Strategiatyökalut taloyhtiölle toimintastrategian laatimisohje osakaskyselyesimerkki toimintastrategiaesimerkki Pohjois-Suomen Kiinteistöyhdistys 2015
Asunto-osakeyhtiön toimintastrategian laatimisohje Tässä ohjeessa annetaan ohjeita taloyhtiön strategian tekoon ja tuodaan esille esimerkkiasioita, joita strategian laadinnassa voi tulla pohdittavaksi. Strategia määrittää linjaukset miten yhtiössä toimitaan, jotta osakkaiden hyvä asuminen voidaan tyydyttää ja sijoituksen arvo turvata. Strategialla edesautetaan, että yhtiön toiminta on päämäärähakuista, suunnitelmallista ja tosiasioihin ja osakkeenomistajien tahtoon perustuvaa. Strategian teossa vastuu on hallituksella ja isännöitsijällä. Käytännössä isännöitsijän työpanos tulee olemaan merkittävä. Tämän vuoksi hallituksen tuleekin sopia isännöitsijän korvauksesta jo heti alkuvaiheessa. Strategian hyväksyy yhtiökokous, ja se on ohjeellinen. Strategia päivitetään viiden vuoden välein. Tämän ohjeen liitteenä on mallikysely osakkaille sekä esimerkki toimintastrategiasta. SWOT:n pohjalta kartoitetaan seuraavia asioita: vahvuuksia, joita voi hyödyntää heikkouksia, joita tulisi eliminoida tai parantaa mahdollisuuksia, joita voisi hyödyntää uhkia, jotka voidaan välttää SWOTista yritetään löytää myös sellaisia asioita, jotka tulisi ehdottomasti saada kuntoon, ja joissa tulisi ehdottomasti onnistua.
Hallituksen jäsenet ja isännöitsijä tekevät analyysin seuraavan esimerkin mukaisesti: Vahvuudet: Heikkoudet: Mahdollisuudet: Uhat: Hyvä sijainti Hyvä maine Rakennuksen kunto Resurssit - taloudelliset voimavarat - asukkaat, esteettömyys - kokemus, tieto ja taito Turvallinen sijoitus Viestintä Kulttuuri ja arvot Palvelut alueella Huono sijainti Heikko kunto, suuri korjausvelka Suunnittelemattomuus Huono maine Asukkaat, omistajat, vuokralaiset - asenneongelmat, Heikko taloustilanne Ei sitouduttu järkevään toimintaan Sijainnista johtuvat mahdollisuudet -lisä- ja täydennysrakentaminen Teknologia tuo uusia mahdollisuuksia Energian säästö - uusien energiamuotojen käyttöönotto - maalämpö yms. Mittavat korjaustarpeet Poliittiset päätökset - verot ja maksut - vuokrasopimuksen jatko Ympäristövaikutukset - kaavoitus, liikenne, infra Arvo laskee, kysyntä vähenee Asukkaiden riidat Johtamisessa ongelmia Prosessit ja järjestelmät kehittymättömiä 1. Yhtiön arvot Hallitus määrittää yhtiön arvot ja mission yhdessä isännöitsijän kanssa. Apuna käytetään osakaskyselyssä esille tulleita vastauksia. Tyypillisesti asunto-osakeyhtiöllä on seuraavia arvoja: hyvä asuminen myös tulevaisuudessa turvallinen, terveellinen, ajanmukainen, yhteisöllinen toimiva hallinto hyvä sijoitus 2. Osakaskysely Osakkaille järjestetään kysely, jossa selvitetään osakkaiden tyytyväisyyttä yhtiöön ja sen toimintaan, sekä toiveita. Kyselyn tulosten perusteella pyritään löytämään enemmistön yhteinen tahto hoitaa ja kehittää yhtiötä pidemmällä aikavälillä. Kysely voidaan suorittaa esimerkiksi liitteenä olevan mallikyselyn pohjalta. 3. Yhtiön nykytila kuvataan lyhyesti pohjana SWOT ja mahdollinen kuntoarvio, tutkimukset, selvitykset sekä osakaskysely.
