toiminnallisuuksien (liite 3, kohdat 9-10) lisäksi yleisluontoiset tekniset ja toiminnalliset ominaisuudet (liite 3, kohdat 1-7) sekä palveluja koskevat vaatimukset (liite 3, kohta 11) Järjestelmän käyttöoikeudet Käyttöoikeuksien tulee koskea kaikkia maasto- ja kiinteistötietoja koskevia toiminnallisuuksia. Käyttöoikeuksia tulee olla 4 yhtäaikaiselle käyttäjälle Käyttöönotto Käyttöönottoprojektin tulee sisältää toimenpiteet kaikkien tarjottujen toiminnallisuuksien tuotantokäyttöön saattamiseksi.

5 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 5 Käyttöönottoprojektin tulee sisältää: järjestelmän parametroinnit ja asennukset, dokumentaatio asennuksista, käyttäjien ja pääkäyttäjän koulutukset, kantakartta- ja kiinteistöraja-aineistojen konvertoinnit järjestelmään sekä integroinnit liitteessä 3 kohdassa 7 tarjottuihin muihin järjestelmiin. Toimittajan tulee liittää tarjouspyyntöön alustava projektisuunnitelma, jossa on kuvattu vähintään seuraavat asiat: projektin vastuullinen vetäjä ja käytettävät henkilöresurssit koulutus ja kokemustietoineen, projektin vaiheet ja alustava aikataulu, projektin tehtävien jako ja vastuiden määrittely ja dokumentointi Tuki- ja ylläpitopalvelut Käyttäjille tulee tarjota liitteen 3. kohdan 11.7 mukainen tukipalvelu. Toimittajan tulee mitata palvelupisteen tavoitettavuutta ja ratkaisukykyä. Mittausten raportoinnista sovitaan erikseen. Järjestelmän ylläpito tulee olla liitteen 3. kohdan 11.8 mukainen Käyttöpalvelut Mikäli järjestelmään kuuluu palvelinsovelluksia, tulee toimittajan tarjota sovelluksille liitteen 3 kohdan 11.6 mukainen käyttöpalvelu maasto- ja kiinteistötietojen tuotantojärjestelmään. Toimittajan tulee mitata järjestelmän käytettävyyttä ja palveluvastetta. Mittaustulosten raportoinnista sovitaan erikseen. 2.2 Maankäytön suunnittelu (OPTIO) Optiona hankittavan järjestelmän toiminnallisuuksiin sisältyy maankäytön suunnitteluun liittyvät toiminnallisuudet (liite 3, kohta 8) sekä samat yleiset ominaisuudet kuin kohdassa 2.1 on mainittu (liite 3, kohdat 1-7,11) Järjestelmän käyttöoikeudet Käyttöoikeuksien tulee koskea kaikkia kaavoitusta koskevia toiminnallisuuksia. Käyttöoikeuksia tulee olla 5 yhtäaikaiselle käyttäjälle Käyttöönotto Käyttöönottoprojektin tulee sisältää toimenpiteet kaikkien maankäytön suunnitteluun liittyvien tarjottujen toiminnallisuuksien tuotantokäyttöön saattamiseksi. Käyttöönottoprojektin tulee sisältää: järjestelmän parametroinnit ja asennukset, dokumentaatio asennuksista, käyttäjien ja pääkäyttäjän koulutukset sekä

6 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 6 integroinnit liitteessä 3. kohdassa 7. tarjottuihin muihin järjestelmiin Tuki- ja ylläpitopalvelut Käyttäjille tulee tarjota liitteen 3 kohdan 11.7 mukainen tukipalvelu. Toimittajan tulee mitata palvelupisteen tavoitettavuutta ja ratkaisukykyä. Mittausten raportoinnista sovitaan erikseen. Järjestelmän ylläpitopalvelu tulee olla liitteen 3 kohdan 11.8 mukainen Käyttöpalvelut Mikäli järjestelmään kuuluu palvelinsovelluksia ja ne eivät ole samoja kuin kohdassa mainitut, tulee toimittajan tarjota sovelluksille liitteen 3 kohdan 11.6 mukainen käyttöpalvelu maankäytön suunnittelujärjestelmään. Toimittajan tulee mitata järjestelmän käytettävyyttä ja palveluvastetta. Mittaustulosten raportoinnista sovitaan erikseen. 