TARJOUSPYYNTÖ 28.3.2014 Tarjouspyyntö siivouspalveluiden hoitamisesta Pihtiputaan Muurasjärven koulun-, Muurasjärven neuvolan sekä Muurasjärven kotipalvelun tiloihin. 1. Yleistä Viitasaaren kaupunki ja Pihtiputaan kunta toteuttavat yhteisiä kuntapalveluja nimellä Wiitaunioni. Ruoka- ja puhtauspalvelut toimivat yhteisen teknisen lautakunnan alaisuudessa. Kohteena ovat: Muurasjärven koulun tilat, Ristimäentie 9, 44880 Muurasjärvi. Muurasjärven neuvolan tilat, Toukolantie 7, 44880 Muurasjärvi. Muurasjärven kotipalvelun tilat, Toukolantie 7, 44880 Muurasjärvi. Pyydämme tarjouksen kaikkien kolmen kohteen siivouspalveluiden hoitamisesta. Tilaaja vastaa saniteettitarvikkeiden (käsipaperit ja wc-paperit sekä saippuat) ja jätesäkkien ja roskapussien hankkimisesta kohteisiin. Tilaaja vastaa kohteen tarvitsemista ja käyttämistä siivousaineista, - välineistä, -tarvikkeista ja koneista. Siivouksesta aiheutuvan pyykin pesemisestä vastaa palvelun tuottaja. Siivouskohteesta löytyy kone pyykin pesemistä varten. 2. Hankinnan kuvaus Pyydämme kirjallista sitovaa kirjallista ja suomenkielellä kirjoitettua tarjousta siivouspalveluiden hoitamisesta tämän tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaisesti. Siivouksen palvelukuvaukset joissa ovat ylläpito-, jaksottais- ja perussiivoustyöt, liitteissä 1, 2, 3. Edellytämme tuottajan tekevän säännöllisesti omatoimista laadunvalvontaa sekä tilaajan kanssa yhdessä laatukiertoja, jotka dokumentoidaan. Tilaaja edellyttää tuottajan välittömästi reagoivan palvelua koskeviin reklamaatioihin.
Edellytämme palvelun tuottajalta valmiutta ja joustavuutta mukautua tilaajan toimintatavan muutoksiin. Kohteen luonteesta johtuen, siivouskertoja joudutaan varmasti päivittämään sopimuskauden aikana. Mikäli kiinteistössä tapahtuu toiminnallisia muutoksia tai toiminta muutoin muuttuu, tilaajalla on oikeus muuttaa palvelusopimusta tai purkaa se. Tilaajalla on oikeus taloudelliseen hyvitykseen, mikäli palvelutuottaja ei noudata solmittua siivouspalvelusopimusta. 3. Sopimuskausi, Hankintasopimus 1.8.2014-31.7.2017 Sopimuskausi alkaa sopimuksen allekirjoittamisesta. Hankintasopimusmalli liite 4. 4. Hankintamenettely Hankintamenettelynä käytetään avointa menettelyä. Hankinta on EU-kynnysarvon alittava hankinta. Hankinnassa noudatetaan lakia julkisista hankinnoista (348/2007) sekä lakia täydentävää asetusta (614/2007). Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä tilaajan edellyttämällä tavalla taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei tilaaja voi hyödyntää tarjouskilpailun tuloksia, tilaaja voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. Tarjouksen tekemisestä, esittelystä tai muusta menettelyyn osallistumisesta ei makseta tarjoajille korvausta. Tarjousasiakirjat on saatavissa suomen kielellä. 5. Tarjoustietojen ja hankinta-asiakirjojen julkisuus Hankinta- asiakirjojen julkisuutta säätelee laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Hankintaan osallistuvan yrityksen toimittamat tarjousasiakirjat ja tiedot tulevat pääsääntöisesti julkisiksi hankintaprosessin yhteydessä. Tarjousasiakirjat tulevat julkisiksi asianosaisille eli toisille tarjoajille, kun hankintaa koskeva päätös on tehty.
Tarjoajan on merkittävä toimittamaansa aineistoon selkeästi, mitkä tiedot se katsoo kuuluvan liike- ja ammattisalaisuuden piiriin ja erotettava nämä tiedot selvästi muusta aineistosta tarjouksessa. Hankintayksikkö tekee erillisen päätöksen mahdollisesta salassapidosta. Vertailuhinta ei kuitenkaan voi olla liike- tai ammattisalaisuus. 6. Tarjouksen laatiminen Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjouksen vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Tarjous ei saa olla ehdollinen. Osatarjouksia ei hyväksytä. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja vertailukelvoton. Tarjouksen liitteenä annettava tilaajavastuulain 5 1mom mukaiset selvitykset: 1. Onko yritys merkitty ennakkoperintälain (1118/1996) mukaiseen ennakkoperintärekisteriin ja työantajarekisteriin sekä arvolisäverolain (1501/1993) mukaiseen arvolisäverollisten rekisteriin. 2. kaupparekisteriote 3. todistus verojen maksamisesta tai verovelkatodistus tai selvitys siitä, että verovelkaa koskevaa maksusuunnitelma on tehty 4. todistus eläkevakuutuksen ottamisesta ja eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta tai selvitys siitä, että erääntyneiden eläkevakuutusmaksuja koskeva maksusopimus on tehty 5. selvitys työhön sovellettavasta työehtosopimuksesta tai keskeisistä työehdoista. Lisäksi kuvaus seuraavista asioista; Tarjouksessa tulee ilmoittaa tuntihinta erikseen ylläpito- ja jaksottaistöistä, perussiivoustöistä sekä siivoustöistä, jotka vaativat erityislaitteita ja koneita (alv 0 %), liite 5. Arvolisäveron osuus tulee ilmoittaa erikseen. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet sekä pyydetyt selvitykset annetaan suomen kielellä.
7. Kohteeseen tutustuminen Kohteeseen on mahdollista tutustua tiistaina 29.4.2014 kello: 13-15.00 välisenä aikana. Tutustujat pyydetään saapumaan kello: 13.00 Muurasjärven koululle, Ristimäentie 9, koulun ruokasaliin. Ilmoittautumiset 24.4.2014 mennessä osoitteeseen sari.wilkman@viitasaari.fi 8. Tarjouksen jättäminen Hankintayksikölle osoitettu tarjous suljetussa kirjekuoressa paperiversiona allekirjoitettuna on toimitettava viimeistään 16.5.2014 kello 15.00 mennessä. Tarjousten mukana pyydetään toimittamaan tarjoajan virallinen sähköpostiosoite, johon tiedoksiannot toimitetaan sähköisesti. Tarjousmerkintä Siivouspalvelut, Muurasjärvi pyydetään mainitsemaan kirjekuoressa. Posti- ja käyntiosoite: Pihtiputaan kunta / Tekninen yksikkö Ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö Keskustie 9 44800 PIHTIPUDAS Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. 9. Tarjousten käsittely Menettelyn vaiheet ovat seuraavat: 1. Tarjousten avaaminen 2. Tarjoajien soveltuvuuden tarkastaminen 3. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 4. Tarjousten vertailu 5. Hankintapäätöksen teko ja päätöksen ilmoittaminen 6. Hankintasopimuksen tekeminen. Hankintasopimus syntyy vasta kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella.
10. Tarjousten valintaperusteet ja vertailu Tarjouksen hyväksymisen perusteena pidetään vaatimukset täyttävän palveluntuottajan kokonaisedullisinta hintaa. Liite 6 vertailuperusteet. Viitasaarella 28.3.2014 Hankintayksikkö Sari Wilkman Ruoka- ja puhtauspalvelupäällikkö