Esimerkiksi rakentamisvuosi huoneistojen lukumäärä asukasluku, perhekoko, ikäjakautuma ym. autopaikat suoritetut huomattavimmat korjaukset kuntoarvio ja kuntotutkimukset PTS keskeiset asiat SWOTista rakennuksen ja huoneistojen kunto, korjausvelka hallinto ja talous, likviditeetti kiinteistönhoito osakkaiden ikärakenne järjestysmääräykset yhtiön markkina-arvo 4. Kiinteistön ja rakennusten kunnossapito ja korjaukset Rakennuksen haluttu kunto/taso 10-20 vuoden kuluttua Kiinteistöstrategia valitaan kyselyn tulosten perusteella osakkaiden tahtotilaa vastaavaksi. Kunnossapito, korjausvelan hallinta, peruskorjaukset ja uudistukset Miten yhtiö hoitaa kiinteistön hoidon ja huollon ennakoitavasti ja miten yhtiö varautuu tarvittaviin peruskorjauksiin, perusparannuksiin ja uudistuksiin, jotta rakennus voidaan saattaa vastaamaan osakkeenomistajien tahtotilaa? miten kunnossapito ja ennakoiva hoito toteutetaan kuntoarvio, kuntotutkimukset? osakkaiden toivomukset ja painopistealueet? suunnitelmallinen korjaustoiminta, pidemmän ajan korjausohjelma? asiantuntijapalveluiden käyttö? painotetaanko hintaa, laatua vai elinkaarikustannuksia?
Energia-asiat miten pidetään energiakustannukset optimaalisina kulutusseurannan järjestäminen, informointi myös osakkaille säädöt, tasapainotus, lämmitysjärjestelmän uusiminen asukkaille energiansäästämisohjeistus valaistus, led ilmastointi, lämmön talteenotto, maalämmön tai aurinkoenergian hyödyntäminen? Rahoitus ja talous vastiketaso mahdollisimman tasainen, otetaan huomioon osakkaiden maksukyky investointien rahoitus, laina/säästäminen? avustukset likviditeetti lisärakentamisen hyödyntäminen 5. Osakkaiden kiinnostumisen lisääminen oman taloyhtiönsä asioihin informointi, ajan tasalla pitäminen uuden tekniikan hyödyntäminen omaisuuden arvon kehittyminen yhteiset tapahtumat tiedotetaan mitä on menossa, mitä on tulossa, miten on mennyt ohjeistus eri tilanteita varten (osakas- ja yhtiön remontit, vahinko-, häiriköinti- ja häiriötilanteet) 6. Palvelutuottajien valinta, kriteerit ja toiminta miten valitaan yhtiölle sopivat palvelutuottajat? valintaa tarkastellaan myös yhtiön pitkäaikaisten tavoitteiden näkökulmasta, palvelun hinta on vain yksi kriteeri. valvotaan, että sovitut työt tulevat tehdyiksi sopimukset pidetään ajan tasalla ja kunnossa, huomioiden turvalausekkeet. 7. Toimiva hallinto Hallituksen kokoonpano sellainen, että siinä yhdessä isännöitsijän kanssa on osaamista ja kykyä hoitaa yhtiön asioita ja viedä yhtiötä haluttuun suuntaan. Hallitus ja isännöitsijä toimivat yhteen hiileen yhtiön parhaaksi. Hallitus suunnittelee yhdessä isännöitsijän kanssa hallitusohjelman Hallitusohjelma, esimerkiksi mihin asioihin hallitus aikoo toimintavuonna erityisesti panostaa? Mitä se tahtoo saada aikaan? sovitaan hallituksen ja yhtiökokousten päivämäärät, pihatalkoot, hallituksen työskentelyperiaatteet ym. ym. asiat, joiden valmistelu tulee aloittaa asiat, joista on tehtävä päätökset asiat, jotka on ehdottomasti saatava kuntoon Jokaisessa hallituksen kokouksessa käydään läpi miten edellisessä kokouksessa päätetyt asiat ovat edenneet.
