Kaupunginhallitus Etelä-Karjalan hankintapalvelut ja Eksote 321/ /2014 KH 203

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Etelä-Karjalan hankintapalvelut ja Eksote 321/ /2014 KH 203 Valmistelija/lisätiedot: Kaupunginsihteeri Juha Willberg, puh Hankintajohtaja Aki Fihlman, puh Kaupunginhallitus on kokouksessaan pyytänyt Eksotelta selvityksen hankintayhteistyöstä. Eksoten kirje : Lappeenrannan kaupunginhallituksen selvityspyyntö Lappeenrannan kaupunginhallitus päätti pyytää selvitystä Eksoten suunnitelmista laajentaa hankintojaan HUS- tai muiden sairaanhoitopiirien yhteistyönä toteutettavaksi. Eksote toimitti pyydetyn selvityksen. Eksote totesi selvityksessään, että se oli tilannut ulkopuolisen selvityksen Eksoten hankintojen ja niihin liittyvän logistiikan järjestämisvaihtoehdoista kustannuslaskelmineen. Selvityksen valmistumisen jälkeen voidaan antaa tarkempi vastaus selvitys pyyntöön. Ulkopuolinen selvitys Eksote tilasi ulkopuolisen selvityksen sen hankintojen ja niihin liittyvän logistiikan järjestämisvaihtoehdoista kustannuslaskelmineen. Chainalytics ROCE:n Timo Kojon selvitys valmistui Selvitys on liitteenä. Hankintaprosessin osalta selvityksen yhteenvetona todetaan, että nykymalli ei ole optimaalinen ja siksi on suositeltavaa keskittää hankintaosaaminen Eksoten omaan organisaatioon. Tämä tarkoittaa hankintaosaamisen palkkausta ja tällöin kyseiset henkilöt hoitaisivat operatiivisen hankinnan ja koordinoisivat strategisen hankinnan Eksotelle palvelujen ja laitteistojen osalta. Tarvikehankinnat Eksoten kannattaa tehdä ulkopuolisen tahon kautta pohjautuen toimintamallien analysoinnin tuloksiin.

2 Selvityksen mukaan logistiikan ja varastoinnin osalta vertailtaessa palvelukustannuksia erot ovat verrattain pieniä riippuen laskutavasta, mutta kun palveluhintoihin yhdistetään tarvikeostoista syntyvä säästö, joka syntyy HUS:n kautta, laskelma muuttuu merkittävästi. Ostoskorivertailun pohjalta voidaan odottaa noin 10 %:n säästöä tarvikeostoissa ja jopa 5 %:n pessimistinen muutos hinnoissa tuo HUS:n kautta huomattavat vuosittaiset säästöt Eksotelle. Selvityksen mukaan uusilla toimintamalleilla on mahdollista päästä seuraaviin vuosittaisiin säästöihin kokonaiskustannuksissa: n. 0,5 milj. (pessimistinen arvio) n. 1,1 milj. (realistinen arvio) n. 2,2-2,3 milj. (optimistinen arvio) Perustuen löydöksiin haastatteluista sekä toimintamalli- ja kustannusvertailuihin selvityksessä todetaan, että nykymalli ei ole kilpailukykyinen vaihtoehtoisia toimintamalleja vastaan ja siksi Eksoten kannattaa harkita toimintamallin vaihtoa. Toimintamallin vaihdosta voidaan erottaa kaksi vaihetta, joita voidaan pitää erillään toisistaan. Hankintojen koordinointi HUS Logistiikkaan Varastointi ja logistiikka Vaiheista ensimmäisen kanssa on suositeltavaa edetä ensin, joka tarkoittaa hankintaosaamisen palkkausta Eksoten omaan organisaatioon ja tuomalla palveluiden sekä laitteiston kilpailuttaminen Etelä-Karjalan hankintapalveluilta Eksoten omalle vastuulle. Selvityksen mukaan ennen toista vaihetta on syytä pyytää vielä useammalta taholta tarjouspyynnöt sekä neuvotella sopimukseen niin kustannukset, palvelut sekä tarvittava raportointi, jotta päästään yhteisymmärrykseen rooleista ja vastuista Eksoten ja valittavan logistiikkapartnerin välillä. Muuttunut toimintaympäristö Varsinaista kilpailuttamista edeltävä valmistelutyö ja kilpailutuksen jälkeinen sopimusyhteistyö edellyttävät Eksotelta uudenlaista osaamista ja hankintojen resursointia. Hankinnat on kytkettävä tiiviimmin Eksoten palveluprosesseihin ja Eksoten ammattilaisten ja hankinta-asiantuntijoiden on toimittava saumattomassa yhteistyössä. Eksoten muuttuneet toimintamallit, kotiin vietävät palvelut ja muutoksen alla oleva palveluverkosto, muuttavat kuljetusten tarvetta Eksoten alueella merkittävästi. Kuljetusten joustavuus ja kohdentuminen todelliseen tarpeeseen mahdollistaa merkittäviä

