Basware Business Transactions Sender

Transkriptio

1 Käyttöopas Basware Business Transactions Sender Versio 1.5 Basware Corporation Copyright Basware Corporation All rights reserved

2 Käyttöopas 2 (15) Sisällys 1 Johdanto Palvelun käyttöönotto Laskun luominen ja lähettäminen Laskun sisältö Ohjeet laskumallin luomiseksi Luo PDF-lasku Laskun lähettäminen Lähetetyn laskun tilan tarkistaminen BT Monitor -valvontatyökalulla Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen löytäminen Verkkolaskuosoitteiden etsiminen Baswaren verkkolaskuosoitekirjan avulla Verkkolaskuosoitteiden etsiminen TIEKE-rekisteristä Suomessa Tuki... 15

3 Käyttöopas 3 (15) 1 Johdanto Basware Business Transactions Sender on palvelu, jolla voi lähettää verkkolaskuja omalla sähköpostiohjelmallasi. Tällä palvelulla voit helposti luoda laskun millä tahansa ohjelmalla, joka osaa muuntaa asiakirjan.pdf-tiedostomuotoon. Määrittele enintään 5 sähköpostiosoitetta, joita käytät verkkolaskujen lähetyksessä. Basware aktivoi nämä omaan järjestelmäänsä verkkolaskujen lähettäjiksi. Päätä minkälaista laskumallia käytät. Laskumallia suunnitellessasi huomioi, että tiedot pitää esittää aina samassa muodossa. Esimerkiksi Yhdysvaltain dollarin valuuttatunnus on aina USD, eikä $. Laskumallin pitää olla tehty tietokoneohjelmalla ja laskut on tulostettava aina tätä mallia hyödyntäen. Laskut eivät saa olla skannattuja tai muuten käsin tehtyjä. Tallenna.pdf-muotoinen lasku tietokoneelle, liitä se sähköpostiviestiin ja lähetä PDFtiedosto Baswaren verkkolaskupalveluun osoitteeseen:verkkolasku_osoite@bt.basware.com, esim @bt.basware.com Vaihda kohtaan "Verkkolasku_osoite" vastaanottajan oikea verkkolaskuosoite. Toimi tämän käyttöoppaan ohjeiden mukaan, kun lähetät laskuja Business Transactions Sender palveluun. Basware Business Transactions Sender -palvelu sisältää selainpohjaisen valvontatyökalun (Basware Business Transactions Monitor), jolla voit seurata lähetettyjä laskuja ja ladata sähköisesti allekirjoitetut laskut arkistoitavaksi.

4 Käyttöopas 4 (15) 2 Palvelun käyttöönotto Basware Business Transactions -palveluun ei liity mitään rajoituksia laskujen luomisessa käytetyn ohjelmiston suhteen. Ainoa vaatimus on, että pystyt tallentamaan laskut.pdf-muodossa. Voit lähettää.pdf-laskut mistä tahansa sähköpostiohjelmasta ja miltä tahansa tietokoneelta, jossa on Internet-yhteys. Palvelun tilaamisen yhteydessä on määritettävä 1 5 sähköpostiosoitetta, joista lähetät laskuja. Basware tunnistaa käyttäjätilisi näiden sähköpostiosoitteiden mukaan ja käsittelee ainoastaan näistä osoitteista lähetetyt laskut. Huomioi, että yksi sähköpostiosoite voi kytkeytyä vain yhteen käyttäjätiliin kerrallaan. Basware muodostaa tähän palveluun liittyvän käyttäjätilin toimittamaasi laskumalliin perustuen. Laskujen tulee aina olla tämän mallin mukaisia sekä ulkoasultaan, että kieleltään (katso tarkemmin kohta 3.2). Jos lähetät ulkoasultaan tai kieleltään toimittamastasi laskumallista poikkeavia laskuja, sinun pitää tilata palvelu erikseen kullekin kielelle ja ulkoasulle. Tilattuasi palvelun lähetämme automaattisen tilausvahvistuksen sähköpostiisi. Viestissä on ohjeet 5-10 esimerkkilaskun lähettämisestä. Laskut tarvitaan käyttäjätilin perustamista varten. Lähetä testilaskut osoitteeseen test.invoices@basware.com. Testilaskujen tulee olla todellisten laskujen kaltaisia ja sisältää kaikki erilaiset laskutyypit (katso myös kohta 3.1 laskun sisältö). Erilaisia laskutyyppejä ovat esimerkiksi: yksi- ja monisivuiset laskut eri ALV-kantaiset laskut loppusummaltaan pienet ja suuret laskut hyvitys- ja veloituslasku Basware ilmoittaa, kun käyttäjätili on perustettu ja voit aloittaa todellisten laskujen lähettämisen. Huomioi, että tuotantokäytön alussa muutamana ensimmäisenä päivänä toiminta saattaa vaatia vielä hienosäätöä. Sen jälkeen, kun Basware on luonut alkuperäisen laskumallin omaan järjestelmäänsä, muutokset veloitetaan voimassa olevan hinnaston mukaisesti. Voit vaihtaa käyttäjätiliin kytkettyjä sähköpostiosoitteita myös myöhemmin lähettämällä muutospyynnön Baswaren asiakastukeen. Kun olet ottanut verkkolaskupalvelun käyttöön, voit aloittaa laskuja vastaanottavien asiakkaidesi verkkolaskuosoitteiden keräämisen. Verkkolaskuosoite on verkkolaskujen vastaanottajalle tai lähettäjälle osoitettu yksilöllinen numero (esim ). Tavallisesti verkkolaskuosoite johdetaan organisaation Y-tunnuksesta tai muusta yritystunnisteesta, joten varmista se asiakkaaltasi ennen verkkolaskutuksen aloittamista. Asiakkaallasi saattaa olla eri verkkolaskuosoitteet eri yksiköille, joten tarkista verkkolaskuosoite suoraan asiakkaalta.