Varmistetaan, että sopimukset, vakuutukset, osakas- ja remonttirekisterit ja pelastussuunnitelmat ovat kunnossa ja viranomaisilmoitukset tehty. Hallituksen jäsenet kouluttautuvat esimerkiksi kiinteistöyhdistyksen järjestämissä koulutuksissa. Vuosikellon käyttö Päivittäisten asioiden hoito sovitaan työnjako hallituksen / hallituksen puheenjohtajan ja isännöitsijän kanssa isännöitsijän raportointi (maksuvalmius, talousarvion toteutuminen, vastikesaamiset, kulutusseuranta) isännöitsijätoimiston lisätyölaskujen hyväksyntä tositetarkastus, miten, missä ja milloin? 8. Turvallisuus ja varautuminen asukkaiden ikääntymiseen, esteettömyys? pelastussuunnitelma liukkaudentorjunta ja kattolumet hissit, luiskat, esteet onko tarvetta tehdä esteettömyysselvitys? asukkaiden asenteen muokkaus, miten toimitaan? Pidetään esillä kunnossapitotarveselvityksessä ja otetaan huomioon korjausohjelmassa. 9. Hallitus laatii strategian, joka viedään yhtiökokouksen vahvistettavaksi. Liitteenä esimerkki erään taloyhtiön strategiasta. 10. Strategian seuranta ja päivitys Hallitus seuraa jatkuvasti strategian toteutumista, josta informoidaan myös osakkaita esimerkiksi vuosittain pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa. Jos strategia osoittautuu virheelliseksi tai puutteelliseksi, sitä voidaan muuttaa. Varsinainen strategian päivitys tapahtuu viiden vuoden välein.
Esimerkki osakaskyselystä Kokeile myös Webrpopol- testikyselyä Taloyhtiön hallitus yhdessä isännöitsijän kanssa on laatimassa yhtiökokoukselle esitystä taloyhtiön strategiasta eli pidemmän aikavälin toimintasuunnitelmasta. Yhtiön asianmukaista hoitamista ja kehittämistä varten on erittäin tärkeätä tietää missä määrin osakkaat ovat tyytyväisiä omaan yhtiöönsä, mitä puutteita he näkevät, mitä toivomuksia heillä on, ja ennen kaikkea miltä he haluavat oman yhtiönsä näyttävän 10-20 vuoden kuluttua. Huolellisesti laadittu strategia toimii hallituksen ja isännöinnin ohjaavana tekijänä. Kun osakkaiden tahto ja toiveet ovat tiedossa, hallitus ja isännöitsijä pystyvät toiminnallaan viemään yhtiötä kohti yhteistä päämäärää. Selkeä toimintalinja helpottaa päätöksentekoa, toiminta on suunnitelmallista, korjaukset voidaan tehdä oikea-aikaisesti ja samalla turvata hyvä asuminen ja kiinteistön arvon säilyminen. 1. Vastaajan sukupuoli ja status Nainen Mies Olen osakkeenomistaja Olen vuokralainen 2. Vastaajan ikä alle 30 v 30-40 v 41-50 v 51-60 v yli 60 v 3. Asutko sinä tai perheesi huoneistossa? Kyllä En Olen vuokranantaja Olen liikehuoneiston omistaja 4. Talouden koko (oma tai vuokralaisten) 1 hlö 2 hlöä 3 hlöä 4 hlöä tai enemmän 5. Arvio osakeomistuksesi kestosta Arvioin omistavani huoneiston: alle 3 vuotta 3 5 vuotta 5-10 vuotta yli 10 vuotta
