Raportti hankinnan, varastoinnin ja logistiikan toimintamalleista. Maaliskuun 31. päivä Timo Kojo / CHAINalytics ROCE

Raportti hankinnan, varastoinnin ja logistiikan toimintamalleista Maaliskuun 31. päivä Timo Kojo / CHAINalytics ROCE

Raportin sisältö Toimeksianto Haastattelut Hankintatoimi Nykymallin ja vaihtoehtoisen toimintamallin vertailu Logistiikka ja varastointi Taustaa toimitusketjun toimijoiden luonteenpiirteistä Toimintamallien toimitusketjut Toimintamallien vertailu Kustannusvertailu palveluhinnoista ja tarvikeostoista Yhteenveto

Toimeksianto

Toimeksianto Toimeksiannon aloituspalaveri asiakkaan (EKSOTE) ja toimittajan (Chainalytics ROCE) kesken pidettiin Lappeenrannassa 5. maaliskuuta ja työn valmistumisajankohdan tavoitteeksi asetettiin 31. maaliskuuta. Paikalla aloituspalaverissa olivat Virpi Kölhi (EKSOTE, hallintojohtaja), Tiina Purhonen (EKSOTE. logistiikkapäällikkö), Jukka Korpela (Chainalytics ROCE) ja Timo Kojo (Chainalytics ROCE). Fokuksena toimeksiannossa Chainalytics ROCE:lle annettiin selvittää EKSOTE:lle vaihtoehtoiset toimintamallit hankinta, logistiikka ja varastopalvelujen osalta ja vertailla niitä nykymalliin, jotta EKSOTE:n tulevaisuutta varten valitsema toimintamalli mahdollistaisi parhaan palvelutason ja kustannustehokkaan hankinta ja logistiikkatoiminnan.

Hankinnan toimintamallien analysointi Haastattelut ja pohjatietojen keräys (n. 5-7 työpäivää) Nykytilan vertailu määriteltyyn tahtotilaan (Arvio. 5 työpäivää, riippuu datan saatavuudesta) Suositukset valittavasta toimintamallista (n. 2-3 työpäivää) Toiminta Hankinnan nykymallin ja vaihtoehtoisen toimintamallin kuvaus ja vertailuelementtien kartoitus Haastattelukysymysten luonti ja haastattelut Haastattelujen löydösten ja yhteenvedon dokumentointi Ulkopuolinen analyysi / arvio siitä kuinka nykytila toimii ja löydösten pohjalta suositeltavat parannuskohteet Nykytilan kustannusten ja laatutason vertailu siihen mitä ne olisivat vaihtoehtoisessa toimintamallissa Analyysi siitä kuinka nykytilan mittarit (hinta/laatu) ovat verrattavissa vaihtoehtoiseen toimintamalliin Suositusten laadinta työn ja haastattelujen pohjalta Jatkosuositukset siitä millainen toimintamalli tulisi valita tulevaisuuden hankintatoimintaa varten HUOM: Toimeksiannon tarkka kokonaiskesto riippuu paljon siitä miten hyvin data eri toimintamalleista on saatavilla ja miten sitä voi vertailla Sopimuksen mukaan työn laajuus max 12 miestyöpäivää

Haastattelut

Haastatteluista Haastattelukysymykset olivat muodostettu nykymallin ja sen toimivuuden ympärille kattaen hankintatoimen sekä varastointi ja logistiikkapalvelut, joita EKSOTE hankkii EKHP:n kautta. Haastatteluun osallistui 6 henkilöä eri tahoilta ja he olivat: Juha Willberg (Lappeenrannan kaupunginsihteeri) Aki Fihlman (Hankintajohtaja, EKHP) Veera Lavikkala (Hankinta asiantuntija, EKHP) Esa Leppänen (Diagnostiikan johtaja, EKSOTE) Lauri Lammi (Hallintoylilääkäri, EKSOTE) Virpi Kölhi (Hallintojohtaja, EKSOTE) Haastelukysymykset olivat muodostettu niin, että vastaajat antoivat sekä numeerisia että verbaalisia vastauksia. Numeeriset arvot luokiteltiin skaalalle 1 10. Jokaiselle numeeriselle kysymykselle on niitä tukevat ja täydentävät verbaaliset kysymykset. Näin syntyi sekä kvantitatiivinen että kvalitatiivinen data haastatteluista.

Haastattelujen numeerinen yhteenveto Yhteenveto kuvaa haastattelujen keskiarvon sekä yhden sigman mukaisen keskihajonnan jolloin noin 70% vastauksista on ylä ja alarajan sisällä. Yhteenvedossa vihreällä merkatuilla osa alueilla haastattelut antoivat hyvät tulokset, punaiset ovat selviä kehityskohteita ja oranssilla olevilla osaalueilla tulokset eroavat kovasti (iso keskihajonta), jolloin niistä voi tunnistaa myös muita kehittämiskohteita. Yhteenvetoa on myös tarkasteltu tilastollisesti vertaamalla jokaista yksittäistä keskiarvoa keskiarvon keskiarvoon sekä keskihajonnan erotus keskihajonnan keskiarvoon. Näin tuloksista saadaan eroteltua merkitykselliset huomiot ja erot riippumatta siitä kuinka kohteliaita vastaukset ovat olleet.

Haastattelujen numeerinen yhteenveto Yleisesti ottaen haastattelutuloksista voidaan todeta haastateltavien henkilöiden kohteliaisuus: kaikki numeeriset tulokset keskiarvon osalta asettuvat skaalan puolenvälin kohdalle ja kysymysten erot ovat varsin pieniä. Samoin keskihajonnat eivät eroa paljon toisistaan mutta paljastavat kuitenkin kohtia missä eroja haastateltavien osalta syntyi. Tuloksista voidaan todeta, että EKHP:n läpinäkyvyyden ja raportoinnin osalta samoin kuin EKSOTE:n sisäisen hankintatoimen osalta nähdään eniten kehityspotentiaalia nykytilaan nähden. Isoimmat hajonnat vastauksissa löytyivät toimintamallin sekä hankintaprosessin toimivuudessa että EKHP:n kilpailukyvyssä. Näiden kohtien osalta on tuloksia analysoitu tarkemmin seuraavilla kalvoilla. Tilastollisesti otoksen koko kuusi on pienehkö/keskitasoa, joten on tärkeä tarkastella vastausten jakaumia erojen löytymiseksi.

Nykytoimintamallin toimivuus Löydökset Nykytoimintamallin osalta vastausten jakauma oli laaja ja tuloksista voidaan nähdä kaksi ääripäätä missä toisaalla mallista ollaan hyvää mieltä ja toisaalta siinä on tyytymättömyyttä. Vaaka kuitenkin kallistuu tilastollisesti jälkimmäiseen suuntaan. Palautteesta tuli ilmi toisessa ääripäässä tasokas kilpailutus ja kilpailutuksella saadut laadukkaat hoitotarvikkeet mutta toisesta päästä löydöksinä tulivat esille kahden organisaation byrokratia, EKSOTE:n substanssiosaajilta vaadittu tiivis osallistuminen hankintoihin, informaation kulun ja prosessien kehityksen puute sekä osaoptimointi. Samoin roolit ja vastuut koetaan yhtäläisesti epäselvinä, joka näkyy päivittäisessä toiminnassa. Suositukset Kilpailutus itsessään pitää luoda sellaiseksi, jossa hankintaosaajat ovat lähempänä EKSOTE:n substanssiosaajia ja jossa hankinta asiantuntijat ottavat isomman roolin kilpailutusprosessista. Hyvänä tavoitteena olisi siirtyä nykymallin operatiivisesta ostamisesta kohti taktista/strategista hankintaa, jolloin kaikki hankinta olisi suunniteltua ja harkittua. Toiseksi informaation kulku hankinta, varastointi ja kuljetuspalveluista pitää tehdä asiakkaalle läpinäkyväksi ja kehittää asiakkaan kanssa palveluja niiden vaatimalla tavalla. Roolien ja vastuiden osalta toimitusketjussa olevien toimijoiden pitää sopia vastuut tarkasti huomioiden kuka on toimittaja ja kuka asiakas. Keskiarvo 70% vastauksista Tilastollinen tarkastelu Tilastolliset tulokset ilmapiiristä ovat keskinkertaisia vastausten keskiarvon ollessa 5,50 (vs. keskiarvon keskiarvo 5,52) ja keskihajonnan 2,14 (vs. keskihajonnan keskiarvo 2,10).

