MOBILITY TOOL+ -käyttäjäkoulutus Erasmus+ KA2 strategisille kumppanuushankkeille

Transkriptio

1 MOBILITY TOOL+ -käyttäjäkoulutus Erasmus+ KA2 strategisille kumppanuushankkeille Verkkokoulutus

2 Mikä Mobility Tool+? Mobility Tool+ on Erasmus+ -hankkeiden sähköinen hallinnointi- ja raportointialusta Kaikki toteutukseen ja talouteen liittyvät koontitiedot viedään MT+:aan Strategisten kumppanuushankkeiden loppuraportointi tapahtuu MT+:n kautta (sopimus velvoittaa) Kansallisella toimistolla pääsy hankkeiden tietojen seurantaan ja loppuraporttitietojen hyväksymiseen

3 Mitä MT+:ssa tehdään? CIMO siirtää hyväksyttyjen hankkeiden tiedot suoraan alustaan (hankkeen perustiedot, mukana olevat organisaatiot, yhteyshenkilöt, hyväksytty budjetti, perustiedot toiminnoista listattuina seuraa hankkeita (toteutuneet toiminnot ja tuen käyttö) sekä käsittelee loppuraportin Koordinaattorilla (hankkeen yhteyshenkilö) pääsy hankkeen tietoihin ja voi Katsella ja muokata hankkeen tietoja Hallinnoida ja lisätä muita käyttäjiä Päivittää hankkeen aktiviteetteihin liittyviä tietoja ja tuen käyttöä budjettikategorioittain MT+ ei korvaa hankkeen normaalia seurantaa tai talouden ja sisällön dokumentointivelvoitteita Laatia loppuraportin hankkeen päätyttyä (sisältö ja talous)

4 Kirjautuminen Mobility Tooliin MT+ lähettää automaattisen viestin hankkeen yhteyshenkilölle, kun hankkeen tiedot siirretty alustalle Kirjautuminen Mobility Tool+:aan osoitteessa Kirjautumiseen käytetään hankkeen yhteyshenkilön ECAS (European Commission Authentication Service) tai EU-login tunnuksia Sähköpostiosoitteen oltava sama kuin hakemuksessa (tai muutos ilmoitettu CIMOon) Älä jaa tunnuksiasi muille, vaan luo hankkeelle tarvittaessa uusia MT+ -käyttäjiä Ohjevideo ECAS-tunnuksen luomiseen:

5

6 7 Aloitusnäkymä: 1) Näkymä hankelistauksesta 2) Käyttöliittymän kielen valinta (ei tuettu suomeksi) 3) Käyttäjän organisaatio 4) Kuvaus MT:stä 5) Listaus hankkeista, joihin käyttäjällä on pääsy Klikkaa hankkeen sopimusnumeroa, jotta pääset katsomaan ja/tai muokkaamaan hankkeen tietoja. 6) Käyttäjän rooli ko. hankkeessa 7) Poistuminen järjestelmästä (Log out)

7 Hankenäkymä ja valikot Hanke aukeaa yleistietosivulle. Yläosan valikosta pääsee tietojen selailuun ja syöttämiseen. Jokaiselle aktiviteetille/budjettikategorialle on oma välilehti.

8 Perustoiminnot / ikonit Tietojen/yksiköiden joukkovalinta listalta Tietojen siirto erilliseen tiedostoon Edit Paluu ko. osion tietojen listaukseen View Delete

9 Käyttäjien hallinta 1/2 Hankkeen yhteyshenkilö voi luoda käyttöoikeuksia muille henkilöille oman organisaation henkilöstölle Partneriorganisaation yhteyshenkilöille Harkitse tarkkaan, kenelle myönnät eri käyttöoikeudet ja huolehdi riittävästä perehdytyksestä Koordinoiva organisaatio on vastuussa tietojen syöttämisestä ja oikeellisuudesta Muut käyttäjät kirjatuvat omilla ECAS/EU logintunnuksillaan (jos tunnus jo olemassa, myönnä käyttöoikeudet ECAS/EU-login-tunnusta vastaavalla sähköpostiosoitteella)