6. Arvioi tyytyväisyytesi yhtiön toimintaan ja rakennuksen kuntoon ja sen ominaisuuksiin. Ympyröi sopivin vaihtoehto. 1 erittäin huono, 7 erittäin hyvä, EOS en osaa sanoa. tarkennuksia, kommentteja, toiveita ASUMINEN Asumisviihtyvyys Asukkaiden yhteishenki Lapsiystävällisyys 1 Turvallisuus 2 Esteettömyys 3 Sisäilman laatu, ilmastointi 4 Hissit (jos on) TILOJEN JA RAKENNUSOSIEN KUNTO Julkisivut ja parvekkeet Ikkunat Taloyhtiön saunatilat (jos on) Pesuhuone, vesikalusteet (huoneiston) Korjaustoiminnan suunnitelmallisuus 5 1 2 3 4 5 6..7 EOS Energiatehokkuus 6, energian tehokas käyttö Laajakaista 7 (jos on) Yhteisten tilojen siisteys 8 Taloyhtiön piha Autopaikat Varastotilat 9 KIINTEISTÖNPITO; TIEDOTUS; HALLINTO JA TALOUS Kiinteistönhoito (jos ulkopuolinen) Jätehuolto Tiedotus 10 Isännöinti Yhtiön talous 11 1 Jos yhtiössä on lapsiperheitä, miten se on otettu yhtiön toiminnassa huomioon? 2 Esimerkiksi lukitukset ja yleinen turvallisuus, suoranainen ilkivalta jne.. 3 Miten taloyhtiössä kiinnitetty huomiota asukkaiden ikääntymiseen ja esteettömyyteen, voivatko he edelleen asua omassa huoneistossaan? Esteettömässä rakennuksessa oviaukot, kulkuväylät ja tilat ovat tarpeeksi väljiä, luiskat loivia, hissejä on tarpeellisissa paikoissa eikä kynnyksiä ole. 4 Vaihtuuko ilma riittävästi, onko ilma tunkkainen? 5 Onko yhtiöllä on käytössään huoltokirja ja kuntoarvio, tehdäänkö korjaukset ennakoidusti eikä vasta pakon sanelemana, jne.. 6 Kulutukset verrattuna vastaaviin yhtiöihin, onko yhtiössä on kiinnitetty huomioita energian ja veden käytön pienentämiseen, onko kulutusseuranta kunnossa? 7 Nettiyhteyden toimivuus ja nopeus 8 Esim. taloyhtiön porraskäytävät, sauna, pesuhuoneet, autotallit, autokatokset, varastot jne.. 9 Onko riittävästi, ovatko asialliset jne.. 10 Osakkaiden informointi yhtiön asioista, tietävätkö osakkaat ja asukkaat mitä yhtiössä tapahtuu ja mitä on suunnitteilla?
Hallituksen toiminta 7. Rakennuksen ja kiinteistön taso/ kunto. Visio Yllä oleva kaavio kuvaa rakennuksen kuntoa ja sen ominaisuuksia pidemmällä aikavälillä. Valitse se vaihtoehto, joka kuvaa parhaiten käsitystäsi yhtiön kehittämistarpeesta Kannatan seuraavaa vaihtoehtoa. Ympyröi vaihtoehto 1. Pyritään säilyttämään nykyinen taso 2. Annetaan nykyisen tason jonkin verran laskea 3. Annetaan nykyisen tason laskea reippaasti 4. Pyritään parantamaan jonkin verran nykyistä tasoa 5. Parannetaan suunnitelmallisesti tasoa vastaamaan ajankohdan uudisrakentamisen vaatimuksia 8. Rahoitus Oletko valmis maksamaan nykyistä suurempaa yhtiövastiketta, jotta korjaukset ja mahdollinen tason nosto voidaan toteuttaa? En ole Olen valmis maksamaan 0,50 /m 2 1,00 /m 2 1,50 /m 2 2,00 /m 2 2, 50 /m 2 enemmän Korjaukset ja mahdollinen tason nosto katetaan mieluummin pitkäaikaisella lainalla etukäteen kerätyillä ennakkomaksuilla sekä pitkäaikaisella lainalla että ennakkomaksuilla hyödynnetään lisä- ja täydentämisrakentamista olettaen, että yhtiöllä on käyttämätöntä rakennusoikeutta 11 Onko yhtiön tilillä riittävästi rahaa yllättäviä tilanteita varten, ovatko vastikkeet kohtuullisia jne..