EKSOTE sisäinen hankintojen suunnittelu Löydökset Haastateltavien henkilöiden mielestä EKSOTE:lta puuttuu hankintojen strateginen suunnitelma, jota kuvaa hyvin esimerkki, jossa kolme osastoa on samanaikaisesti hankkimassa röntgen laitteita. Hankinnat tapahtuvat operatiivisesti (korkeintaan vuoden aikajänne) eli silloin kun tarve iskee eikä suunnittelua ja koordinointia hankinnoista pidetä yllä, joka taasen johtuu hankintaosaamisen puuttumisesta EKSOTE:n organisaatiosta. Tämä näkyy hankintapalvelulle tapana, jossa hankinnat tulevat ns. puskista ja sitä kautta niiden valmistelussa on aina kiire. Samoin nykytavalla toimittajiin EKSOTE:n henkilöstö on yhteydessä vain sopimuksia luotaessa ja siten esim. sopimusvalvonta ja reklamaatiovaiheet elinkaaresta ovat kirjaamatta ja näin ei voida valvoa/ puuttua toimitusongelmiin tai palvelun tuottamisen laatuun. Suositukset EKSOTE:n tulisi palkata hankintaosaamista omaan organisaatioonsa, jotta nämä henkilöt suodattaisivat substanssiosaajien tarpeen toimittajien suuntaan ja päinvastoin. Heidän tehtävänään olisi ylläpitää strategista hankintasuunnitelmaa konsultoiden EKSOTE:n henkilöstöä ja siten koordinoida ostot mahdollistaen kustannussäästöt. Samoin kyseiset henkilöt olisivat luonnollinen taho valvomaan sopimuksia ja hoitamaan mahdolliset reklamaatiot. Hankintavastaavat myös ylläpitäisivät aktiivisesti tuotetietoja ja informoisivat käyttäjiä tuotevaihdoista jne. Keskiarvo 70% vastauksista Tilastollinen tarkastelu Tilastolliset tulokset ilmapiiristä ovat kehnoja vastausten keskiarvon ollessa 5,17 (vs. keskiarvon keskiarvo 5,52) ja keskihajonnan ollessa pieni 1,77 (vs. keskihajonnan keskiarvo 2,10).

Läpinäkyvyys Löydökset Toiminnan läpinäkyvyys kumpaankin suuntaan nousi esille haastatteluista mutta varsinkin EKSOTE:n suuntaan tiedon kulku toiminnasta on puutteellista. Tämä näkyy esim. siinä, että asiakas ei saa tietoa mitä on hankittu ja kenen toimesta, joka tulosalueiden näkökulmasta on kestämätön tilanne. Ulkopuolisen silmin nykytilanne vastaa ns. avointa piikkiä, joka nykyhetken kustannuspaineessa on täysin väärä tapa toimia. EKHP taasen saa huonosti tietoa tulevista / päätetyistä hankinnoista ja ketkä henkilöt EKSOTE:n tulisi olla mukana kilpailutuksissa. Nykytilan IT ratkaisut kummallakin osapuolella eivät mahdollista haluttua näkyvyyttä, ja EKSOTE:n hankkima NEMO tulee lähitulevaisuudessa antamaan EKSOTE:lle oman toiminnan läpinäkyvyyden. Suositukset Oli EKSOTE:n yhteistyötaho kuka tahansa, on tärkeää, että raportointi ja sopiminen kuinka toiminta tehdään läpinäkyväksi sovitaan sopimuksessa. Toimittajan / logistiikkapartnerin täytyy tarjota asiakkaan pyytämä tieto / raportointi, jotta luottamus tahojen välillä on mahdollista pitää. Hankintaosaamiseen satsaaminen EKSOTE:n puolelta lisää myös läpinäkyvyyttä toimittajien / logistiikkapartnereiden suuntaan. Keskiarvo 70% vastauksista Tilastollinen tarkastelu Tilastolliset tulokset ilmapiiristä ovat k keskinkertaisia vastausten keskiarvon ollessa 5,50 (vs. keskiarvon keskiarvo 5,52) ja keskihajonnan ollessa pieni 1,80 (vs. keskihajonnan keskiarvo 2,10).

Kilpailukyky Löydökset Hankintapalvelun osalta nykymallin palvelutaso ei vakuuta asiakasta ja samalla satsauksella olisi mahdollista saada parempi vastike. Samoin isomman toimijan kanssa olisi mahdollista saada voluumin suoma etu ostohintoihin. EKHP:n varastointipalveluiden veloitus 5% on muihin alalla toimijoihin verrattuna hyvällä tasolla. Mutta analyysit osoittavat, että logistiikkapalvelut ovat kalliita ja kustannusten nousu vuodesta 2012 vuoteen 2013 on huolestuttava (yli 31%). Aikaisemmin listattu EKHP:n palvelujen läpinäkyvyyden puute vaikuttaa negatiivisesti myös kilpailukykyyn. Samoin palvelujen kehittämisen puute voidaan hyvin listata kilpailukykyä vähentäväksi seikaksi. EKHP ei tuo mitään sellaista lisäarvoa EKSOTE:lle mitä se ei voisi saada muualta. Keskiarvo 70% vastauksista Suositukset Joko nykymallin kilpailukykyä pitää kehittää (hinta, palvelutaso, läpinäkyvyys) tai sitten EKSOTE:n tulee valita toinen toimintamalli hankinta, varastointi ja logistiikkapalvelujen saamiseksi. Tilastollinen tarkastelu Tilastolliset tulokset ilmapiiristä ovat keskinkertaiset vastausten keskiarvon ollessa 6,17 (vs. keskiarvon keskiarvo 5,52) ja keskihajonnan ollessa suuri 2,54 (vs. keskihajonnan keskiarvo 2,10).

Benchmarking Löydökset Säännöllistä vertailua ei ole tehty johtuen lausunnoista, että vastaavia kokonaisuuksia ei ole. EKHP on tekemisissä muiden julkisten hankintayksiköiden kanssa ja on mukana kehittämishankkeissa mutta työ ei ole systemaattista. Kajaanin ja Kuopion yksiköt ovat tehneet benchmarking retken EKHP:lle. EKHP:n työtekijät ovat tarvittaessa päässeet kehittämään itseään erilaisiin koulutuksiin ja se on ollut yksilön aktiivisuudesta kiinni. Johdon ajama suunnitelmallinen toiminnan ja työntekijöiden ammattitaidon kehittäminen ei haastatteluissa noussut esille. Varastolisää (5%) vertaillaan alalla toimijoihin ja siltä osin hankintatoimikunnan jäsenistä saa tiedon. Valitettavasti myös hankintatoimikunta ei ole aktiivisesti vaatinut asioiden kehittämistä. Suositukset Jotta alan kehityksessä pysytään mukana, kuuluu säännöllinen benchmarking välttämättömiin asioihin hoitaa. Tämä koskee niin toimintaa kuin työntekijöitä. Tätä varten tarvitaan johdon puolelta kehityssuunnitelma mistä ilmenee kuinka vertailua tehdään ja kuinka työntekijöitä on tarkoitus kehittää eikä kyseistä asiaa voi jättää työntekijöiden aktiivisuuden varaan. Siksi valitsi EKSOTE minkä tahansa toimintamallin, partnerilta tulee sopimuksessa vaatia kyseisen suunnitelman teko sekä säännöllinen päivitys, että läpikäynti EKSOTE:n kanssa, jotta asiakas on tietoinen kuinka toimintaa on tarkoitus kehittää. Keskiarvo 70% vastauksista Tilastollinen tarkastelu Tilastolliset tulokset ilmapiiristä ovat keskinkertaiset vastausten keskiarvon ollessa 5,50 (vs. keskiarvon keskiarvo 5,52) ja keskihajonnan ollessa pieni 1,80 (vs. keskihajonnan keskiarvo 2,10).

