Etelä-Karjalan hankintapalveluja koskevan maakunnallisen yhteistoimintasopimuksen muuttaminen

Transkriptio

1 Kaupunginhallitus Etelä-Karjalan hankintapalveluja koskevan maakunnallisen yhteistoimintasopimuksen muuttaminen 321/ /2014 KH 456 Valmistelija/lisätiedot: Kaupunginsihteeri Juha Willberg, puh Hankintajohtaja Aki Fihlman, puh Liitteet Uusi yhteistoimintasopimus Uusi kustannusjakotaulukko Uusi hankintapalvelujen johtosääntö Oheismateriaalit Nykyinen yhteistoimintasopimus Nykyinen johtosääntö Yleistä Etelä-Karjalan hankintapalveluista Etelä-Karjalan hankintapalvelujen hankintayksikkö toimii julkisista hankinnoista annetun lain tarkoittamana kunnallisena yhteishankintayksikkönä, joka on hallinnollisesti sijoitettu Lappeenrannan kaupungin organisaatioon. Yksikkö aloitti toimintansa v perustuen erillisten konsulttiselvitysten perusteella tehtyihin osapuolet yksimielisiin päätöksiin. Hankintapalveluissa ovat mukana Lappeenrannan ja Imatran kaupunkien lisäksi Lemin, Parikkalan, Rautjärven, Ruokolahden, Savitaipaleen ja Taipalsaaren kunnat sekä Eksote ja Etelä-Karjalan koulutuskuntayhtymä. Hankintapalvelut vastaa yhteistoimintasopimuksen mukaan maakunnallisesti keskitetyistä/sovittavista tavara- ja palveluhankinnoista sekä Eksoten ja Lappeenrannan kaupungin kertaluonteisista erillishankinnoista. Hankintapalvelut jakautuu hankintayksikköön, logistiikkakeskukseen ja kuljetuskeskukseen. Kaikista hankintayksikön henkilötyövuosista Eksote käyttää 70 %. Yhteistoimintasopimuksen mukaan Eksote maksaa hankintapalvelujen kustannuksista 50 %, kunnat asukasmäärien mukaisessa suhteessa 46 % ja koulutuskuntayhtymä loput 4 %.

2 Kilpailuttamiseen hankintapalveluissa on osallistunut keskimäärin 6 henkilöä. Eksote käyttää varastosta eli logistiikkakeskuksen palveluista 91 % ja Imatran kaupunki 6 %, joten Lappeenrannan kaupungin, koulutuskuntayhtymän ja muiden kuntien osuus varastopalveluista on yhteensä vain n. 3 %. Logistiikkakeskuksessa on kaikkiaan 10 työntekijää. Logistiikkakeskuksen kustannukset katetaan varastolisällä eli käyttäjät maksavat sen kustannukset. Eksote käyttää kuljetuskeskuksen palveluista 58 %. Kuljetuskeskuksessa on yhteensä 6 työntekijää. Kuljetuskeskuksen kustannukset katetaan kuljetussuoritehinnalla eli käyttäjiltä perittävällä maksulla. Eksoten selvitys muuttuvasta toimintaympäristöstä Lappeenrannan kaupunginhallitus päätti pyytää selvitystä Eksoten suunnitelmista laajentaa hankintojaan HUS- tai muiden sairaanhoitopiirien yhteistyönä toteutettavaksi. Eksote toimitti pyydetyn selvityksen. Eksoten selvityksen mukaan varsinaista kilpailuttamista edeltävä valmistelutyö ja kilpailutuksen jälkeinen sopimusyhteistyö edellyttävät Eksotelta uudenlaista osaamista ja hankintojen resursointia. Hankinnat on kytkettävä tiiviimmin Eksoten palveluprosesseihin ja Eksoten ammattilaisten ja hankinta-asiantuntijoiden on toimittava saumattomassa yhteistyössä. Eksoten muuttuneet toimintamallit, kotiin vietävät palvelut ja muutoksen alla oleva palveluverkosto, muuttavat kuljetusten tarvetta Eksoten alueella merkittävästi. Toimintaympäristön muutoksista johtuvien uusien tarpeiden ja selvityksen johtopäätösten perusteella on tarkoituksenmukaista, että Eksote ryhtyy valmistelemaan uudenlaista hankintojen ja logistiikan toimintamallia. Tavoitteena on saada kustannustehokas kuljetuspalvelu koko Eksoten alueelle, jota joustavasti voidaan ohjata todellisen tarpeen mukaisesti. Uudessa toimintamallissa huomioidaan Eksoten muuttunut palveluverkosto (toimipisteet ja niiden toiminnat) ja se että kuljetustarpeet vaihtelevat yksikön toiminnasta riippuen. Hoitotarvikkeet, laboratorionäytteet, lääkkeet (myös kotijakelua), apuvälineet, välinehuollon keskittäminen ja välineiden kuljetukset, sekä muut koneet, laitteet ja tavarat ja muut muuttuvat kuljetustarpeet analysoidaan yksiköittäin.