2.3 Lisätyöt (OPTIO) Lisätöillä tarkoitetaan järjestelmän muutos- ja kehitystöitä, esim. integrointia. Lisätöillä ei tarkoiteta järjestelmän käyttöönottoon sisältyviä toimenpiteitä. Lisätöistä sovitaan aina erikseen. 3 Tarjousten käsittely Tarjoukset tarkastetaan ja käsitellään kolmessa vaiheessa. 1. Tarjoajan kelpoisuus ja soveltuvuus Hankintayksikön on hankintalain mukaan suljettava pois tarjouskilpailusta tarjoaja, jos hankintayksikön tiedossa on hankintalain 53 :ssä mainittu peruste tarjoajan poissulkemiseksi. Tarjoajalla tulee olla taloudelliset edellytykset järjestelmän toimittamiseksi. Mikäli tarjoaja ei täytä kohdassa 4.1 mainittuja taloudellisia edellytyksiä, tarjous hylätään. Tarjoajalla tulee olla tekninen ja muu soveltuvuus järjestelmän toimittamiseksi. Mikäli tarjoaja ei täytä kohdan 4.2 teknisiä ja muita edellytyksiä, tarjous voidaan hylätä. 2. Tarjouspyynnön mukaisuus Tarjouksen tulee olla tarjouspyynnön mukainen (kohdat 7 ja 8). Tarjottu järjestelmä tulee täyttää kaikki liitteessä 3 esitetyt vähimmäisvaatimukset. Epäselvissä tapauksissa tilaaja arvioi vaatimuksen täyttymisen lisäselvitysten perusteella. Tarjous hylätään, mikäli se ei ole tarjouspyynnön mukainen tai tarjottu järjestelmä ei täytä vähimmäisvaatimuksia. Osatarjouksia tai vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

7 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 7 Mikäli tarjouskilpailussa saadut tarjoukset eivät sisällöltään vastaa tarjouspyyntö tai tarjouksia ei voida hankintalain 25 :ssä viitatuista syistä hyväksyä, voi hankintayksikkö siirtyä neuvottelumenettelyyn. 3. Tarjousten vertailu Hyväksytyt tarjoukset vertaillaan kohtien 5 ja 6 mukaan. Tilaaja pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. 4 Tarjoajan soveltuvuudelle asetettavat vaatimukset 4.1 Taloudelliset edellytykset Tarjoaja on rekisteröitynyt ennakkoperintä-, työnantaja- ja kaupparekisteriin sekä arvonlisävelvollisen rekisteriin. Tarjoaja on suorittanut veronsa, tai tarjoajalla on verotoimiston hyväksymä maksusuunnitelma ja sitä on noudatettu. Tarjoaja on suorittanut eläkemaksunsa ja muut lakisääteiset maksut. Tarjoajalla on toiminnan vastuuvakuutus. Tarjoaja on tehnyt selvityksen työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Tarjoajan taloudellinen soveltuvuus osoitetaan liitteen 1 avulla. Täytetty liite siinä vaadittavine asiakirjoineen tulee liittää tarjouksen mukaan. 4.2 Tekniset ja muut edellytykset Tarjoajalla tulee olla vähintään kaksi referenssiä hankintaa vastaavasta tietojärjestelmän toimituksesta viimeisen kolmen vuoden ajalta. Uuden toimijan tulee osoittaa soveltuvuutensa jollakin muulla tavalla. Tarjoajan nimeämällä käyttöönotosta vastaavalla projektipäälliköllä tulee olla riittävä työkokemus vastaavista tehtävistä, joksi katsotaan vastaavana projektipäällikkönä toimiminen vähintään yhdessä käyttöönottoprojektissa viimeisen kolmen vuoden aikana. Tarjoajalla tulee olla sijaisjärjestely, joka takaa sopimuksen mukaisten palvelujen saatavuuden kaikissa tilanteissa. Sijaisten ammattitaito on vastaava, kuin sopimuksessa nimetyillä asiantuntijoilla. Tarjoajalla tulee olla käytössään laatujärjestelmä tai laadunhallintajärjestelmä tai vastaava. Tarjoajan tekninen ja muu soveltuvuus tulee ilmetä tarjouksesta.

