FlowIT virtaa IT-hankintoihin

Transkriptio

1 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski, Matti Gröhn, Kirsi Jääskeläinen, Tiina Kalliomäki-Levanto, Jani Lukander, Kristian Lukander, Jarno Turunen, Teppo Valtonen, Tiina Vihtonen, Tuija Virtanen & Kiti Müller Työterveyslaitos Marko Nieminen, Mikael Runonen & Sampo Teräs Aalto-yliopisto Tekes strateginen tutkimusavaus : Kysyntä edelläkävijämarkkinoiden synnyttäjänä 1

2 ESIMERKKI EPÄONNISTUNEEN HANKINNAN KUSTANNUKSISTA JARNO TURUNEN & TIINA VIHTONEN , FLOWIT-SEMINAARI TYÖTERVEYSLAITOS

3 Köyhällä ei ole varaa ostaa halpaa Taloudellisesti viisas kysyntä ei vain hankintahinta vaan myös järjestelmien ja palveluiden elinkaaren kustannukset Haasteita kannattavuuden arviointi vaikeaa, erityisesti hankintaprosessin alkuvaiheessa hankintaprosessia suunniteltaessa tehdään pitkälle tulevaisuuteen ulottuvia taloudellisia päätöksiä alkuvaiheen päätökset määräävät järjestelmän myöhemmän kannattavuuden organisaation näkökulmasta Organisaation tulisi hankkia vain sellaisia tietojärjestelmiä, jotka tuottavat taloudellista lisäarvoa Esim. mitä helppokäyttöisempi tietojärjestelmä, sitä enemmän käyttöä ts. saadaan merkittävää taloudellista hyötyä, kun hankitun järjestelmän kapasiteetti saadaan hyödynnettyä mahdollisimman suurelta osin

4 Esimerkki käytettävyyden ja työn sujuvuuden ongelmasta ja taloudellisista seurauksista Köyhän ei kannata ostaa halpaa, eikä taloudellisesti viisas kysyntä keskity vain hankintahintaan, vaan järjestelmien ja palveluiden elinkaaren kustannuksiin.

5 Erääseen organisaatioon hankittiin uusi tietojärjestelmä Julkinen organisaatio osti projektinhallintajärjestelmän hyvä käytettävyys olisi vaatinut järjestelmän huolellista räätälöintiä, mihin organisaatiossa ei katsottu olevan taloudellisia mahdollisuuksia hankinnasta vastuussa olevat henkilöt organisaatiossa eivät osanneet ottaa huomioon tarpeellisia käytettävyystekijöitä järjestelmää tarjoava osapuoli ei osannut kartoittaa asiakkaan tarpeita riittävän hyvin organisaatio päätti että järjestelmää tulee käyttämään 25% henkilökunnasta eli n. 200 henkilöä, vaikka yleensä tällaista järjestelmää käyttää vastaavanlaisissa organisaatiossa henkilön ammattilaisryhmä

6 Mitä sitten tapahtui? 200 työntekijää sai järjestelmän käyttöoikeuden (ja velvollisuuden) työntekijät eivät hallinneet järjestelmää riittävän hyvin liian moni käyttäjä pääsi tekemään liian laajalle koko järjestelmän tasolla ulottuvia virheitä eräänä päivänä eräs työntekijä huomasi, ettei työaikoja pysty kirjaamaan projektille työaikakirjaukset ovat välttämättömiä, jotta projektit pystytään laskuttamaan selvittelyissä havaittiin ilmeisesti jonkun jossain vaiheessa järjestelmää käyttäneen henkilön tekemä virhe koko organisaation tasolla jouduttiin tekemään jokaisessa työryhmässä keskimäärin 0,5 tuntia työtä (yleensä mukana kaksi henkilöä), jotta virhe saatiin korjattua erikseen kunkin projektin kohdalla virheen havaitsemisesta sen korjaamiseen oli aikaa kolme työpäivää, jotta työaikakirjaukset saatiin tehtyä ajoissa ja projektit laskutettua

7 Ongelman taloudellisia seurauksia (tuntimäärät arvioita) 225 tuntia hukka-aikaa 900 henkilöä yritti turhaan kirjata työtuntinsa ennen kuin onnistui: 900 henkilöä x 0,25 tuntia hukattua aikaa = 225 tuntia entä ydintehtävien hoitamatta jättämisen/hidastumisen kustannus? 4 tuntia hukka-aikaa järjestelmän ongelman selvittely ja korjaaminen keskitetysti: 2 tietotekniikkaammattilaista x 2 tuntia = 4 tuntia 40 tuntia hukka-aikaa Työryhmissä keskimäärin kaksi henkilöä joutui tarkistamaan, että kaikki projektit olivat siinä tilassa, että työtuntien kirjaaminen onnistui: 40 työryhmää x 2 henkilöä x 0,5 tuntia = 40 tuntia Hukkatunneista suurin osa eli yli 200 tuntia kertyi koko henkilöstölle aiheutuneesta hukka-ajasta Työajan kustannusarviot: keskikustannukset vs. todelliset ao. työntekijäryhmää koskevat kustannukset PS. nykyisin ko. organisaatiossa alle 20 ammattilaisen ryhmä hoitaa projektihallintajärjestelmän tärkeimmät tehtävät turhien lisenssien kustannukset? turhan koulutuksen kustannukset (180 henkilöä koulutusta ja työajan menetystä) epäonnistuneen käytön kustannukset

8 Mitä FlowIT haluaa tuoda julkisiin hankintoihin taloudellisesta näkökulmasta Kokonaisvaltainen laatutekijät huomioon ottava laskentamalli, jonka avulla pystytään hahmottamaan hankintojen taloudellisia vaikutuksia riittävän laajasti niin yksittäisten työntekijöiden kuin koko organisaation tasolla Mitä ovat ne todelliset kokonaiskustannukset, jotka hankinta pitää sisällään? Mitä ovat ne laadun osatekijät, joilla on merkittävä rooli kustannusten muodostumisessa? Mikä on hankintojen liiketaloudellinen kannattavuus järjestelmäratkaisun koko elinkaaren osalta? suunnittelu, kilpailuttaminen, hankintahinta, lisenssien määrä, kouluttamisen hinta ja työaika, järjestelmän käyttöaste, käyttäjien määrä, työn muutokset, osaamisen hyödyntäminen, käyttäjäryhmän palkkakustannukset, työn sujuvuus, järjestelmän myöhempi muokkaaminen, järjestelmän päivittäminen

9 FlowIT virtaa IT-hankintoihin Virpi Kalakoski 9