LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 1 (8) LEIKKAUSTOIMINNAN OHJAUSJÄRJESTELMÄ 1 Taustatietoa Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä pyytää tarjoustanne leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmästä. Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri tuottaa erikoissairaanhoidon palveluja Kemin ja Tornion kaupunkien sekä Keminmaan, Simon, Tervolan ja Ylitornion kuntien väestölle. Asukasluku on alueella noin 63.500. Henkilökuntaa sairaanhoitopiirissä on noin 1000. Vuodeosastohoitojaksoja on vuodessa 11.000 ja avohoitokäyntejä 140.000. Länsi-Pohjan keskussairaala sijaitsee Kemissä, Keroputaan psykiatrinen sairaala ja mielenterveystoimisto sijaitsevat Torniossa. Sairaanhoitopiirillä on käytössä noin 900 työasemaa. 2 Tarjouspyynnön kohde 3 Nykytilan kuvaus Pyydämme tarjoustanne leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmästä, toimituksesta, käyttöönotosta, koulutuksesta, konsultoinnista ja mahdollisesta muusta työstä. Leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmää käytetään kaikkien Länsi-Pohjan keskussairaalan leikkausyksiköiden (kirurgia, gynekologia, silmätaudit, korva-, nenä- ja kurkkutaudit, suu- ja hammassairaudet ja anestesiaa vaativat radiologiset tutkimukset sekä mahdolliset psykiatriset hoidot) leikkaustoiminnan suunnitteluun. Uuden järjestelmän tulee toteuttaa tarjouksen liitteenä olevan vaatimusmäärittelyn (liite 2) mukainen toimintamalli sekä järjestelmän toiminnallisille ja teknisille ominaisuuksille asetetut tavoitteet. Järjestelmän tulee tukea leikkausyksikön, osastojen ja poliklinikoiden toimintaa leikkauspotilaan hoitoketjussa. Tarjous on annettava Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin käyttöön rajattomalla lisenssillä esim. ilman työasemarajoituksia. Länsi-Pohjan keskussairaalassa tehtiin v. 2014 noin 6.000 toimenpidettä. Leikkaus-ja anestesiaosastolla on 7 leikkaussalia ja endoskopiahuone sekä kaksi heräämöä, synnytysosastolla on yksi sektiosali ja silmäleikkaussali silmäklinikassa, jossa oma henkilökunta. Leikkaus- ja anestesiaosastolla henkilökuntaa on yhteensä noin 50, joista anestesialääkäreitä on 8. Potilaat tulevat leikkaukseen pääsääntöisesti Leiko-osastolta, jossa tapahtuu myös pre-polikliiniset hoitajavastaanotot sekä päiväkirurgisten potilaiden kotiutus, jos se tapahtuu klo 18 mennessä. Leiko-osastolla työskentelee myös kaksi leikkaushoidon suunnittelijaa, jotka antavat leikkausajat muille paitsi silmäpotilaille. Poliklinikat ja osastot tallentavat potilastiedot, hoidonvaraustiedot ja ajanvaraustiedot potilashallintojärjestelmään. Leikkausjonojen hallinta hoidetaan potilashallintojärjestelmässä.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 2 (8) Keskeisiä keskussairaalan käytössä olevia järjestelmiä ovat: - Oberon-potilashallintojärjestemä - Esko potilaskertomus- ja hoitotietojärjestelmä - Effica Laboratorio (+ WebLabra), Effica Verikeskus/Veritilausjärjestelmä - Antti-anestesiatietojärjestelmä - QPati -patologia - Neagen RIS radiologian järjestelmä - Clinisoft Tehohoito - MD Titania työvuorosuunnittelu - SAI -järjestelmä (sairaalan antibiootti- ja infektioiden seurantajärjestelmä) - ImplantDB tekonivelleikkauspotilaan seurantajärjestelmä - Exreport johdon tietojärjestelmä - T-DOC- instrumenttien hallintajärjestelmä - KulasDW-kuntalaskutus ja raportointitietokanta 4 Toiminnalliset vaatimukset Tarjouspyynnön liitteenä 2 olevassa vaatimusmäärittelyssä on kuvattu tavoitteita ja vaatimuksia, joihin tarjottua järjestelmää tullaan vertaamaan. Tarjoukseen on liitettävä suomenkielinen järjestelmän toimintakuvaus, josta käy ilmi eri työvaiheet (ominaisuudet ja toiminnot) mahdollisimman selkeästi ja kattavasti. 