3 Samalla arvioidaan ja tutkitaan varastoinnin tarvetta ja toimintamalli. Myös varastoinnissa on uudenlainen toimintamalli ja tavaroiden lajittelu sekä esipakkaus (esim. leikkauskorit) noussut hoitajien työtä vähentäväksi ja tilaa säästäväksi malliksi. Eksote pyrkii varastotoimintojen kehitykseen siten että kumppanuudessa haetaan pidemmälle vietyä palvelumallia, jolloin osastoilla/poliklinikoilla tai leikkaussalien tiloissa tehtävä työmäärä vähenee ja hoitohenkilökunnan aikaa vapautuu todelliseen hoitotyöhön. Eksoten hallituksen päätös Eksoten hallitus käsitteli tilaamaansa ulkoista selvitystä Hallitus päätti, että Eksotessa jatketaan hankintojen, logistiikan ja varastoinnin toimintamallien kehittämistä siten, että ensimmäisen vaiheen tavoitteena on hankintaosaamisen ja hankintojen koordinoinnin lisääminen Eksotessa. Hallitus päätti edelleen, että logistiikan ja varastoinnin osalta jatkosta neuvotellaan Lappeenrannan kaupungin ja sen kautta muiden jäsenkuntien kanssa. Lappeenrannan kaupunginhallituksen esitys Kaupunginhallitus merkitsi Eksoten ja muut selvitykset asiassa tiedoksi ja päätti esittää Etelä-Karjalan maakunnallisen hankintapalveluyksikön yhteistoimintasopimuksen sopijapuolille, että yhteistoimintasopimusta muutetaan niin, että Lappeenrannan kaupungin sijasta hankintapalvelujen organisaatio (hankintayksikkö, logistiikkakeskus ja kuljetuskeskus) siirtyy osaksi Etelä-Karjalan sosiaali- ja terveydenhuollon kuntayhtymän organisaatioon ja muut sopimusehdot tarkistetaan vastaavasti. Hankintatoimikunnan kanta ja kahden hankinta-asiantuntijan siirtyminen Eksoteen 1.9. lukien Hankintatoimikunta merkitsi kokouksessaan asiaan liittyvät selvitykset ja ehdotukset tiedoksi ja totesi kantanaan, että linjaukset maakunnallisen hankintapalveluorganisaation toimintamallista jatkossa tulee saada pikaisesti ratkaistua kaikkien osallisten kanssa. Eksoten päätöksen täytäntöönpanona sovittiin, että hankintapalvelujen sote- hankintoja valmistelleet kaksi hankinta-asiantuntijaa siirtyivät lukien Eksoten palvelukseen ja osakkaiden maksuosuuksia hankintapalveluissa muutettiin vastaamaan muutosta. Imatran seudun työvaliokunnan kanta

