Hakuaika ja hakulomake Comenius koulujen yhteistyöhankkeilla on yksi hakuaika vuodessa. Seuraava hakuaika päättyy

Transkriptio

1 HAKUOHJEET 2012 COMENIUS KOULUJEN YHTEISTYÖHANKKEET Monen oppilaitoksen väliset hankkeet Kahden oppilaitoksen väliset hankkeet Nämä hakuohjeet koskevat vain suomalaisia kouluja. Ohjeet on tarkoitettu käytettäväksi LLP-hakuoppaan sekä vuoden 2012 ehdotuspyynnön kanssa, jotka löytyvät verkko-osoitteesta: Hakuaika ja hakulomake Comenius koulujen yhteistyöhankkeilla on yksi hakuaika vuodessa. Seuraava hakuaika päättyy Hakulomake on sähköinen. Hanketta valmistelevat organisaatiot suunnittelevat hakemuksen yhdessä, hankkeen koordinaattori täyttää tiedot hakulomakkeeseen ja lähettää hakulomakkeen kaikkien osallistujien puolesta tietokantaan. Hakemuksen tulee olla identtinen kaikilla partneriorganisaatiolla, lukuun ottamatta kohtaa L Signature, jotka jokainen organisaatio/partneri täyttää omaan hakemuskopioonsa. Koordinaattorin tulee lähettää sähköpostin liitetiedostona (tallennetun hakemuksen voi lähettää pdf-tiedostona) kopio hakemuksesta partnereille hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä. Sekä koordinaattori että partnerit lähettävät allekirjoitetun hakemuksen postitse oman maansa kansalliseen toimistoon määräaikaan mennessä. Hakulomakkeiden palautusosoite Hakemus postitetaan kolmena kappaleena (koordinoijat) / kahtena kappaleena (partnerit) ohjelman kansalliseen toimistoon CIMOon viimeistään CIMO/Comenius PL Helsinki Lisätietoja: Comenius-ohjelma, puh: sähköposti:comenius-info@cimo.fi Jotta hakemus katsotaan saapuneeksi hakuajan puitteissa, pitää siinä olla viimeistään hakuajan päättymispäivän postileima. Koska kaikkia lähetyksiä ei nykyään leimata, varmista postista, että hakemuskuoreen tulee postileima, mikäli olet lähettämässä hakemusta juuri ennen hakuajan päättymistä. Hakulomakkeen täyttäminen, yleistä Euroopan komissio on tehnyt sähköisen hakulomakkeen, joka on muokattu maakohtaisesti. Suomessa käytettävä hakulomake on yhteinen Comenius, Grundtvig ja Leonardo da Vinci -ohjelmien kanssa, vaikka hakuajat, -menettelyt ja -kriteerit sekä apurahamäärät vaihtelevat ohjelmittain.