Raportointi Löydökset Raportoinnin osalta tuloksista löytyi suuria eroavaisuuksia mikä näkyy voimakkaasti myös tilastollisessa tarkastelussa. Toisaalta kommenttien pohjalta EKHP ei ole tiennyt mitä EKSOTE haluaa mutta toisaalta taas EKSOTE:n saama näkyvyys toiminnasta on ollut hyvin vähäistä. EKHP:n tarjoama raportointi ei tarjoa mahdollisuutta tarkastella ostoja toimialoittain, sitä kuka hankinnan on määrännyt tai miten tehokkaasti / laadukkaasti hankintoja on tehty (esim. EKSOTE saa nykyään 1000+ riviä sisältävän.pdf tiedoston jossa on kaikki ostot samassa nipussa). Varsinkin operatiivisen toiminnan raportointi on hyvin puutteellista, joten asiakas ei tiedä mihin rahat kuluvat. Toiminnan prosessikuvaukset myös puuttuvat jolloin ei voida myöskään opastaa/ tiedottaa käyttäjiä kuinka he toimivat prosessissa eikä myöskään tehdä prosessin jatkuvaa kehitystä. Keskiarvo 70% vastauksista Suositukset Oli palveluja tuottava taho mikä tahansa, raportoinnin tuoma läpinäkyvyys on välttämätöntä business suhteessa ja nykytilassa sen puuttuminen on jo vaikuttanut osapuolten väliseen luottamukseen. Tämänhetkinen raportointi EKHP:n suunnalta ei riitä ja parempi erittely on tarpeellista. Jos EKHP ei pysty tarjoamaan EKSOTE:n haluamaa raportointia / läpinäkyvyyttä, ja jos vaihtoehtoiset toimintamallit tarjoavat sen, ovat jälkimmäiset suositeltavia toimintamallin valinnan suhteen luottamuksen palauttamiseksi. Tilastollinen tarkastelu Tilastolliset tulokset ilmapiiristä ovat kehnot vastausten keskiarvon ollessa 5,00 (vs. keskiarvon keskiarvo 5,52) ja keskihajonnan ollessa suuri 2,24 (vs. keskihajonnan keskiarvo 2,10).

Hankintaprosessin toimivuus Löydökset Hankintaprosessissa on paljon tiedonkatkoja, mikä johtuu epäselvistä rooleista ja vastuista sekä kahden organisaation tuottamasta byrokratiasta. Turhat tiedonkatkokset aiheuttavat viivästyksiä hankinnoissa sekä vaikeuttavat sopimusvalvontaa että reklamointia. Samoin hankintaosaamisen puute EKSOTE:n puolelta näkyy substanssiosaajien kuormituksena hankintaprosessissa. Myös hankintajuristi puuttuu organisaatiosta. Nykymallilla missä EKHP hoitaa teknisen kilpailutuksen, jää hankinnan elinkaariajattelu vähemmälle, joka aiheuttaa ongelmia eteenkin hankintojen valmistelussa että hankinnan jälkeisissä vaiheissa. Samoin on ollut nähtävissä, että lisävuosioptioita on käytetty säännöllisesti ilman uutta kilpailutusta. Suositukset Nykymalli ei ole optimaalinen ja siksi on suositeltavaa keskittää hankintaosaaminen EKSOTE:n omaan organisaatioon. Tämä tarkoittaa hankintaosaamisen palkkausta ja tällöin kyseiset henkilöt hoitaisivat operatiivisen hankinnan ja koordinoisivat strategisen hankinnan EKSOTE:lle palvelujen ja laitteistojen osalta. Tarvikehankinnat EKSOTE:n kannattaa tehdä ulkopuolisen tahon kautta pohjautuen toimintamallien analysoinnin tuloksiin. Keskiarvo 70% vastauksista Tilastollinen tarkastelu Tilastolliset tulokset ilmapiiristä ovat keskinkertaiset vastausten keskiarvon ollessa 5,83 (vs. keskiarvon keskiarvo 5,52) ja keskihajonnan ollessa suuri 2,41 (vs. keskihajonnan keskiarvo 2,10).

Hankintatoimi 1) Nykymallin ja vaihtoehtoisen toimintamallin vertailu

Hankintatoimen vaihtoehdot Hankintatoimen osalta nykymallin asemasta tarkasteltiin vaihtoehtoa, jossa hankintatoimi olisi EKSOTE:n organisaation alla ja alaisuudessa. Tämä ratkaisu koskisi hankintojen osalta laitteistoja ja palveluja. Tarvikehankinnat ja niiden kilpailutus tapahtuisi sen toimintamallin mukaisesti minkä EKSOTE valitsee Logistiikka ja Varastointi osiossa kuvatuista vaihtoehdoista. Jos EKSOTE päättää hankkia tarvikeostot HUS:n logistiikan kautta, hoitaa HUS myös sopimusvalvonnan sekä mahdolliset reklamaatiot toimittajien suuntaan. Hankinnan osalta vaihtoehtoinen toimintamalli tarkoittaisi hankintaosaamisen palkkausta EKSOTE:n organisaatioon, jolloin hankintatoimi olisi läheisessä kosketuksissa käyttäjiin ja suodattaisi käyttäjien tarpeen toimittajille ja päinvastoin ollen luonnollinen osa organisaatiota. Hankintatoimen vastuulla olisi ylläpitää strategista suunnitelmaa hankinnoista ja valvoa / toteuttaa suunnitelmaa operatiivisesti. Näin ollen hankintatoimi muuttuisi enemmän suunnitelluksi ja ad hoc tyyppinen hankinta vähenisi säästäen kustannuksia. Samalla substanssiosaajien aikaa vapautuisi potilas / asiakastyölle.

Nykyprosessi Hankinnan suunnittelu Markkinakartoitus Hankinnan määrittely strategian valinta Hankintamenettelyn valinta A s Tarjouspyynnön laatiminen Hankintailmoitus Tarjouspyynnön julkaisu Tarjousten vastaanotto Tarjoajien kelpoisuus ja tarjousten arviointi Tarjousten vertailu Hankintapäätös Sopimusneuvottelut ja sopimusten laadinta Tilauskanavat ja ohjeet Sopimusvalvonta ja Sopimuksenaikainen yhteistyö Reklamaatiot ja niiden hoito Tiedonkeruu sopimuksen toiminnasta, tuotteen laadusta/toimittajaverkoston ylläpito, jatkuva vuoropuhelu i a k a s t a r v e Eksoten henkilöstö EKHP henkilö Eksoten henkilöstö Harmaa alue roolien ja vastuiden suhteen Yllä on kuvattu nykyinen toimintamalli hankintojen ja niiden kilpailutuksen osalta. Mallissa EKSOTE:n henkilöstö valmistelee hankinnan, EKHP tekee teknisen kilpailutuksen ja EKSOTE:n henkilöstö hoitaa sopimusjuridiikan sekä mahdolliset reklamaatiot

Vaihtoehtoinen toimintamalli Hankinnan suunnittelu Markkinakartoitus Hankinnan määrittely strategian valinta Hankintamenettelyn valinta A s Tarjouspyynnön laatiminen Hankintailmoitus Tarjouspyynnön julkaisu Tarjousten vastaanotto Tarjoajien kelpoisuus ja tarjousten arviointi Tarjousten vertailu Hankintapäätös Sopimusneuvottelut ja sopimusten laadinta Tilauskanavat ja ohjeet Sopimusvalvonta ja Sopimuksenaikainen yhteistyö Reklamaatiot ja niiden hoito Tiedonkeruu sopimuksen toiminnasta, tuotteen laadusta/toimittajaverkoston ylläpito, jatkuva vuoropuhelu i a k a s t a r v e Eksoten henkilöstö Vaihtoehtoisessa toimintamallissa hankintojen ja niiden kilpailutuksen osalta EKSOTE:n oma henkilöstö veisi koko hankintaprosessin läpi laitteistoille ja palveluille, ja tämä yksinkertaistaisi hankintojen suunnittelua ja toisi niihin läpinäkyvyyttä.

