A Basware Presentation Ostolasku: 100% saapuvia laskuja verkkolaskuina. Älä tyydy paperilaskuihin! Tee muutos ja vapauta työaikaa heti. Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti
Ostolasku: 100% saapuvia laskuja verkkolaskuina. Älä tyydy paperilaskuihin! Tee muutos ja vapauta työaikaa heti. 15:20 15:50 Ohjelma Verkkolaskutuksen nykypäivä - onko läpimurto jo tapahtunut? Tilannekatsaus markkinoilta Tulokset tutkimuksesta: Näin organisaatiot ovat siirtyneet verkkolaskuttajiksi 100 % sähköisyys ostolaskuihin Ulkoistettu skannauspalvelu Toimittajaportaali - pientoimittajat verkkolaskujen lähettäjäksi Toimittajien aktivointipalvelulla enemmän aitoja verkkolaskuja Asiakas-case Linja-autokuljetus hotelleille lähtee kello 16:30 Sibelius-talon edestä Tietoiskun vetäjä Arto Stenbäck, Senior Account Manager, Basware 2 27.9.2011
Laskudata 3
Laskun kuva 4
Verkkolaskutuksen nykypäivä - onko läpimurto jo tapahtunut?
Verkkolaskutuksen penetraatio 2010 B2B 2010 (E) B2C 12-50% 6-11.9% 1-5.9% <1% 6 Lähde: Billentis
Seurantakysely verkkolaskutuksesta ja tietojen välityksestä toimittajaverkostossa Kolmas kysely helmikuussa 2011 Yli 500 työntekijää Toteutettiin web-kyselynä 51-500 työntekijää Yhteensä 441 vastausta 39 % Alle 50 työntekijää 30 % 33 % 10 % 7 % 8 % 14 % 6 % Julkinen organisaatio Yli 500 MEUR 100-500 MEUR 51-100 MEUR 10-50 MEUR 7 31 % Henkilöstömäärä 22 % Liikevaihto 1-10 MEUR alle 1 MEUR
Verkkolaskutuksen läpimurto on tapahtunut 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % helmi 10 helmi 11 Taloushallinnon ammattilaisista 70 % on sitä mieltä, että läpimurto on tapahtunut. 30 % vastaajista on eri mieltä. 10 % 0 % Samaa mieltä Jonkin verran samaa mieltä Jonkin verran eri mieltä Eri mieltä En osaa sanoa 8
Kuinka monta % ostolaskuistanne on verkkolaskuja 35 30 25 20 15 10 5 0 kesä 09 helmi 10 helmi 11 0 % alle 20 % 20-40 % 40-60 % Yli 60 % En osaa sanoa Vastaanottajat jakaantuvat aiempiin tutkimuksiin verrattuna tasaisemmin eri ryhmiin. Trendi oikea : Yli 60 % vastaanottavien määrä kasvaa, ei ollenkaan vastaanottavien määrä pienenee. 9
Kuinka monta % myyntilaskuistanne on verkkolaskuja 50 45 40 35 30 25 20 15 10 5 0 kesä 09 helmi 10 helmi 11 0 % alle 20 % 20-40 % 40-60 % Yli 60 % En osaa sanoa 25 % yhteisöistä on vielä neitseellisiä verkkolaskujen lähettämisen suhteen. Yli 60% lähettävien osuus kasvanut ja ei ollenkaan lähettävien osuus pienentynyt, kummassakin ryhmässä muutos merkittävä. 10
Verkkolaskutuksen läpimurto? Minä vuonna olette aloittaneet verkkolaskujen vastaanoton ja lähettämisen? 35 % 30 % 25 % 20 % Vastaanottaminen / ostolasku Lähettäminen / myyntilasku 15 % 10 % 5 % 0 % 11 ennen 2002 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011
Verkkolaskusta hyötyä? 70 % 60 % 50 % 40 % 30 % 20 % 10 % 0 % Erittäin paljon myynti osto Jossain määrin Ei lainkaan En osaa sanoa 90% vastaajista kokee hyötyneensä verkkolaskusta ostolaskuissa ja vastaavasti myyntilaskuissa 80%. Alle 10 % vastaajista ei ole hyötynyt verkkolaskusta. Tärkein hyöty: alentuneet laskukohtaiset kustannukset. 12
