TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 1 (10) MAINOS/MARKKINOINTITOIMISTON PALVELUJA TAMPEREEN JOUKKOLIIKENTEELLE Pyydämme tarjoustanne Tampereen joukkoliikenteelle hankittavista mainos/markkinointitoimiston palveluista kuten yleisestä markkinointija graafisesta suunnittelusta, tiedotuslehden ja aikataulukirjan graafisesta suunnittelusta ja taitosta, internet sivujen suunnittelusta ja toteutuksesta sekä markkinoinnin kehittämissuunnitelmasta. Taustaa Tampereen joukkoliikenne on Tampereen kaupungin kaupunkiympäristön kehittämisen prosessiin sijoittuva tilaajayksikkö. Sen tehtäviin kuuluu kaupungin sisäisten linjojen eli sopimusliikenteen reittien, aikataulujen ja autokiertojen suunnittelu, clearing eli rahanjako yhteistariffiliikennöitsijöiden kesken, lippujen myyntiverkosto, tariffisuunnittelu, palveluliikenteen suunnittelu sekä joukkoliikenteen yleinen tiedotus ja markkinointi. Tilaajayksikkö hankkii ja tarvittaessa kilpailuttaa joukkoliikenteen, arvioi joukkoliikennetarvetta ja sen kehitystä, ohjaa rahastus ja informaatiojärjestelmien kehitystä sekä kehittää ja koordinoi seudullista joukkoliikenneyhteistyötä. Tällä hetkellä 33 reittilinjasta kuusi on kilpailutettu ja liikennettä tuottaa viisi eri liikennöitsijää. Sopimusliikenteessä tehtiin vuonna 2008 noin 26,3 miljoonaa matkaa. Matkustusmäärät ovat olleet viimevuosina nousussa. Markkinoinnin painopisteet vuonna 2009 1. Tunnettavuus Markkinoinnilla on ollut tärkeä painoarvo Tampereen joukkoliikenteessä tilaaja tuottaja malliin siirtymisestä, vuodesta 2006 lähtien. Tilaajayksikön tunnettavuuteen on panostettava myös jatkossa. Tilatun liikenteen tuottajien määrä tulee kasvamaan ja Tampereen joukkoliikenteen palvelujen on oltava asiakkaiden näkökulmasta selkeä, yhtenäinen kokonaisuus.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 2 (10) 2. Uusi matkakorttijärjestelmä Tampereen joukkoliikenne uusii matkakorttijärjestelmänsä vuoden 2009 aikana. Uusi järjestelmä tuo mukanaan palveluita ja ominaisuuksia, jotka helpottavat asiointia matkakorttiasioissa. Järjestelmän käyttöönotto ja sen markkinointi vaatii oman harkitun konseptinsa. 3. Internetsivujen uudistus Tampereen joukkoliikenteen nettisivut ovat tärkeä tiedotuskanava tarjottavista palveluista. Käynnissä olevia kehityskohteita ovat jo matkakorttien nettilataus sekä reaaliaikaisten aikataulutietojen hakupalvelu. Sivuista halutaan ilmeeltään houkuttelevat ja yhtenäiset kokonaismarkkinointiin nähden. Käytettävyydeltään sivujen on oltava helppokäyttöiset, nopeat sekä informatiiviset. 4. Kannustaminen joukkoliikennepalveluiden käyttöön Tampereen joukkoliikenteen pysyvä perustavoite on saada kaupunkilaiset käyttämään entistä enemmän liikkumiseensa joukkoliikennettä henkilöliikenteen sijaan. Tähän vaikuttavat osaltaan vihreät arvot, joissa joukkoliikenne on tärkeä tekijä. Palveluita kehitetään käyttäjiä kuunnellen ja heille halutaan tarjota mahdollisimman hyvät ja toimivat joukkoliikenneyhteydet. Hankintamenettely Hankintamenettely on avoin. Kyseessä on EU kynnysarvon alittavan palvelun hankinta. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA palvelussa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi 3.3.2009. Tarjouspyyntö on ollut sähköisenä saatavilla kaupungin internetsivuilla /hankinnat/tarjouspyynnot. Hankinnan kohde 1. Yleinen markkinointi ja graafisen ilmeen suunnittelu sekä markkinoinnin kehittämissuunnitelma Yhtenäisen markkinointikokonaisuuden luomiseksi toimijan tehtävänä on suunnitella Tampereen joukkoliikenteelle graafinen ilme, jota voidaan käyttää painotuotteissa, ilmoituksissa ja nettisivuilla. Joukkoliikenteen logoa ei muuteta.