TARJOUSPYYNTÖ MAITOTALOUSTUOTTEISTA HANKINNASTA

Transkriptio

1 Keuruun kaupunki Mänttä-Vilppulan kaupunki Multian kunta TARJOUSPYYNTÖ MAITOTALOUSTUOTTEISTA HANKINNASTA Keuruun kaupunki, Mänttä-Vilppulan kaupunki ja Multian kunta muodostavat hankintarenkaan. Hankintarengas pyytää tarjoustanne eri toimintayksiköiden käytettävistä maitotuotteista hankinta kaudelle ja yhden vuoden optio. 1. Hankintamenettely, Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä EU:n kynnysarvon ylittävänä hankintana. Hankinta ilmoitus on jätetty Hilma-palveluun ennakkoilmoituksena. Varsinainen EU- hankintailmoitus on laitettu HILMA palveluun päivää, ilmoituksissa käytetään Euroopan komission asetuksella vahvistamia vakiolomakkeita. HILMAsta ilmoitukset toimitetaan edelleen julkaistaviksi Euroopan unionin virallisen lehden täydennysosassa (S-sarja) sekä TED- tietokannassa ja tarjouksen pyytäjä on täyttänyt Eu:n ESPD-lomakkeen.( 2. Hankinnan kohde Hankintarengas pyytää tarjoustanne eritoimintayksiköiden käytettävistä nestemäisistä maitotuotteista ja EU- maitotuen piiriin kuuluvista juustoista hankinta kaudelle Hankinnan arvo kokohankintakaudelle on noin euroa Liitteessä olevat elintarvikkeiden määrät ovat suuntaa antavia arvioita, eivätkä sido tilaajaa. 3. Toimintaympäristö Keuruun, Mänttä-Vilppulan ja Multian alueella on tällä hetkellä yhteensä 7 tuotanto- ja 7 palvelukeittiötä, jotka tilaavat maitotaloustuotteita ja tarvikkeita. Aterioita tarjotaan yhteensä kpl/ vuosi. Määrärahat budjetoidaan vuosittain ja tämä saattaa vaikuttaa tilattavaan määrään. 1 S i v u

2 4. Hankintapäätös Kukin kunta tekee hankinnasta oman kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. 5. Sopimuskausi Sopimuskausi on optio 1 vuosi neuvotellaan erikseen viimeisenä sopimusvuonna. 6. Hankintasopimus Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä. Kunkin kunnan kirjalliset hankintasopimukset laaditaan erikseen ja allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätökset ovat tulleet lainvoimaisiksi. Sopimusten sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 7. Tarjousten käsittely Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Tarjoajien tarjousten kelpoisuudenarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjouskäsittelyn ensimmäisessä vaiheessa suoritetaan tarjoajan kelpoisuuden arviointi. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on täytettävä yhteinen eurooppalainen hankinta asiakirja ESPD osoitteessa Ohjeet asiakirjan täyttämiseen löytyy työ- ja elinkeinoministeriön sivulta julkiset hankinnat Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Kelpoisuusehdot täyttänyt ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt tarjoaja hyväksytään kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun. 8. Tarjousten vertailu sekä ratkaisuperusteet Liitteessä 1 on kuvattu tarjottavan tuotteen vähimmäisvaatimukset, jotka on täytettävä kaikilta osin. 2 S i v u

3 Hankinnan valintaperusteena on kokonaistaloudellinen edullisuus, jonka alakriteerinä käytetään pelkästään halvinta hintaa. Laatukriteerit huomioidaan kattavasti liitteessä 1 esitellyissä vähimmäisvaatimuksissa. Kilpailutuksen voittaa tuotemäärien kokonaishinnaltaan edullisin tarjous. 9. Tarjouksen sisältö Tarjouksessa tulee olla seuraavat tiedot: Tuotteista pyydetyt tuotetiedot tarjouslomakkeella Selvitys yrityksen toiminnassa käytössä olevista laatu- ja ympäristöohjelmista (sertifioidut) Selvitys pakkausmateriaaleista myös tavaroiden toimitus rullakko vaunu /lava Selvitys yritykseltä mahdollisuudesta saada hinnastot XML-tiedostona /exel tiedostoina (Jamix päivityksiä varten) Yrityksen yhteys- ja tilaushenkilöstön yhteystiedot Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on laadittava erilliseen Word-tiedostoon ja lähetettävä mennessä sähköpostitse osoitteeseen tarja.anttila@mantta-vilppula.fi. Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto viimeistään ja se on noudettavissa Keuruun kaupungin sivuilta Tarjoukseen tulee vastasta tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevilla tarjousliitteellä (1) ja (3). Taulukoita ei saa muuttaa mihinkään muuhun tiedostomuotoon. Taulukoihin ei saa tehdä lisärivejä ja eikä sarakkeita. Hinnat tulee antaa pyydetyn mukaisesti, liitteenä olevilla lomakkeilla. Tarjous liitteineen tulee olla suomenkielellä laadittu. Jos tarjous on sisällöltään puutteellinen, se voidaan hylätä. 10. Osatarjoukset ja muut poikkeukset Osatarjouksia ei huomioida. Lähiruoka- tai luomutuotteita saatetaan hankkia sopimuskauden aikana, jolloin ne korvaavat vastaavia tavanomaisia tuotteita. Niitä voidaan käyttää myös sesongin mukaan. 11. Tuotteiden saatavuus Tarjottua tuotetta tulee olla saatavilla koko sopimuskauden. Mikäli tuote lopetetaan tai toimitusvaikeuksien vuoksi sitä ei ole saatavilla, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa laadullisesti vastaava tuote. Asia sovitaan aina sopimuksen allekirjoittaneiden kesken. Keittiöiden informointi tuotekatkoksista ja toimitusvarmuudesta on selvitettävä erillisellä asiakirjalla. Poikkeusolosuhteisiin liittyvät käytännöt tulee tiedottaa sopimuksen allekirjoittaneille. 3 S i v u