10 Käyttäjien hallinta 2/2 Luo uusi käyttäjä Organisaation valinta Kopioi yhteys -tiedot Muista lopuksi tallentaa Savepainikkeella Muokkaa henkilön käyttöoikeutta Käyttöoikeuden määritys: Edit/View/No

11 Tietojen syöttäminen yleistä 1/2 Organisaatiotietojen muuttaminen CIMOn kautta URF:n päivittäminen ja/tai sopimusmuutosprosessi Välilehdet budjettikategorioittain Osa aktiviteettien tiedoista valmiiksi listattuna hakemuksen/sopimuksen mukaisesti Tietoja päivitetään toteutuneen toiminnan mukaisesti (mitä, missä, milloin, yksiköt esim. osallistuja t. työpäivät) Yksikkökustannukset ja kokonaissummat MT+ laskee automaattisesti syötettyjen yksiköiden määrän ja valittujen kategorioiden mukaisesti Budjetti-välilehdellä näkyy myöntöbudjetti ja toteuma syötettyjen tietojen mukaan Liitteet voi tallentaa vasta loppuraporttiin

12 Tietojen syöttäminen yleistä 2/2 Kansallisen toimiston hallintotyökalu tiedot hakemuksista ja sopimusmuutoksista (budjetti) Hankkeen raportointityökalu: toiminnan toteutuma, kustannusyksiköinä tai todellisina kuluina kulukategoriasta riippuen Kirjaan tänne käyttämäni työpäivien määrän ja MT+ laskee käytetyn tuen

13 Hallinto ja toteutus (PMI) 1/2 Lista partnereista Klikkaa kynän kuvaa syöttääksesi tietoja Kirjoita kenttään lisätietoja, jos raportoimasi kokonaissumma eroaa myönnetystä. Tallenna! Hankkeelle myönnetty tuki tähän kulu kategoriaan näkyy jokaisella välilehden etusivulla

14 Hallinto ja toteutus (PMI) 2/2 Syötä summa Tallenna Syötä jokaisella partnerille toteutuneen allokoinnin mukainen summa. Tallenna disketti-kuvaketta painamalla. MT+ laskee kokonaissumman automaattisesti. Hylkää

15 Transnational project meetings 1/6 MT+.ssa ei ole kokoustietoja valmiina, vaan ne syötetään alusta alkaen itse. Seuraavat tiedot syötetään MT+:saan: 1. kokouksen otsikko, pitopaikka ja ajankohta 2. osallistujien määrät lähettävän organisaation ja yksikkökustannuskategorian ( distance band ) mukaan per kokous

16 Transnational project meetings 2/6 Aloita tietojen syöttäminen +Createpainikkeesta Syötä kokouksen tiedot: selkeä kuvaava otsikko, kokouksen alkuja loppupäivämäärät ja paikka. Tallenna!

17 Transnational project meetings 3/6 Tallennettuasi kokouksen perustiedot, pääset tallentamaan osallistujatietoja klikkaa +Createpainiketta

18 Transnational project meetings 4/6 Huom! Samasta organisaatiosta ja samassa välimatkakategoriassa (distance band) osallistuneet muodostavat osallistujaryhmän Täytä osallistujaryhmän tiedot: valitse lähettävä organisaatio syötä osallistujien määrä valitse oikea distance band, jolloin tukisummat ilmestyvät automaattisesti

19 Transnational project meetings 5/6 Back to list Lisää muiden organisaatioiden osallistujat vastaavalla tavalla +Createpainikkeesta (täytä tiedot ja tallenna) Palaa kokouslistaan, kun olet syöttänyt ko. kokouksen kaikki osallistujaryhmät

20 Transnational project meetings 6/6 Välilehden ensimmäisellä sivulla näet listan jo tallentamistasi kokouksista ja yhteenvetosummat yksiköihin perustuvista kustannuksista. Voit katsella, muokata tai poistaa kokouksen tietoja rivin lopussa olevien View, Edit ja Delete painikkeiden avulla Lisää muut kokoukset ja osallistujat vastaavalla tavalla kuin loit ensimmäisen kokouksen.

