FlowIT virtaa IT-hankintoihin

Transkriptio

1 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski, Matti Gröhn, Kirsi Jääskeläinen, Tiina Kalliomäki-Levanto, Jani Lukander, Kristian Lukander, Jarno Turunen, Teppo Valtonen, Tiina Vihtonen, Tuija Virtanen & Kiti Müller Työterveyslaitos Marko Nieminen, Mikael Runonen & Sampo Teräs Aalto-yliopisto Tekes strateginen tutkimusavaus : Kysyntä edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä 1

2 FLOWIT MENETETYN TYÖAJAN HINTA JARNO TURUNEN & TIINA VIHTONEN , FLOWIT-SEMINAARI TYÖTERVEYSLAITOS J. Turunen & T. Vihtonen 2

3 Köyhällä ei ole varaa ostaa halpaa Taloudellisesti viisas kysyntä ei vain hankintahinta vaan myös järjestelmien ja palveluiden elinkaaren kustannukset Haasteita kannattavuuden arviointi vaikeaa, erityisesti hankintaprosessin alkuvaiheessa hankintaprosessia suunniteltaessa tehdään pitkälle tulevaisuuteen ulottuvia taloudellisia päätöksiä alkuvaiheen päätökset määräävät järjestelmän myöhemmän kannattavuuden organisaation näkökulmasta Organisaation tulisi hankkia vain sellaisia tietojärjestelmiä, jotka tuottavat taloudellista lisäarvoa Esim. mitä helppokäyttöisempi tietojärjestelmä, sitä enemmän käyttöä ts. saadaan merkittävää taloudellista hyötyä, kun hankitun järjestelmän kapasiteetti saadaan hyödynnettyä mahdollisimman suurelta osin

4 Tuloksia FlowIT-kyselystä N=2182 Työaikaa kuluu Työtehtäviin kuulumattomat hallinnolliset tehtävät vievät työaikaa 32 prosentilta vastaajista vähintään tunnin viikossa Yhteensä 1705 tuntia viikossa Keskimäärin 2,4 tuntia viikossa Työtehtävät, joita niihin perehtynyt työntekijä tekisi sujuvammin vievät aikaa 17 prosentilta vastaajista vähintään tunnin viikossa Yhteensä 2079 tuntia viikossa Keskimäärin 5,6 tuntia viikossa Kokouksiin osallistuminen vie työaikaa 33 prosentilta vastaajista vähintään tunnin viikossa Yhteensä 4195 tuntia viikossa Keskimäärin 5,8 tuntia viikossa J. Turunen & T. Vihtonen 4

5 Työajasta: FlowIT kysely N=2182 Menetetty työaika tietotekniikan tai tietojärjestelmien toimimattomuuden, hitauden tai hankaluuden vuoksi 63 % (1368) vastaajista menettää vähintään tunnin viikossa Yhteensä 5771 tuntia viikossa Keskimäärin 4,2 tuntia viikossa Kustannusarvio Kuntasektorilla 5771 * 30,19 = /vko Vuosittain: 46 * = J. Turunen & T. Vihtonen 5

6 Toimimattomuus on kallista Valtiosektorin työntekijöitä (2012) Osuus henkilöistä, jotka kokevat hukka-aikaa Valtiosektorin työn kustannus, /h (2012) x 0,60 x 37,50 Tehollinen työaika, h/v x Hukan osuus x 0,10 Valtiosektorilla yhteensä 276 M /v

7 Mitä menetettyjen tuntien takana on? Työaikaa hukkaan tietotekniseen ympäristöön (= laitteet ja järjestelmät) liittyvien ongelmien vuoksi Tietyt työhön liittyvät olosuhteet selittävät 21 % menetetystä työajasta, esim. tietokoneohjelma, tietojärjestelmä tai verkkosivu toimii odottamattomalla tavalla työhöni kuuluvien laitteiden, ohjelmien tai järjestelmien käyttöä on vaikea oppia tarvitsemani ohjeet ovat puutteellisia, ristiriitaisia tai vaikeaselkoisia J. Turunen & T. Vihtonen 7

8 70 %:lla väärät työkalut? FlowIT-kysely: Työn sujuvuutta lisäisi Tietokoneohjelmien tai tietojärjestelmien päivittäminen J. Turunen & T. Vihtonen 8

9 85 %:lla käytettävyydeltään huonoja työkaluja? FlowIT-kysely: Työn sujuvuutta lisäisi Ohjelmistojen ja järjestelmien käytettävyyden huomioiminen J. Turunen & T. Vihtonen 9

10 80 %:lla työkalut toimivat usealla eri logiikalla? FlowIT-kysely: Työn sujuvuutta lisäisi Tietojärjestelmien yhdenmukaistaminen J. Turunen & T. Vihtonen 10

11 Tietojärjestelmillä tuottavuutta Otetaanko järjestelmän käyttämiseen liittyviä kustannuksia huomioon hankintoja tehdessä? Onko varaa hukata resursseja? Millä keinoilla tuottavampaa tietotyötä? Onko käytettävyyden ja yhteensopivuuden hankinta mahdotonta? J. Turunen & T. Vihtonen 11

12 Mitä FlowIT haluaa tuoda julkisiin hankintoihin taloudellisesta näkökulmasta Kokonaisvaltainen laatutekijät huomioon ottava laskentamalli, jonka avulla pystytään hahmottamaan hankintojen taloudellisia vaikutuksia riittävän laajasti niin yksittäisten työntekijöiden kuin koko organisaation tasolla Mitä ovat ne todelliset kokonaiskustannukset, jotka hankinta pitää sisällään? Mitä ovat ne laadun osatekijät, joilla on merkittävä rooli kustannusten muodostumisessa? Mikä on hankintojen liiketaloudellinen kannattavuus järjestelmäratkaisun koko elinkaaren osalta? suunnittelu, kilpailuttaminen, hankintahinta, lisenssien määrä, kouluttamisen hinta ja työaika, järjestelmän käyttöaste, käyttäjien määrä, työn muutokset, osaamisen hyödyntäminen, käyttäjäryhmän palkkakustannukset, työn sujuvuus, järjestelmän myöhempi muokkaaminen, järjestelmän päivittäminen

13 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski 13