9. Kuinka tärkeinä ja kiireellisinä pidät alla esitettyjä parannus- ja kehitysehdotuksia oman taloyhtiösi kohdalla? Ympyröi sopivin vaihtoehto. 1 ei tärkeä, ei kiireellinen, 7 erittäin tärkeä ja kiireellinen, EOS en osaa sanoa Toivomuksia, muita kommentteja ASUMINEN Asukkaiden yhteishengen parantaminen Turvallisuuden parantaminen 12 Lapsiystävällisyyden parantaminen Varautuminen ikääntymiseen ja esteettömyyden parantaminen Sisäilman laadun parantaminen Talkootöiden lisääminen Jätehuollon parantaminen TILAT, RAKENNUSOSAT, TEKNIIKKA JA ENERGIATEHOKKUUS Julkisivujen ja parvekkeiden kunnostus Ikkunoiden huolto ja kunnostus Ikkunoiden uusiminen Taloyhtiön saunatilojen kunnostus Huoneistojen pesutilojen kunnostus Hissin modernisointi (jos on) Hissin jälkiasennus (jos ei ole hissiä) Energiatehokkuuden parantaminen eli kulutusten 13 pienentäminen (lämpö, vesi ja sähkö) Laajakaistayhteyden hankkiminen (jo ei ole) Laajakaistayhteyden parantaminen (jos on) Pihan kunnostus ja ehostus Autopaikkojen lisääminen Autopaikkojen kunnostus 14 Varastotilojen kunnostus tai muutokset 15 Lisä- tai täydennysrakentaminen, jos yhtiössä on rakennusoikeutta, ja jos sillä voi rahoittaa tulevia korjauksia Jatkuu seuraavalla sivulla 12 Esimerkiksi lukitukset ja yleinen turvallisuus 13 Koskee sekä asukkaiden että yhtiön kulutuksia 14 Esimerkiksi asfaltointi, pistokepaikkojen korjaaminen tai lisääminen 15 Esimerkiksi varastotilojen nykyaikaistaminen, lisäys/ vähennys tai muutokset (esim. kylmävarastot)
KIINTEISTÖNPITO; TIEDOTUS; HALLINTO JA TALOUS Suunnitelmallinen huolto- ja korjaukset Kiinteistönhoidon laadun parantaminen Isännöinnin palvelun parantaminen Tiedottamisen parantaminen Hallituksen toiminnan tehostaminen Hallituksen jäsenten kouluttautuminen 16 10. Mikä tai mitkä asiat on mielestäsi ehdottomasti saatava kuntoon tai on hoidettava hyvin? Luettele ne tärkeysjärjestyksessä 1. 2. 3. 4. 5. 11. Mahdollisuuksia, joita yhtiö voisi hyödyntää? Uhkia, joihin yhtiön tulisi ehdottomasti varautua? 12. Toiveita ja kommentteja? 16 Esimerkiksi osallistuminen Kiinteistöyhdistyksen ja Kiinteistöliiton koulutuksiin
1. Yleistä strategista RIVITALON TOIMINTASTRATEGIAESIMERKKI VUOSILLE 2015-2025 Asunto-osakeyhtiö Kotitalon toimintastrategiassa määritetään päälinjaukset miten yhtiössä toimitaan, jotta osakkaiden hyvä asuminen voidaan tyydyttää ja sijoituksen arvo turvata. Strategian avulla pyritään siihen, että yhtiön toiminta on suunnitelmallista, päämäärähakuista, tosiasioihin ja osakkeenomistajien tahtoon perustuvaa. Strategia perustuu osakaskyselyyn ja hallituksen tekemään SWOT- analyysin, jossa on kartoitettu yhtiön heikkouksia, vahvuuksia, mahdollisuuksia ja uhkia. 2. Tavoitteena hyvä asuminen myös tulevaisuudessa Osakaskyselyn perusteella osakkeenomistajien yhteisenä tavoitteena on, että yhtiö tarjoaa osakkaille ja heidän vuokralaisilleen hyvän asumisen myös tulevaisuudessa. Hyvä asuminen on terveellistä, turvallista, ajanmukaista ja yhteisöllistä. Kiinteistö ja rakennukset ovat kunnossa, yhtiön hallinto toimii ja huoneisto on osakkaille turvallinen sijoitus. 3. Yhtiön nykytila Asunto-osakeyhtiö Kotitalo on vuonna 1980 valmistunut rivitalo, joka koostuu kuudesta rakennuksesta, huoneistoja on 18. Asukkaita on 29, heistä työikäisiä 13, lapsiperheitä ei ole. Iso osa yli 60- vuotiaista arvioi omistavansa asunnon vielä 10 vuoden kuluttua. Yhtiössä on yhtiökokouksen hyväksymät järjestysmääräykset. Yhtiön arvo tehtyjen asuntokauppojen perusteella on noin 2.5 miljoonaa euroa. Jokaiselle huoneistolle kuuluu yhtiömääräyksen mukaan oma autokatospaikka. Talvikunnossapito eli koneelliset lumityöt ja liukkaudentorjunta on ulkoistettu. Kuntoarvio on tehty v. 2005, mikä ulottuu vuoteen 2017. Asukkaiden näkemyksiä korjaustarpeista on selvitetty toimintastrategian laadintaan liittyvänä asukaskyselyllä. Varsinaisia peruskorjauksia tai parannuksia ei yhtiössä ole tehty. Osa osakkaista on tehnyt huoneistokohtaisia remontteja. Kiinteistö on kaukolämmön kaapelitelevision piirissä.
