Mobility Tool+ Liikkuvuushankkeiden aloituskoulutus

Transkriptio

1 Mobility Tool+ Liikkuvuushankkeiden aloituskoulutus

2 EU Login ja uuden käyttäjän lisääminen MT:iin Mobility Tool+ -raportointialustalle kirjaudutaan EU login -tunnuksella. Koordinaattori voi lisätä hankkeen aikana uusia käyttäjiä MT:iin Kirjautuminen MT:iin edellyttää 1) EU Login -tunnusten hankintaa 2) Käyttäjän tietojen lisäämistä hankkeen yhteystietoihin MT:ssa EU login -verkkosivun alareunassa on linkki Ohje-sivulle (Help), josta löytyy vastauksia tavallisimpiin virhetilanteisiin. EU Login -ohje: avaintoimi_1_liikkuvuus/osallistujalle/mobility_tool_plus 07/09/2018 Opetushallitus 2

3 Omien tietojen muokkaus EU Login tilissä Sähköpostiosoitteen tietojen muuttaminen. 07/09/2018 Opetushallitus 3

4 Viesti hankkeen koordinaattorille Mobility tool is the system for the management of projects that received an EU grant under the Erasmus+ programme. The Tool is developed by the European Commission for you, as beneficiaries of these projects. In the Mobility tool you will be able to provide all the information on your project, identify participants and mobility, complete and update budget information, generate and follow-up participant reports and generate and submit your own report(s) to your National Agency. To access the project, please follow the steps below. Go to Mobility Tool website at If you no EU Login account associated with this address, please click on Create an account" and set up your account. During the registration process please use the address that this message was sent to. If you already have an EU Login (formerly called ECAS account) associated with this address, please use it to log in. Please contact your National Agency if you need further information or support. Finnish National Agency for Education: nationalagencies/index_en.htm This is a system generated message from Mobility Tool. Please do not reply. 07/09/2018 Opetushallitus 4

5 Ilmoitus hankkeen tietojen päivittämisestä MT:ssa Kun hankeen tietoja on päivitetty MT:ssa, koordinaattorille lähtee viesti: Your project has been updated in Mobility Tool with new information on 05-SEP-17 Project details: EC Project Number: FI01-KA National Project ID: Organisation Legal Name: Project title: Be aware that the changes appear in the Mobility Tool for information only. It is your responsibility to adapt the project information in accordance with these changes, if necessary. Please contact your National Agency, if you need further information or support. Finnish National Agency for Education This is a system generated message from Mobility Tool. Please do not reply. 07/09/2018 Opetushallitus 5

6 Ilmoitukset Mobility Toolissa Red Ilmoitus koskee odottamatonta teknistä ongelmaa (technical failure) Yellow Ilmoitus suunnitellusta teknisestä ylläpidosta (planned downtime) Green IImoitus osittaisesta teknisestä viiveestä järjestelmässä (technical intervention) 07/09/2018 Opetushallitus 6

7 MT:in aloitusnäkymä ja lista hankkeista E+ hankkeet, joiden koordinaattori olet tai joihin sinulla on pääsy 07/09/2018 Opetushallitus 7

8 Päävalikko Details Dashboard Organisations Contacts Mobilities Mobility Import Export Budget Reports 07/09/2018 Opetushallitus 8

9 Hankkeen tiedot Details Project Details Project Log 07/09/2018 Opetushallitus 9

10 Dashboard Project Learner Staff 07/09/2018 Opetushallitus 10

11 Dashboard 2018 Top Partners Top hosting partners Total Number of Advance Planning Visits Number of Mobilities (Learner and Staff) Status of Mobilities (Learner and Staff) Level of Education (Learner and Staff) Average Duration (VET Learner) Average Duration (Staff) Budget - Mobility Grants (Total) Budget - Mobility Grants per Mobility Status (Learner and Staff) Number of Participant Reports (Learner and Staff) Number of Participant Reports (Learner and Staff Expected) Number of Participant Reports (Learner and Staff Invited) 07/09/2018 Opetushallitus 11

12 Organisaatiot Project and Beneficiary Organisations Create - Luo uusi organisaatio Search - Etsi organisaatio Selection: Valitse organisaatiot Export: Tulosta tiedot excel tai pdf -tiedostona Bulk Operation: valitse useita tietoja kerralla (poista/päivitä) View: Organisaation tietojen katselu Edit - Tietojen muokkaus Delete: Tietojen poistaminen (huom. organisaation tietoja ei voi poistaa, jos ne ovat linkissä toteutuneeseen liikkuvuusjaksoon) 07/09/2018 Opetushallitus 12

13 Organisaation tietojen muutos Päivitä organisaation tiedot Valitse Edit update 07/09/2018 Opetushallitus 13

14 Päivitä organisaation tiedot 07/09/2018 Opetushallitus 14

15 Usean organisaation tietojen päivittäminen Käytä tarvittaessa Bulk operations -toimintoa 07/09/2018 Opetushallitus 15

16 Organisaation PIC Valitse PIC Organisation tai Non-PIC Organisation 07/09/2018 Opetushallitus 16

17 Yhteyshenkilöiden roolit MT:ssa Preferred Contact Edit access to project Hankkeen koordinaattori saa kaikki automaattiset viestit, kun hankkeen tietoja on päivitetty kansallisen toimiston toimesta Koordinaattorin tietoja voidaan muuttaa, jos esimerkiksi koordinaattori vaihtuu OLS Contact Edit access to project OLS -yhteyshenkilö vastaa hankkeen kielivalmennuksesta verkossa ja toimittaa pyynnöt OLS-kielitaidon arvioinnin tai -kielikurssien lisenssien määrän muuttamisesta kansalliseen toimistoon Suositus on, että hankkeen koordinaattori ja OLS-yhteyshenkilö ovat eri henkilöt Legal Prepresentative View access to project Organisaation virallinen edustajalla (sopimuksen allekirjoittaja) on pääsy hankkeen tietoihin, mutta ei mahdollisuutta muokata tietoja Jos tiedot muuttuvat, ota yhteyttä kansalliseen toimistoon 07/09/2018 Opetushallitus 17