8 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 8 5 Valintaperusteet Tarjouskilpailun valintaperusteena käytetään kokonaistaloudellista edullisuutta, jota arvioidaan seuraavien arviointikriteerien mukaan: 1. Vähimmäisvaatimukset ylittävät toiminnalliset ominaisuudet, painoarvo 60 % Vähimmäisvaatimukset koostuvat liitteen 3 pakollisista toiminnallisuuksista. Niitä ei ole pisteytetty. Järjestelmän pisteet lasketaan sen liitteessä 3 toteuttamista hyödyllisistä toiminnallisuuksista. Vertailupisteet lasketaan seuraavasti: tarjouksen pisteet A jaettuna maksimipistemäärällä B ja kerrottuna 60. (A/B*60) 2. Kokonaiskustannukset, painoarvo 40 % Vertailuhinnan muodostuminen on esitetty kappaleessa 6. Vertailuhinnat pisteytetään seuraavasti. Alhaisin tarjoushinta saa 40 pistettä. Muille tarjouksille hintapisteet lasketaan jakamalla alhaisimman tarjouksen hinta D tarjouksen hinnalla C ja kertomalla 40. (D/C*40) Tilaaja voi keskeyttää hankinnan määrärahojen riittämättömyyden takia. Tilaaja ei sitoudu käyttämään hankintaprosessissa tarjouksen hintapisteytyksessä käytettyjä määriä ja pidättää oikeuden suorittaa hankinta ainoastaan käytössä olevien määrärahojen puitteissa. 6 Hinnat Tarjoushinnat on ilmoitettava liitteenä 4 olevalla lomakkeella ja niiden on oltava kiinteitä ja sitovia saakka. Kaikki hinnat on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. 6.1 Maasto- ja kiinteistötiedot Järjestelmän käyttöoikeudet Hinta tulee ilmoittaa kohdassa ilmoitetun käyttäjämäärän mukaan. Käyttöoikeuksien tulee kattaa kaikki tarjotun järjestelmän toiminnallisuudet. Vertailuhinta muodostuu hankintahinnasta sekä mahdollisista vuosittaisista kiinteähintaisista käyttöoikeusmaksuista. Vertailussa käytetään viiden vuoden kustannuksia Järjestelmän käyttöönotto Käyttöönoton hinta tulee sisältää kaikki kohdan toimenpiteet ja niiden kustannukset (esim. matkakustannukset ja koulutusmateriaalit) tarjotun järjestelmän tuotantokäyttöön saattamiseksi. Hinta ilmoitetaan /käyttöönotto

9 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö Järjestelmään liittyvät palvelut Palveluiden hinnan tulee sisältää kaikki kohdissa ja edellytetyt tuki-, ylläpito- ja käyttöpalvelut. Hinta ilmoitetaan /vuosi. Vertailussa käytetään viiden vuoden kustannuksia. 6.2 Maankäytön suunnittelu (OPTIO) Järjestelmän käyttöoikeudet Hinta tulee ilmoittaa kohdassa ilmoitetun käyttäjämäärän mukaan. Käyttöoikeuksien tulee kattaa kaikki tarjotun järjestelmän toiminnallisuudet. Vertailuhinta muodostuu hankintahinnasta sekä mahdollisista vuosittaisista kiinteähintaisista käyttöoikeusmaksuista. Vertailussa käytetään viiden vuoden kustannuksia Järjestelmän käyttöönotto Käyttöönoton hinta tulee sisältää kaikki kohdan toimenpiteet ja niiden kustannukset (esim. matkakustannukset ja koulutusmateriaalit) tarjotun järjestelmän tuotantokäyttöön saattamiseksi. Hinta ilmoitetaan /käyttöönotto Järjestelmään liittyvät palvelut Palveluiden hinnan tulee sisältää kaikki kohdissa ja edellytetyt tuki-, ylläpito- ja käyttöpalvelut. Hinta ilmoitetaan /vuosi. Vertailussa käytetään viiden vuoden kustannuksia. 