5 Tietosuoja sekä muut säädökset 6 Liittymät Tarjottavan järjestelmän on täytettävä voimassaolevien sekä toimitushetkellä tiedossa olevien asetusten ym. säädösten määräykset tietosuojasta. Lisäksi järjestelmän on oltava yhteensopiva terveydenhuollon kansallisen tietojärjestelmäarkkitehtuurin kanssa ja tietosisältöjen rakenteiden tulee noudattaa kansallisen terveysprojektin määrityksiä. Myyjä vastaa siitä, että toimitettava järjestelmä on myös muilta osin toimitushetkellä ja hankintasopimuksessa sovittavana takuuaikana tiedossa olevien asetusten ym. säädösten mukainen. Tarjoukseen tulee liittää selvitys tarjotun järjestelmän olemassa olevista ja tuetuista avoimista rajapinnoista (liittymien arkkitehtuuri, liittymien perusratkaisu, mahdolliset välitysjärjestelmät, standardit, versiot sekä referenssit toteutetuista vastaavista liittymistä). Tarjouksessa pyydetyistä liittymistä on tarkempi kuvaus liitteessä 3. Keskussairaalassa on käytössä Ensemble-integraatioalusta. 7 Tuotetuki- ja ylläpitopalvelu Toimittajalle voidaan järjestää tietoturvallinen etäyhteys. Toimittajan tulee järjestää suomenkielinen puhelintuki virka-ajalle. Tarjoajilta pyydetään kuvaus tuotetuesta ja ylläpitopalvelun sisällöstä ja siitä miten ne täyttävät tässä määritellyt asiakkaan minimivaatimukset. Lisäksi tarjouksesta tulee käydä selkeästi selville, mitä vuosittaiseen ylläpitopalveluhintaan sisältyy.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 3 (8) - Leikkaustoiminta on vuorokauden ympäri olevaa toimintaa. Toimittajan on tarjottava tukipalvelua virka-aikana klo 8:00 16:00 välisenä aikana. - Palvelupyynnön voi jättää toimittajalle (toimittajan ilmoittamalla tavalla) järjestelmän nimetyt pääkäyttäjät ja keskussairaalan tietohallinnon henkilökunta. - Tukipalveluhintaan pitää sisältyä rajaton asiakkaan yhteydenottojen/tukipyyntöjen määrä kuukaudessa. Tukipalveluun sisältyviä tukipalvelutuntien enimmäismäärää ei saa rajoittaa. - Asiakas saa toimittajalta kuittauksen tukipyynnön vastaanottamisesta ja sen jatkokäsittelytoimenpiteistä. - Toimittajalta saadaan säännöllisesti raportit palvelu- ja tukipyynnöistä ja niiden tilasta. - Tarjouksessa on oltava mainittu mitä ohjelmisto- ja versiopäivityksiä sisältyy tarjottuun ylläpitohintaan. 8 Laadun seuranta ja mittaaminen Järjestelmän käytettävyysasteen tulee olla vähintään 99,8 % laskettuna minä tahansa kolmen kuukauden ajanjaksona. Yksittäisen käyttökatkon kesto saa olla enintään 15 min klo 8.00 20.00 ja enintään 30 min klo 20.00-8.00 välisenä aikana. Tämä vaatimus ei koske suunniteltuja käyttökatkoja. Suunnitellut käyttökatkokset eivät saa kestää yli kahta tuntia, ellei ostajan kanssa toisin sovita. Niissä tilanteissa, joissa em. käytettävyysasteen raja-arvot alittuvat, sovelletaan hankintasopimuksen yhteydessä määriteltyjä sanktioita. (Sopimussakko on kuukauden perusveloituksen suuruinen) 9 Laitteet ja fyysinen verkko Sairaanhoitopiirin runkoverkko pohjautuu Gigabit ethernet -tekniikkaan. Työasemat on liitetty lähiverkossa oleviin työryhmäkytkimiin 10/100 Mbit/s nopeudella. Vuodeosastojen käytössä on langaton lähiverkko. Leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmän tulee toimia Windows 7 käyttöjärjestelmällä varustetuissa työasemissa. Sairaanhoitopiirillä on käytössä IE 9 selainversio. Kaikki työasemiin liittyvä ylläpito pyritään suorittamaan etäkäyttönä keskitetysti, esim. MSI-paketit. Sairaanhoitopiirillä on käytössä noin 900 työasemaa. Tarjouksesta tulee ilmetä, millaisia erityisvaatimuksia järjestelmä asettaa työasemille ja tulostimille. 