2 2(6) Hakulomake on englanninkielinen ja koostuu osioista A-M: A General Information (yleiset ohjeet) B Submission (ohjelman ja toiminnon määrittäminen) C Applicant Organisations (hakijaoppilaitokset) E Project Main Focus (hankkeen päämäärät) F Project Implementation (hankkeen toteutus) G Participants and Activities (osanottajat ja toiminnat) H Requested Funding (haettu tuki) I Checklist (tarkistus) J Data Protection Notice (tietosuoja) K Declaration of Honour (vakuutus) L Signature (allekirjoitus) M Submission (lähettäminen) Koordinaattori: Hankkeen koordinaattori täyttää ja lähettää sähköisesti hakulomakkeen tietokantaan. Tallenna hakulomaketta jatkuvasti, kun täytät sitä. Kun olet lähettänyt lomakkeen sähköisesti, tallenna se vielä kerran. Lähetä hakemus: sähköpostin liitetiedostona kaikille partnereille. Huom. Lähetä kopio yhteistyökouluille hyvissä ajoin ennen hakuajan päättymistä, jotta yhteistyöoppilaitokset ehtivät saada omaan hakemukseensa allekirjoituksen postitse oman maan kansalliseen toimistoon kolmena kappaleena (1 alkuperäinen + 2 kopiota) Partnerit: allekirjoittavat koordinoivan koulun lähettämän hakemuksen (kohta L Signature) muutoksia hakulomakkeeseen ei saa enää tässä vaiheessa tehdä partnerit lähettävät hakemuksen kahtena kappaleena (alkuperäinen ja kopio) oman maansa kansallisen toimistoon. Huomioi, että Hakemuksessa ja koko hankkeen keston ajan käytetään koulun virallista suomen- tai ruotsinkielistä nimeä Hakemus kattaa koko hankkeen kaksivuotisen toimintakauden, joten toiminnat ja liikkuvuus on suunniteltava koko tälle ajalle Hakemus kirjoitetaan hankkeen yhteistyökielellä, jonka täytyy olla yksi EU:n virallisista kielistä. Suomessa hakulomakkeen voi jättää suomen-, ruotsin-, englannin- tai saksankielellä. Jos suomalaisen koulun koordinoiman tai kahden oppilaitoksen välisen hankkeen hakemus on kirjoitettu jollakin muulla kielellä, tulee lomakkeen osiot D, E ja F kääntää suomeksi tai ruotsiksi erilliselle liitetiedostolle ja lähettää tämä paperikopion mukana Organisaatioluokituksessa yläkoulut ja lukiot kuuluvat luokkaan General secondary school

3 3(6) Kahden oppilaitoksen välisissä hankkeissa vastavuoroisten vaihtojen pituus on vähintään 10 päivää (matkapäivät mukaan lukien) ja osallistuvien oppilaitten ikä vähintään 12 vuotta Tukisummat Haettava tukisumma (Kohta H Talousarvio/Requested funding) on ennakolta määritelty kiinteä summa, joka on tarkoitettu sekä hankkeen paikalliseen toimintaan että suunniteltuun liikkuvuuteen koko hankkeen kaksivuotiseksi toimintakaudeksi Liikkuvuus tarkoittaa matkustavien henkilöiden määrää, ei suunniteltujen matkojen tai matkapäivien määrää. Esim. Jos monenvälisessä hankkeessa on 2 vuoden aikana tarkoitus järjestää 4 projektikokousta, koulusta joka on valinnut liikkuvuudeksi vähintään 4, täytyy kuhunkin kokoukseen osallistua vähintään yhden henkilön; mikäli liikkuvuudeksi on valittu 12, täytyy kuhunkin kokoukseen osallistua vähintään 3 henkilöä. Kahden oppilaitoksen välisissä hankkeissa oppilasryhmässä, joka tekee yhteisen matkan, tulee olla vähintään 10 tai 20 oppilasta. Mikäli hankkeeseen osallistuvia oppilaita on 10-19, valitse 12 henkilön liikkuvuus. Liikkuvuuteen voi osallistua oppilaitosten henkilökuntaa, oppilaita ja tarvittaessa eritystukea tarvitsevien opettajien/oppilaiden avustajia. Huomatkaa, että liikkuvuusmäärät ovat vähimmäismääriä. Tukea voi käyttää useampien henkilöiden osallistumiseen Comenius-hankkeen eri liikkuvuusmuotoihin, joita ovat projektikokousten lisäksi opettajavaihto, rehtorivierailu, opettajan työpaikkaharjoittelu tai Comenius-verkostokonferenssit. Suomen tukisummat 2012 ovat seuraavat: Monen oppilaitoksen välisissä hankkeissa voi valita: Liikkuvuus vähintään (hlöä) tuki korkeintaan (2 vuotta) Kahden oppilaitoksen välisissä hankkeissa voi valita: Liikkuvuus vähintään (hlöä) tuki korkeintaan (2 vuotta) 12 (joista vähintään 10 on oppilaita, jotka matkustavat yhtenä ryhmänä) 24 (joista vähintään 20 on oppilaita, jotka matkustavat yhtenä ryhmänä) Jos hankkeeseen osallistuu henkilöitä, jotka tarvitsevat lisätukea terveydentilaansa liittyvien syiden takia, huomioidaan tämä tukea myönnettäessä. Erityistä tukea tarvitsevien henkilöiden määrä ilmoitetaan hakulomakkeessa, jos mahdollista. Sen