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 3 (10) Henkilöstö ja lehdistötiedotteet, lomakkeet sekä asiakaspalvelupisteessä jaettavat esitteet tilaaja laatii ja taittaa itse. Näitä varten toimittajan on annettava graafisia elementtejä tilaajan käyttöön. Kaikki painettu materiaali laitetaan myös aina joukkoliikenteen internetsivulle. Tilaaja toimittaa linjakartan karttapohjan, jossa on myös piirrettynä linjat. Toimittajan tehtävänä on suunnitella linjakartan ulkoasu ja taitto. Viimeisin linjakartta on sähköisenä osoitteessa http:///joukkoliikenne/linjat/index.html Valitun toimijan tehtävänä on myös ideoida yhteistyössä tilaajan kanssa erityisiä markkinointikampanjoita esimerkiksi autottoman päivän tai yleisötapahtumien yhteyteen sekä uutuuspalveluiden lanseeraukseen. Tiedotus ja markkinointikanavina käytetään alueellisia lehtiä, radiota, televisiota, omia nettisivuja sekä suoramainontaa. Tampereen joukkoliikenteellä on käytössään myös 50 Abribus julistetaulua (2 x kahden viikon jakso) kaupunkialueella sekä 30 bussien kokoperämainosta (26 viikkoa) vuodessa. Tarjouksen tulee sisältää myös alustavia ideoita markkinoinnin kehittämiseksi. Laajuus 1 3 sivua. Tämän kehittämissuunnitelman innovatiivisuus ja toteutettavuus on yksi arviointiperusteista laatuarvioinnissa. Suunnittelupalveluiden työmääräarvio on o ensimmäisenä vuonna noin 150 tuntia, sisältäen graafisen ilmeen suunnittelun, graafiset elementit tilaajan käyttöön, kehityssuunnitelman, kartat ja kampanjat o toisena ja optiovuotena noin 75 tuntia / vuosi, sisältäen vuosittain kehityssuunnitelman, kartat ja kampanjat Tarjouksessa tulee eritellä graafinen suunnittelutyö ja muu suunnittelutyö (esimerkiksi kampanjat). Toimittajan tehtävänä voi olla myös kaluston, tapahtumien tms. kuvaaminen joukkoliikenteen markkinointikäyttöön. Kuvaus toimeksiannoista sovitaan erikseen etukäteen tilaajan ja toimittajan kesken.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 4 (10) 2. Tiedotuslehden graafinen suunnittelu ja taitto Tampereen joukkoliikenne julkaisee Sinisten bussien matkassa tiedotuslehden kerran tai kaksi kertaa vuodessa, tiedotusaineiston määrästä riippuen. Lehti jaetaan suorajakeluna kotitalouksiin Tampereella. Valitun toimittajan tehtävä on lehden suunnittelu ja taitto tilaajan toimittaman aineiston pohjalta. Tiedotuslehden graafinen ilme on sama kun Tampereen joukkoliikenteen graafinen ilme (ks. hankinnan kohde, kohta 1). Kuvamateriaali tulee pääsääntöisesti tilaajalta. Toimittaja voi myös käyttää ostettuja kuvia, mutta niiden käytöstä ja kustannuksista on aina etukäteen sovittava tilaajan kanssa.. Viimeisin julkaisu tiedotuslehti 2/2008 on sähköisenä osoitteessa http:///joukkoliikenne/materiaalipankki/index.html Tiedotuslehden julkaisuajankohdat ovat huhti toukokuu ja heinä elokuu. Sivukoko 210 mm x 297 mm Sivumäärä 8 + 4 sivuinen kansi + linjakarttaliite Painoväri nelivärijulkaisu Aineisto on toimitettava sähköisessä muodossa tilaajalle. Tarjouksessa tulee selvittää o ensimmäisen tiedotuslehden työmääräarvio työtunteina, sisältäen graafisen suunnittelun ja taiton o seuraavien tiedotuslehtien työmääräarvio työtunteina, pohjana edellinen taitto 3. Aikataulukirjan graafinen suunnittelu ja taitto Kaksi kertaa vuodessa kotitalouksiin Tampereella ja lähikunnissa jaettava aikataulukirja on tärkeä tiedotus ja markkinointiväline Tampereen joukkoliikenteelle. Kirjan ulkoasua ja toteutustapaa on mahdollista uudistaa valittavan toimittajan ideoinnin pohjalta. Aikataulukirjan graafinen ilme on sama kun Tampereen joukkoliikenteen graafinen ilme (ks. hankinnan kohde, kohta 1).