6.3 Lisätyöt (OPTIO) Lisätyöt on määritelty kohdassa 2.3. Hinta ilmoitetaan /h. Vertailuhintana käytetään 40 päivän kustannuksia siten, että yksi päivä vastaa 7,5 h. 7 Tarjous Tarjouksen tulee olla voimassa asti. 7.1 Tarjouksen sisältö Tarjouksen tule sisältää vähintään seuraavat asiat: Tarjoajan yleisesittely, enintään 1 A4 Tarjoajan soveltuvuus (kohta 4) Tarjotun järjestelmän yleiskuvaus

10 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 10 Tarjotun järjestelmän minimilaitevaatimukset Vahvistus siitä että tarjoaja hyväksyy kaikki kohdan 0 sopimusehdot Tarjouksesta vastaavien allekirjoitukset sekä heidän yhteystiedot Tarjouksesta lisätietoja antavien yhteystiedot Tarjoukseen tulee liittää vähintään seuraavat liitteet: Liite 1, jolla tarjoaja todistaa taloudellisen soveltuvuutensa Liitteessä 1 vaadittavat selvitykset ja todistukset Liite 3, jolla tarjoaja osoittaa järjestelmän olevan vaatimusten mukainen Liitteessä 3 vaadittavat kuvaukset järjestelmän toiminnallisuuksista Liite 4, jolla tarjoaja ilmoittaa tarjoushinnat. Lomakkeessa saa muuttaa ainoastaan tarjottua hintaa. Muita muutoksia siihen ei saa tehdä. Järjestelmän käyttöönoton alustava projektisuunnitelma (kohta 2.1.2) 7.2 Tarjousasiakirjan julkisuus Hankintapäätös ja sen liitteet ovat julkisia päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Muut hankintaasiakirjat ovat julkisia sopimuksen tekemisen jälkeen. Tarjoajalla on oikeus saada tieto hankintaasiakirjoista päätöksen allekirjoituksen jälkeen. Mikäli tarjoajan mielestä jokin osa tarjousta sisältää liikesalaisuuksia, tarjoajan on ilmoitettava nämä tiedot erillisellä liitteellä. Viranomainen harkitsee, ovatko liikesalaisuuksiksi esitetyt asiakirjat lain mukaan salassa pidettäviä. Tarjousten vertailussa käytettävät tiedot, kuten esimerkiksi hinta, eivät voi olla tarjoajan liikesalaisuuksia. 7.3 Tarjouksen toimittaminen Tarjous voidaan toimittaa sekä sähköisesti että kirjallisesti klo 12 mennessä yhdyskuntatekniikan kirjaamoon. Sähköinen tarjous toimitetaan sähköpostilla osoitteeseen yhdyskuntatekniikka@kirkkonummi.fi. Sähköpostin otsikkona tulee olla TARJOUS, KARTTATUOTANTOJÄRJESTELMÄ sekä tarjoavan yrityksen nimi. Kirjallinen tarjous toimitetaan osoitteeseen Kirkkonummen kunta Yhdyskuntatekniikan kirjaamo PL KIRKKONUMMI tai kunnan palvelupisteeseen, käyntiosoite Asematie 3 B. Kuoressa tulee olla merkintä TARJOUS, KARTTATUOTANTOJÄRJESTELMÄ sekä tarjoavan yrityksen nimi.

