1 (8) TARJOUSPYYNTÖ KONSERNITILI- JA MAKSULIIKEPALVELUISTA SEKÄ RAHAHUOLLON PALVELUISTA Äänekosken kaupunki pyytää tarjousta konsernitili- ja maksuliikepalveluista sekä rahahuollon palveluista (jäljempänä myös palvelu ) Äänekosken kaupungille sekä sopimuskauden aikana mahdollisesti konsernitilijärjestelmään liitettäville kaupungin tytäryhteisöille. Tarjouskilpailun voittajalle ei kuitenkaan tule yksinoikeutta toimittaa kaupungille kilpailutuksen kohteena olevia palveluita. Hankintakausi Hankintayksikkö Hankintamuoto 1.3.2014 alkaen toistaiseksi Äänekosken kaupunki, keskushallinto, talouspalvelut. Palveluhankinta. Avoin menettely. Hankintailmoitus on julkaistu HILMA-palvelussa 10.12.2013. Nykyinen tilanne Äänekoski on noin 20 000 asukkaan kaupunki. Kaupungin toimintakulut olivat vuoden 2012 tilinpäätöksessä 120,0 miljoonaa euroa. Palkat ja palkkiot olivat 44,4 m, verotulot 66,2 m, valtionosuudet 38,3 m ja toimintatulot 18,4 m. Kaupungin palveluksessa on noin 1 200 henkilöä. Kaupunkikonsernin toimintakulut olivat 173,6 me ja toimintatuotot 72,1 me. Konserniin kuuluvat yhteisöt käyvät ilmi tarjouspyynnön liitteestä 1. Taloushallinnon ohjelmistona on Pro Economica, palkanlaskentaohjelmistona Pegasos ja laskujen käsittely- ja maksuohjelmistona Basware. Kaupunki hoitaa palkanmaksun linjasiirtona. Palkanmaksupäiviä on kaksi kuukaudessa ja tapahtumien lukumäärä n. 23 000 kpl vuodessa. Palkat ja palkkiot olivat v. 2012 noin 44,4 me. Nykyisin on kaupungin lähtevät ja saapuvat maksut hajautettu kolmeen pankkiin. Tarkoitus on, että tämän tarjouskilpailun perusteella maksuliikepalvelut keskitetään yhteen pankkiin. Kaupungin käteiskassoista tilityksiä oli 116 kpl v. 2012. Tilitysten euromäärä oli 232 100 euroa. Kassojen käteisvarojen paikallinen tilitysmahdollisuus on tärkeä. Paikallisen tilitysmahdollisuuden poistuminen kaupungin alueelta sopimuskaudella mahdollistaa sopimuksen purkamisen. Maksuliikepalvelujen tulee kattaa konsernin kotimaan ja ulkomaan maksujen välitys sekä niiden hoitoon liittyvät palvelut. Kaupungilla on sopimukset neljän rahalaitoksen kanssa kuntatodistusten liikkeeseen laskemisesta lyhytaikaisen rahoitustarpeen hoitamiseksi.