Suurimmat esteet/haasteet verkkolaskujen määrän lisäämisessä Toimittajilla ei ole valmiutta lähettää verkkolaskuja Asiakkailla ei ole valmiutta vastaanottaa verkkolaskuja Kustannukset toimittajalle / toimittajan haluttomuus Kuluttajien kyvyttömyys vastaanottaa verkkolaskuja Taloushallinnon järjestelmä ei tue verkkolaskua Epäselvyys verkkolaskun hyödyistä Käyttöönottoon liittyvät huolet Monimutkainen laskutusprosessi Ei esteitä /haasteita Johdon tuki puuttuu Rahoituksen puuttuminen Hankinta- / talousosaston haluttomuus 18 % 17 % 17 % 15 % 13 % 9 % 6 % 4 % 2 % 2 % 45 % 43 % 0 % 20 % 40 % 60 % Epätietoisuus myyjän/ostajan valmiuksista keskeisin este. 13
100 % sähköisyys ostolaskuihin
Baswaren verkkolaskuratkaisu Laskutusohjelmisto Myyjä (lähettäjä) Myyjä (lähettäjä) Lähetysohjelmisto Portaalipalvelu Basware Business Transactions Vastaanottoohjelmisto Ostaja (vastaanottaja) Ostaja (vastaanottaja) Ostoreskontra Skannaus ja tiedon sieppaus Tulostus Operaattoriyhteydet Toimittajien aktivointipalvelu / Vastaanottajien aktivointi 15
Aitojen verkkolaskujen lukumäärän kasvattaminen Basware Toimittajaportaali Laskutusjärjestelmä Toimittaja Basware Business Transactions Basware Skannauspalvelu Ostaja Ostoreskontra Toimittajien aktivointipalvelu 16
Paperilaskut verkkolaskuiksi skannauspalvelulla Baswaren Skannauspalvelu käsittelee kaikki organisaationne paperilaskut Esikäsittely; postin vastaanotto, lajittelu ja puhdistus Skannaus Tietojen poiminta ja validointi myös tarvittaessa rivitasolla Laskujen toimittaminen asiakkaalle verkkolaskuna Paperilaskujen hävittäminen tai palautus asiakkaalle varastointiajan jälkeen Hyödyt Merkittävät säästöt, kun toiminto ulkoistetaan: työvoima, työtila, ohjelmistot, laitteistot Täsmällinen ja korkealaatuinen data mahdollistaa automaation ostoreskontraprosessin kaikissa vaiheissa 17
Laskujen digitalisointi - tyypilliset kustannusrakenteet 1,20 1,00 0,80 0,60 0,40 Basware Yhteyspalvelut Ulkoistettu skannaus Asiakas skannaa itse 0,20 0,00 Vuosi 1 Vuosi 2 Vuosi 3 18
Skannauspalvelun prosessikaavio Paperiposti Sähköpostilaskut Sisäinen skannaus Postilokero Skannauserän valmistelu Skannaus Laskutietojen tunnistaminen Validointi Laadunvarmistus Paperipostin käsittely Asiakirjojen säilytys ja hävittäminen Toimitus asiakkaan laskujen käsittelyjärjestelmään 19
Globaalit skannauspalvelut Oslo, NOR Stockholm, SWE Helsinki, FIN Northwich, UK Copenhagen, Den Cologne, GER Utrecht, NED Toronto Paris, FRA Salt Lake City New York Phoenix Philadelphia Tijuana, Mexico Validointikeskukset - Otsikko- ja rivitason tietojen tunnistus - Tietojen validointi - Laadun tarkkailu Beijing, China Chandigarh, India Pune, India Manila, PH Skannauskeskukset Amerikassa, Euroopassa ja 20 Austraaliassa - Asiakaskohtaiset postilokerot - Saapuvan postin käsittely - Skannauserien valmistelu - Laskujen skannaus - Laadun tarkkailu - Alkuperäisen aineiston tuhoaminen / arkistointi / palautus Laskun toimitus ja palvelutaso - Toimitus asiakkaan laskujen kierrätysjärjestelmään Baswaren verkkolaskuverkoston kautta Sydney, AUS Auckland, NZ
Baswaren verkkolaskupalvelu 21 Verkkolaskujen avulla saat kustannussäästöjä Vähennät laskun käsittelyn manuaalisia työvaiheita ja nopeutat laskujen käsittelyä Basware Business Transactions On valvottu ja turvallinen verkkolaskupalvelu Laskut välitetään automaattisesti toimittajan laskutusjärjestelmästä asiakkaan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään yhden liittymän kautta Laskun lähettäjä ja vastaanottaja automatisoivat laskutusprosessinsa. Välittää laskut tiedostomuodosta riippumatta vastaanottajan ostolaskujen käsittelyjärjestelmään tai tulostuspalveluun Vastaanotettujen verkkolaskujen tietosisällön tarkistus