Hankintatoimen vaihtoehtojen vertailu Vertailukriteeri Nykyprosessi Vaihtoehtoinen toimintamalli Hankintaorganisaatio EKHP EKSOTE Hankinnan elinkaaressa mukanaolo Tekninen kilpailutus Koko elinkaaren kattavuus Hankinnan henkilöstökustannukset EKSOTE:lle 0 200 000 243 000 (2½ 3½ hlöä: lisäpalkkakustannusarvio sis. sosmaksut) Vuosihinta hankintayksikölle 249 291 (maksu 2013) 40 000 (HUS tarjous tarvikehankintojen osalta: 4000 /kilpailutus, arvio ~10kpl/v) Tietojärjestelmä oman hankintatoimen käyttöön 0 30 000 (Kustannusarvio, kertaluontoinen erä) Kokonaiskustannus 249 291 270 000 313 000 Hankintojen siirtäminen EKSOTE:n hallintaan lisää hetkellisesti hankinnan kustannuksia. Tietojärjestelmän investointi on kertaluontoinen kustannus ja jos EKSOTE siirtyy HUS logistiikan asiakkaaksi varastointi ja logistiikkapalveluluiden osalta, tällöin kilpailutuksen kertaerä (4000 ) jää kokonaan pois. Tällöin vaihtoehtoisen toimintamallin vuosikustannus on täsmälleen sama kuin nykymallissa ja silloin elinkaaren hallinta olisi EKSOTE:n omissa käsissä.

Lisätietoja kustannuselementeistä Nykyprosessi Nykytilan osalta vertailussa on käytetty hankintapalvelun palveluhintaa minkä EKSOTE on maksanut EKHP:lle vuonna 2013. HUOM: EKHP kustannuskehitys vuodesta 2012 on ollut 2,01% (244,2k => 249,3k ). Vaihtoehtoinen toimintamalli Hankinnan osalta EKSOTE palkkaisi hankinnan ammattilaisia ja on arvioinut vuosittaisen palkkakustannuksen olevan 200 000 243 000 sisältäen palkat, työnantajan sivukulut sekä yleiskustannuslisän 2½ 3½ työntekijälle. Nämä työntekijät hoitaisivat EKSOTE:n hankinnat ja kilpailutukset palveluille ja laitteistoille. 2 hankinta asiantuntijaa, (mahdollisesti 1 hankinta assistentti) ja 0,5 hankintalakimies Tarvikkeiden osalta HUS hoitaisi kilpailutuksen ja veloitus tarvikkeiden kilpailutuksista on 4000 /kilpailutus. Vuosittain on arvioitu olevan vain noin 10 kilpailutusta, koska HUS:n alla kilpailutukset kootaan suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja siten kilpailutuksista saadaan myös tuotesynergia etua. Siksi laskettu vuosikustannus olisi 40 000 ja jos EKSOTE siirtää varastointi ja logistiikkapalvelut HUS:n hoidettavaksi vuodesta 2015, silloin tämä kilpailutusten kustannusten vuosierä jää kokonaan pois. Hankinnan tietojärjestelmä: jos EKSOTE siirtyy hoitamaan itse hankinnat palvelujen ja laitteiden osalta, se tarvitsee tietojärjestelmän hankintojen käyttöön. Tämän kertaluontoinen kustannusarvio on 30 000.

Logistiikka ja varastointi 1) Taustaa toimitusketjun toimijoiden luonteenpiirteistä 2) Toimintamallien toimitusketjut 3) Toimintamallien vertailu 4) Kustannusvertailu palvelu ja ostohinnoista

Logistiikasta ja varastoinnista Analyysin tässä osiossa tarkastellaan logistiikkaa ja varastointia syvemmin. Aiheesta lähdetään ensin liikkeelle teorian kautta, jossa toimitusketjun eri toimijoiden intressien / kriteerien kohteita on tarkasteltu, jotta voidaan huomata erilaiset näkökulmat asioihin. Toisessa osiossa on kuvattu nykymallin mukainen toimitusketju sekä vaihtoehtoiset toimintamallit, joissa logistiikkapartneri(t) ovat nykymalliin verrattuna erilaiset. Toimintamalleja on sitten verrattu keskenään erilaisten intressien / kriteerien kautta, jotta toimitusketjun kokonaisuuden kannalta voidaan löytää optimaalisin ratkaisu. Ja viimeiseksi tärkeimpiä kriteereitä ja kustannuksia toimintamallien kesken on vertailtu keskenään.

1) Taustaa toimitusketjun toimijoiden luonteenpiirteistä

Toimijoiden luonteenpiirteet Tyypillisesti toimitusketjussa toimii useita eri toimijoita joiden intressit saatavuuden, toimitusajan, hinnan ja laadun suhteen ovat erilaisia. Se näkyy toimijoiden kesken erilaisina kriteereinä heidän toiminnassaan. Nämä kriteerien kohteet voidaan listata toimijoittain, jolloin saadaan parempi ymmärrys siitä, mikä kullekin toimijalle on tärkeää ja jotta voidaan paremmin välttää ketjussa tapahtuva osa optimointi. Näin päästään paremmin vertailemaan erilaisten kriteerien kohteita, ja sitä mikä toimitusketjun kokonaisuuden kannalta olisi parasta.

Tyypillisiä toimitusketjun toimijoiden intressien / kriteerien kohteita Toimitusketju 1. Toimittaja 2. Logistiikkapartneri 3. Asiakas 4. Sisäinen logistiikka 5. Loppukäyttäjä Tasainen kysyntä Aikainen varoitus odottamattomasta kysynnästä Voluumitoimittajien suosiminen Ostovoluumin vaikutus hintaan Tavaravirran tasaisuus Varastotaso ja varaston sijainti Partnereiden määrän minimointi Ostohinta Täydennysten oikeellisuus Varastokontrolli Palvelutaso ja sen kontrollointi Tuotehallinta ja siinä tapahtuvat muutokset Tehokas tilankäyttö Tavaravirta yhdestä lokaatiosta Tuotevalikoiman hallinta Kunnollinen valikoima Saatavuus Helppokäyttöisyys Laadukkaat tuotteet Johtuen eri toimijoiden erilaisista intresseistä ja kriteerien kohteista, toimitusketjussa tapahtuu helposti osa optimointia, jolloin syntyy toimijoiden välille ristiriitoja ketjun toimimattomuuden vuoksi.

2) Toimintamallien toimitusketjut

Toimintamalleista Seuraavat kolme kalvoa sisältävät nykyisen toimintamallin sekä kahden vaihtoehtoisen toimintamallin kuvauksen logistiikan / kuljetusten sekä varastoinnin osalta. Nykymallissa logistiikan ja varastoinnin hoitaa EKHP (Etelä Karjalan hankintapalvelu). Ensimmäinen vaihtoehtoinen toimintamalli on nykymallin kanssa identtinen lukuun ottamatta sitä, että EKHP on korvattu HUS:lta, jonka on tarkoitus tuottaa samat palvelut mitä nykyinen EKHP. Toinen vaihtoehtoinen toimintamalli sisältää myös HUS:n logistiikkapartnerina mutta tässä mallissa EKSOTE:n toimipisteiden lähetysten lajittelu (ns. kitting) tehdään kolmannen osapuolen toimesta esim. Lappeenrannan alueella.

Nykyinen toimintamalli 1 Toimittaja 2 Logistiikkapartneri 3 Asiakas 4 Sis. logistiikka 5 Loppukäyttäjä Suoratoimitus Leikkaussalitarvikkeet Suoratilaus EKSOTE terminaalivarasto Keskussairaalan leikkaussalin varasto Armila Osastojen / polien varastot Toimittajat (X, Y ja Z) EKHP (sisältää lajittelun toimipisteitä varten) Parikkala EKSOTE:n henkilöstö (kulutus) Muut EKSOTE:n toimipisteet Toimipisteiden käyttöpisteet Imatra Suoratoimitus Suoratilaus = Toimitusvirta = Tilausvirta (Puh, Fax, Email, Sonet

Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 1 Toimittaja 2 Logistiikkapartneri 3 Asiakas 4 Sis. logistiikka 5 Loppukäyttäjä Suoratoimitus Leikkaussalitarvikkeet Suoratilaus EKSOTE terminaalivarasto Keskussairaalan leikkaussalin varasto Armila Osastojen / polien varastot Toimittajat (X, Y ja Z) HUS logistiikka (sisältää lajittelun toimipisteitä varten) Parikkala EKSOTE:n henkilöstö (kulutus) Muut EKSOTE:n toimipisteet Toimipisteiden käyttöpisteet Imatra Suoratoimitus Suoratilaus = Toimitusvirta = Tilausvirta (Email & Oracle)

Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 1 Toimittaja 2 Logistiikkapartneri 3 Asiakas 4 Sis. logistiikka 5 Loppukäyttäjä Suoratoimitus Leikkaussalitarvikkeet Suoratilaus EKSOTE terminaalivarasto Tilausinformaatio HUS:lle ja 3. osapuolelle Armila Keskussairaalan leikkaussalin varasto Osastojen / polien varastot Toimittajat (X, Y ja Z) HUS logistiikka 3. Osapuoli (lajittelu hub varastossa) Parikkala Muut EKSOTE:n toimipisteet Imatra Toimipisteiden käyttöpisteet EKSOTE:n henkilöstö (kulutus) Suoratoimitus Suoratilaus = Toimitusvirta = Tilausvirta (Email & Oracle)

3) Toimintamallien vertailu

Toimintamallien vertailusta Analyysin tässä osiossa on vertailtu eri toimintamalleja sen pohjalta mitkä kriteerit ovat tärkeitä millekin toimijalle toimitusketjussa (Esim. loppukäyttäjä arvostaa saatavuutta ja helppokäyttöisyyttä siinä missä toimittajan toive on tasainen käyttöaste tai logistiikkapartneria kiinnostaa varaston koko). Jokainen kriteeri on yksinkertaisesti pisteytetty on/off periaatteella eli parempi vaihtoehto kokonaisuuden kannalta saa yhden pisteen ja huonompi nolla pistettä. Jos toimintamallit eivät aiheuta muutosta silloin jokainen vaihtoehto on saanut saman määrän pisteitä. Joka toimitusketjun toimijan pisteytys on laskettu erikseen ja lopuksi kaikkien toimijoiden pisteytys on yhteenlaskettu. Näin on syntynyt koko toimitusketjun kattava pisteytys siitä mikä toimintamalli on paras / optimaalisin. Toimijat toimitusketjussa: 1) Toimittaja = Tuotteita toimittavat yritykset 2) Varastopartneri = EKHP / HUS / 3.osapuoli 3) Asiakas = EKSOTE 4) Sisäinen logistiikka = EKSOTE:n sisäistä tavaravirtaa hoitava organisaatio 5) Loppukäyttäjät = Tuotteita käyttävä EKSOTE:n henkilöstö

Vertailutaulukko (1. Toimittajat = Nimikkeitä toimittavat yritykset) Vertailukriteeri Selitys kriteeristä Nykytila Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Pisteytys Pisteytys Pisteytys Tilaus toimittajalle Tapa jolla tilaus tehdään toimittajalle Sähköposti, Fax ja puhelin 0 Sähköposti + Oracle (S2S =system tosystem) 1 Sähköposti + Oracle (S2S =system tosystem) 1 Toimittajan näkökulma Kokonaistoimitusmäärä Tavaravirran stabiilisuus / tasaisuus Toimittajalta tilattu vuosittainen määrä Toimittajan saamien tilausvirran tasaisuus EKSOTE:n nykyinen voluumi Toimittajan näkemät tilauspiikit 0 EKSOTE:n voluumi osana HUS voluumia 0 Suuren voluumin tuoma tasaisuus 1 EKSOTE:n voluumi osana HUS voluumia 1 Suuren voluumin tuoma tasaisuus 1 1 Lähtevän tavaran varasto Varaston sijainti ja toiminta josta toimitus tehdään Ei muutosta 0 Ei muutosta 0 Ei muutosta 0 Toimitusosoitteiden lukumäärä Lokaatioiden määrä johon toimitukset tehdään Ei muutosta 0 Ei muutosta 0 Ei muutosta 0 Toimittajien näkökulmasta oleva pisteytys 0 3 3

Vertailutaulukko (2. Varastopartneri = EKHP / HUS / HUS + 3.osapuoli) Vertailukriteeri Selitys kriteeristä Nykytila Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Pisteytys Pisteytys Pisteytys Toimittajien lukumäärä Käytettäviä tuotteita toimittavien toimittajien lukumäärä Toimittajien lukumäärä korkea 0 HUS:n mukainen tuotevalikoima vähemmällä toimittajamäärällä 1 HUS:n mukainen tuotevalikoima vähemmällä toimittajamäärällä 1 Varastopartnerin näkökulma Ostohinta toimittajalta Tilaustapa varastolle Tavaravirran stabiilisuus / tasaisuus Lajittelu (kitting) Varastopartnerin maksama hinta tuotteista Tapa jolla EKSOTE tilaa tuotteita varastolta Varastopartnerin näkemä tavara virran tasaisuus Varastopartnerin hoitama tuotteiden lajittelu toimitus osoitteisiin Nykyhinta 0 Isomman voluumin tuoma hintaetu Sonet, Puhelin, Fax ja sähköposti EKHP:n kokonaisvoluumi 1 Isomman voluumin tuoma hintaetu 0 Martta ja sähköposti 1 Martta ja sähköposti 1 0 HUS:n kokonaisvoluumi 1 HUS:n kokonaisvoluumi EKHP lajittelee 1 HUS lajittelee 1 3. Osapuoli lajittelee 0 1 1 Varaston sijainti Sijainti missä partnerin varasto sijaitsee Lappeenranta 1 Helsinki 0 Lappeenranta 1 Toimitusosoitteiden määrä Lokaatioiden määrä mihin partnerin on tarkoitus toimittaa Noin 30 0 Lokaatioiden määrä on tarkoitus laskea 1 Lokaatioiden määrä on tarkoitus laskea 1 Varastopartnerin näkökulmasta oleva pisteytys 2 6 6

Vertailutaulukko (3. Asiakas = EKSOTE) Vertailukriteeri Selitys kriteeristä Nykytila Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Pisteytys Pisteytys Pisteytys Asiakkaan näkökulma Ostohinta Kustannusten läpinäkyvyys Varasto / logistiikkapartnereiden lkm Asiakkaan varastopartnerille maksama hinta tuotteista Asiakkaan saama varastopartnerin kustannusrakenne Partnereiden lkm jonka kanssa EKSOTE on toimitusketjun kanssa tekemisissä EKSOTE:n ostohinta EKHP:lle EKSOTE ei koe saavansa riittävästi läpinäkyvyyttä 0 EKSOTE:n ostohinta HUS:lle 1 EKSOTE:n ostohinta HUS:lle 0 Sopimuksen mukaan 1 Sopimuksen mukaan 1 1(EKHP) 1 1 (HUS) 1 2 (HUS + 3. osapuoli) 0 1 Toimitusaika EKSOTE:lle Toimitusaika asiakkaan tilauksesta 24h 1 24h (+pikatoimitukset) 1 24h 1 Täydennysten oikeellisuus Oikeat tuotteet asiakkaan tilauksissa Kuten tänään 0 HUS: läpinäkyvyys oikeellisuudesta 1 HUS: läpinäkyvyys oikeellisuudesta 1 Varastokontrolli Asiakkaan mahdollisuus kontrolloida partnerin varastoa Ei kontrollia 0 Sopimuksen mukaan 1 Sopimuksen mukaan 1

Vertailutaulukko (3. Asiakas = EKSOTE) Vertailukriteeri Selitys kriteeristä Nykytila Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Pisteytys Pisteytys Pisteytys Asiakkaan näkökulma Palvelutaso Tuotehallinta EKSOTE:n varasto Asiakkaan mahdollisuus kehittää logistiikkapalveluita Asiakkaan mahdollisuus vaikuttaa tuotehallintaan Sisään tulevan materiaalivaraston koko EKSOTE:n saamat palvelut ovat jäykkiä ja niitä on hidas kehittää Muutokset tulevat puskista 0 Sopimuksen mukaan HUS:n kanssa 0 Sopimuksen mukaan HUS:n tuotevalikoima Kuten tänään 0 HUS:n tuotevalikoima ja ammattilaisuus pienentävät varaston kokoa 1 Sopimuksen mukaan 3. osapuolen kanssa 1 Sopimuksen mukaan HUS:n tuotevalikoima 1 HUS:n tuotevalikoima ja ammattilaisuus pienentävät varaston kokoa 1 1 1 Asiakkaan näkökulmasta oleva pisteytys 2 9 8

Vertailutaulukko (4. Sisäinen logistiikka = EKSOTE:n sisäistä tavaravirtaa hoitava organisaatio) Selitys kriteeristä Nykytila Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Sisäisen logistiikan näkökulma Tilan käyttö Pisteytys Logistiikkapartnereiden lkm Tuotteiden määrä Sisäisten varastojen lkm ja sijainti Partnerit joiden kanssa sisäinen logistiikka on tekemisissä Sisäisen logistiikan hallinnoima tuotteiden lkm Sisäisen logistiikan näkökulmasta oleva pisteytys Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Vertailukriteeri Pisteytys Pisteytys Kuten tänään 0 Kuten tänään 0 Kuten tänään 0 EKHP 1 HUS 1 HUS + 3. osapuoli 0 Kuten tänään 0 Tiivistetty HUS valikoima 1 Tiivistetty HUS valikoima 1 2 1 1