10 Palvelinten sijoittaminen 11 Toimitus Palvelimet sijoitetaan Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin konesaliin. Tarjouksesta tulee käydä ilmi palvelimen suorituskykyyn liittyvät asiat, kuten vaadittu cpu-teho, keskusmuisti ja järjestelmän levytilantarve. Lisäksi on kuvattava - järjestelmän tukemat käyttöjärjestelmäalustat - varusohjelmistovaatimukset (mm. tietokanta) - järjestelmän varmistuksen ja palautuksen erityisvaatimukset - järjestelmän valvonnan erityisvaatimukset Toimittajan tulee ottaa kokonaisvastuu (pääurakoitsija) kokonaisuuden rakentamisesta, testauksesta ja käyttöönotosta.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 4 (8) Tarjouksessa on esitettävä kuvaukset vähintään: - toimittajan käyttöönottoprojektista, sen kustannuksista ja kestosta - koulutuksista - järjestelmän edellyttämistä laitteistoista ja varusohjelmistoista - toimitus- ja ylläpitosopimusluonnos, joka sisältää määrittelyn laadunvarmistuksesta Hankintapäätöksen tultua lainvoimaiseksi tulisi toimituksen käynnistyä välittömästi. 12 Käyttöönottoprojekti Pyydämme toimittajan esitystä vaiheistamisesta, aikataulusta ja resursoinnista. Käyttöönottoprojektin organisaatio: - johtoryhmä - projektiryhmä - projektipäällikkö - pääkäyttäjät - kouluttajat - tarvittavat työryhmät Tarjouksessa on esitettävä, millaisia resursseja toimituksen läpivienti edellyttää ostajan puolelta (henkilötyömäärä, aikataulu, kompetenssi). Erityisesti on esitettävä, minkä suuruista työmäärää järjestelmän testaus ja käyttöönotto edellyttävät ostajan puolelta. 13 Järjestelmätoimituksen hyväksyminen 14 Koulutukset 15 Tarjotut hinnat Järjestelmän hyväksymisen ehtona on, että koekäytön aikana ei ole esiintynyt käytön estäviä häiriöitä tai mikäli näitä on esiintynyt, ne voidaan varmuudella todeta joko muista kuin toimitetusta järjestelmästä johtuviksi tai sellaisiksi, että niiden toistuminen ei ole mahdollista. Tämän toteamisen suorittaa projektille asetettava johtoryhmä, jossa on tasaäänivaltaiset edustajat ostajan ja myyjän puolelta. Tarjouksessa pyydetään kuvaamaan tarjoushintaan sisältyvän järjestelmän käyttöönoton ja ylläpidon edellyttämät koulutukset: - pääkäyttäjille - kouluttajille - tietohallinnosta vastaaville Hankintahinta on kiinteä. Tarjouksen hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina euroina (ALV 0 %). Sitoumuksetta tehtyä tai valuuttakurssisidonnaista tarjousta emme ota huomioon. Hintojen muuttaminen tarjouskilpailun aikana on ehdottomasti kielletty. Tarjouksessa on esitettävä kiinteä, valmiiksi laskettu kokonaishinta, joka sisältää kaikki käyttöönottovaiheen kustannukset kuten järjestelmien asennus, käyttöönotto ja koulutus. Tarjoukseen tulee liittää selvitys tarvittavista lisensseistä ja niistä aiheutuvista kustannuksista. Tarvittavat lisenssit
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 5 (8) (myös mahdolliset kolmannelta osapuolelta tulevat tuotteet) tulee eritellä tarjouksessa huomioiden sairaanhoitopiirin käyttöympäristö. Tarjouksessa on hinnoiteltava integraatiot. Kokonaishintaan tulee sisältyä myös suomenkielinen käyttöohjekäsikirja sekä suomen- tai englanninkielinen tekninen käsikirja. Hinnoittelun tulee sisältää tuotantoympäristöön ja testiympäristöön tarvittavat käyttöoikeudet. Mikäli versiopäivitykset eivät sisälly tarjottuun ylläpitoon, ovat niistä johtuvat kustannukset eriteltävä. Lisäksi tarjouksessa tulee esittää vuotuinen ylläpitomaksu. Tarjousten hintavertailussa käytetään vertailuhintaa, joka lasketaan kaavalla "kokonaishinta + 4 vuoden ylläpitomaksut". Tarjoukseen on sisällyttävä kaikki palvelun tarjoamiseen liittyvät kustannukset. Matka- tai majoituskustannuksia, menetetyn matka-ajan kustannuksia, päivärahoja tai vastaavia ei erikseen korvata, vaan niiden tulee sisältyä tarjottavan palvelun hintaan. Tarjottujen hintojen pitää kattaa koko toimitus tuotantokäytön aloitukseen asti. Tarjouksen liitteeksi pyydetään toimittamaan voimassaoleva palveluhinnasto. 