Tehostettu hankinta, kulujen hallinta ja kassavirran näkyvyys Hankinnasta maksuun Canonin liiketoimintaratkaisut
Hankinnasta maksuun -prosessin automatisointi tekee hankintojen ja talouden hallinnasta tuottavaa. Yrityksesi voi tehdä parempia hankintoja sekä tehostaa kulujen ja kassavirran hallintaa yksinkertaisesti ja johdonmukaisesti. Voit rakentaa kumppanuutta toimittajien kanssa ja parantaa yhteistyötä hankintoja tekevien yksiköiden ja talousosaston välillä. Canonin hankinnasta maksuun -ratkaisu on suunniteltu parantamaan hankintoja tekevien yksiköiden ja talousosaston yhteistoimintaa, jolloin molemmat tiimit voivat pyrkiä paremmin strategisiin tavoitteisiinsa. Canonin hankinnasta maksuun -ratkaisu mahdollistaa koko prosessin (tilauksesta maksuun) hallinnan ja näkyvyyden yhdessä sovelluksessa, mikä tukee vaatimustenmukaisuutta, tarjoaa tietoturvan ja auttaa vähentämään kuluja.
Hankinnasta maksuun -prosessin automatisointi merkitsee ennen kaikkea parempaa tuottavuutta, koska prosessien parempi optimointi ja yhteen kytkeminen mahdollistaa kulujen ja kassavirran tarkemman hallinnan. Vapauta aikaa liiketoiminnan johtamiseen Hankinnasta maksuun -prosessi tarjoaa johdonmukaisen hankinnan, sopimusten hallinnan, laskujen ja henkilökunnan kulujen n organisaatioille, jotka pyrkivät merkittävästi parantamaan hankinta- ja taloustoimintojaan ja saamaan kaiken irti molemmista. Lisäksi prosessissa voidaan hyödyntää pilvipalvelua ja tukea mobiilityöskentelyä. Hankinnasta maksuun -prosessi Toimittajien valinta Ostotilaus Tavaran/palvelun vastaanotto Laskun Valvonta ja raportointi Maksu toimittajalle Hankinta Sinun liiketoimintasi tarvitsee tuotteita ja palveluja Maksu Toimittajat tarvitsevat maksunsa
Canonin hankinnasta maksuun -ratkaisu tarjoaa etuja, jotka yksinkertaistavat ja yhtenäistävät prosesseja, parantavat henkilökunnan työtehoa ja auttavat yritystäsi tekemään nopeampia ja parempia päätöksiä. Näkyvyys Hallinta Läpinäkyvyydellä parempia päätöksiä Oikean tiedon vaikea saanti hankaloittaa talous- ja hankintaosastojen työskentelyä. Läpinäkyvyyden puuttuminen voi myös kannustaa huonoon toimintaan ja altistaa organisaation riskeille. Tärkeiden tietojen löytyminen estää turhautumista ja ajanhukkaa sekä parantaa päätöksentekoa. Talousosasto tarvitsee yhdenmukaisen ja ajantasaisen katsauksen kassavirtaan ilman, että sen tarvitsee koota tiedot eri järjestelmistä ja etsiä paperilomakkeita. Hankintaosasto tarvitsee paremman näkyvyyden toimittajasopimuksiin, jotta se voi valvoa sopimusehtojen täyttymistä. Tehosta prosesseja ja hallitse toimittajasuhteita Yrityksen hankinta- ja kustannusseurantaprosessien hallinta on tärkeä osatekijä siinä, että arvokasta aikaa ja resursseja voidaan kohdistaa strategisten tavoitteiden saavuttamiseen. Henkilökunnan arvokasta aikaa kuluu hukkaan, jos laskujen täsmäytysaste on heikko ja asiakirjoja käsitellään liikaa käsin. Lisäksi puutteelliset toimittajatiedot ja epäselvä hankintakäytäntö voivat heikentää toimittajasuhteita. Prosessien sujuvoittaminen selkeyttää organisaation toimintaa ja tekee henkilökunnan työskentelystä mielekkäämpää. Talousosasto tarvitsee tehokkaampia prosesseja, tarkoittipa se sitten automaattista laskujen täsmäytystä tilauksiin tai sähköisten laskujen määrän kasvattamista. Hankintaosaston on pystyttävä ohjaamaan hankintoja sovittujen käytäntöjen mukaisesti valituille toimittajille.
Kustannukset Tietoturva ja vaatimustenmukaisuus Saavuta säästöjä ja lisää tuottoa Kysymys on viime kädessä rahasta. Vaikka yritykset pyrkivät kasvattamaan liiketoimintaa, kaikki tietävät, että säästöillä voi olla suuri merkitys tulokselle. Miten sinun yrityksesi saavuttaa säästötavoitteet seuraavien 12 kuukauden aikana? Riippumatta siitä, liittyvätkö yrityksesi säästötavoitteet toimittajien vähentämiseen, uusiin sopimusneuvotteluihin tai prosessien tehostamiseen, hankinnasta maksuun -ratkaisu voi auttaa yritystäsi saavuttamaan säästötavoitteet kaikilla näillä osa-alueilla. Talousosasto haluaa saada säästöjä toiminnoista, jotka vähentävät transaktioihin liittyviä kustannuksia, sekä muuttaa osaston toimintaa kustannusyksiköstä tulosyksiköksi. Hankintaosasto haluaa hankintastrategian toteutuvan käytännössä ja työkaluja hankintojen johtamiseen. Vähennä riskejä ja tarpeettomia häiriöitä Toimenpiteiden automatisoinnilla voidaan parhaiten minimoida virheet ja varmistaa vaatimustenmukaisuus. Lisäksi sisäisten käytäntöjen noudattaminen ja paremmat hallinnointikäytännöt voivat parantaa tuottavuutta ja työmoraalia koko yrityksessä. Joka viidennessä laskussa on virheitä tai puutteellisia tietoja (Canon RS Consulting, 2011). Hankinnasta maksuun -prosessin vaiheissa on lisäksi korkeampi petosriski, koska niissä käsitellään rahaa. Talousosasto haluaa olla valmis tilintarkastuksia varten ja täyttää lain vaatimukset. Hankintaosasto haluaa varmistaa, että organisaatio tekee yhteistyötä valittujen toimittajien kanssa ja että ostajat noudattavat hankintakäytäntöjä.