Vertailutaulukko (5. Loppukäyttäjät = Tuotteita käyttävä EKSOTE:n henkilöstö) Selitys kriteeristä Nykytila Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Loppukäyttäjän näkökulma Helppous ja käytettävyys Tuotteiden saatavuus Sopiva pakkauskoko Tuotteiden helppous ja käytettävyys Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Kriteerin yhteenveto Vertailukriteeri Pisteytys Pisteytys Pisteytys Kuten tänään 1 HUS valikoima 1 HUS valikoima 1 Tuotteiden saatavuus Kuten tänään 1 Kuten tänään 1 Kuten tänään 1 Käyttöön nähden oikein mitoitettu pakkauskoko Ylisuuria toimituksia 0 Pienemmät pakkauskoot 1 Pienemmät pakkauskoot 1 Loppukäyttäjän näkökulmasta oleva pisteytys 2 3 3

Yhteenveto Vertailukriteeri Selitys kriteeristä Nykytila Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Pisteytys Pisteytys Pisteytys Näkökulmat Toimittajien näkökulmasta oleva pisteytys Varastopartnerin näkökulmasta oleva pisteytys Asiakkaan näkökulmasta oleva pisteytys Sisäisen logistiikan näkökulmasta oleva pisteytys 0 3 3 2 6 6 2 9 8 1 2 1 Loppukäyttäjän näkökulmasta oleva pisteytys 2 3 3 Pisteytyksen yhteenveto 7 23 21 Sisäisen logistiikan ja loppukäyttäjän näkökulmasta eri toimijoiden kesken ei ole isoja eroavaisuuksia mikä toimintamalli olisi paras. Sen sijaan kokonaisuuden kannalta tarkasteluna toimittajan, varastopartnerin ja asiakkaan eli EKSOTE:n osalta vaihtoehtoiset toimintamallit toisivat nykymalliin verrattuna etua / parannusta.

Asiakkaan kriteereistä (1/2) Toimeksiannon pohjalta on myös hyvä tarkastella tarkemmin asiakkaan kriteerejä ja arvioida miten kriteerit tulevat täytetyksi nykymallilla, jotta toimintaa voidaan kehittää ja valita paras toimintamalli. 1. Ostohinta: kustannusanalyysin pohjalta tarvikeostoista olisi mahdollista saada HUS:n kautta kustannussäästöä nykymalliin verrattuna. 2. Kustannusten läpinäkyvyys: EKSOTE ei saa hintavertailua EKHP:ltä eikä hintojen kehitystä ole mahdollista seurata kuin manuaalisesti, koska uusi hinta kirjautuu aina vanhan päälle. Samoin raportointi siitä mitkä toimialat / osastot ovat tilanneet mitäkin ja kenen toimesta puuttuu, jolloin kustannuspaikkakohtainen kustannusseuranta on mahdotonta. 3. Varasto / logistiikka partnereiden lkm: Vaikka EKHP toimii varasto ja logistiikkapartnerina, palveluiden laatu ei vastaa EKSOTE:n tarpeita. 4. Toimitusaika EKSOTE:lle: Vaikka teoriassa toimitusaika EKSOTE:lle on 24h, toimitusten ja toimitusaikojen seuranta puuttuu nykymallista eikä EKHP raportoi toimitusaikoja millään lailla EKSOTE:lle. Samoin seuranta toimitusajoista toimittajien suuntaan puuttuu täydellisesti tai sitten sitä ei raportoida asiakkaalle. JATKUU

Asiakkaan kriteereistä (2/2) JATKUU 5. Varasto kontrolli: Nykymallissa EKSOTE:lla ei ole näkyvyyttä mitä tarvikkeita on ostettu varastoon ja millaisia eriä, joka näkyy nimikkeiden suurina varastotasoina, ja jolloin pääomaa sitoutuu turhaan varastoon. 6. Palvelutaso: Koska EKSOTE ei saa informaatiota toimitusajoista, on sisäisen resursoinnin suunnittelu vaikeaa, joka heijastuu myös lääkäreiden ja hoitohenkilöstön suuntaan (esim. leikkaussaliin on tilattu kiireellisesti proteeseja jotka eivät saavukaan ajallaan). Samoin palvelutason kehittäminen esim. kuljetuspalveluiden (reititys) osalta on osoittautunut käytännössä mahdottomaksi esim. tärkeiden laboratoriokuljetusten osalta. 7. Tuotehallinta: Koska nimikkeitä ei raportoida EKSOTE:lle toimialoittain ja kuka oston toimeksiannon on antanut, kuka tahansa EKSOTE:lta voi tilata mitä tahansa. Tämä näkyy laajana ja päällekkäisenä (esim. aikaisemmat 11 erilaiset hanskat päivystyksessä) tarvikevarastoina eikä EKSOTE pysty hallitsemaan tuotteita / tarvikkeita. Raportointi ja siirtyminen hallittuun valikoimaan poistaisi välittömästi tämän ongelman. 8. EKSOTE:n varasto: EKHP tilaa myös tuotteita mille ei ole perustettu tuotenimeä, joka aiheuttaa paljon aikaa kuluttavaa ja manuaalisesta työtä selvittää mitä lähetyksissä on ja mihin kyseiset tuotteet ovat menossa.

4) Kustannusvertailu palveluhinnoista ja tarvikeostoista

Logistiikka ja varastopalveluvertailusta Seuraavaksi eri toimintamallien kustannukset on vertailtu logistiikka ja varastointipalvelujen osalta. Logistiikka ja varastopalvelut kattavat toimittajilta tilattujen toimitusten varmuusvarastoinnin, lajittelun EKSOTE:n toimipisteiden tilauksiin sekä kuljetukset EKSOTE:n toimipisteisiin. Vaihtoehtoisessa toimintamallissa 1 Etelä Karjalan sisäisiin kuljetuksiin (mm. laboratorionäytteet) EKSOTE:n tarvitsee löytää paikallinen kuljetuspartneri. Vaihtoehtoisessa toimintamallissa 2 lajittelun hoitava 3. osapuoli voi olla myös taho, joka hoitaa maakunnan sisäiset kuljetukset. Vertailussa on käytetty EKSOTE:n vuonna 2013 EKHP:lle maksamia hintoja ja HUS:n osalta heidän tarjoustaan pyydetystä palvelusta. Kolmannen osapuolen kustannus on UPK:lta saadusta tarjouksesta.

Logistiikka ja varastopalveluvaihtoehtojen vertailu Vertailukriteeri Nykyprosessi Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Logistiikka ja varastopalvelut tuottava organisaatio Varastoinnin vuosikustannus 502 616 (maksu 2013) Logistiikan vuosikustannus 346 143 (maksu 2013) Maakunnan sisäinen jakelu 0 (sisältyy aikaisempaan) Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 EKHP HUS HUS + 3. osapuoli 823 198 (5+15% varastointi kustannus laskettuna Pareton mukaan) Sisältyy edelliseen 155 000 (Tarjous: UPK sis. näytekuljetukset) Hankinnankilpailutus N/A 40 000 N/A 470399 + 112 000 (4% HUS) + UPK (sis. Terminaalin vuokran ja työn) Sisältyy edelliseen Kokonaiskustannus 848 759 938 198 799 399 217 000 (Tarjous: UPK, sis. Tarvikkeiden kuljetukset terveysasemille + näytekuljetukset) Malleja vertailtaessa edullisin malli on se, jossa HUS tekisi kilpailutuksen ja jossa kolmas osapuoli tarjouksen perusteella hoitaisi varastointi ja logistiikkapalvelut. Huomattavaa on kuitenkin, että HUS:n tarjous on alustava ja todennäköisesti laskee huomattavasti, joten erot mallien kesken supistuvat merkittävästi.