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 5 (10) Toimittajan tehtävänä on kirjan kansien sekä tekstiosuuksien ulkoasun suunnittelu ja taitto (nykyisessä kirjassa sivut 1 19, 240 244 ja linjakarttaliite). Varsinaisten aikataulusivujen taiton tekee painotalon repro. Kuvamateriaali tulee pääsääntöisesti tilaajalta. Toimittaja voi myös käyttää ostettuja kuvia, mutta niiden käytöstä ja kustannuksista on aina etukäteen sovittava tilaajan kanssa. Viimeisin julkaistu aikataulukirja kansia lukuun ottamatta on sähköisenä osoitteessa http:///joukkoliikenne/aikataulut/index.html Julkaisuajankohdat ovat toukokuu ja elokuu. Sivukoko 110 mm x 176 mm Sivumäärä 240 + 4 sivuinen kansi + linjakarttaliite Painoväri nelivärijulkaisu Aineisto on toimitettava sähköisessä muodossa tilaajalle. Tarjouksessa tulee selvittää o ensimmäisen aikataulukirjan työmääräarvio työtunteina, sisältäen graafisen suunnittelun ja taiton o seuraavien aikataulukirjojen työmääräarvio työtunteina, pohjana edellinen taitto 4. Internetsivujen layoutin suunnittelu ja mahdollisesti uuden sivupohjarakenteen suunnittelu ja toteutus Nykyisten nettisivujen sivupohjana on Tampereen kaupungin käytössä oleva Stato julkaisujärjestelmä. Valitun toimittajan tehtävänä on suunnitella sivujen layout sekä ideoida sivuille käytännöllisiä elementtejä Tampereen joukkoliikenteen osalta. Internetsivujen graafinen ilme on sama kun Tampereen joukkoliikenteen graafinen ilme (ks. hankinnan kohde, kohta 1). Sivujen nykyiset sähköiset palvelut jätetään käyttöön. Uusina elementteinä on tulossa muilta toimittajilta matkakorttien nettilatauspalvelu sekä aikatauluhaku. Sivujen sisällön päivityksestä vastaa tilaaja. Tavoite julkaisuajankohdaksi on kesä 2009. Optio Sitoumuksetta uuden sivupohjarakenteen suunnittelu ja toteutus.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 6 (10) Toisena sopimusvuotena tai optiovuotena voidaan mahdollisesti uudistaa kokonaan internetsivujen sivupohjarakenne. Tällöin valitun toimittajan tehtävänä on suunnitella, uudistaa ja toteuttaa sivupohjarakenne, layout sekä ideoida sivuille käytännöllisiä elementtejä Tampereen joukkoliikenteen osalta. Sivut tulee suunnitella siten, että ne voidaan toteuttaa sellaisilla tekniikoilla, jotka ovat käytettävissä yleisimmillä internet selaimilla. Lisäksi on huomioitava mobiililaitteiden käytön lisääntyminen. Jos toteutuksessa on käytettävä esimerkiksi Flash, Ajax tai JavaScript tekniikoita tai vastaavia, niin sivuista tulee olla toteutettavissa sisällöltään vastaavanlaiset html standardeihin perustuvat versiot. Nykyisiin sivuihin voi tutustua osoitteessa http:///joukkoliikenne. Tarjouksessa tulee selvittää o ensimmäisenä vuonna tehtävän internetsivujen layoutin vaatima työmääräarvio työtunteina o mahdollisesti toisena tai optiovuotena hankittavan sivupohjarakenteen suunnittelun ja tekemisen työmääräarvio työtunteina Referenssit Sopimuskausi Osatarjous Tarjoajan tulee kuvata vähintään yksi ja enintään viisi referenssiä vastaavan laajuisista toimeksiannoista viimeisen 2 3 vuoden aikana. Tarjoukseen on liitettävä kuvattuun referenssiin liittyvä työnäyte. Sopimuskausi on kaksi (2) vuotta + yhden (1) vuoden optio. Sopimuskausi alkaa niin pian kun mahdollista. Optiolla tarkoitetaan mahdollisuutta sopimuksen jatkamiseen alkuperäisin ehdoin. Option käytöstä sovitaan erikseen osapuolten kesken. Ei oteta huomioon. Vaihtoehtoiset tarjoukset Ei oteta huomioon Toimitusehto TOP Tampereen joukkoliikenne, Frenckellinaukio 2 E, Tampere FIN01. Kaikki aineisto tulee toimittaa tilaajalle myös pdf tiedostoina mm. internetissä julkaisemista varten.