Baswaren verkkolaskupalvelu Yli 3 500 organisaatiota liitetty palveluun Globaalin verkkolaskuoperaattori-verkoston kautta tavoitetaan yli 160 000 yritystä Toiminnassa vuodesta 2000 Noin 14 miljoonaa välitettyä viestiä (pääasiassa verkkolaskuja) vuonna 2010 (2009: 10 milj, 2008: 8,5 milj, 2007: 7 milj) Jatkossa hankintasanomien merkitys kasvaa Yli 100 partnerioperaattoria, määrä kasvussa 22
Toimittajien aktivointipalvelu Basware hoitaa toimittaja-aktivoinnin asiakkaan puolesta Toimittajien tietojen keräys niiden toimittajien tunnistaminen, joilla jo valmiudet lähettää verkkolaskuja ja jotka heti aktivoitavissa Asianmukaista toimittajaviestintä ja työvälineiden tarjoaminen toimittajille, joille ei vielä verkkolaskuvalmiuksia Raportointi aktivoinnin tuloksista 23 Näin saat: Yhä enemmän verkkolaskuja! Keskimääräinen laskukohtainen kustannus alenee jatkuvasti
24 Esimerkki aktivointikampanja -sähköpostista
Case: Globaalisti toimiva yritys Ostolaskuja noin 300 000/vuosi Yritys haluaa aloittaa verkkolaskujen vastaanottamisen myös ulkomaisilta toimittajilta Aluksi mukana viiden maan toimittajat Aktivointi ensin sähköpostikampanjana, jonka jälkeen jatkettiin telemarkkinoinnilla Viestin sävy oli ensin pyytävä, mutta siirtyi nopeasti vaativaksi Asiakas kontaktoi toimittajia myös itse, jos Baswaren viesteihin ei vastattu 25
Case: Globaalisti toimiva yritys, verkkolaskujen lähettäjät Suomessa 1600 1400 1200 1000 800 600 400 200 0 Q4/2008 Q1/2009 Q2/2009 Q3/2009 Lähettäjien määrä yli kaksinkertaistui 26
Case: Globaalisti toimiva yritys, verkkolaskujen lähettäjät ulkomailla 140 120 100 80 60 UK GER/AUT FRA US Other 40 20 0 Q4/2008 Q1/2009 Q2/2009 Q3/2009 27
Case: Globaalisti toimiva yritys, vastaanotetut verkkolaskut kuukaudessa 18000 16000 14000 12000 10000 8000 6000 4000 2000 0 Vastaanotettujen verkkolaskujen määrä yli nelinkertaistui 28
Toimittajaportaali: Pienet toimittajat mukaan verkkolaskutukseen Ostaja voi pyytää toimittajia syöttämään verkkolaskuja Baswaren toimittajaportaalin kautta Internet-yhteyden lisäksi muita teknisiä vaatimuksia ei ole Toimittajat voivat muodostaa verkkolaskun toimittajaportaalissa Laskulle voidaan lisätä rivitietoja Laskulle voidaan liittää liitteitä eri tiedostomuodoissa Toimittaja voi ladata laskusta kopion omaan kirjanpitoon Laskut toimitetaan ostajalle Basware Business Transactions palvelun kautta Laskun onnistunut välitys voidaan tarkistaa Basware Supplier Portalista Toimittajilla mahdollisuus seurata omien laskujensa välitystietoa Toimittajilla mahdollisuus muokata laskuja tarvittaessa Vähentää ostoreskontraan tulevia toimittajien tiedusteluja mahdollistaen ostoreskontran tehokkaamman ja tuottavamman ajankäytön Toimittajien aktivoiminen Toimittajaportaalin käyttäjiksi on helppoa Baswaren Toimittajien aktivointipalvelun avulla Alkuvuodesta 2010 noin 1500 rekisteröitynyttä toimittajaa, joka kuukausi noin 200 uutta toimittajaa. 29
Toimittajaportaali Luo Lasku, valitse asiakas 30
Toimittajaportaali Luo Lasku 31
Yhteyspalvelujen asiakkaita Laskutusjärjestelmä Basware Business Transactions Ostoreskontra 32
Kiitos! Basware Käyttäjäpäivät 20.-21.9.2011 Rohkeus liiketoiminnan kehittämiseen Lahti