4 4(6) voi ilmoittaa myös myöhemmin kansalliselle toimistolle, jolloin asiasta tehdään sopimusmuutos. Hankkeen päätyttyä toiminnasta on raportoitava, ja tässä yhteydessä on esitettävä todisteet toteutuneesta liikkuvuudesta (esim. lentolippujen kannat ja todistus projektikokoukseen osallistumisesta). Tukisumma kattaa myös muita hankkeesta aiheutuvia kuluja ja sen käytöstä ei tarvitse esittää kuitteja kansalliselle toimistolle. Tuen ennakko (80 %) maksetaan, kun sopimukset on allekirjoitettu ja loppusumma (korkeintaan 20 % myönnetystä tuesta) sen jälkeen, kun hankkeen raportti on hyväksytty kansallisessa toimistossa. Hakulomakkeen täyttäminen kohta kohdalta Yleistä: Hakulomake on pdf-lomake, joka tarvitsee toimiakseen Adobe Reader - ohjelman version 9.4. tai uudemman. Tarkista, että koneellasi on riittävän uusi versio Adobe Reader ohjelmasta. Ohjelman voi ladata maksutta osoitteesta: Ennen kun aloitat hakulomakkeen täyttämisen tallenna se ensin omalle koneellesi. Tallennuksen jälkeen sulje Internet-lomake ja hae tallennettu hakulomake, jota voit alkaa täyttää Hakulomaketta voi täyttää offline-tilassa, mutta hakulomakkeen lähettäminen (Submit) vaatii Internet-yhteyden Tarkista, että kaikki hakulomakkeen kohdat on täytetty! (Osa I Checklist) Sähköisen hakulomakkeen oppaassa (LLP Application eforms: Applicant's guide) on neuvoja lomakkeen teknisistä seikoista. Opas löytyy CIMOn verkkopalvelusta osoitteessa: ppilaitoksen_valiset_hankkeet/hakijalle Tietojen tallentaminen ja muita teknisiä vinkkejä Hakulomakkeen tietojen tallennus toimii normaaliin tapaan: File/Save Hakulomakkeen punaisella reunustetut (paksureunaiset) kentät ovat pakollisia täyttää. Jos tietoa ei ole saatavilla, kirjoita tällöin kenttään teksti: N/A (not applicable) tai tietoa ei ole saatavilla Mikäli kentässä on nuoli oikeassa reunassa, valitaan alavetovalikosta oikea vaihtoehto Plussa (+) ja miinus ( ) painikkeilla lisätään tai vähennetään kenttiä Hakulomakkeen tietojen vahvistus tapahtuu sivun alareunan Validate - kohdan avulla. Validate tarkistaa samalla, että kaikki pakolliset kentät on täytetty Hakulomakkeen täyttäminen kohta kohdalta B Submission data (sivu 1) - Sub-programme: Valitse alaohjelma: COMENIUS - Action type: Valitse hanketyyppi