Lisätietoja kustannuselementeistä Nykyprosessi Nykytilan osalta vertailussa on käytetty varastoinnin ja logistiikan palveluhintoja mitä EKSOTE on maksanut EKHP:lle vuonna 2013. HUOM: EKHP:n varastoinnin ja logistiikan kustannuskehitys vuodesta 2012 on ollut 2,5% (828.1k => 848,8k ). Eriteltynä varastointikustannus on laskenut 11,2% ostojen ollessa samat kuin aikaisempana vuonna mutta logistiikkakustannukset ovat nousseet 32,1%. Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Ensimmäinen HUS tarjous varastointipalveluista on 5% hinnaltaan korkeille tuotteille ja 15% hinnaltaan matalille tuotteille. Kustannus on laskettu niin, että EKSOTE 2013 tarvikeostot 11 759 966 (2012: 11 885 048 ) on jaettu Pareton (80/20) mukaan kalliisiin ja halpoihin tuotteisiin: 20% kokonaismäärältään olevista nimikkeistä muodostaa 80% kustannuksista. Siten 80%:lle tarvikeostoista on laskettu 5% kustannus ja 20%:lle vastaavasti 15% varastointikustannus. Näin varastoinnin vuosikustannukseksi tuli 823 198. HUOM: hyvin todennäköisesti HUS tarjous tulee tippumaan neuvottelujen edetessä, joka parantaa suoraan tämän toimintamallin kilpailukykyä. Samoin hankinnassa käytetty 40k kustannuserä poistuisi tässä mallissa. Koska HUS logistiikka hoitaisi varastoinnin, lajittelun sekä kuljetukset EKSOTE:n toimipisteisiin, päivittäistä logistiikka varten (esim. näytekuljetukset) tarvitaan eri toimija ja johon UPK:n (Uudenmaan Pikakuljetus Oy) 155 000 tarjousta on käytetty vertailussa. Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Koska tässä toimintamallissa HUS tekee kilpailutukset ja tuomituttaa tarvikkeet toimittajilta kolmannelle osapuolelle eikä hoitaisi lajittelua ja varastointia, heidän kustannukseksi on arvioitu 4%, joten vuosittainen HUS varastointipalvelun veloitus olisi 470 399 (laskettuna EKSOTE:n 2013 tarvikeostojen määrällä). Kolmas osapuoli hoitaisi varastoinnin, toimitukset EKSOTE:n toimipisteisiin sekä päivittäiset kuljetukset. Varastointikustannuksen osalta UPK:n tarjous on 112 000 mitä on käytetty vertailussa. Vastaavasti UPK:n tarjous toimipisteiden toimituksiin ja päivittäisiin kuljetuksiin on 217 00, jota on myös vertailussa.

Tarvikeostojen ostoskorivertailusta EKSOTE:n nykyiset nimikkeet ja niiden rakenne (tuoterakenne) ovat erilaiset kuin HUS:n vastaavat. Siten vertailu koko rakenteen suhteen on hankalaa ja hyvin aikavievää. Jotta tarvikeostoja voitaisiin vertailla, analyysin osana on luotu ns. ostoskorivertailu. Tähän vertailuun valitaan nykyisestä rakenteesta valittu määrä nimikkeitä ja listataan niiden nykyiset ostohinnat. Vastaavasti HUS:n nimikkeistä poimitaan vastaavat nimikkeet ja listataan ne hinnat. Näin saadaan laskettua nykyisistä hinnoista sekä HUS:n hinnoista ostoskoreille kokonaishinnat, jonka perusteella saadaan hintojen välille indeksi. Tällä indeksillä voidaan kertoa EKSOTE:n vuosittaiset tarvikeostot, jolloin voidaan vertailla mahdollista kokonaissäästöä toimintamallien kesken. HUOM: Vertailu itsessään on haastava toteuttaa johtuen siitä, että kun nykymallissa EKHP:n käyttämässä Sonet järjestelmässä nimikkeen hinta päivitetään, ei vanhasta hinnasta jää jälkeä. Näin ollen hintaseuranta ja valvonta ovat haasteellisia ja vaativat manuaalista työtä.

Tarvikeostojen ostoskorivertailu Yksikkö HUOM Nykyinen malli Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Tarvikehankinnat tekevä taho EKHP HUS HUS Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 % ero (HUS hinta vs. EKHP hinta) Ostoskorivertailu Nykyhinta HUS hinta HUS hinta LETKUSTO NESTEENSIIRTO SUODATTIMELLA 180CM 15MY 4,5BAR kpl 0,34004 0,32005 0,32005 6,2 % LANKA RTON MONO 4 0 LEI AL 1X3/8 24 29 24 1X45 DS24 tusina 9,53770 9,52029 9,52029 0,2 % LETKUSTO NESTEENSIIRTO SUODATTIMELLA 180CM 15MY 4,5BAR kpl 0,34004 0,32002 0,32002 6,3 % LETKUSTO NESTEENSIIRTO TAKAISKUVENTTIILI 180CM kpl 1,26000 0,69003 0,69003 82,6 % CPAP NENÄ SUUMASKI ILMAN REMMIÄ KK KOKO L kpl 13,38302 13,21356 13,21356 1,3 % HEPARIINIRUISKU PAINETÄYTTÖ NEULALLA 1ML KUIVAHEPAR 23GA/0,6X25MM kpl 1,35010 1,05263 1,05263 28,3 % VAIPPA TEIPPI VAIKEA INKO M kpl Ei ole vielä 0,38880 0,30225 0,30225 28,6 % EKKS IHON PESUPYYHE VAIPPA ALUE kilpailutettu, KOSTEA KK 20X32CM kpl vertailu 0,14900 0,02206 0,02206 575,6 % nykyiseen VAIPPA VYÖ VAIKEA INKO L kpl HUS hintaan! 0,53030 0,45893 0,45893 15,6 % EKKS IHON PESUPYYHE VAIPPA ALUE KOSTEA KK 20X32CM kpl 0,1490 0,02206 0,02206 575,6 % SUMMA 27,42800 25,92187 25,92187 5,8 %

Kokonaiskustannusvertailu Palvelukustannusten osalta mallien kesken ei ole merkittäviä eroja. Huomattavaa on kuitenkin, että HUS palveluhinnat olivat alustavat ja tulevat todennäköisesti laskemaan. Samoin todettakoon, että nykyiset EKHP:n logistiikkapalveluiden hinnat ja niiden kustannuskehitys eivät ole kilpailukykyisiä saatuihin tarjouksiin nähden. Yksinkertainen ostoskorivertailu kymmenellä nimikkeellä näytti, että HUS hinnat ovat noin 5,8% edullisempia kuin nykyhinnat. Yksittäisten nimikkeiden erot olivat kuitenkin huomattavasti suurempia ja johtuen korissa olleen suumaskin kalleudesta muihin tuotteisiin nähden, oli sillä suurempi painoarvo ja sitä kautta se vaikutti kokonaisprosenttiin huomattavasti. Ilman suumaskia, korien välinen erotus olisi 10,5%. HUS nimikkeiden vertailu Vantaan ja Espoon hintoihin osoitti, että HUS hinnat ovat noin 15 25% edullisempia joten EKSOTE:n osalta on odotettavissa suurempi säästöpotentiaali tarvikehankinnoissa. EKSOTE:n tarvikeostot vuonna 2013 olivat arvoltaan 11 759 966. Jos tarvikeostoilla HUS:n kautta olisi vuosittainen 5,8% säästö, tarkoittaisi se tässä summassa 683 283 euroa ja vastaavasti 10,5%:lla säästö olisi 1 234 796 euroa. HUOM: säästöpotentiaali tarvikeostoissa on niin suuri, että se peittää alleen erot palveluhinnoissa. Yhteenvetona todettakoon, että HUS kautta saatava kustannusten säästöpotentiaali on huomattava ja kustannusten näkökulmasta vaihtoehtoiset toimintamallit ovat suositeltavampia kuin nykymalli.