4 12. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kiinteä nettohinta tulee olla voimassa Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina(alv 0 %) tarjouspyynnön liitelomakkeissa oleville tuotteille. Yksikköhinnat tulee ilmoittaa kahden desimaalin tarkkuudella (00,00 ) Taulukko, jolla hinnat ilmoitetaan, ei saa muuttaa toiseen tiedostomuotoon vaan se tulee takaisin tarjouksen pyytäjälle exel- versiona viimeisenä palautuspäivänä. Tarjouksesta tulee ilmetä hankintakauden hinnantarkistussuunnitelma, tarkistus tulee olla vähintään kaksi kertaa vuodessa. Mahdolliset hintamuutokset on ilmoitettava kuukautta ennen niiden voimaantuloa kunnan ruokapalvelusta vastaavalle. Hinnat voivat nousta tai laskea sovittaessa. Hintojen tarkistuksen yhteydessä varataan sopimusten allekirjoittajille mahdollisuus neuvotteluun. Tarjouspyyntöliitteissä (tuoteryhmittäin) pyydetään ilmoittamaan alennusprosentti tukkuhinnoista muille tuotteille. 13. Maksuehto Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset 7 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuskausi on vähintään 14 pv. Laskuissa tulee ilmetä tuotteen nimi, tarjottu kilohinta alv 0 %, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana sekä arvonlisäverot eriteltynä. Laskutus tapahtuu verkkolaskulla, jos tilaajalla ja toimittajalla on valmiudet verkkolaskutukseen. 14. Toimitusehdot Tarjouksessa tulee ilmetä toimituksesta aiheutuvat mahdolliset toimitusmaksut tai pientoimituslisät ja kustannukset tukkupakkausten purkamisesta. Toimitustiheys tulee olla vähintään neljä kertaa viikossa. Tarjouksessa tulee ilmentyä tilausaika toimituksille, sekä selvitys miten toimittaja ilmoittaa tilaajille, mikäli tilattua tuotetta ei saatavilla ja miten puuttuva tuote korvataan ja toimitetaan tilaajalle. 4 S i v u

5 15. Täydentävät sopimusehdot Hankinnassa ja sopimusten laadinnassa noudatetaan hankintalain säädäntöä, ja sovellamme JYSE 2014 tavarat ehtoja täydentävinä ehtoina sen lisäksi mitä tässä tarjouspyynnössä on ehdoiksi asetettu. 16. Asiakirjojen julkisuus, liike- ja ammattisalaisuudet Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki). Tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja. Tarjoajan tulee merkitä toimittamaansa tarjousaineistoon selkeästi, jos tarjous sisältää liike tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ja tällaiset tiedot tulee kirjata erilliseen liitteeseen. Vertailuperusteena oleva hinta ei voi olla liikesalaisuus. Tarjoukset tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintapäätös on tehty. Asianosainen (tarjouksentekijä) saa halutessaan tarjousasiakirjat nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen (Julkisuuslain 9 ). Muut kuin asianosainen (esim. kuntalainen) saa tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat nähtäväkseen (ilman liike- ja ammattisalaisuuksia) vasta, kun hankintasopimus on tehty. Jos tarjousasiakirjat sisältävät liike- ja ammattisalaisuudeksi merkittyä tietoa, hankinta yksikkö tekee asiakirjapyynnön saatuaan erillisen päätöksen mahdollisesta salassa pidosta. 17. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 18. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään saakka. 19. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset samansisältöiset tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kuoressa postitse kolmena (3) kappaleena sekä käytännön syistä lisäksi sähköisesti seuraavat asiakirja: tarjouspyyntölomake (Liite 3) osoitteeseen ulla.luoma@keuruu.fi ja tarja.anttila@manttavilppula.fi Keuruun kaupunki klo 15 mennessä. Kuoreen merkintä ELINTARVIKETARJOUS Keuruu, Mänttä-Vilppula ja Multia ja sähköpostin osoitekenttään ELINTARVIKETARJOUS Keuruu, Mänttä- Vilppula ja Multia Toimitusosoite on: Keuruun kaupunki Tekninen toimisto/ tukipalvelut Multiantie Keuruu 5 S i v u

6 LIITTEET: Liite 1 Tarjouspyynnön mukaisuus lomake Liite 2 Osoitteet ja pudotuskerrat Liite 3 Tarjouspyyntö kaavake (exel) Liite 4 Sopimusluonnos liite 5 JYSE 2014 Tavarat- sopimusehdot/ dc826523ef8f?version=1.0 6 S i v u