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 7 (10) Toimitusaika 1) Yleinen graafinen ilme 12.6.2009 mennessä. 2) Ensimmäisen tiedotuslehden graafinen suunnittelu ja taitto 20.7.2009 mennessä. 3) Ensimmäisen aikataulukirjan graafinen suunnittelu ja taitto 12.6.2009 mennessä. 4) Internetsivujen layout syksyn 2009 aikana. Muiden toimitusten toimitusajat sovitaan myöhemmin. Toimitusajan ilmoittaminen välimyyntivarauksin tulkitaan siten, ettei tarjoaja sitoudu ilmoittamaansa toimitusaikaan. Toimituksen viivästyessä tilaajalla on oikeus viivästyssakkoon osoittamatta, että viivästyksestä on aiheutunut vahinkoa. Viivästyssakko on suuruudeltaan 10 % viivästyneiden tuotteiden hinnasta jokaiselta alkavalta viivästysviikolta. Mikäli toimituksen viivästymisestä aiheutuu vahinkoa ja viivästyminen johtuu toimittajan tuottamuksesta, on Tampereen kaupungilla lisäksi oikeus saada korvausta toimituksen viivästymisen aiheuttamista kuluista ja vahingoista siltä osin kuin ne ylittävät viivästyssakon. Vahingonkorvauksen määrä ei voi ylittää toimituksen arvoa. Tarjoajan on tarjouksessaan ilmoitettava sitoutuuko se edellä mainittuihin viivästyssakkoehtoihin. Mikäli tarjoaja ei niitä hyväksy, tarjous tullaan hylkäämään. Hinnat Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvonlisäveroton kiinteät kokonaishinnat eriteltynä hintalomakkeen (liite 1) mukaisesti. Muulla tavoin ilmoitettua hintaa ei oteta huomioon. Hinnan varaumia ei hyväksytä. Kaikkien tarjottujen hintojen tulee sisältää myös kaikki toimeksiannosta johtuvat matka, matka aika, majoitus yms. korvaukset ja kustannukset. Kaikki oikeudet esitteen graafiseen ulkoasuun tulevat Tampereen kaupungille. Laskutus Laskutus toivotaan verkkolaskutuksena. Lisätietoja: /talous/erp/ostolasku/index.html Laskutus, toimitus yms. lisiä ei hyväksytä. Maksuehto Palvelu voidaan laskuttaa, kun se on hyväksytysti vastaanotettu. Maksuehto on vähintään 21 pv netto laskun päiväyksestä.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 8 (10) Viivästyskorko on korkolain 4 1 mom. mukainen. Alihankkijat Tarjoajan kelpoisuus Tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan käyttämät alihankkijat. Toimittajan on vastattava alihankkijan työstä ja tuloksista kuin omastaan. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Toimittajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan päätoimipaikka sijaitsee (sijoittautumismaa) voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjouksen sisältö Tarjous tulee tehdä täysin tarjouspyyntöä vastaavassa muodossa sisältäen vähintään tässä tarjouspyynnössä vaaditut tiedot. Muulla tavalla tehtyä tarjousta ei oteta huomioon. Tarjouksen laatimiskielen tulee olla suomi. Tarjoajien kelpoisuuden arvioimiseksi tarjouksessa on ilmoitettava tarjoajan Y tunnus ja tarjoukseen on liitettävä: Verovelkatodistus Vakuutusyhtiön/ yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisesta Vakuutusyhtiön/ yhtiöiden todistukset lakisääteisten tapaturmavakuutusmaksujen maksamisesta