Tulostuspalvelu. Palvelukuvaus. Palvelukuvaus - Tulostuspalvelu. V1.5 Luottamuksellinen sivu 1/ Tieto Corporation

Transkriptio

1 Palvelukuvaus - Tulostuspalvelu V Tulostuspalvelu Palvelukuvaus sivu 1/ Konsultointipalvelu

2 Palvelukuvaus - Tulostuspalvelu V Tekijänoikeudet Tämän asiakirjan tai minkään sen osan sisältöä ei saa kopioida organisaationne ulkopuolelle ilman Tiedon kirjallista suostumusta. Kaikki tähän palvelukuvaukseen ja palveluun liittyvät oikeudet kuuluvat Tiedolle tai kolmannelle osapuolelle. Tätä asiakirjaa ja sen sisältöä sekä palvelun ominaisuuksia kehitetään jatkuvasti. Tieto voi tehdä niihin muutoksia ja/tai korjauksia oman harkintansa mukaan. Kaikista merkittävistä muutoksista keskustellaan asiakkaan kanssa sovellettavan sopimuksen mukaisesti. sivu 2/ Konsultointipalvelu

3 Sisältö 1 Johdanto Palvelun toiminnot Perustoiminnot Tiedonsiirto Tulostuspaikat Laskujen ulkoasu Palvelun osat Kuoritus Postihuolinta Raportointi Materiaalit Lisäpalvelut Palvelun käytettävyys ja hallinta Tietoliikenneyhteys...6 page 3/6

4 Tulostuspalvelun palvelukuvaus 1 Johdanto Tämä dokumentti kuvaa Tiedon tarjoaman tulostuspalvelun perustoiminnot. Palvelun tarkoituksen on välittää myyntilaskut paperimuodossa postin välityksellä. Toiminnallisuutta tarvitaan kanavaksi sellaisille laskujen vastaanottajille, jotka eivät voi vastaanottaa laskujaan sähköisen kanavan kautta. Tiedon tulostuspalvelu on toteutettu käyttäen tulostukseen erikoistuneita alihankkijoita käyttäen. Paperilaskujen postijakelun suorittaa siihen valtuutettu postipalvelujen tarjoaja. Tiedolla on mahdollisuus tarjota tulostuspalvelua eri maissa sijaitsevista tulostuspisteistä käyttäen vakiomuotoisia laskumalleja. Käytettävällä tulostuspaikalla voi olla vaikutuksia liittyen palvelun vakiosisältöön esimerkiksi kirjekuoren koon, värillisyyden, kaksipuolisuuden ym. osalta. Jos palveluun sisältyy myös postitus niin tämän palveluosan kustannus ja saatavuus on riippuvainen tulostuspisteen sijaintimaan viranomaismääryksistä ja postitusta hoitavan tahon käytännöistä. Erityisesti on huomattava että postitus ei ole Tiedon tai Tiedon alihankkijan palvelu vaan sen tarjoaa siihen valtuutettu kolmas osapuoli. Postitusta säätelevät lait ja määräykset vaihtelevat maasta toiseen. Esimerkiksi jossain maissa ei ole mahdollista sisällyttää postitusta osaksi tulostuspalvelua koska asiakkaan on tehtävä itse suoraan sopimus postituksesta sitä hoitavan tahon kanssa. Eri tilanteet tarkistetaan ja suunnitellaan ennen palvelun käyttöönottoa samassa yhteydessä kun suunnitellaan mahdolliset asiakkaan erityisvaatimukset palvelulle. 2 Palvelun toiminnot 2.1 Perustoiminnot Tiedonsiirto Asiakas lähettää tulostettavan aineiston Tiedon palveluun käyttäen sovittua tiedonsiirtoprotokollaa ja aineistomuotoa. Tieto kerää laskut eriksi ja toimittaa ne tulostettaviksi sovittujen aikataulujen mukaisesti. Aikataulu on riippuvainen toimitusmallista sekä käytettävästä tulostus alihankkijasta. Täsmällinen aikataulutus voidaan tehdä asiakkaan toimituksen suunnittelun yhteydessä. Mikäli yhden päivän aikana toimitettavien laskujen eräkoko ylittää sivua niin asiakkaan tule informoida Tietoa tästä etukäteen. page 4/6

5 2.1.2 Tulostuspaikat Tieto kehittää verkostoaan tulostuspaikkojen sijainnin osalta osana yleistä palvelukehitystä. Uusien tulostuspaikkojen avaaminen riippuu asiakkaiden tarpeista ja mahdollisesta volyymista uudessa paikassa. Yleisesti ottaen ei ole kustannuksiltaan perusteltua avata uutta tulostuspaikka mikäli volyymit ovat pienet vaan suositeltavampaa on käyttää olemassaolevaa tulostuspaikkaa mistä toimitusajat ja postimaksut ovat kohtuulliset. 2.2 Laskujen ulkoasu Postipalvelut asettavat yleisesti tiettyjä sääntöjä laskuissa olevalle osoitetiedolle ja sen sijoittelulle. Samoin tulostustoimittajien tuotantoprosessit määrittävät sääntöjä laskujen ulkoasulle ja käytettäville ohjaustiedoille. Oletusarvoisesti Palvelu vastaa laskujen ulkoasun hallinnasta ja toteutuksesta. 3 Palvelun osat 3.1 Kuoritus 3.2 Postihuolinta 3.3 Raportointi Kuorittaminen tapahtuu koneellisesti. Maksimäärä laskusivuille C5 kuoressa on noin seitsämän (7) arkkia ja vastaavasti C4 kuorelle noin neljäkymmentä (40) arkkia. Tieto vastaa postihuolinnasta käyttäen sovittua postisopimusta ja tunnistetta. Tavoiteaika toimitukselle postitukseen on että materiaali toimitetaan saapumispäivänä tai sitä seuraavana päivänä kun materiaali on toimitettu Tiedon palveluun. Tieto raportoi kuukausittain kirjekuorten ja arkkien määrän hintaliitteen mukaisesti. Mikäli asiakas on tilannut jakson aikana asiakaskohtaista työtä tämä raportoidaan erikseen. page 5/6

6 3.4 Materiaalit 4 Lisäpalvelut Tieto vastaa palvelun vakiomateriaalin saatavuudesta. Vakiomateriaaleja ovat tulostuspaperi ja blanko-kirjekuoret. Mikäli asiakkaalla on tarpeita lisäpalveluihin näistä pyydetään olemassa yhteydessä asiakkaan yhteyshenkilöön Tiedossa. 5 Palvelun käytettävyys ja hallinta 6 Tietoliikenneyhteys Palvelu on käytettävissä 24/7 periaatteen mukaisesti. Palvelun hallinta ja tuki on järjestetty Tiedon yleisen tuki- ja hallintapalveluiden mukaisesti jotka on kuvattu liitteessä Palvelutasot. Oletusarvoisesti asiakkaalla on olemassaoleva tiedonsiirtoyhteys myyntilaskujen lähettämiseen Tiedon palveluun. Tulostuspalvelu voi käyttää tätä samaa tiedonsiirtoyhteyttä. Mikäli tulostettavat laskut vaativat erityisjärjestelyitä kuten erillisen tietovirran niin nämä voidaan toteuttaa tarpeen mukaan. Tietoliikenneyhteys asiakkaan ja Tiedon välillä voidaan toteuttaa seuraavilla tiedonsiirtoprotokollilla ja suojauksilla: SFTP (VPN) MQ over SSL AS2 page 6/6