2 (8) Tarjouspyynnön sisältö ja laajuus Tarjous pyydetään palvelukokonaisuudesta niin, että sovittavat ehdot koskevat kaikkia konsernitilin käyttäjiä, myös sopimuskauden aikana konsernitilin käyttäjäksi tulevia yhtiöitä ja yhteisöjä. Arvioidut volyymit ovat tarjouspyynnön liitteenä 2. Kaikilta osiltaan suomenkielisestä tarjouksesta tulee ilmetä tarjoajan virallinen nimi, kotipaikka, Y-tunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, ja allekirjoitus. Kaiken palvelun tulee olla suomenkielistä. Hankinnan kohteena oleva palvelukokonaisuus koostuu seuraavista osioista: 1. Konsernitili- ja maksuliikepalvelut Konsernitilipalvelulla kootaan yhteen konsernin jäsentilit. Kaupunki omistaa konsernitilin ja on siten pankin sopijakumppani. Kukin konserniyhteisö käyttää konsernitilin käyttöoikeuttaan kuin omaa pankkitiliään maksuliikkeen ja muiden palveluiden osalta. Äänekosken Energia Oy ei ole mukana hankinnassa. Tarjouksesta on käytävä ilmi 1.1 pakettihintana konsernitilin ja maksuliikepalveluiden kuukausittainen käyttömaksu 1.2 hyvityskorko Maksuliiketilin arvioitu keskitalletus on 1 400 000 v. 2014. Talletuskorko sitoo tarjoajaa riippumatta siitä, toteutuuko arvioitu keskitalletus. Konsernitilin päätilille maksettava hyvityskorko tulee sitoa yhden kuukauden euribor 365 -korkoon. Tarjouksessa tulee ilmoittaa hyvityskoron marginaali ja milloin korko maksetaan tilille. Koron laskentaperuste on päivittäinen saldo. Maksuliiketilin keskitalletus ei saa vaikuttaa korkomarginaaliin. Korkoehdoissa ei hyväksytä korkoportaita. 1.3 arvopäiväkäytäntö Tarjouksessa tulee ilmoittaa arvopäiväkäytäntö konsernitilille tai sen alatileille tulevista suorituksista. 1.4 asiakastuki Työpäivinä tulee olla saatavilla toimiva asiakastuki. Tarjouksessa tulee olla selvitys työpäivinä klo 8.00-16.00 tavoitettavissa olevasta maksuliikeasiantuntijatasoisesta henkilökohtaisesta konsultoinnista ja neuvonnasta.
3 (8) Palvelua on tarvittaessa saatava henkilökohtaisesti. Tätä varten tarjouksessa on nimettävä asiakastukeen yhteyshenkilö, ja hänelle sijainen. Näiden henkilöiden yhteystiedot on ilmoitettava. Tietojen tulee olla aina ajan tasalla. 1.5. käyttöönottoprojekti Tarjouksessa on kuvattava konsernitilin käyttöönottoprojekti. 2. Rahahuollon palvelut Palveluita on tarjottava koko konsernille. Tarjouksesta on käytävä ilmi 2.1. pakettihintana palveluiden kuukausittainen käyttömaksu 2.2. päiväkassojen laskenta Tarjouksessa on annettava selvitys tilityspaikoista ja siitä, kuinka nopeasti rahat tuloutetaan pankkitilille. Tilityspaikan tulee sijaita Äänekosken keskustan alueella. 2.3. vaihtorahapalvelu Tarjouksessa on annettava selvitys rahanvaihtopisteistä ja siitä, kuinka toimitaan. Rahanvaihtopisteen tulee sijaita Äänekosken keskustan alueella. 3. Muut kustannukset Kaikki muut kustannukset tulee ilmoittaa. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen ja sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjouksessa tulee vahvistaa tarjouksen olevan tarjouspyynnön mukainen. Hinnat Tarjoushinta /kk on ilmoitettava ilman arvonlisäveroa. Minkäänlaisia lisiä ei hyväksytä. Hintojen muutokset Hintaa ei muuteta hankintakauden kahtena ensimmäisenä vuotena (2014-2015). Mahdollisista seuraavien vuosien hinnan muutoksista neuvotellaan erikseen. Neuvottelupyyntö on tehtävä syyskuun loppuun mennessä. Osatarjous Osatarjousta ei voi tehdä. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoista tarjousta ei voi tehdä.