3 säästöjä vuositasolla. Toimintaympäristön muutoksista johtuvien uusien tarpeiden ja edellä olevan selvityksen johtopäätösten perusteella on tarkoituksenmukaista, että Eksote ryhtyy valmistelemaan uudenlaista hankintojen ja logistiikan toimintamallia. Tavoitteena on saada kustannustehokas kuljetuspalvelu koko Eksoten alueelle, jota joustavasti voidaan ohjata todellisen tarpeen mukaisesti. Uudessa toimintamallissa huomioidaan Eksoten muuttunut palveluverkosto (toimipisteet ja niiden toiminnat) ja se että kuljetustarpeet vaihtelevat yksikön toiminnasta riippuen. Hoitotarvikkeet, laboratorionäytteet, lääkkeet (myös kotijakelua), apuvälineet, välinehuollon keskittäminen ja välineiden kuljetukset, sekä muut koneet, laitteet ja tavarat ja muut muuttuvat kuljetustarpeet analysoidaan yksiköittäin. Kuljetusten rytmitys tutkitaan ja laboratorio- sekä välinehuollon toimintojen keskittämisen luomat muutokset huomioidaan kuljetustarvetta uudelleen määriteltäessä. Toimintojen keskittämisellä pyritään merkittäviin laiteinvestointien säästöihin potilaan saamia palveluja heikentämättä. Erityisesti kiinnitetään huomiota tasavertaisuuteen potilaiden laboratoriotuloksien valmistumisessa ja palvelun tuomisessa myös kotiin tarjottavien hoitojen tarpeisiin. Samalla arvioidaan ja tutkitaan varastoinnin tarvetta ja toimintamalli. Myös varastoinnissa on uudenlainen toimintamalli ja tavaroiden lajittelu sekä esipakkaus (esim. leikkauskorit) noussut hoitajien työtä vähentäväksi ja tilaa säästäväksi malliksi. Eksote pyrkii varastotoimintojen kehitykseen siten että kumppanuudessa haetaan pidemmälle vietyä palvelumallia, jolloin osastoilla/poliklinikoilla tai leikkaussalien tiloissa tehtävä työmäärä vähenee ja hoitohenkilökunnan aikaa vapautuu todelliseen hoitotyöhön. Eksoten hallitus käsitteli ulkoista selvitystä Hallitus päätti, että Eksotessa jatketaan hankintojen, logistiikan ja varastoinnin toimintamallien kehittämistä siten, että ensimmäisen vaiheen tavoitteena on hankintaosaamisen ja hankintojen koordinoinnin lisääminen Eksotessa. Hallitus päätti edelleen, että logistiikan ja varastoinnin osalta jatkosta neuvotellaan Lappeenrannan kaupungin ja sen kautta muiden jäsen kuntien kanssa. Eksoten välitön henkilöstötarve on kahden hankinta-asiantuntijan ja mahdollisesti yhden assistenttitasoisen henkilön työpanos. Hankinta-asiantuntijoiden tehtävänä olisi vastata yhdessä Eksoten muun henkilöstön kanssa Eksoten palvelujen ja tavaroiden kilpailutuksesta, koordinoida Eksoten hankintaprosesseja ja sopimushallintaa, tukea Eksoten muiden hankintatoimijoiden osaamista, vastata hankintojen ohjeistuksesta sekä hankintatoiminnan yleisestä kehittämisestä ja ohjauksesta, lisätä

4 toimittajaverkon hallintaosaamista ja toimittajarajapinnan toimivuutta ja vastata osaltaan ostopalvelujen valvonnasta. Tarvittavan resurssin arvioinnissa on otettu huomioon se, että terveyden- ja sairaanhoidon tarvikkeet ja laitteet yhä enenevässä määrin kilpailutetaan HUS Logistiikan kautta ja sen asiantuntijoiden toimesta. Hankinnan ja logistiikan uudelleen järjestelyistä saatavat kustannushyödyt ovat osa Eksoten palveluverkkosuunnitelmaan sisältyvää toimintojen tehostamista. Etelä-Karjalan hankintapalveluista Etelä-Karjalan hankintapalvelujen hankintayksikkö toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamana kunnallisena yhteishankintayksikkönä, joka on hallinnollisesti sijoitettu Lappeenrannan kaupungin organisaatioon. Yksikkö aloitti toimintansa v perustuen erillisten konsulttiselvitysten perusteella tehtyihin osapuolet yksimielisiin päätöksiin. Hankintapalveluissa ovat mukana Lappeenrannan ja Imatran kaupunkien lisäksi Lemin, Parikkalan, Rautjärven, Ruokolahden, Savitaipaleen ja Taipalsaaren kunnat sekä Eksote ja Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä. Hankintapalvelut vastaa yhteistoimintasopimuksen mukaan maakunnallisesti keskitetyistä / sovittavista tavara- ja palveluhankinnoista sekä Eksoten ja Lappeenrannan kaupungin kertaluonteisista erillishankinnoista. Hankintapalvelut jakautuu hankintayksikköön, logistiikkakeskukseen ja kuljetuskeskukseen. Kaikista hankintayksikön henkilötyövuosista Eksote käyttää 70 %. Yhteistoimintasopimuksen mukaan Eksote maksaa hankintapalvelujen kustannuksista 50 %, kunnat asukasmäärien mukaisessa suhteessa 46 % ja koulutuskuntayhtymä loput 4 %. Kilpailuttamiseen hankintapalveluissa osallistuu keskimäärin 6 henkilöä. Eksote käyttää varastosta eli logistiikkakeskuksen palveluista 91 % ja Imatran kaupunki 6 %, joten Lappeenrannan kaupungin, koulutuskuntayhtymän ja muiden kuntien osuus varastopalveluista on yhteensä vain n. 3 %. Logistiikkakeskuksessa on kaikkiaan 10 työntekijää. Eksote käyttää kuljetuskeskuksen palveluista 58 %. Kuljetuskeskuksessa on yhteensä 6 työntekijää. Rocen konsulttiselvitys