4 Seututyövaliokunta linjasi kantanaan, että maakunnallisten hankintapalveluiden organisointia valmistelevan työryhmän tulisi valmistella toimintojen ja yhteistyön uudelleenorganisointi siten, että hankintapalveluyksikköä koskeva maakunnallinen yhteistoimintasopimus tulee päättymään mennessä. Maakunnan hoitotarvikehankintaan, -varastointiin ja -kuljetuksiin liittyvien palvelujen siirtyessä Eksoten tekemien linjausten mukaisesti HUS-Logistiikka -yhteistyön piiriin nykyisen hankintapalveluyksikön tuottamat palvelut toteutettaisiin jatkossa muulla tavoin organisoituna osapuolten yhteistyönä. Osakkaiden työryhmän asettaminen Koska asiassa ei ole ollut yhteistä näkemystä, Lappeenrannan kaupunginkanslia pyysi yhteistoimintasopimuksen osakkaita nimeämään edustajansa työryhmään, joka voisi valmistella kokonaisratkaisun yhteistoimintasopimuksen ehtojen tarkistamisesta muuttuvan tilanteen johdosta. Työryhmään nimettiin seuraavat henkilöt: hallintojohtaja Virpi Kölhi Eksote (varalle henkilöstöjohtaja Keijo Siiskosen) kaupunginlakimies Kaisa Heino, Imatra ja Ruokolahti (varalla Anu Varjonen) kunnanjohtaja Jari Willman, Länsi-Saimaan kunnat kunnossapitopäällikkö Heikki Varis, Parikkala tekninen johtaja Ari Pöllänen, Rautjärvi talous- ja hallintojohtaja Sari Salopelto, Etelä-Karjalan Koulutuskuntayhtymä Työryhmän puheenjohtajana toimi kaupunginsihteeri Juha Willberg ja sihteerinä hankintajohtaja Aki Fihlman. Työryhmä on kokoontunut 5 kertaa. Muutosten arviointi hankintapalvelujen kannalta ja työryhmän toimenpide-ehdotukset Eksoten irtautuminen hankintayksiköstä sote- hankintojen osalta sekä Eksoten uusi toimintatapa ja suunnitelma ottaa käyttöön muualta hoidettavia varastointi- ja kuljetuspalveluja, johtaa käytännössä siihen, että nykyisen muotoista maakunnallista hankintapalveluyksikköä on tarkasteltava kokonaan uudelleen kaikkien kolmen osa-alueen osalta ja yhteistoimintasopimus v tulee purkautumaan, koska se ei enää vastaa muuttunutta tilannetta.

5 Yhteistoimintasopimusta voidaan muuttaa osapuolten yhteisellä päätöksellä. Sopijapuoli voi irtisanoa sopimuksen kirjallisesti, jolloin irtisanominen tulee voimaan irtisanomisvuotta seuraavan kalenterivuoden päättyessä. Hankintayksikön toimintamalli jatkossa Hankintayksikköön jää muu kuin sote-tiimi, eli kuntatiimin neljä henkilöä. Lappeenrannan kaupungin konsernihallintoon sijoittuva hankintayksikkö hoitaa yhteisesti sovitut maakunnalliset yhteishankinnat ja Lappeenrannan kaupungin erillishankinnat, sote-hankintoja lukuun ottamatta. Hankintayksikkö vastaa sovittujen yhteishankintojen kilpailuttamisesta, päätöksenteosta, sekä sopimustenhallinnasta yhteistoimintasopimuksessa tarkemmin sovitulla tavalla. Lisäksi hankintayksikkö huolehtii Etelä-Karjalan hankintapalvelujen kilpailuttamien nykyisten yhteishankintasopimusten hallinnasta niiden loppuun saakka. Yhteishankintoihin varataan kahden henkilötyövuoden työpanos. Maakunnallisten yhteishankintojen hoitamisesta tehdään kuntalain 76 mukaiseen yhteistoimintaan perustuva yhteistoimintasopimus. Sopimusluonnos on liitteenä. Kustannusten jaosta on esitys liitteenä. Sen mukaan Lappeenrannan kaupunki maksaa puolet yksikön kuluista, koska yksikkö hoitaa myös Lappeenrannan erillishankinnat. Toinen puoli jaetaan muille osallistujille jakamalla yhteishankintojen työkustannukset ja arvioimalla kunkin organisaation saavutettavissa oleva hyöty organisaation koon mukaan. Kunnille jäävä maksuosuus jaetaan 50 % tasan (työn osuus) ja 50 % asukasluvun suhteessa (hankintavolyymi). Työryhmä esittää, että liitteenä oleva yhteistoimintasopimus ja kustannusjako hyväksytään. Logistiikkakeskus eli varastotoiminta jatkossa Logistiikkakeskuksen varasto liittyy käytännössä pelkästään terveydenhoitoon eli Eksoten ja Imatran kaupungin toimintaan, eikä muilla hankintapalvelujen osakkailla ole enää tarvetta ylläpitää logistiikkakeskusta, joten sen toiminta tulee siirtää Eksoten toiminnaksi ja mukautettavaksi uuteen toimintamalliin sen jälkeen kun se on selkiytynyt. Eksoten ja kaupungin viranhaltijoiden välisissä neuvotteluissa on sovittu esitettäväksi, että logistiikkakeskus siirtyy Eksoten