5 5(6) - Working language: valitse hankkeen yhteistyökieli, jolla hakemus myös täytetään - Project title: hankkeen nimi - National Agency of partner 1, harmaaseen kenttään kopioituvat tiedot kohdasta C.1.1 National Agency identification - National Agency of partner 2 harmaaseen kenttään kopioituvat tiedot kohdasta C.2.1 National Agency identification - National Agency of partner 3.: harmaaseen kenttään kopioituvat tiedot kohdasta C.3.1. National Agency identification - Jokaisen partnerikoulun kohdalle täytyy täyttää ao. kansallisen toimiston tiedot C Applicant organisations (sivulta 3 alkaen) - National Agency identification: valitse FI1 LLP (CIMO) - Organisation Full legal name: Käytä tässä kohdassa oppilaitoksen suomentai kielistä nimeä - National id: kenttä jätetään tyhjäksi - Type of organisation: huom. yläkoulut ja lukiot = general secondary school - Scope: vaikutusalue paikallinen, alueellinen tai kansallinen - Legal status: private/public Organisaatio on julkinen silloin, kun sen rahoituksesta yli 50 %:a tulee julkisista lähteistä, kuten esim. valtiolta tai kunnilta - Size (staff): henkilökunnan määrä - Size (pupils): oppilaiden määrä - Contact person on hankkeen yhteyshenkilö oppilaitoksessa - Legal representative: hakijaoppilaitoksen allekirjoitusoikeudellisen henkilön nimi. Ts. henkilö, joka allekirjoittaa hakemuksen ja myöhemmin mahdollisen hankesopimuksen - Description of partner: oppilaitoksen kuvaus, sijainti, onko eritysoppilaita yms., tehtävä hankkeessa - Previous projects: aikaisempi osallistuminen ohjelmaan (vuodesta 2007 eteenpäin) D. Project description: kaikki kohdat täytetään E. Project main focus: kaikki kohdat täytetään Koskee vain kahdenvälisiä hankkeita: Kohta E.5. Languages: Proficency level: peruskielitaito = A1 ja A2; Itsenäisen kielen käyttäjän kielitaito = B1 ja B2; Taitavan kielenkäyttäjän kielitaito = C1 ja C2 F. Project implementation: kaikki kohdat täytetään G. Participants and activities: kaikki kohdat täytetään H. Requested funding: - täytetään kaikkien hankkeessa olevien oppilaitosten valitsemat liikkuvuusmäärät, joiden mukaan tukisumma määräytyy

6 6(6) - tukisumma tulee automaattisesti valitun liikkuvuusmäärän perusteella I. Checklist: Hakemuksen tulee täyttää listassa mainitut kelpoisuusehdot (eligibility criteria), jotta hakemus arvioidaan. L. Signature: - Tähän kohtaan tulee hakijaoppilaitoksen allekirjoitusoikeudellisen henkilön (esim. johtajan/rehtorin) allekirjoitus - Allekirjoitusoikeus vaihtelee eri kunnissa. Tarkista koulusi rehtorilta, kenellä kunnassasi/ koulussasi on oikeus allekirjoittaa hakemus! - Tarkista, että allekirjoittajan nimi (tai tämän virallinen sijainen) on mainittu kohdassa C Legal representative. Jos sijainen allekirjoittaa hakemuksen, allekirjoituksen yhteydessä on mainittava, että kyseessä on sijainen - Huomioi, että allekirjoitus on hakemuksen kelpoisuusehto (eligibility criteria) Sähköinen lähettäminen 1. Kun hakemus on valmis, hyväksy hakemus painamalla Validate. Validatetoiminto tarkistaa, että kaikki pakolliset kentät on täytetty. 2. Tallenna hakulomake omalle koneellesi. 3. Lähetä lomake sähköisesti painamalla Submit online -kohtaa. Tässä vaiheessa koneeltasi tulee olla yhteys Internetiin. 4. Tallenna hakulomake vielä kerran ja lähetä se partnerikoulu(i)lle sähköpostin liitetiedostona. 5. Tulosta tallentamasi hakulomake. Mikäli hakulomakkeen lähettäminen ei yrityksistä huolimatta onnistu, lähetä pdf-tiedosto sähköpostin liitteenä kansalliseen toimistoon CIMOon osoitteeseen: comeniushaku@cimo.fi Valintaprosessi Hakuajan päättymisen jälkeen kaikille hakijoille lähetetään vastaanottovahvistus. Hakemuksen tulee täyttää muodolliset kriteerit, jotta se etenisi laadulliseen arviointiin. Hakemuksen arviointilomakkeet (kelpoisuuden tarkistuslomake sekä arviointilomake) ovat nähtävissä CIMOn verkkopalvelussa: ksen_valiset_hankkeet/hakijalle. Laadullinen arviointi tehdään koordinoivan organisaatioin kansallisessa toimistossa, kaikissa maissa käytetään arvioinnissa samaa lomaketta. Kaikilla kansallisilla toimistoilla on sama arviointiaikataulu ja tulokset selviävät kesällä Lisätietoja: puh , sähköposti: comenius-info@cimo.fi (Hakuohje )