4. SWOTista esiin nousseita asioita Asunto-osakeyhtiön vahvuutena on hyvä sijainti ja kunnossa oleva talous. Heikkoutena on sitoutumattomuus pitkäjänteiseen toimintaan. Yhtiön on varauduttava asukkaiden ikääntymiseen, jotta heidän asuminen yhtiössä myös myöhemmin on mahdollista. 5. Osakaskyselyssä esille nousseita asioita Kyselytutkimukseen osallistui 13 osakakasta. He olivat pääasiassa tyytyväisiä yhtiön tilaan, hallintoon ja sen toimintaan. Taloyhtiön pihan kuntoa kiiteltiin. Osakaskyselyssä nousi esille seuraavia toivomuksia ja parannusesityksiä: Rakennuksen kunnosta on pidettävä huolta Tuleviin korjauksiin aika jo varautua Sisäilman laadun parantaminen, koneellinen ilmanvaihto Turvallisuuden parantaminen, erityisesti kulkuväylien liukkauden torjunta Autokatoksen oviongelmat Huoli katon kunnosta Ikkunoiden uusimistarve Nurmikon ja pensasaitojen leikkausten ulkoistaminen Pihalla ajo saatava hallintaan Syväkeräysastioita toivottiin Osakkaiden haluama kiinteistön ja rakennuksen kunto ja taso Miltei kaikki kyselyyn osallistuneet osakkaat tahtoivat, että kiinteistön ja rakennuksen tasoa ja kuntoa tulee nykytilasta hiljalleen parantaa nykyisestä tasosta. Valtaosa vastaajista oli valmis maksamaan 1,00 /m 2 /kuukausi nykyistä korkeampaa yhtiövastiketta. Korjaukset ja uudistukset haluttiin maksaa lainan muodossa pääoma- eli rahoitusvastikkeella sekä ennakkosäästöillä.
6. Miten varmistetaan hyvä asuminen ja sijoituksen arvon säilyminen? Turvallisuus, esteettömyyden parantaminen ja varautuminen asukkaiden ikääntymiseen Yhtiössä huolehditaan siitä, että yhtiö tarjoaa sen asukkaille turvallisen ja terveellisen asumisen. Pelastussuunnitelma pidetään ajan tasalla ja asukkaille annetaan ohjeistusta onnettomuuksien ehkäisemiseksi sekä toimimisessa onnettomuus- ja vaaratilanteissa. Yhtiö varautuu asukkaiden ikääntymiseen. Esteettömyyden parantaminen otetaan huomioon, kun yhtiö suunnittelee korjaushankkeita tai uudistuksia. Pihan talvikunnossapitoon kiinnitetään erityistä huomiota. Yhtiö varautuu teettämään tulevaisuudessa ulkopuolisilla myös muita pihan kunnossapitotöitä kuten nurmikon ja pensasaitojen leikkauksia. Kiinteistön ja rakennuksen kunnossapito Yhtiössä kiinnitetään suurta huomioita ennakoivaan kunnossapitoon ja huoltoon. Tavoitteena on, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan. Asukkailla on vastuu ja velvollisuus tarkkailla ja ilmoittaa havaitsemistaan korjaustarpeista. Kiinteistön kuntoarvio ja PTS (pitkän aikavälin kunnossapitosuunnitelma) päivitetään huomioiden siihen myös asukaskyselyyn 4/ 2015 pohjautuvat esitykset ja niiden perusteella sovitut korjaustavoitteet. Yhtiössä otetaan käyttöön yksinkertainen ja käyttökelpoinen huoltokirja, jossa määritellään tarkastus- ja huoltotyöt sekä teknisten laitteiden käyttö. Rakennuksen kuntoa seurataan huoltotöiden aikana. Huolehditaan siitä, että yhteistyö sujuu hallituksen, isännöitsijän ja kiinteistönhoidon välillä. Asunto -osakeyhtiön puheenjohtajalla on kopiot voimassaolevista sopimuksista koskien mm. talviajan kunnossapitoa. Peruskorjaukset ja uudistukset Tavoitteena on saada rakennus pysymään käyttökelpoisena mahdollisimman pitkään ja mahdollisimman taloudellisesti. Korjaustoiminnassa otetaan huomioon rakennusosien vanheneminen ja käyttäjien toiminnan muuttuminen kuten asukkaiden ikääntyminen. Korjaustarpeet selvitetään todellisen tarpeen mukaisesti suunnitelmallisesti. Kuntoarvion ja mahdollisten kuntotutkimusten sekä osakkaiden esittämien toivomuksien pohjalta laaditaan pidemmän ajan korjausohjelma. Korjaukset toteutetaan suunnitelmallisesti siten, että maksurasitus olisi kohtuullinen ja mahdollisimman