TARJOUSPYYNTÖ Pyydämme tarjousta Pöytyän kunnan kesäkuussa 2012 valmistuvan vanhusten tehostetun asumispalveluyksikkö Kartanokodin hoitokalusteista sekä niihin liittyvistä lisävarusteista. Sitova tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 13.04.2012 kello 15.00 mennessä. Pöytyän kunta Perusturvajohtaja Eeva-Sirkku Pöyhönen Turuntie 639 21870 Riihikoski Tunnus Kartanokodin hoitokalusteet on mainittava selvästi kuoressa. Varustettava kohde Kartanokoti, Haverintie 27, 21900 Yläne Kalustemääräluettelo on liite 1. Kalusteet on kuvattu luettelossa. Mitat ovat viitteelliset. Tarjousta pyydetään kalustemääräluettelon mukaisista esimerkkikalusteista. Käyttömäärät on arvioitu nykyisen tilanteen mukaan, mutta asiakas ei sitoudu ilmoitettuun määrään vaan tuotteiden määrää on mahdollista muuttaa vielä ennen lopullisen toimitussopimuksen solmimista. Tuotteiden vaatimukset ovat liitteenä 2. Hoitosänkyjen tulee olla vanhusten hoitotyöhön suunniteltuja. Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Tarjouskilpailu suoritetaan avoimena hankintamenettelynä. Lisäksi noudatetaan kunnan omia sisäisen valvonnan yleisohjeita hankintamenettelystä. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-tietokannassa, www.hankintailmoitukset.fi 23.03.2012. Tarjouspyyntö julkaistaan myös tilaajan internet osoitteessa www.poytya.fi. Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja hankinnassa käytetään avointa menettelyä. Hankinnoissa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) ja hankinta-asetusta (614/2007), JYSE 2009:n ehtoja sekä kunnan omia yleisohjeita hankintamenettelystä. Tarjouksen sisältämät tiedot liike- ja ammattisalaisuuksia lukuun ottamatta, tulevat julkisiksi, kun hankintapäätös on allekirjoitettu (asianosaiset) ja kun sopimus on tehty (muut kuin asianosaiset). Liike- ja ammattisalaisuuksia koskevat tiedot tulee toimittaa erillisenä liitteenä merkillä ei julkinen. Asiakirjojen julkisuus ratkaistaan Julkisuuslain (621/1999) nojalla. Hintatiedot ovat aina julkisia.
Tarjousten käsittely, kelpoisuusarviointi ja vertailu Myöhästyneet, määräajan jälkeen saapuneet tarjoukset hylätään avaamattomina. Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden arviointi 3. Tarjousten vertailu 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on toimitettava tarjouksen liitteenä olevan liitelomakkeen mukaisesti mm. seuraavat selvitykset: - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus (tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi.) - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista - vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta Tarjouskilpailusta suljetaan pois tarjous, joka ei ole tarjouspyynnön mukainen sekä tarjoaja, jolla ei katsota olevan taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseen. Mikäli kelpoisuusehdot eivät täyty, tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta ennen tarjousten vertailua. Lisäksi tarjoaja suljetaan pois tarjouskilpailusta, mikäli - tarjoaja on konkurssissa tai keskeyttänyt liiketoimintansa tai sille on vahvistettu velkajärjestely - vireillä on konkurssi- tai velkajärjestelymenettely, velkasaneerausohjelman vahvistamismenettely, tai hakemus yhtiön purkamiseksi - tarjoaja on päätetty asettaa selvitystilaan - tarjoaja on tuomittu lainvoimaisella päätöksellä ammattinsa harjoittamiseen liittyvästä lainvastaisesta teosta - tarjoaja on ammattinsa harjoittamisessa syyllistynyt vakavaan virheeseen, jonka tilaaja tarvittaessa näyttää toteen. Vaadittujen selvitysten puuttuminen johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista.
2. Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus edellyttää, että se on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisesti, kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu ja liitetiedostot täytetty vaaditulla tavalla. Tarjous on laadittava Suomen kielellä. Kaikkien liitteiden ja dokumenttien on oltava suomenkielisiä. Muilla kielillä tehty tarjous liitteineen hylätään. Tarjoushinnoittelu kalusteista pitää tehdä suoraan kalustemääräluettelon Excel -pohjaiseen taulukkoon. Asiakirjat saa sähköisessä muodossa Pöytyän kunnan kotisivuilta internet osoitteesta http://www.poytya.fi 2.1. Tarjouksen sisältö Tarjous tulee jättää liitelomakkeet täyttämällä Lisäksi pitää ilmoittaa seuraavat tiedot: - hinta alv 0 % (kalusteiden á hinta ja kokonaishinta) - toimitusehto (kalusteet toimitetaan paikalleen asennettuina. Kalustetoimittaja korjaa ja kuljettaa pois pakkaus- ja asennusjätteet). - täydennyshankintaehdot - kuljetus- ja vakuutusehdot - takuuehdot - kuvastot - tekninen tuki - viivästyskorko (enintään lain mukainen) Lisäksi edellytämme: - kiinteää hintaa - maksuehto 30 pv - varmuutta toimittaa kalusteet sovitussa määräajassa (toimituksen viivästyessä ostajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 0,5 prosenttia jokaiselta alkavalta 7 vuorokauden pituiselta ajanjaksolta, jolla myyjä ylittää sovitun toimitusajan. Viivästyssakko lasketaan sellaisen tavaran tai sen osan hinnasta, jota ei ole viivästymisen takia voitu ottaa tarkoitettuun käyttöön, ja sitä peritään enintään 15 viikolta. Ostajalla on oikeus vähentää viivästyssakot myyjälle tapahtuvista maksusuorituksista) Osatarjouksia ei hyväksytä. Ennen päätöksentekoa varaamme mahdollisuuden tutustua tarjottuihin tuotteisiin. Kalusteita hankitaan sitoumuksetta tarvittava määrä.
2.2. Kalusteille asetettavia vaatimuksia Tarjottavien tuotteiden tulee vastata ominaisuuksiltaan tarjouspyyntöasiakirjoissa esitettyjä vaatimuksia. Vaatimukset on eritelty liitteessä 2. Tarjottavien kalusteiden tekniset mitat voivat kohdittain poiketa vähäisessä määrin tarjouspyynnössä esitetyistä. Mittapoikkeamien vaikutukset kalusteen käyttömahdollisuuksiin tässä projektissa arvioidaan tilaajan puolelta kalustekohtaisesti. Tuotekuvaukset tulee toimittaa vähintään sillä tarkkuudella kuin kyseisestä tuotteesta on tarjouspyynnössä esitetty. Tarjouspyynnössä olevia materiaaleja ei välttämättä käytetä lopullisessa ratkaisussa. Hoitokalustetoimittajan tulee tuotteiden kokoamisen jälkeen säätää ne käyttäjälle sopivaksi ja neuvoa tuotteiden säätömahdollisuudet. 2.3. Huolto Tarjoukseen tulee sisällyttää kuvaus huollon toiminnasta seuraavasti: 1) varaosatoimitusten nopeus 2) huolto- ja asennuspalveluiden nopeus 3) käyttäjäkoulutus 3. Tarjousten arviointi ja hankintapäätökseen vaikuttavat valintakriteerit Hankintapäätöksen perusteena tullaan hyväksymään kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Vertailussa käytetään seuraavaa pisteytystä (yhteensä 100 pistettä): Hinta, painoarvo 60 pistettä - hinnan arviointiperusteena on ostohinta sisältäen toimitus-, asennuskulut sekä maksuehdon 30 pv. Hintapisteet arvioidaan siten, että halvin tarjous saa 60 pistettä. Muut saavat pisteitä suhteessa halvimpaan tarjoukseen seuraavan kaavan mukaisesti: Halvin hinta / tarjoushinta * hinnan painoarvo (joka on 60) Laatupisteet, painoarvo 40 pistettä Laatupisteet jakautuvat seuraavasti:
Tekniset ominaisuudet 30 pistettä - kalustetoimittajan tulee antaa kirjallinen selvitys tuotteiden teknisistä ominaisuuksista. - takuuaika - varaosien saatavuus Toiminnallinen laatu 10 pistettä - tarjotut tuotteet ovat vanhusten hoitotyöhön sopivia Hankintakriteerit koskevat myös mahdollisia alihankintatoimittajia, mikäli tarjoaja niitä käyttää. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa 31.12.2012 saakka. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjouskilpailuun osallistuneille ei suoriteta mitään korvauksia. Laskujen maksaminen Laskut suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskua vastaan, kun kalustetoimitukset on hyväksyttävästi vastaanotettu. Hankinnan muut ehdot Pöytyän kunta pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset. Takuuaika: Takuuaika tulee olla vähintään kolme (3) vuotta, teräsrakenteille kymmenen (10) vuotta. Toimitusaika: Kaikkien tuotteiden pitää olla toimitettuna paikan päälle koottuna 18.06.2012 mennessä. Tarjous: Tarjoushinta tulee antaa arvonlisäverottomana. Toimituskustannukset tulee esittää tarjouksessa. Tarjouksen antamisessa pyydetään huomioimaan, että Pöytyän kunta kuuluu Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin kilpailutusrenkaaseen.
Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset pyydetään lähettämään sähköpostilla Pöytyän kunnan perusturvajohtajalle 05.04.2012 mennessä osoitteella eeva-sirkku.poyhonen[ät]poytya.fi Pöytyällä 23.03.2012 Eeva-Sirkku Pöyhönen