21 Intellectual outputs 1/5 Edunsaajan tulee raportoida kunkin tuotteen tekemiseen käytetyt työpäivät henkilöstökategorioittain per partneriorganisaatio Osa sopimuksessa luvattujen tuotteiden tiedoista on jo valmiina MT+:ssa. Uuden tuotteen saa tarvittaessa lisättyä +Create painikkeella Aloita tietojen syöttäminen klikkaamalla tuoterivillä kynän kuvaa Edit

22 Intellectual outputs 2/5 Tarkista ja päivitä tarvittaessa yläosan tuotetiedot Lisää organisaatio, jonka työpäiviä haluat tallentaa +Create painikkeesta

23 Intellectual outputs 3/5 Valitse organisaatio, ja merkitse ruksi, jos kyseessä on leading organisaatio syötä työpäivien määrä oikeaan henkilöstökategoriaan Tukisummat ilmestyvät automaattisesti Tallenna

24 Intellectual outputs 4/5 Syötetyt tiedot tulevat näkyviin ko. tuotteen esim. O1 näkymässä Lisää ko. tuotteelle muidenkin organisaatioiden työpäivät toteutuneen mukaan (käytä (+Create- tai Edit-painikkeita) Palaa tuotelistaukseen Back to list -painikkeella

25 Intellectual outputs 5/5 Välilehden pääsivulla näet tuotelistauksen ja syöttämiesi työpäivien mukaan laskettujen tukisummien yhteenvedot per tuote ja per henkilöstökategoria Syötä raportoitavat työpäivä myös muille tuotteille tai päivitä aiemmin raportoimiasi tietoja edellä olevan ohjeen mukaan

26 Multiplier events 1/3 Multiplier events välilehdellä näkyy listaus hakemuksen pohjalta hyväksytyistä levitystilaisuuksista Tilaisuuksien tiedot tulee päivittää ja lisätä mm. osallistujamäärät Kynä-painike (Edit-painike) tilaisuuden tietorivillä Create+ -painikkeella voi luoda kokonaan uuden levitystilaisuuden

27 Multiplier events 2/2 Syötä/päivitä kaikki tilaisuuteen liittyvät tiedot: kuvaus, pitomaa, liittyvät tuotteet, päivämäärät Tallenna +Createpainikkeesta pääset syöttämään tilaisuuteen osallistuneiden määrän

28 Multiplier events 3/3 Syötä osallistuneiden lukumäärä MT+ laskee kokonaistuen automaattisesti Tallenna

29 Learning Teaching and Training activities 1/4 Tietojen syöttämiseen edit! Erilliset koulutusjaksot näkyvät listattuna Eri tyypin (Activity type) esim. henkilöstö/opiskelija jaksot ovat erikseen, koska tuen suuruus riippuvainen tyypistä Edunsaaja päivittää ja täydentää tietoja toteutuneen mukaisesti (Edit/Create) Kaikki osallistujat, jakson/työpajan ajankohdat ja paikat, sisällön kuvaus, selitykset mahdollisista poikkeuksista esim. lähtöpaikan suhteen

30 Learning Teaching and Training activities 2/4 Lisää/päivitä: Description of the activity Tarkenna koulutusjakson/työpajan sisällön kuvausta Osallistujia pääset syöttämään Create-painikkeesta Jokaisen osallistujan (henkilön) tiedot tulee syöttää erikseen

31 Learning Teaching and Training activities 3/4 Päivämäärät ohjelman mukaan Muista tallentaa! Täytä kunkin osallistujan tiedot ja ruksi lomakkeelta tarvittavat kentät (esim. tukihenkilö) Määritä oikeat alkuja loppupäivämäärät ja lisää tarvittaessa matkapäivien määrä (max 2 pvää) Valitse oikea distance band välimatkan mukaan MT laskee tukisummat automaattisesti

32 Learning Teaching and Training activities 4/4 Tallentamasi osallistujat näkyvät listassa ko. koulutusjakson näkymässä. Kokonaan uuden koulutusjakson tietojen syötön aloitat taas välilehden pääsivulta (Back to list painikeella tästä näkymästä)