tasainen. Korjaustapaa valittaessa merkitystä annetaan elinkaarikustannuksille eli valitaan sellaiset ratkaisut, jotka ovat laadukkaita ja pidemmällä aikavälillä kestäviä sekä samalla energiatehokkaita. Korjaushankkeissa hallitus osaa tarvittaessa turvautua asiantuntijoihin. Hallitus huolehtii siitä, että korjaukset suunnitellaan, kilpailutetaan ja toteutetaan ammattimaisesti. Kiireellisimpiä korjaushankkeita: autokatosten ovien kunnostus ikkunoiden uusiminen rakennuksen katon tarkistus ja mahdolliset korjaukset selvitetään koneellisen ilmanvaihdon asentamismahdollisuus ja sen kustannukset Korjausten rahoitus Peruskorjaukset ja uudistukset rahoitetaan suoritetun osakaskyselyyn perustuen pääsääntöisesti pitkäaikaisilla pankkilainoilla sekä ennakkosäästämisellä.
Huoneistokohtaiset remontit Yhtiön toimesta teetetään pesuhuoneremontteja varten ohjeistus ja mallissuunnitelma, joista käy ilmi tilan rakenteet sekä yhtiön remonttia koskevat vaatimukset. Hallitus valtuuttaa isännöitsijän hoitamaan tavanomaiset remontti-ilmoitukset. Jos kysymyksessä on suurempi remontti, joka edellyttää esimerkiksi huoneistomuutoksia, hallitus käsittelee ilmoitukset, antaa luvat ja määrittelee ehdot. Remonttien valvonnan suorittaa ulkopuolinen asiantuntija. Valvontaraportin perusteella yhtiö ottaa kunnossapitovastuun rakenteista, eristeistä ja perusjärjestelmistä. Osakasremonttien valvontakustannukset maksaa osakkeenomistaja 7. Energia-asiat ja kulutukset Tavoitteena on pitää energia- ja muut kulutukset optimaalisina. Yhtiössä teetetään ensi tilassa kaukolämpölaitteiden kuntokatselmus, joiden perusteella tehdään tarvittavat toimenpiteet. Perussäädöillä ja automatiikalla huolehditaan siitä, että huoneissa on tasaiset lämpötilat. Kulutusseuranta laitetaan kuntoon. Tutkitaan vesi-ilmalämpöpumpun asentamismahdollisuutta, sen kustannuksia ja vaikutusta energialaskuun. Pyritään siihen, että taloyhtiöstä löytyisi ns. energiavastaava tai energiaekspertti, joka seuraa ja huolehtii lämmitysjärjestelmän toimivuudesta ja kulutusseurannasta. 8. Yhtiön toimintaperiaatteet Hallinto Yhtiössä ymmärretään, että toimiva hallinto on perusedellytys. Tämän johdosta hallitukseen pyritään saamaan monipuolista osaamista. Osakkaat pohtivat hallituksen koostumusta jo ennen yhtiökokousta. Isännöitsijältä odotetaan riittävää asiantuntemusta. Hallinnon jäseniä motivoidaan tiedon hankkimiseen osallistumalla esimerkiksi kiinteistöyhdistyksen järjestämiin koulutuksiin. Hallitus ja isännöitsijä toimivat yhtiön parhaaksi. Hallituksen ja isännöitsijän kesken on avoimen ja luottamuksellisen vuorovaikutus. Hallitusohjelma, vuosikello ja pelisäännöt Hallitus ja isännöitsijä suunnittelevat yhdessä hallitusohjelman kullekin toimintavuodelle ja ottavat käyttöön vuosikellon. Hallitus sopii etukäteen painopistealueet, jotka pitää saada hoidetuiksi ja asiat, joiden valmistelu tulee aloittaa. Lisäksi sovitaan työskentelyperiaatteet, kokouspäivämäärät, sekä valvonnan ja keskinäisen tiedottamisen periaatteet, jotta hallitus tietää mitä taloyhtiössä tapahtuu ja toisaalta isännöitsijä tietää mitä häneltä odotetaan. Yhtiö osaa käyttää tarvittaessa asiantuntijan palveluksia. Jokaisessa hallituksen kokouksessa käydään läpi, miten edellisen kokouksessa päätetyt asiat ovat edenneet. Hallitus voi pitää kokouksia myös ilman isännöitsijää. Talous Yhtiön talous pidetään kunnossa. Talousarviot mitoitetaan siten, että yhtiössä on vähintään 2-3 kuukauden hoitovastikkeita vastaava ylijäämä. Vastikkeet pyritään pitämään mahdollisimman tasaisina. Remonttien aikataulutus ja rahoitus suunnitellaan siten, että osakkaiden maksurasitus olisi kohtuullinen.
