MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 1(8) TEKSTIILIVUOKRAUS- JA PESULAPALVELU Mäntyharjun kunta pyytää teiltä tarjousta pesulapalveluista ja asusteiden sekä liinavaatteiden vuokrauksesta. Sitova tarjous on toimitettava suljetussa kirjekuoressa viimeistään 16.2.2011, klo 15.00 osoitteeseen: Hankintayksikkö: Mäntyharjun kunta Henkilö: Tuukka Forsell Katuosoite: PL 71 Postiosoite: 52701 Mäntyharju Tarjousmerkki: Tekstiilivuokraus- ja pesulapalvelut on mainittava selvästi kuoressa. Lisätietoja tarjouspyynnöstä antaa: Henkilö Eija Pesonen e-mail: eija.pesonen@mantyharju.fi Tuukka Forsell Talousjohtaja Tuomo Penttinen Hallintojohtaja Liitteet: 1 Käyttömäärät ja hinnasto 2 Referenssit 3 Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja vaadittavat liitteet ja selvitykset 4 Palvelun sisällölle ja laadulle asetettuja vaatimuksia 5 Toimituskohteiden nimet ja osoitteet
MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 2(8) 1 Hankinnan kuvaus Mäntyharjun kunta pyytää sitovaa kirjallista tarjoustanne pesulapalveluista ja asusteiden sekä liinavaatteiden vuokrauksesta, joka sisältää peruturvatoimen ja ruokapalveluyksikön: 1a) henkilöstön työvaatteiden vuokrauksen ja pesulapalvelut 1b) potilas- ja liinavaatteiden vuokrauksen ja pesulapalvelut 2) kunnan omien laitostekstiilien ja liinavaatteiden pesulapalvelu kiloveloituksena Tuotteiden määrät on kuvattu liitteellä 1. Muuten vaadittava palvelu on kerrottu tässä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Toimituskohteiden nimet ja osoitteet on lueteltu liitteessä 5. Toimituskohteissa voi olla useita jakelupisteitä, joihin toimitus/nouto tapahtuu. Jakelupisteistä sovitaan tarkemmin toimituskohteen ja valitun toimittajan kesken. Toimituskertoja on tällä hetkellä 2 kertaa/vk kaikissa tuoteryhmissä. Tarjousliitteessä (liite 1) ilmoitetut tuotekohtaiset hankintamäärät ovat arvioita eivätkä sido kuntaa. Tarjoaja voi laajentaa tarvittaessa vuokravaatemallistoa esim. alihankintana sopimuskauden aikana siten, että se vastaa käyttäjien tarpeita. Vertailu tehdään tarjousliitteelle (liite 1.) koottujen volyymituotteiden perusteella sekä erikseen mainittavilla kriteereillä. Tarjottava valikoima voi sisältää myös muita malleja. Esitetyt määrät kunnan oman pyykin osalta on arviota. 2 Sopimuskausi ja optiot Sopimuskausi alkaa, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja hankintasopimus on allekirjoitettu ja jatkuu 31.12.2013. Kunta varaa option jatkaa sopimusta +1 vuotta. Option käytöstä ilmoitetaan hyvissä ajoin. Jos hankintayksikkö ei hyödynnä sopimuskauden optiota, päättyy sopimus ilman erillistä irtisanomista. Lisähankintaoptio: Sopimuksen sisältöä voidaan laajentaa niin sovittaessa kattamaan myös muita vastaavia palveluja tai tuotteita. Tarjoukseen tulee liittää hinnastot muista vastaavista palveluista. Muiden palvelujen hinnasto ei kuulu hankinnan päätöskriteereihin. 3 Hankintamenettely, hankinnasta ilmoittaminen ja asiakirjajulkisuus Hankinta on hankinta-arvoltaan EU-kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankintamenettely on avoin. Hankinnasta on ilmoitettu HILMA tietokannassa 4.1.2011, josta se edelleen saatetaan EU:n viralliseen lehteen. Ilmoitus on lisäksi nähtävillä tilaajan internet osoitteessa www.mantyharju.fi.
MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 3(8) Asiakirjajulkisuuden osalta noudatetaan Viranomaisen toiminnan julkisuudesta annettua lakia 621/1999. Tarjoajaa pyydetään merkitsemään selkeästi liite- tai ammattisalaisuudeksi katsomansa kohdat tarjouspyyntöön merkinnällä ei julkinen tai esittämään ne erillisellä liitteellä. 4 Tarjousten käsittely, kelpoisuusarvionti ja vertailu Myöhästynyttä määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Määräaikana saadut tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Tarjoajien ja tarjousten kelpoisuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjoajan kelpoisuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden arvioinnilla selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja siihen liittyvät selvitykset ja todistukset on esitetty (liitteellä 3.) Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Toisessa vaiheessa arvioidaan tarjouspyynnön vaatimusten täyttyminen niiden osalta, jotka täyttivät ensimmäisen vaiheen vaatimukset. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön sekä liitteiden vaatimusten mukaisessa muodossa ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu ja pyydetyssä muodossa. Tarjousten vertailu Ne tarjoukset, jotka ovat tarjouspyynnön mukaisia, arvioidaan tarjouspyynnössä mainittujen tarjousten arviointiperusteiden mukaisesti ja vertaillaan pisteytyksen mukaisesti. Tarjousten arviointiperusteet ja pisteytys Tarjoukset vertaillaan tässä mainittujen perusteiden mukaisesti. Kokonaispistemäärä on enintään 100 pistettä. Vertailussa otetaan huomioon tuoteryhmät 1a, 1b ja 2. (liitteen 1) mukaisesti. 1a) henkilöstön työvaatteiden vuokrauksen ja pesulapalvelut 1b) potilas- ja liinavaatteiden vuokrauksen ja pesulapalvelut 2) kilopyykki
MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 4(8) 5 Alihankinta Hinta max 50 pistettä Halvin tarkous -> 50 pistettä, muut suorassa suhteessa vähemmän. Hintapisteytyksessä tehdään koelaskennat arvioitujen käyttömäärien pohjalta ja verrataan tarjousten kokonaishintoja keskenään. Laatu 50 % = pistettä, joka koostuu seuraavasti: Vaatteiden laadun ja estetiikan vertailu vertailuryhmän toimesta (20) p Tarjoukseen tulee liittää mallikansio ja tiedot henkilökunnan suojavaatteista ja potilasvaatteista sekä tilaajalle pitää järjestää mahdollisuus tutustua mallistoon ennen hankintapäätöksen tekemistä. Vertailuryhmä, joka koostuu tilaajan eri ammattialojen käyttäjistä suorittaa pisteytyksen tältä osin. Vertailussa huomioidaan mm. vaatteiden soveltuvuus ja valikoima. Tarjousten laatuvertailussa huomioidaan myös mahdollisen laatujärjestelmän olemassaolo. Pesulatoiminnan ympäristöasioiden hoitaminen (10 p) Tarjoajan tulee liittää selvitys ympäristöasioiden huomioonottamisesta pesulaja kuljetustoiminnassaan. Referenssit (20p) Kokemukseemme perustuen on pesulapalvelun ja tuotteiden laatu oleellinen tekijä ko. hankinnassa, minkä johdosta katsomme, että saadakseen referenssipisteitä on toimittajan ilmoitettava 3 asiakasta eli referenssiä viimeisen kolmen vuoden ajalta. Mikäli referenssejä ei ole kolmea ei toimittajan osalta huomioida laatua referenssien osalta ollenkaan, ainoastaan hinta. Referenssien puuttuminen ei siis ole hylkäysperuste. Pisteytyksessä otetaan huomioon kahdelta (2) referenssiltä saadut vastaukset (hyvä, tyydyttävä tai huono) seuraaviin laatuun liittyviin kysymyksiin: tuotteiden puhtaus (osuus 7,5 pistettä) vaatemateriaalien laatu käytössä (osuus 7,5 pistettä) raporttien toteutunut saatavuus (osuus 5 pistettä) Valittuja referenssejä ei ilmoiteta päätöksessä. Pidätämme oikeuden omalta osaltamme olla yhtenä referenssinä silloin, kun se on mahdollista ja oikeuden huomioida pisteytyksessä aikaisemmat kokemuksemme. Tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos tarjouksentekijä käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana käyttää alihankintatyötä, vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset vaaditaan vain tarjouskilpailun voittaneelta tarjouksentekijältä ja ne on toimitettava Mäntyharjun kuntaan sen jälkeen, kun hankintapäätös on tehty ja ne ovat edellytyksenä sopimuksen allekirjoittamiselle. Selvitykset tulee päivittää vuosittain.
MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 5(8) Tilaajavastuulain edellyttämiä selvityksiä ovat liitteessä 3 mainittujen todistusten ja selvitysten lisäksi selvitys alihankkijan tai vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa työhön käyttävän työnantajan soveltamista työehtosopimuksista tai keskeisistä työehdoista. 6 Tarjouksen tekeminen ja tarjouksen sisältö Tarjous tehdään liitteenä olevilla exel pohjaisilla tarjouslomakkeilla (liitteet 1-5) täyttämällä ne sähköisesti tai manuaalisesti. Tarjoukseen tulee liittää myös muut vaaditut selvitykset ja todistukset. Tarjous tulee tehdä suomen kielellä. Lisäksi tarjoaja voi liittää tarjoukseen muita tarpeelliseksi katsomiaan selvityksiä. Palvelun tuottaja vastaa siitä, että palvelu tehdään sovitun aikataulun mukaisesti ja sisältöisesti ja, että palvelun tuottamiseen käytetään tehtäviin soveltuvaa, ammattitaitoista henkilökuntaa ja tehtävät suoritetaan asianmukaisesti ja huolellisuudella. 7 Hinnat ja hinnanmuutokset Tarjottavan palvelun hinnat ilmoitetaan ilman arvonlisäveroa. Tarjoushinnan tulee olla kiinteä kahden ensimmäisen vuoden ajan. Hintoja ei voi tarkistaa tänä aikana. Hintoja voidaan tarkistaa perustellusta syystä vuoden 2013 osalta ja ennen mahdollista optiokaudesta sopimista. Vuokramallistoa voidaan tarkistaa tarvittaessa sopimuskauden aikana. Jos tarjottu malli poistuu valikoimasta, on tarjottava tilalle vähintään vastaava, korvaava tuote, samoilla hinnoilla ja ehdoilla. Valikoiman on oltava riittävä koko sopimuskauden ja vastattava käyttäjien tarpeita. 8 Maksuehto, laskutus, viivästyskorko ja toimitusehto Maksuehto on 30 pv netto. Palvelumaksut suoritetaan jälkikäteen laskua vastaan, kun työ on hyväksytysti suoritettu ja lasku on saapunut asiakkaan osoittamaan laskutusosoitteeseen. Pienlaskutuslisää tai muuta erillistä toimitusmaksua ei saa periä. Viivästyskorko on enintään kulloinkin voimassaolevan korkolain mukainen. Toimitusehto vapaasti asiakkaan nimeämiin kohteisiin. Toimituksesta aiheutuvien kulujen tulee sisältyä yksikköhintoihin. Tarjouksessa on kuvattava palvelun käynnistämisprosessi ja siihen kuluva aika (sopimuksen allekirjoittamisesta ajankohtaan, jolloin sopimuksen mukaiset tuotteet ovat asiakkaalla käytettävissä). Sopimuskauden aikana tapahtuvista viivästyksistä reklamoidaan. Jos asiaa ei hoideta kuntoon reklamoinnin perusteella, voidaan sopimus irtisanoa hankintasopimuksessa sovitulla tavalla ja aikataululla.
MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 6(8) 9 Sopimuksen seuranta Seurantakokoukset palvelun tuottajan ja asiakkaan välillä pidetään vähintään kerran vuodessa, ellei myöhemmin muuta sovita. Seurantakokouksissa arvioidaan toteutunutta palvelun laatua ja pyritään kehittämään sopimusta molempia osapuolia hyödyttävällä tavalla. Palvelun tuottaja voi sopimuskauden aikana milloin tahansa tehdä myös kehitysehdotuksia palvelun parantamiseksi. Tarjoukseen tulee liittää kuvaus reklamaatioprosessista. Tilaajan ja palvelutuottajan yhdessä toteamat laatuvirheet hyvitetään asiakkaalle täyden korvauksen periaatteella. Jos sama virhe toistuu, eikä asia reklamoinnista huolimatta ole korjaantunut käsitellään asia yhteispalaverissa mahdollisena sopimusrikkomuksena, joka voi johtaa sopimuksen purkamiseen hankintasopimuksessa kuvatulla tavalla ja aikataululla. Palvelun tuottaja raportoi vuosittain palveluvolyymistä, veloituksesta ja laadullisista seikoista. Raportit käydään läpi sopimuksen seurantakokouksissa. Lisäksi palvelun tuottaja raportoi asiakkaalle kirjallisesti toiminnassa havaituista puutteista ja virheistä välittömästi niiden ilmaannuttua. 10 Osatarjoukset ja hankinnan huomioiminen Osatarjouksia ei oteta huomioon. Tarjoajan on tarjottava kaikkia kokonaisuuksia. 11 Hankintapäätös ja hankintasopimuksen syntyminen Hallintojohtaja tekee hankinnasta kirjallisen hankintapäätöksen. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. Kirjallinen hankintasopimus allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätös on saanut lainvoiman ja valittu palvelutuottaja on toimittanut kunnalle hyväksyttävät tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset. Tarjous on tarjoajaa sitova. Sopimuksen sitovuus syntyy tilaajan puolelta vasta, kun hankintasopimus on allekirjoitettu. Sopimuksen tekemisessä noudatetaan asiakirjojen etusijajärjestyksen osalta seuraavaa tulkintajärjestystä: 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö liitteineen 3. Toimittajan tarjous liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot JYSE 2009 palvelut (tai uudempi), soveltuvin osin. Hankintasopimuksen tulkinnassa noudatetaan edellä mainittua järjestystä täydentäen siten, että ensimmäisenä on tehty hankintasopimus.
MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 7(8) 12 Hankinnan muut ehdot Kunta pidättää oikeuden perustellusta syystä hylätä kaikki tehdyt tarjoukset. 13 Tarjouksen tekemisestä aiheutuneet kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 14 Tarjouksen jättäminen 15 Lisätiedot Tarjoukset liitteineen toimitetaan yhtenä (1) kappaleena paperimuodossa Mäntyharjun kunnantaloon. Tarjouskuoriin on merkittävä pesulapalvelutarjous. Postiosoite Käyntiosoite Mäntyharjun kunta Mäntyharjun kunta PL 76 Asematie 3 52701 Mäntyharju 52700 Mäntyharju Excel-muotoinen hintatarjousliite pyydetään toimittamaan lisäksi sähköisenä cd/dvd-levyllä tai sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@mantyharju.fi määräaikaan mennessä otsikoituna pesulapalvelutarjous / tarjoajan nimi. Tarjoukset tulee toimittaa kokonaisuudessaan perille 16.2.2011 mennessä. Myöhästyneitä tarjouksia ei käsitellä. Mahdolliset, tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja lisätietopyynnöt tulee toimittaa osoitteella eija.pesonen@mantyharju.fi 31.1.2011 mennessä otsikoituna pesulapalvelut / kysymys. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset ovat tarjoajien nähtävillä Mäntyharjun kunnan kotisivuilla (http://www.mantyharju.fi FI/tarjouspyynnöt/) viimeistään 8.2.2011. Tarjoajia pyydetään tarkistamaan kunnan kotisivuilta kysymyksissä ja vastauksissa ilmenneet tarjouspyynnön tarkennukset ennen tarjouksen jättämistä. 16 Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali Tarjouspyyntöasiakirjamateriaali koostuu seuraavista asiakirjoista ja liiteistä: Tarjouspyyntö: Liitteet: 1 Käyttömäärät ja hinnasto 2 Referenssit 3 Tarjoajan kelpoisuusvaatimukset ja vaadittavat liitteet ja selvitykset 4 Palvelun sisällölle ja laadulle asetettuja vaatimuksia 5 Toimituskohteiden nimet ja osoitteet
MÄNTYHARJUN KUNTA TARJOUSPYYNTÖ 8(8) Tuukka Forsell talousjohtaja Mäntyharjun kunta