11 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö 11 8 Sopimusehdot Sopimuksen syntyminen Hankinnasta laaditaan kirjallinen sopimus tarjoajan ja Kirkkonummen kunnan kesken, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimusehtoihin sovelletaan hankintaan liittyviä asiakirjoja seuraavassa järjestyksessä: 1. Tarjouspyyntö 2. Yleiset sopimusehdot (JIT 2007 liitteineen) 3. Tarjous Sopimuskausi ja hintojen sitovuus Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoituksesta, alustavan aikataulun mukaan , ja päättyy Sopimuskauden pituus on noin 5 vuotta. Tarjouksessa pyydetyt hinnat ovat kiinteitä ja sitovia koko sopimuskauden ajan. Optioiden käyttö Tilaaja päättää yksin optioiden käytöstä. Käyttöönotosta ilmoitetaan kirjallisesti sopimuskauden kolmen ensimmäisen vuoden aikana. Sopimuksen siirtäminen Toimittajalla ei ole oikeutta siirtää sopimusta tai sen osaa kolmannelle osapuolelle ilman asiakkaan kirjallista suostumusta. Tilaajalla on oikeus siirtää sopimuksen hoito kolmansille osapuolille, mikäli Kirkkonummen kunnan tehtävien hoito tai uudelleenjärjestelyt sitä edellyttävät. Alihankinta Toimittaja voi hankkia määrittämänsä osan hankinnasta alihankintana. Alihankkijoita koskevat samat tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset kuin toimittajaa. Alihankinnassa tulee noudattaa tilaajavastuulain velvoitteita. Toimittaja vastaa käyttämänsä alihankkijan osuudesta kuin omastaan. Sanktiot Käyttöpalveluihin ja tukipalveluihin (kohdat 2.1.3, 2.1.4, ja 2.2.4) sovelletaan julkihallinnon suosituksen ICT-palvelujen palvelutasoista JHS174 mukaisia sanktioita (Liite1: kohta 7.1 ja 7.2) mitattujen palvelutasojen mukaan. ( Eri sanktiot kohdennetaan sopimusneuvotteluissa eriteltäviin tuki- ja käyttöpalveluiden hintoihin. Yleiset sopimusehdot Hankinnan ehdoissa ja siihen liittyvässä sopimuksessa käytetään Julkisen hallinnon IT -hankintojen sopimusehtoja (JIT 2007) seuraavassa järjestyksessä: 1. JIT 2007 Palvelut 2. JIT 2007 Konsultointi

12 Kirkkonummen kunta Tarjouspyyntö JIT 2007 Sovellukset 4. JIT 2007 Valmisohjelmistot 5. JIT 2007 Yleiset ehdot JIT2007-sopimukset löytyvät julkishallinnon suosituksista JHS166. ( 9 Hankinnan tavoiteaikataulu Tarjouspyynnön julkaisu Mahdollisten lisäkysymysten lähettäminen Lisäkysymysten vastausten julkaisu Tarjousten viimeinen jättöpäivä Hankintapäätös Sopimuksen allekirjoitus Käyttöönottoprojekti 12/ /2011 Tuotantokäyttö alkaa Liitteet LIITE 1: Lomake, jolla tarjoaja esittää taloudellisen soveltuvuutensa. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana siinä edellytetyin asiakirjojen kanssa. LIITE 2: Tekninen toimintaympäristö LIITE 3: Lomake, jolla tarjoaja esittää hankinnan kohteen vaatimuksenmukaisuuden täyttymisen. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana. LIITE 4: Lomake, jolla tarjoaja esittää tarjoushinnan. Liite tulee palauttaa tarjouksen mukana. Kirkkonummella Markku Korhonen mittauspäällikkö