Hallituksen valvontatehtävä Valvonnassa erityistä huomiota kiinnitetään siihen, että hallituksen vastuulla olevat asiat kuten kirjanpito, osakeluettelon hoito, remonttirekisteri, viranomaisilmoitukset ja remonttien valvonta tulevat hoidetuiksi. Tavaksi otetaan, että isännöitsijä raportoi jokaisessa hallituksen kokouksessa taloudesta ja muista hallitukselle tärkeistä asioista. Kokousten väliajoilla isännöitsijä pitää sähköpostitse hallituksen ajan tasalla. Huolehditaan siitä, että sopimusten ns. turvalausekkeet (liukkauden torjunta, kattolumi, urakkasopimukset yms.) ovat kunnossa. Palvelutuottajien valinta, kriteerit ja toiminta Yhtiölle valitaan sopivat palvelutuottajat. Valintaa tarkastellaan yhtiön tavoitteiden näkökulmasta, hinnan ollessa vain yksi kriteeri. Tavoitteena on tehdä pidempiaikaiset sopimukset, jolloin osapuolet oppivat tuntemaan toistensa toimintatavat samalla, kun luottamus lisääntyy. Tarvittaessa hallituksella on valmiudet vaihtaa palveluntuottaja. Tarjouspyyntöihin ja palvelusopimusten tekoon kiinnitetään erityistä huomiota. Valvonnalla huolehditaan, että sovitut työt tulevat tehdyiksi. Hallituksessa sovitaan miten isännöitsijän ja kiinteistönhoidon lisätyölaskut hyväksytään, ja miten tositetarkastus toteutetaan. Hallitus käy vuosittain läpi kaikki palvelusopimukset varmistaakseen niiden tarpeen, asianmukaisuuden ja hinta-laatusuhteen. 9. Tiedotus ja päivittäisten asioiden hoito Hyvällä tiedottamisella parannetaan asukkaiden asumisviihtyvyyttä sekä lisätään osakkaiden kiinnostusta oman taloyhtiön asioita kohtaan. Tiedottamisessa päärooli on isännöitsijällä ja puheenjohtajalla. Osakkaat ja asukkaat pidetään ajan tasalla siitä mitä yhtiössä tapahtuu ja mitä on tulossa. Käyttöön otetaan Kiinteistöliiton tarjoamat taloyhtiön omat kotisivut. Osakkaille annetaan ohjeistusta eri tilanteita varten. Toimintaohjeet laaditaan esimerkiksi siitä, miten toimia osakasremonteissa, vesi- tai muun vahingon sattuessa, ja häiriköinti- tai häiriötilanteissa. Sovitaan työnjaosta päivittäisten asioiden varmistamiseksi. Vapaaehtoisuuteen perustuen valitaan vastuuhenkilöt, jotka huolehtivat, että asiat ovat kunnossa, laitteet toimivat mm. valaistus, energiaekspertti, ruohonleikkurin huolto, bensan osto, kottikärryt. 10. Strategian seuranta ja päivitys Yhtiön strategia saatetaan jokaisen osakkaan tietoon. Hallitus seuraa strategian toteutumista. Vuosittain pidettävässä varsinaisessa yhtiökokouksessa hallitus informoi osakkaita strategiasta ja sen toteutumista. Strategian päivitys tapahtuu 5 vuoden välein. Tarvittaessa strategiaa voidaan päivittää jo aikaisemmin.