33 Special need support 1/2 Jos hankkeessa on erityistukikategoriaan kuuluvia kuluja, muokkaa ja täydennä tietoja tällä välilehdellä (Edit tai Create)

34 Special need support 2/2 Syötä erityistä tukea tarvinneiden osallistujien määrä, kokonaiskustannus euroina ja kuvaus/erittely, mitä kustannus pitää sisällään (perustelut max merkkiä) HUOM! Kokonaiskustannus voi sisältää arvonlisäveron vain, jos se jää hankkeen/organisaation lopulliseksi kuluksi Tallenna

35 Exceptional costs 1/2 Jos hankkeelle on myönnetty tukea on poikkeuksellisiin kuluihin, syötä tiedot kustannuksista tällä välilehdellä (Edit/Create) Tee jokaisesta erillisestä kulusta tai laskusta oma rivi esim. arvioitsijan palkkio, käännöspalvelu jne.

36 Exceptional costs 2/2 Valitse listasta organisaatio, jota kulut koskevat Syötä todelliset kustannukset euroina korvattavan tukiosuuden MT+ laskee automaattisesti HUOM! Todelliset kulut voi sisältää arvonlisäveron vain, jos se jää hankkeen/organisaation lopulliseksi kuluksi Anna kustannukselle selkeä kuvaus ja perustelu, mistä kulu on syntynyt (max merkkiä)

37 Budget välilehti 1/4 Hankkeelle myönnetty tuki Hankkeen raportoima tuenkäyttö Budjettivälilehdellä voi vain tarkastella budjettia ja sen toteumaa, mutta ei syöttää kustannuksia (poikkeuksena exceptional cost perustelut)

38 Budget välilehti 2/4 Kokonaisbudjetissa näkyy hankkeen liikkumavara ilman budjettimuutosta.

39 Budget välilehti 3/4 Summa näkyy oranssilla, jos se ei ole kululuokan minimin ja maksimin välissä tai punaisella, jos se muutoin poikkeaa myönnetystä Koulutusjaksot ovat budjetissa ja/tai toteumassa eritelty myös jakson tyypin mukaan (short/long term, staff/pupil jne.)

40 Budjetti-välilehti 4/4 Poikkeuksellisille kuluille voi lisätä kommentin budjetti-välilehdellä

41 Reports Ohje loppuraportin täyttämiseen ja sähköiseen lähettämiseen: Video: Tulostettava kuvallinen ohje: kumppanuushankkeiden tukimateriaalisivuilla (ks. osoite viimeiseltä kalvolta)

42 Tärkeät dokumentit ja ohjeet Tuorein Mobility Tool+ Guide for Beneficiaries, jossa selkeät ja yksityiskohtaiset ohjeet! MT+ -raportointialustan aloitussivulla Video-ohjeet ECAS-tunnuksen luomiseen sekä loppuraportin luomiseen, täyttämiseen ja lähettämiseen: Kumppanuushankkeiden sektorikohtaisilta osallistujalle sivuilta (ks. web-osoitteet esityksen viimeiseltä dialta)

43 Miten tästä eteenpäin? Perehdy oppaaseen ja ota alusta rohkeasti käyttöön Ole ongelmatilanteissa yhteydessä CIMOon oman sektorisi yhteyshenkilöön

44 Ohjeistus ja tukimateriaali käynnissä oleville KA2-hankkeille KA201 = KA2 yleissivistävälle koulutukselle yleissivistavalle_koulutukselle Avaintoimi_2_strategiset_kumppanuushan kkeet Osallistujalle KA202 = KA2 ammatilliselle koulutukselle ammatilliselle_koulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA204 = KA2 aikuiskoulutukselle /aikuiskoulutukselle Avaintoimi_2_kumppanuushankkeet Osallistujalle KA205 = KA2 nuorisotoimialalle /nuorisotoimialalle Avaintoimi_2_yhteistyohankkeet Strategiset_kumppanuudet Raportointi KA203 = KA2 korkeakoulutukselle korkeakoulutukselle Avaintoimi_2_hankkeet Strategiset_kumppanuushankkeet Osallistujalle 44