16 Tarjousten käsittely Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: (1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi (2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen (3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu 17 Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjouksessa ja muissa kaupan asiakirjoissa on oltava lain edellyttämät oikeudellisesti velvoittavat tiedot: yhtiön virallinen nimi, kotipaikka, osoite, kaupparekisterinumero, Y-tunnus sekä merkintä, että toimittaja on sijoittautumismaassaan merkitty ammatti- ja elinkeinorekisteriin. Lisäksi on toimitettava todistukset maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelyistä sekä sosiaaliturvamaksuista, vakuutusyhtiön/-yhtiöiden todistukset lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Selvitykset/todistukset eivät saa olla 3 kuukautta vanhempia tarjouksen jättöpäivästä laskettuna. Tarjoajalla tulee olla edellä mainitut lakisääteiset maksut ja verot maksettuina. Tarjoaja, joka ei täytä teknisiä ja taloudellisia edellytyksiä tai joka ei vastaa tarjouspyynnössä esitettyihin kysymyksiin, suljetaan pois tarjouskilpailusta. 18 Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden toteaminen Tarjous on laadittava tämän tarjouspyynnön liitteenä 1 olevaa otsikkorunkoa noudattaen. Ne tarjoukseen sisällytettävät tiedot, jotka eivät sovi otsikkorungon puitteissa esitettäväksi, on esitettävä erillisillä liitteillä, joihin voidaan viitata varsinaisen tarjouksen tekstissä. Hinnat on esitettävä euroina ja arvonlisäverottomina nettohintoina. Käytettävä arvonlisäverokanta on mainittava. Tarjouksessa esitettävän hinnan muodostumisperiaatteet on kuvattu edellä kohdassa 15. Tarjoukset, joita ei ole laadittu tässä tarjouspyynnössä esitettyjen muotovaatimusten mukaisesti, hylätään.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 6 (8) 19 Kaikkien tarjousten hylkääminen tai hankinnan keskeyttäminen Kaikki tarjoukset voidaan hylätä kokonaan, mikäli tarjousten hintataso on liian korkea tai olosuhteet ovat muuttuneet niin, että suunniteltua hankintaa ei ole tarkoituksenmukaista toteuttaa tarjouspyynnössä esitetyllä tavalla. Hankinta voidaan keskeyttää, jos tarjousaikana tai tarjousten käsittelyn aikana tulee esille seikkoja, jotka muuttavat hankinnan olosuhteita merkittävästi niin, että hankinnan läpivienti tämän tarjouspyynnön mukaisesti ei ole enää tarkoituksenmukaista. 20 Maksu- ja toimitusehdot Ostaja ja myyjä sopivat hankintasopimuksessa järjestelmän maksuaikataulusta siten, että osa järjestelmästä maksetaan vasta koeajan päättymisen jälkeen. Maksuehto on vähintään 30 päivää. Viivästyskorko on ilmoitettava. Vapaasti toimitettuna Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin toimipisteeseen. Muutoin hankinnassa noudatetaan julkishallinnon sopimusehtoja (JIT 2007). 21 Referenssiluettelo 22 Esitteet Muita, mahdollisesti ristiriidassa olevia, toimittajien omia ehtoja ei hyväksytä. Referenssiluettelon tulee olla tarjouksen liitteenä. Tarjottavan tuotteen esitteet on liitettävä tarjoukseen mukaan. 