4 (8) Alihankkijoiden käyttö Alihankintaa ei hyväksytä. Maksuehto Laskutus Maksuaika 21 pv netto. Laskutuksessa käytetään sähköistä laskutusta hankintayksikön antamien ohjeiden mukaisesti. Viivästyskorko on korkolain mukainen. Muut ehdot Hankinnassa noudatetaan julkisten palveluhankintojen yleisiä sopimusehtoja 2009 ja Äänekosken kaupungin hankintasääntöä. Tarjoajalla on lain mukainen lupa toimia talletuspankkina Suomessa. Tarjoaja täyttää lain vaatimukset vakavaraisuudesta ja riskienhallinnasta. Asiakkuuden perustamisesta tai haltuunotosta ei saa aiheutua hankintayksikölle kustannuksia. Palveluntuottajan vaihtuessa palveluntuottaja on velvollinen avustamaan hankintayksikköä sopimusvelvoitteiden siirtämisessä uudelle palveluntuottajalle tai hankintayksikön itsensä hoidettavaksi. Palvelun tuottamisessa noudatetaan Suomen lainsäädäntöä ja Suomen viranomaisten antamia ohjeista. Tarjoaja sitoutuu tarjouksen jättäessään tässä tarjouspyynnössä esitettyihin ehtoihin. Tarjouksia, jotka eivät täytä tarjouspyynnön ehtoja, ei käsitellä. Tarjoajalla ei ole oikeutta vaatia hankintayksiköltä korvausta tarjouksen tekemisestä. Tarjoaja vastaa siitä, että tarjousta laatiessaan on selvittänyt ja ymmärtänyt tarjouspyynnön; tarjoaja ei voi myöhemmin vedota tietämättömyyteen. Tarjoajan on oltava rekisteröity ammatti- tai elinkeinorekisteriin sijoittautumismaansa lainsäädännön mukaisesti. Tarjoajan tulee kuulua ennakkoperintärekisteriin. Nämä tiedot hankintayksikkö tarkistaa Yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (www.ytj.fi). Tarjouskilpailun voittaneen tarjoajan on toimitettava tilaajavastuulain edellyttämät selvitykset, jos hän käyttää tai aikoo sopimuskauden aikana vuokratyövoimaa tai ulkomaalaista työvoimaa palvelun toteuttamisessa. Selvitysten toimittaminen on edellytyksenä hankintasopimuksen tekemiselle. Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten ehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Hankintayksikkö varaa mahdollisuuden hylätä kaikki tarjoukset tai keskeyttää hankinnan. Tarjouksen liitetiedot Tarjoukseen on liitettävä seuraavat suomenkieliset asiakirjat:
5 (8) 1. Veroviranomaisen todistus verojen ja maksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. 2. Vakuutusyhtiön todistus lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen suorittamisesta. Todistus saa olla tarjousten jättämisajankohtana enintään kaksi kuukautta vanha. 3. Selvitys tarjoajan vastuuvakuutuksesta, joka koskee tarjottuja palveluja. 4. Referenssiluettelo kolmen viime vuoden ajalta suurista asiakkaista, joiden kanssa tarjoaja on solminut maksuliikesopimuksen. Arviointi 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi. 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen. 3. Tarjousten vertailu. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Tarjoajien kelpoisuuden tarkistamisen tarkoituksena on selvittää tarjoajien edellytykset suoriutua palvelun tuottamisesta tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisesti. Tarjous voidaan sulkea pois hankintalain (348/2007 52-54 ) mukaisesti. Tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen Suomessa tai siinä maassa, jossa toimittajan pääpaikka sijaitsee, voidaan sulkea pois tarjouskilpailusta. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarkistetaan, että 1. Tarjous on laadittu siten, kuin tarjouspyynnössä on määritetty. 2. Tarjous täyttää tarjouspyynnön muodolliset vaatimukset; esimerkiksi se on annettu määräajassa. 3. Tarjous vastaa pyydettyjä kaupallisia vaatimuksia. Ne tarjoukset, jotka täyttävät tarjouspyynnössä asetetut vaatimukset, vertaillaan esitettyjen vertailuperusteiden avulla. Hankintapäätöksen tekemisen perusteet Tarjouspyynnön ehdot täyttävistä tarjouksista hyväksytään kokonaistaloudellisesti edullisin. Edullisuutta arvioidaan seuraavilla perusteilla: 1. Tarjoushinta /kk 60 % (60 pistettä) - pakettihinta konsernitili- ja maksuliikepalveluille 30 %
6 (8) - 30 pistettä saa hinnaltaan halvin tarjous, muut saavat pisteitä suhteessa vähemmän - laskentakaava: (halvin hinta/tarjouksen hinta) * 30 - pakettihinta rahahuollon palveluille 30 % - 30 pistettä saa hinnaltaan halvin tarjous, muut saavat pisteitä suhteessa vähemmän - laskentakaava: (halvin hinta/tarjouksen hinta) * 30 2. Maksuliikepalveluiden hyvityskorko 20 % (20 pistettä) tarjouksesta saatavien tietojen mukaisesti - kriteerinä konsernille maksettava hyvityskorko + marginaali tarjousten jättämisajankohdan tilanteen mukaan; oletuksena 1 400 000 euron keskitalletus - korkoehdoissa ei hyväksytä korkoportaita - korkein tarjous saa 20 pistettä - toiseksi korkein tarjous saa 10 pistettä - kolmanneksi korkein tarjous saa 5 pistettä - muut tarjoukset saavat 0 pistettä - kun tietoa ei tarjouksessa ole, saa 0 pistettä 3. Asiakastuki 20 % (20 pistettä) tarjouksesta saatavien tietojen mukaisesti - kun tarjoaja vakuuttaa, että työpäivinä on klo 8 16 saatavilla toimiva asiakastuki, jonka avulla esim. maksuliikeongelmat selvitetään viimeistään saman päivän sisällä, ja tarjouksessa on nimetty kohdan 1.4. mukaisesti yhteyshenkilöt, ja kun vaihtorahapalvelun palvelupiste on Äänekosken keskustan alueella, saa 20 pistettä - kun tarjoaja ei vakuuta, että työpäivinä on klo 8 16 saatavilla toimiva asiakastuki, jonka avulla esim. maksuliikeongelmat selvitetään viimeistään saman päivän sisällä, tai tarjouksessa ei ole nimetty kohdan 1.4. mukaisesti yhteyshenkilöitä, tai kun vaihtorahapalvelun palvelupiste ei ole Äänekosken keskustan alueella, saa 0 pistettä - kun tietoa ei tarjouksessa ole, saa 0 pistettä Yhteensä eniten pisteitä kohdista 1. 3. saanut tarjous voittaa kilpailun. Hankintasopimus Tarjouspyyntö ja tarjous muodostavat hankintasopimuksen perustan. Sopimus kaupungin ja hyväksytyn tarjouksen tekijän välille syntyy, kun sopijapuolet ovat allekirjoittaneet kirjallisen sopimuksen. Sopimusasiakirjojen järjestys on 1. Hankintapäätös 2. Tarjouspyyntö 3. Julkisten palveluhankintojen yleiset sopimusehdot 2009 4. Tarjous Kumpikaan sopijapuoli ei saa siirtää sopimusta kolmannelle osapuolelle ilman toisen sopijapuolen suostumusta. Sopijapuolet sitoutuvat siihen, että tähän hankintaan liittyvien sopimusten sopimuskauden aikana tapahtuvista toiminnan olennaisista muutoksista ilmoitetaan toiselle sopijaosapuolelle.