Yhteenveto

Yhteenvedosta Tässä yhteenveto osuudessa aikaisempien osakokonaisuuksien tulokset on koottu yhteen seuraavasti: 1 Haastattelutulokset 2 Toimintamallivertailu 3 Kokonaiskustannus 4 Johdon yhteenveto ja suositukset

1 Haastattelutulokset 1) Palvelujen ja laitteiden hankinnan siirtäminen EKSOTE:n organisaatioon selkeyttäisi rooleja ja vastuita, antaisi EKSOTE:lle mahdollisuuden valvoa ja hallita koko hankinnan elinkaarta, mahdollistaisi siirtymisen operatiivisesta ostamisesta kohti strategista hankintaa, toisi hankintaan liittyvän osaamisen organisaatioon ja vapauttaisi substanssiosaajien aikaa potilastyöhön. 2) Säännöllinen operatiivisen toiminnan ja taloushallinnon raportointi on välttämätöntä varastointi ja logistiikkapartnerilta luoden luottamusta osapuolien kesken. Nykymallissa EKSOTE ei saa EKHP:lta tarvitsemiaan raportteja, joka on johtanut osaoptimointiin toimitusketjussa nostaen kustannuksia. 3) Ympärillä olevan maailman ja asiakkaan toivomusten muuttuessa säännöllinen toiminnan kehittäminen (Continuous Improvement) niin prosessien kuin henkilöstön osalta on välttämätöntä myös varastointi ja logistiikkapartnerille. Nykymallissa systemaattista toiminnan kehitystä ei tapahdu.

2 Toimintamallivertailu 1) Tasaisen tavaravirran ja isomman voluumin vuoksi toimittajien näkökulmasta vaihtoehtoinen toimintamalli HUS:n kautta olisi nykymallia parempi. 2) Varastopartnerin näkökulmasta vaihtoehtoinen toimintamalli HUS:n kautta toisi matalammat ostohinnat, ns. suuruuden ekonomian tuomat hyödyt sekä tarkasti määritellyt toimintaprosessit toimijoiden kesken. 3) EKSOTE:lle vaihtoehtoiset toimintamallit mahdollistaisivat matalammat tarvikeostohinnat, läpinäkyvyyden, palvelutason parantumisen, jatkuvan kehittämisen sekä ammattimaisen business suhteen HUS logistiikan ja kansainvälisten varastointi ja logistiikkapartnereiden kanssa. 4) Sisäisen logistiikan näkökulmasta HUS valikoima yksinkertaistaisi tuotenimikkeitä ja vähentäisi sitä kautta sisäisten varastojen määrää ja siihen sitoutunutta pääomaa. 5) Loppukäyttäjä saisi uusien logistiikkapalvelujen myötä tarkoituksenmukaisia pakkauskokoja käyttöönsä.

3 Kokonaiskustannus Vertailukriteeri Nykyprosessi Vaihtoehtoinen toimintamalli 1 Vaihtoehtoinen toimintamalli 2 Hankinta, logistiikka ja varastopalvelut tuottava organisaatio EKHP HUS HUS + 3. osapuoli Hankinnan kokonaiskustannus 249 291 273 000 313 000 Varastoinnin ja logistiikan kokonaiskustannus 848 759 938 198 799 399 Kokonaispalvelukustannus 1 098 050 1 211 198 1 112 399 5% säästö tarvikeostoissa (pessimistinen) 0 587 998 587 998 10% säästö tarvikeostoissa (realistinen) 0 1 175 997 1 175 997 20% säästö tarvikeostoissa (optimistinen) 0 2 351 993 2 351 993 Kokonaiskustannus (pessimistinen) 1 098 050 623 200 524 401 Kokonaiskustannus (realistinen) 1 098 050 35 201 63 598 Kokonaiskustannus (optimistinen) 1 098 050 1 140 795 1 239 594 Kokonaissäästö vs. vuoden 2013 taso (pessimistinen) 0 474 850 573 649 Kokonaissäästö vs. vuoden 2013 taso (realistinen) 0 1 062 849 1 161 648 Kokonaissäästö vs. vuoden 2013 taso (optimistinen) 0 2 238 845 2 337 644

4 Johdon yhteenveto ja suositukset Vertailtaessa palvelukustannuksia erot ovat verrattain pieniä riippuen laskutavasta mutta kun palveluhintoihin yhdistetään tarvikeostoista syntyvä säästö, joka syntyy HUS:n kautta, laskelma muuttuu merkittävästi. Ostoskorivertailun pohjalta voidaan odottaa noin 10% säästöä tarvikeostoissa ja jopa 5% pessimistinen muutos hinnoissa tuo HUS:n kautta huomattavat vuosittaiset säästöt EKSOTE:lle. Perustuen löydöksiin haastatteluista sekä toimintamalli ja kustannusvertailuihin voidaan todeta, että nykymalli ei ole kilpailukykyinen vaihtoehtoisia toimintamalleja vastaan ja siksi EKSOTE:n kannattaa harkita toimintamallin vaihtoa. Kyseisestä toimintamallin vaihdosta voidaan erottaa kaksi vaihetta, joita voidaan pitää erillään toisistaan. 1) Hankinta (palvelut ja laitteisto) sekä tarvikehankintojen koordinointi HUS Logistiikkaan 2) Varastointi ja logistiikka Vaiheista ensimmäisen kanssa on suositeltavaa edetä ensin, joka tarkoittaa hankintaosaamisen palkkausta EKSOTE:n omaan organisaatioon ja tuomalla palveluiden sekä laitteiston kilpailuttaminen EKHP:ltä EKSOTE:n omalle vastuulle. Ennen toista vaihetta on syytä pyytää vielä useammalta taholta tarjouspyynnöt sekä neuvotella sopimukseen niin kustannukset, palvelut sekä tarvittava raportointi, jotta päästään yhteisymmärrykseen rooleista ja vastuista EKSOTE:n ja valittavan logistiikkapartnerin välillä.

Liitteet

Haastattelukysymykset 1. Kuinka hyvin mielestäsi nykyinen hankintojen toimintamalli EKSOTE:n ja EKHP:n välillä toimii? a. Skaalalla 1 10 b. Verbaaliset kommentit 2. Ovatko roolit ja vastuut mielestäsi selvät EKHP:n ja EKSOTE:n välisessä yhteistyössä? 3. Miten hyvin mielestäsi Eksoten hankintojen suunnittelu ja koordinointi Eksoten sisällä toimii? a. Skaalalla 1 10 b. Verbaaliset kommentit 4. Minkälainen on mielestäsi Eksoten operatiivinen ja strateginen hankintakyky? 5. Miten Eksote mielestäsi onnistuu toimittajaverkoston hallinnassa ja toimittajarajapinnan toimivuudessa? 6. Miten hyvin mielestäsi Eksoten hankintojen sopimushallinta ja sopimusyhteistyö (sopimusneuvottelut, sopimusvalvonta, reklamaatioiden hoito) toimii? 7. Miten läpinäkyvää mielestäsi toiminta on asiakkaan (EKSOTE) ja toimittajan (EKHP) välillä on? a. Skaalalla 1 10 b. Verbaaliset kommentit 8. Mitä sellaista lisäarvoa EKHP tuottaa maakunnan sisällä EKSOTE:lle mitä EKSOTE ei voi saada muualta? 9. Kuinka kilpailukykyinen EKHP:n tarjoama palvelu on taloudellisesti ja mihin kyseinen arvio perustuu? a. Skaalalla 1 10 b. Verbaaliset kommentit

Haastattelukysymykset 10. Miten EKHP:n pystyy kehittämään laskutuksen läpinäkyvyyttä asiakkaalle? 11. Kuinka EKHP vertailee operatiivista toimintaansa muihin alalla toimijoihin? a. Skaalalla 1 10 b. Verbaaliset kommentit 12. Kuinka säännöllisesti EKHP tekee ed. mainittua vertailua? 13. Miten EKHP panostaa henkilöstön koulutukseen ja millaisia mahdollisuuksia henkilöstöllä on kehittää itseään? 14. Kuinka hyvin mielestäsi EKHP:n tarjoama raportointi palvelee asiakkaan tarpeita? a. Skaalalla 1 10 b. Verbaaliset kommentit 15. Miten EKHP:n kuljetus ja varastopalvelut pysyvät asiakkaan muutosten mukana ja kuinka muuttuvaan tarpeeseen vastataan? 16. Kuinka hankintapalveluprosessi mielestäsi toimii? a. Skaalalla 1 10 b. Verbaaliset kommentit 17. Kuinka hyvin EKHP:n tarjoama hankintapalvelu palvelee koko hankinnan elinkaarta? 18. Miten EHKP valvoo sopimusjuridiikkaa ja pitää asiakkaan tietoisena muutoksista/reklamaatioista? 19. Mitä mahdollisia kehitystoimenpiteitä tekisit nykyisessä toimintamallissa? Ja millaisia muutoksia se aiheuttaisi henkilöstössä / prosessissa?