Vastaavat tiedot ja todistukset on toimitettava myös alihankkijoiden osalta. Todistukset eivät saa olla kahta kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjousten arvioimiseksi tarjoukseen on liitettävä: hintalomake, liite 1 täytettynä (myös sähköisenä) referenssien työnäytteet (myös sähköisinä) Tampereen kaupunki ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä. Valintaperuste Valintaperusteena on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat: Hinta. Painoarvo 60 %. Kehityssuunnitelma. Painoarvo 20 %. Referenssit työnäytteineen. Painoarvo 20 %.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 9 (10) Toimittajan oman alan ehdot Optiota uuden sivupohjarakenteen suunnittelusta ja toteutuksesta ei oteta huomioon hintavertailussa. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Mikäli tarjoaja ilmoittaa tarjouksessaan käyttävänsä omia toimitusehtoja ja oman alansa ehtoja, tarjouksesta on selkeästi käytävä ilmi, miltä osin niitä sovelletaan. Hylkäämisperusteet Sopimusehdot Tarjous hylätään, jos tarjouspyynnössä esitetyt vaatimukset eivät täyty tai tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä tai jos tarjous saapuu myöhästyneenä. Valitun toimittajan kanssa tehdään kirjallinen sopimus. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua hankintapäätöksen tiedoksisaannista edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Sopimus laaditaan seuraavien asiakirjojen perusteella (asiakirjat tärkeysjärjestyksessä): 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Tarjous 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot (JYSE 1994) /make/pyynnot/jyse94.pdf Sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan Tampereen käräjäoikeudessa. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat yleisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen. Tarjouskilpailuun osallistuneet saavat halutessaan tarjoukset nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike tai ammattisalaisuuksia. Tarjouksen voimassaolo Mikäli liike tai ammattisalaisuuksien sisällyttäminen on kuitenkin järkevän tarjouksen tekemiseksi välttämätöntä, tulee liike tai ammattisalaisuuksiksi määritellyt tiedot ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia.
TAMPERE TARJOUSPYYNTÖ 10 (10) Tarjouksen tulee olla voimassa 30.6.2009 asti. Tarjousten palautus Tarjoukset tulee toimittaa kokonaisuudessaan paperiversiona ja lisäksi näytteitä lukuun ottamatta sähköisesti cd/dvd:llä tai USB muistitikulla, Excel taulukot Microsoft Excel 2000 formaatissa. Sähköisessä mediassa tulee olla kirjoitettuna tarjoajan nimi ja merkintä: TRE:2142/2009. Tarjous + sähköinen versio on toimitettava viimeistään 24.3.2009 klo 15.00 mennessä suljetussa kirjekuoressa kirjaamoon osoitteeseen: Tampereen kaupunki Kirjaamo (Käyntiosoite: Puutarhakatu 6) 33101 Tampere Kuoressa on ehdottomasti oltava merkintä Tarjous: Mainos/markkinointitoimiston palvelut. Lisätiedot Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä 9.3.2009 klo 15.00 mennessä sähköpostitse osoitteella hankinnat.toimisto(at)tampere.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Mainos/markkinointitoimiston palvelut. Vastaukset ovat luettavissa viimeistään 13.3.2009 verkko osoitteessa: /hankinnat/tarjouspyynnot/ Hankinnan valmistelijana toimii hankintasihteeri Leila Tuurala, puh. 040 774 1531. TAMPEREEN KAUPUNKI Markku Vaarankorpi tuoteryhmävastaava LIITTEET Hintalomake, liite 1 Tarjouksen sisällysluettelo, liite 2