7 (8) Hankintasopimuksen purkaminen Hankintasopimuksen irtisanominen Jos kaupungin/kaupunkikonsernin toiminnassa tapahtuu sopimuskauden aikana muutoksia, jotka vaikuttavat konsernitili- ja maksuliikepalvelujen sekä rahahuollon palvelujen järjestämiseen, hankintasopimusta tarkistetaan tarvittavin osin. Palveluntuottajalla ei ole oikeutta esittää näiden muutosten vuoksi vahingonkorvauksia tai muita vaatimuksia. Palveluita koskevan sääntelyn muutoksien tai maksuliikepalveluiden kehityksen vuoksi palveluun kuuluvat tuotteet saattavat muuttua sopimuskauden aikana. Tällaisista muutoksista aiheutuvia tarkistuksia voidaan kummankin sopijapuolen suostumuksella tehdä hankintasopimukseen sopimuskauden aikana. Jos tarkistuksilla on vaikutuksia kustannuksiin, sovitaan näistä sopijapuolten kesken eri sopimuksella. Hankintasopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteenä 3. Sopijapuolilla on oikeus purkaa sopimus, jos toinen sopijapuoli olennaisesti rikkoo sopimusvelvoitteitaan eikä kohtuullisessa ajassa (3 viikkoa) korjaa laiminlyöntiään kirjallisesta huomautuksesta huolimatta. Hankintasopimus on voimassa 1.1.2014 alkaen toistaiseksi. Sopimus voidaan irtisanoa päättymään vuoden lopussa. Kirjallinen irtisanominen on tehtävä vähintään 3 kuukautta ennen vuoden päättymistä. Asiakirjojen julkisuus Sopimuksenteon jälkeen tarjoukset ovat julkisia. Tarvittaessa asiakirjat ovat kirjallisesta pyynnöstä erikseen sovittavana ajankohtana nähtävissä hankintayksikössä. Tarjouksen voimassaolo ja määräaika Asianosaisella on viranomaisen toiminnan julkisuudesta annetun lain 11 :n mukaan oikeus saada tieto muunkin kuin julkisen asiakirjan sisällöstä, joka voi tai on voinut vaikuttaa hänen asiansa käsittelyyn; ei kuitenkaan viranomaisen järjestämässä tarjouskilpailussa toisen tarjouksen tekijän liiketai ammattisalaisuutta koskevista tiedoista tarjouksen hintaa lukuun ottamatta. Tarjous on pyrittävä laatimaan siten, ettei se sisällä liike- tai ammattisalaisuuksia. Tällaiset tiedot tulee ilmoittaa erillisellä liitteellä, jonka on oltava selkeästi merkitty. Tuotteen hinta ja alennusprosentti eivät ole liikesalaisuuksia. Tarjouksen tulee olla voimassa 30.5.2014 saakka. Suomenkieliset tarjoukset pyydetään toimittamaan viimeistään 31.1.2014 klo 12.00 suljetussa kirjekuoressa merkinnällä "Rahahuoltopalvelut" osoitteella Äänekosken kaupunki, Talouspalvelut, Pl 24, 44101 Äänekoski.
8 (8) Sähköisessä muodossa olevat tarjoukset, jotka tulostetaan tarjousajan päättymisen jälkeen, lähetetään osoitteeseen kirjaamo@aanekoski.fi. Sähköpostin tunnukseksi on merkittävä Tarjous: Rahahuoltopalvelut. Määräajan jälkeen saapuneita, puutteellisesti laadittuja tai epäselviä tarjouksia ei oteta huomioon. Lisätiedot Tarjouspyyntöön liittyvät suomenkieliset tiedustelut ja kysymykset pyydetään lähettämään viimeistään 21.1.2014 kello 12.00 sähköpostitse osoitteeseen kirjaamo@aanekoski.fi. Puhelimitse lisätietoja ei anneta. Kysymykset ja niihin annetut vastaukset julkaistaan viimeistään 24.1.2014 internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/julkiset hankinnat. Tarjouspyyntöasiakirjat julkaistaan internet-osoitteessa www.aanekoski.fi/ajankohtaista/ajankohtaistakaupungista/julkiset hankinnat. Äänekoski 10.1.2014 Äänekosken kaupunki, talouspalvelut Talousjohtaja Matti Tuononen Liitteet 1. Konserniyhteisöt 2. Konsernitilin volyymit 3. Hankintasopimusluonnos