5 Käyttöopas 5 (15) 3 Laskun luominen ja lähettäminen 3.1 Laskun sisältö Basware luo sähköisen xml-tiedoston.pdf-laskustasi ja toimittaa verkkolaskun vastaanottajalle yhdessä alkuperäisen.pdf-kuvatiedoston kanssa. Jotta Basware pystyy muodostamaan xml-tiedoston, seuraavat tiedot ovat pakollisia. Laskun tyyppi, eli onko asiakirja "lasku" vai "hyvityslasku" Laskun vastaanottaja, yrityksen nimi Laskun vastaanottajan verkkolaskuosoite Laskun lähettäjä, toimittajan/yrityksen nimi Laskun päivämäärä Laskun kokonaissumma Valuuttakoodi (kirjaimin kirjoitettuna, esim. USD, EUR) ALV:n osuus Pankkitilin numero (IBAN tai paikallinen muoto) Pankin koodi / Swift tai BIC-koodi / clearing-koodi Lisäksi voit lisätä laskuun mitä tahansa tietoja, mutta Basware sisällyttää sähköiseen datatiedostoon ainoastaan seuraavat tietokentät laskusta. Laskun numero Eräpäivä Tilausnumero Sopimusnumero Ostajan viite 3.2 Ohjeet laskumallin luomiseksi Varmista asiakkaaltasi, että lasku sisältää kaikki tarvittavat tiedot. Basware Business Transactions palvelu perustuu optiseen tekstintunnistukseen. Tämä asettaa muutamia vaatimuksia laskumallille. Laskumallin tulisi pysyä mahdollisimman samanlaisena. Huomioi seuraavat asiat laskumallia muodostaessasi: Pidä otsikkotiedot mahdollisimman vakaana. Eriytä rivitiedot selkeästi otsikkotiedoista ja alatunnistetiedoista. Huomioi selitetekstin pituudesta johtuva rivitietojen erilainen asemointi. Vältä mahdollisuuksien mukaan pieniä ja tiiviitä kirjasintyyppejä. Käytä tekstiä, älä kuvia. 3.3 Luo PDF-lasku Luo laskusi PDF-muodossa nykyisellä laskutusjärjestelmälläsi tai tekstinkäsittelyohjelmistollasi. Jos nykyinen järjestelmäsi ei pysty tuottamaan PDF-laskuja, tarvitset PDF-luontiohjelman. Voit käyttää mitä tahansa PDF-luontiohjelmaa. Jos PDFtiedoston luomisessa on ongelmia, tutustu käyttämäsi ohjelman käyttöoppaaseen. Huomioi kuitenkin, että muodostamasi PDF:n tulee olla version 1.4 tai uudemman mukainen.

6 Käyttöopas 6 (15) Lasku pitää tehdä tietokoneohjelmalla käyttäen aina samaa laskumallia. Laskut eivät saa olla skannattuja tai muuten käsin tehtyjä. Tässä esimerkissä kuvataan PDF-tiedoston luomista CutePDF-ohjelmalla, joka on ilmainen PDF-tiedostojen kirjoitusohjelma. Jos haluat käyttää CutePDF:ää, katso lataus- ja asennusohjeet CutePDF:n viralliselta sivustolta: Etene seuraavasti: Avaa lasku laskutusjärjestelmässäsi, jotta voit tulostaa sen valittuun tulostimeen Luo PDF-lasku PDF-kirjoittimella Tulosta lasku (tavallisesti tämä tapahtuu valitsemalla Tiedosto-valikosta Tulostakomento tai painamalla CTRL-P). Valitse tulostusikkunassa CutePDF-tulostin tai muu käyttämäsi PDF-kirjoitustulostin. Tallenna luotu PDF-tiedosto paikkaan, josta löydät sen helposti myöhemmin. Tässä esimerkissä olemme luoneet "Omat tiedostot" -kansioon "invoices"-kansion.