18 Uusi yhteyshenkilö Contacts List of New Contacts 07/09/2018 Opetushallitus 18

19 Liikkuvuusjakson lisääminen Mobility Tooliin

20 Lisää ulkomaanjakso 07/09/2018 Opetushallitus 20

21 Ulkomaanjakson tallentaminen 07/09/2018 Opetushallitus 21

22 Toiminto VET-SAT Staff training abroad VET-TAA Teaching /Training assigments abroad VET-PADV Advance Planning Visit Erasmus PRO VET-PLONG Erasmus PRO long term mobility of VET learners VET-SHORT Short term mobility of VET learners 07/09/2018 Opetushallitus 22

23 Ulkomaanjakson tiedot 07/09/2018 Opetushallitus 23

24 Ulkomaanjakson osallistujan tiedot 07/09/2018 Opetushallitus 24

25 Ulkomaanjakson pituus Esimerkiksi: pv, johon on merkitty 2 matkapäivää yhteensä 28 pv. 07/09/2018 Opetushallitus 25

26 Osaamisen tunnistaminen ja tunnustaminen The European Credit system for Vocational Education and Training (ECVET) Europass Mobility Document Recognition by home institution Attendance certificate by host institution Recognition at National level Recognition at Regional level Other 07/09/2018 Opetushallitus 26

27 Tukihenkilön merkitseminen Tukihenkilön osalta ei merkitä todistuksen tietoja (certifications) eikä hän täytä osallistujaraporttia (participant report). 07/09/2018 Opetushallitus 27

28 Osallistujaraportti (EU Survey) Opiskelija saa järjestelmästä linkin raporttiin, viimeistään viikon kuluessa ulkomaanjakson päättymisestä Jos raportin lähettämisessä tms. on ongelmia, pyydä opiskelijalta viestissä oleva linkki raporttipohjaan Linkki on aina henkilökohtainen (eikä sitä voi siirtää toiselle opiskelijalle) 07/09/2018 Opetushallitus 28

29 Osallistujaraportti lähetetty Re-Send: lähetä raportointipyyntö uudelleen 07/09/2018 Opetushallitus 29

30 Osallistujaraportti palautettu 07/09/2018 Opetushallitus 30

31 Viesti osallistujalle 07/09/2018 Opetushallitus 31

32 Osallistujaraportin kielen valinta Osallistuja voi täyttää raportin suomeksi, ruotsiksi tai englanniksi. Osallistujaraportit ovat myös nähtävillä kansallisen toimiston verkkosivuilla: avaintoimi_1_liikkuvuus/osallistujalle/mobility_tool_plus 07/09/2018 Opetushallitus 32

33 Yhteenveto osallistujaraporteista Export Participant Reports (.xls) Osallistujaraportit tulostuvat Excel tiedostoihin: 07/09/2018 Opetushallitus 34

34 Liikkuvuusjakson kohde 07/09/2018 Opetushallitus 35

35 Distance Band 07/09/2018 Opetushallitus 36

36 Ulkomaanjakson budjetti 07/09/2018 Opetushallitus 37

37 Esim. osuus ilman tukea 07/09/2018 Opetushallitus 38

38 Ulkomaanjakson kopiointi 07/09/2018 Opetushallitus 39

39 Ulkomaanjakson sarakkeet 07/09/2018 Opetushallitus 40

40 Hankkeen budjetti 07/09/2018 Opetushallitus 41

41 Tulosta budjetti (Export.pdf ) 07/09/2018 Opetushallitus 42

42 MT+ raportit Participant report Osallistujaraportti (EU Survey) Sähköposti lähtee osallistujalle automaattisesti liikkuvuusjakson päätyttyä Vastaukset nähtävillä Mobility Tool+:ssa Beneficiary report Hankkeen koordinaattori täyttää sähköisen loppuraportin MT:ssa 07/09/2018 Opetushallitus 43

43 Loppuraportin täyttöohje Älä lataa loppuraporttia! Järjestelmiin tehdään useita päivityksiä, joten jos lataat raportin kaksi vuotta ennen varsinaista raportointiaikaa, alusta ei välttämättä toimi normaalisti, kun alat täyttää raporttia Lisätietoa raportoinnista: Mobility Tool+ ja raportointi _liikkuvuus/osallistujalle/mobility_tool_plus 07/09/2018 Opetushallitus 44

44 Mobility Tool+ -opas EU Login: _liikkuvuus/osallistujalle/mobility_tool_plus Mobility Tool+ verkkosivu: MT+ helpdesk: Mobility Guide for Beneficiaries -opas MT+:ssa 07/09/2018 Opetushallitus 45

45 Tuula Oikarainen Vastaava asiantuntija Erasmus+ kansallinen toimisto /09/2018 Opetushallitus 46