Hankinnasta maksuunprosessin optimointi Koko hankinnasta maksuun -prosessin kattava automatisointiratkaisu tarkoittaa järkevämpiä talous- ja hankintapäätöksiä sekä parempaa kustannusten ja kassavirran hallintaa. Canonin hankinnasta maksuun -ratkaisu parantaa hankintaa, kulujen hallintaa ja kassavirran näkyvyyttä Toimittajien valinta Ostotilaus Tavaran/ palvelun vastaanotto Laskun Valvonta ja raportointi Maksu toimittajalle Kulujen Ehdoista sopiminen Tilauksen tekeminen toimittajalle Toimituksen vastaanoton hyväksyminen Paperisen/ sähköisen laskun vastaanotto, työnkulun automatisointi ja hyväksyntä, tilauksen täsmäytys jne. Koko hankinnasta maksuun -prosessin vaiheiden valvonta ja räätälöityjen raporttien tuottaminen Tilisiirto laskujen yhdessä järjestelmässä Hankintaportaali Laskujen -portaali Sopimushallintaportaali Raportointiportaali Toimittajaportaali Kulujen hallinta Toimittajasopimusten valvonta ja muistutukset niiden vaatimista toimenpiteistä Ostotilausten luonti ja hyväksyntä sovittujen käytäntöjen mukaisesti Automaattitäsmäytys ja poikkeamien Hankintatoiminnan mittaaminen ja johtaminen Tavaratoimittajan näkymä prosessiin Koko hankinnasta maksuun -prosessin hallinta käytännössä
Miksi Canonin hankinnasta maksuun -ratkaisun käyttöönotto on helpompaa kuin voisi kuvitella Asiakkaat ovat kuvanneet Canonin ratkaisua näin: Joustava modulaarisen rakenteen ansiosta järjestelmä voidaan ottaa käyttöön pala kerrallaan. Edullinen Kaiken kokoisille yrityksille löytyy tarpeisiin sopiva kokonaisuus. Helppo integrointi järjestelmä toimii saumattomasti muiden järjestelmien kanssa. Muun muassa yleisimmät ERP -järjestelmät tuettuina. Intuitiivinen selainpohjainen käyttöliittymä vaatii vain vähän koulutusta. Satunnaiset laskujen hyväksynnät onnistuvat vaikka sähköpostissa. Mobiililaitteet järjestelmää voi käyttää toimiston ulkopuolella kaikilla Internet-yhteydellä varustetuilla laitteilla. Huolto ja käyttöönotto Yrityksesi ei tarvitse huolehtia käyttöönotosta yksin, sillä Canonin asiantuntijatiimi tarjoaa siihen seuraavia palveluja: Ohjelmiston käyttöönotto joko SaaS -palveluna tai paikallisena asennuksena konsulttipalvelut toimintamallien ja automatisointikäytäntöjen määrittelyä varten Ylläpito- ja tukipalvelut. Tuumasta toimeen Canonin asiantuntijoiden avulla asiakkaamme voivat tehostaa tärkeitä prosessejaan ja siten pienentää kustannuksia, minimoida riskejä ja kasvattaa myyntiä. Tämä aloitetaan kartoittamalla asiakkaan yritys, sen nykyiset prosessit, henkilöt, toimipisteet ja järjestelmät. Ennen hankinnasta maksuun -ratkaisusta keskustelua Canonin asiantuntijat käyvät läpi kolme vaihetta, jotta voimme suunnitella asiakkaan organisaatioon sopivan ratkaisun: Liiketoiminnan tavoitteet ja fokus-alueet Ratkaisun esittely käytännössä Nykyisen prosessin läpikäynti Jos haluat lisätietoja tai sopia tapaamisesta, ota meihin yhteyttä jo tänään. Canon Oy Puhelin : 010 544 20 Kotisivu : www.canon.fi Tietoja Canonin tiedonhallintapalveluista Canonin tiedonhallintapalvelut perustuvat yli 75 vuoden kokemukselle innovatiivisen tekniikan kehittämisestä asiakirjojen ja kuvien tallennusta, ä ja toimitusta varten. Asiantuntemustamme voidaan soveltaa kaikentyyppisten organisaatioiden tärkeiden tietojen hallintaan. Canonin ratkaisuiden avulla asiakkaamme ympäri Eurooppaa parantavat työn mielekkyyttä ja kilpailuetua sekä huolehtivat lainsäädännön vaatimuksista. Lisäarvoa Canonin hankinnasta maksuun -ratkaisulla Läpinäkyvyys Hallittavuus Vaatimustenmukaisuus Tietoturva Tuottavuus
Canon Inc. canon.com Canon Europe canon-europe.com Canon Oy Huopalahdentie 24, PL 1 00351 Helsinki puhelin 010 544 20 canon.fi Finnish Edition Canon Europa N.V., 2014