7 Käyttöopas 7 (15) 3.4 Laskun lähettäminen Paina Tallenna-painiketta (Save), niin voimme siirtyä laskun varsinaiseen lähettämiseen. Siirry sijaintiin, johon tallensit PDF-tiedoston. Esimerkissämme se olisi "Omat tiedostot" - kansion "invoices"-kansio. Napsauta äsken luomaasi PDF-tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja valitse "Lähetä" (Send) -> "Sähköpostin vastaanottaja" (Mail Recipient).

8 Käyttöopas 8 (15)

9 Käyttöopas 9 (15) Vaihtoehtoisesti voit avata sähköpostiohjelman, napsauttaa "uusi viesti" ja liittää äsken luomasi PDF-tiedoston viestin liitteeksi. Kun lasku on nyt valmis lähetettäväksi, siihen on annettava oikea osoite. Kirjoita "Vastaanottaja:"-kohtaan (To:) vastaanottajan verkkolaskuosoite, sen perään at-merkki (@) ja palvelimen nimi bt.basware.com. Esimerkiksi @bt.basware.com. Jos et tiedä vastaanottajan verkkolaskuosoitetta, ota yhteyttä vastaanottajaan ja pyydä sitä tai yritä etsiä se kohdassa Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen löytäminen kuvattujen osoitekirjojen avulla. Jos vastaanottajan verkkolaskuosoite on esimerkiksi , sähköpostiosoite on seuraava: @bt.basware.com Katso kuva: HUOM: Tämä verkkolaskuosoite on vain esimerkki. Älä lähetä siihen laskuja, sillä se ei ole käytössä. Napsauta seuraavaksi "Lähetä" (Send). HUOM: Voit jättää sähköpostiviestin sisällön ja viestikentän tyhjäksi, sillä näitä tietoja ei välitetä vastaanottajalle. Lasku on nyt lähetetty Business Transactions Sender - palveluun, ja sitä voi seurata Business Transactions Monitor -palvelun avulla. Lisätietoja lähetettyjen laskujen seurannasta on Business Transactions Monitor -käyttöoppaassa.

10 Käyttöopas 10 (15) 4 Lähetetyn laskun tilan tarkistaminen BT Monitor -valvontatyökalulla BT Monitor on selainkäyttöinen työkalu, jonka avulla voit katsoa Business Transactions palveluun lähetettyjen laskujen käsittelyvaiheen. Tarkemmat ohjeet löydät BT Monitorin pikaoppaasta. HUOM: BTS palveluun lähetetyt laskut säilyvät käsittelemätön tilassa 24 tuntia johtuen Baswaren tavasta muodostaa xml-tiedosta.pdf-kuvatiedostosta. Ota siis yhteys Baswaren asiakastukeen vain, jos laskujen tila on käsittelemätön vielä 48 tuntia lähetyksen jälkeen. Muista, että mikäli lähettämässäsi laskussa on teknisiä ongelmia, saat joka tapauksessa asiaa koskevan sähköpostiviestin.

11 Käyttöopas 11 (15) 5 Vastaanottajan verkkolaskuosoitteen löytäminen Verkkolaskuosoite on aina paras saada suoraan laskun vastaanottajalta eli asiakkaaltasi. On mahdollista, että vastaanottaja edellyttää yksikön tunnisteen lisäämistä julkisen verkkolaskuosoitteen perään. 5.1 Verkkolaskuosoitteiden etsiminen Baswaren verkkolaskuosoitekirjan avulla Basware pitää yllä verkkolaskuosoitekirjaa kaikista asiakkaistaan. Voit etsiä näiden organisaatioiden verkkolaskuosoitteita täältä. Voit etsiä organisaatiota seuraavasti: Kirjoita hakukenttään etsimäsi yrityksen nimi. Etsi sen yrityksen vastaanottajan verkkolaskuosoite, jolle haluat lähettää verkkolaskuja. Tämä on verkkolaskuosoite, johon lasku tulee osoittaa.

12 Käyttöopas 12 (15) 5.2 Verkkolaskuosoitteiden etsiminen TIEKE-rekisteristä Suomessa Huomaa, että TIEKE-rekisteri on käytettävissä ainoastaan suomeksi ja suomalaisten asiakkaiden osalta. Siirry verkko-osoitteeseen Napsauta Jatka yritysluetteloon

13 Käyttöopas 13 (15) Hae yritystä "Vapaasanahaun" avulla. Napsauta yritystä, jolle haluat lähettää verkkolaskun.

14 Käyttöopas 14 (15) Etsi verkkolaskun vastaanotto-osoite riviltä "verkkolaskun vastaanotto" otsikon "Verkkolaskuosoite" alta. Tämä on verkkolaskuosoite, johon lasku tulee osoittaa.

15 Käyttöopas 15 (15) 6 Tuki Jos tarvitset apua lähettäessäsi verkkolaskuja Business Transactions Sender - palvelun kautta, ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen. Verkkolaskujen lähettäminen toimittajaportaalin kautta, virtuaalitulostimella tai sähköpostitse Palveluaika klo Puhelin (2,50 /min + pvm)