23 Tarjousten vertailu 24 Sopimukset Leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmän toimittaja valitaan arvioiden kokonaistaloudellinen edullisuus sairaanhoitopiirille liitteeseen 4 merkityin valintakriteerein. Tilaaja voi tarvittaessa pyytää ohjelmistoesittelyn tasapuolisesti kaikilta tarjoajilta. Valitun tarjoajan kanssa tehdään kirjallinen hankintasopimus. Sopimus tilaajan ja tarjoajan välille syntyy siinä vaiheessa, kun osapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen hankintasopimuksen. Sopimus on voimassa toistaiseksi ja irtisanottavissa tilaajan tai tarjoajan kirjallisesta pyynnöstä kuuden (6) kuukauden irtisanomisajalla. Tilaaja on oikeutettu sopimussakkoon, mikäli sovittu palvelun toimitus viivästyy sovitusta aikataulusta tai ei täytä tarjouspyyntö- ja tarjousasiakirjoissa (liitteineen) kuvattuja vaatimuksia, ellei tarjouksesta muuta käy ilmi ja ellei tämä ole hankintasopimukseen kirjattu (toimituksen kohde). Osapuolilla on oikeus irtisanoa sopimus tapauskohtaisen harkinnan mukaan kuuden kuukauden irtisanomisajalla myös seuraavin perustein: Sopimuksessa määriteltyjen tehtävien toistuva laiminlyönti Sopimuksessa määriteltyjen ehtojen toistuva laiminlyönti
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 7 (8) 25 Osatarjoukset ja vaihtoehtoiset tarjoukset 26 Lisätiedot Osatarjouksia ja vaihtoehtoisia tarjouksia ei huomioida. Osoitteessa fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html on tarjouspyyntösivu, jota tarjoajan on syytä seurata tarjousaikana, koska tarjouspyynnön yhteyteen saatetaan liittää lisätietoja hankkeesta. Lisätietoja voi syntyä hankintayksikön aloitteesta tai muuttuneesta tilanteesta. Mahdolliset tarjouksen laadintaa koskevat kysymykset on esitettävä viimeistään 14.10.2015 sähköpostitse osoitteella hankintapalvelut@lpshp.fi. Sähköpostin otsikkona tulee ehdottomasti olla Lisätietopyyntö: Leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmä". Vastaukset ovat luettavissa 22.10.2015 klo 16.00 mennessä verkko-osoitteessa: fi/hankintapalvelut/avoimet-tarjouspyynnot.html tai http://www.lpshp.fi - - Avoimet tarjouspyynnöt. Vain kirjallisesti annetut vastaukset tiedusteluihin ovat ostajaa sitovia. 27 Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen on oltava voimassa 5 kuukautta tarjouksen viimeisestä jättöpäivästä. 28 Tarjouksen jättäminen 29 Tarjouskieli Kirjallinen tarjous liitteineen on toimitettava 10.11.2015 klo 13:00 mennessä kahtena kappaleena osoitteella: Länsi-Pohjan sairaanhoitopiirin kuntayhtymä Hankintatoimisto Kauppakatu 25 94100 KEMI Kuoreen tulee merkitä aiheeksi "TARJOUS Leikkaustoiminnan ohjausjärjestelmä". Tarjoukseen on liitettävä oheiset tarjouspyynnön täydennettävät liitteet 2 ja 5. Lisäksi tarjous ja liitteet on toimitettava sähköisenä versiona USB-muistitikulla samassa kuoressa paperiversion kanssa. Sähköisen version tulee olla tallennettu yleisimmillä toimistoohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi doc/.docx, xls./.xlsx / pdf, ppt/pptx tai jpeg tiedostoiksi. Tiedostojen tulee olla siirrettävissä tallennusvälineeltä tietokoneen muistiin. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. Määräajan jälkeen saapuneita tarjouksia ei oteta huomioon. Hankintayksikkö pidättää oikeuden olla hyväksymättä mitään annetuista tarjouksista. Tarjous on laadittava suomen kielellä.
LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN TARJOUSPYYNTÖ 17/2015 8 (8) 30 Julkisuus Hankintaan liittyvät asiakirjat ovat julkisia, kun hankintapäätös on tehty. Mikäli myyjä katsoo tarjouksen sisältävän liikesalaisuuden piiriin kuuluvia seikkoja, on ne yksilöitävä ja oltava erillisellä liitteellä, johon on merkittävä teksti Ei julkinen. Julkisyhteisölle annettu tarjoushinta ei ole julkisuuslain mukaan liikesalaisuus. LÄNSI-POHJAN SAIRAANHOITOPIIRIN Seppo Orajärvi talousjohtaja Liite 1 Liite 2 Liite 3 Liite 4 Liite 5 Tarjouksen otsikkorunko Vaatimusmäärittely Integraatiot muihin järjestelmiin Valintakriteerit Toimittajatiedot