5 Eksoten tilaama konsulttiselvitys ja siihen saatu hankintapalvelujen vastine ovat liitteenä. Konsulttiselvityksen keskeisenä viestinä voidaan pitää sitä, että nykyisessä toimintamallissa on Eksoten osalta puutteita hankintojen suunnittelussa, koordinoinnissa ja yhteistyössä hankintapalvelujen kanssa. Eksoten tavoitteena on ensimmäisessä vaiheessa parantaa omaa hankintaosaamistaan palkkaamalla henkilökuntaa sekä lisäämällä yhteistyötä HUS- logistiikan kanssa ja myöhemmin tarkastella varastointia ja logistiikkaa neuvottelemalla Lappeenrannan kaupungin ja muiden sopimuspuolten kanssa asiasta. Arviointi hankintapalvelujen ja Lappeenrannan kaupungin kannalta Mikäli Eksote irrottautuu Etelä-Karjalan hankintapalveluista ottamalla hankinnat itse hoidettavaksi ja käyttää jatkossa HUS- logistiikkaa hankintoihin sekä em. Rocen konsulttityössä esitetyllä tavalla muualta hoidettavia varastointi- ja logistiikkapalveluja, joudutaan nykyisen muotoinen hankintapalvelut tarkastelemaan kokonaan uudelleen ja yhteistoimintasopimus purkamaan. Hankintayksikköön jäisi silloin vain muu kuin sote-tiimi, eli kuntatiimin 4 henkilöä, jolloin toiminta on nykyistä haavoittuvampi lomien tai muiden poissaolojen aikana. Logistiikkakeskus liittyy käytännössä pelkästään terveydenhoitoon eli Eksoten ja Imatran toimintaan, eikä muilla hankintapalvelujen osakkailla ole enää tarvetta ylläpitää logistiikkakeskusta, joten sen toiminta tulisi lakkautettavaksi. Eksoten irtautuminen aiheuttaisi samalla nykyisen kuljetuskeskuksen toiminnan alasajon. Asia koskee n henkilöä, joille Lappeenrannan kaupungilla ei ole osoittaa korvaavia työtehtäviä. Hankintapalvelujen näkemyksen mukaan hyvin nopealla aikataululla tehdyn konsulttiselvityksen vertailulaskelmat logistiikka- ja kuljetuspalvelujen kustannuksista eivät vastaa todellisuutta ja että oikeiden vertailulaskelmien mukaan nykymuotoinen toiminta olisi esitetyistä vaihtoehdoista selvästi edullisin. Koska HUSlogistiikkayhteistyön myötä kuljetus- ja varastointiasia tulee tarkasteltavaksi sote- ratkaisun vuoksi joka tapauksessa uudelleen, on tarkoituksenmukaisin tapa kehittää nykyistä organisaatiota yhteistyössä HUS- logistiikan kanssa eikä niin, että nykyinen yhteistyö lopetetaan hankintapalvelujen kanssa ja siirrytään käyttämään suoraan vain HUS- logistiikan palveluja, jonka työpaikat ovat muualla kuin täällä. On varsin todennäköistä, että täällä tarvitaan kaikissa tapauksissa jatkossakin jonkinlaista varastointia ja kuljetuspalveluja.

6 Edellä olevan perusteella Eksoten hankintoja ja logistiikka- ja kuljetuspalveluja voidaan maakunnallinen kokonaisuus huomioon ottaen parhaiten kehittää niin, että nykymuotoinen Etelä-Karjalan hankintapalvelut siirretään Eksoten yhteyteen. Oheismateriaalina ovat Rocen konsulttiselvitys ja hankintapalvelujen vastine liitteineen siihen sekä Etelä-Karjalan hankintapalveluita koskeva yhteistoimintasopimus. (JW) Kj Kh Kaupunginhallitus merkitsee Eksoten ja muut selvitykset asiassa tiedoksi ja esittää Etelä-Karjalan maakunnallisen hankintapalveluyksikön yhteistoimintasopimuksen sopijapuolille, että yhteistoimintasopimusta muutetaan niin, että Lappeenrannan kaupungin sijasta hankintapalvelujen organisaatio (hankintayksikkö, logistiikkakeskus ja kuljetuskeskus) siirtyy osaksi Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän organisaatioon ja muut sopimusehdot tarkistetaan vastaavasti. Hyväksyttiin.