6 vastuulle ja siellä silloin työskentelevät henkilöt siirtyvät liikkeen luovutuksen periaatteita noudattaen vanhoina työntekijöinä Eksoten palvelukseen, hankintapalvelujen huoneenvuokrasopimus Opintien tiloista siirretään Eksotelle, Eksote ostaa varastossa olevat sotetarvikkeet kaupantekopäivän arvolla ja varastoautomaatit yms. tarpeellinen irtain siirretään Eksotelle erikseen sovittavalla tavalla. Imatran kaupunki ja Eksote neuvottelevat keskenään sote-tarvikekuljetusten ja -logistiikan yhteisestä järjestämisestä. Jäljelle jäävän muun vähäisen varastoinnin osalta tulee kunkin osapuolen ratkaista toimintatapa itse joko niin, että se toimii siirtymäajan edelleen Opintiellä Eksoten kanssa sovitulla tavalla, varastointi lopetetaan, taikka asia ratkaistaan muuten. Työryhmä esittää, että Lappeenrannan ja Imatran kaupunginhallitukset ja Eksoten hallitus hyväksyvät edellä esitetyn varastotoiminnan siirtymisen periaatteet ja että käytännön täytäntöönpanotoimet annetaan ao. viranhaltijoiden tehtäväksi. Kuljetuskeskus Eksoten linjausten mukainen oman toiminnan kannalta optimaalinen kuljetustapa tarkistetun palveluverkon toimipaikkojen välillä tarkoittaa sitä, että nykyinen maakunnallinen yhteiskuljetusjärjestelmä reitteineen todennäköisesti loppuu. Eksoten uudesta kuljetusjärjestelmästä ei vielä ole tarkempaa kuvausta, mutta myös HUS- logistiikkayhteistyön myötä tavaroiden kuljetustapa tulee muuttumaan. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että Eksote ottaa omat kuljetukset hoitaakseen siten, että alkuvaiheessa kuljetuskeskuksen tekemät ao. sopimukset yksityisten palveluntuottajien kanssa siirretään Eksotelle ja kun suunnitelma on valmistunut, Eksote päättää sen pohjalta miten järjestää kuljetuksensa jatkossa. Loppuosa kuljetuskeskuksesta siirretään Lappeenrannan organisaatiossa hallinnollisesti tekniseen toimeen, johon keskittyy joukkoliikenne, koulu- ja muihin henkilökuljetuksiin sekä muihin kuljetuksiin liittyvät tehtävät. Uuden käytännön aiheuttamat muutokset kuljetustoimintaan selvitetään ja pannaan toimeen sen jälkeen kun Eksoten itse hallinnoima kuljetustoiminta käynnistyy. Maakunnallisen kirjaston kirjakuljetusten järjestäminen tulee arvioida erikseen. Työryhmä esittää sekä Eksotelle että tekniselle toimelle, että myös maakunnallisten kuljetusten palvelumahdollisuus selvitetään sen mukaan kuin kunnat ilmoittavat palveluja tarvitsevansa.

7 Yhteenveto Työryhmä esittää Etelä-Karjalan hankintapalvelujen osakkaille, että edellä esitetyt toimenpiteet hyväksytään ja v hyväksytty yhteistoimintasopimus maakunnallisesta hankintapalveluyksiköstä sovitaan yhteisesti päättymään ja että sopijapuolet hyväksyvät liitteenä olevan uudistetun maakunnallista hankintayhteistyötä koskevan sopimuksen tulemaan voimaan Koska voimassa olevaa yhteistoimintasopimusta voidaan muuttaa vain sopijapuolten yhteisellä päätöksellä, tarkoittaa se sitä, että mikäli joku sopimuksen osapuolista ei hyväksyisi nykyisen sopimuksen purkamista ja uutta sopimusta, toimitaan voimassa olevan sopimuksen ehtojen mukaisesti, ja osapuoli voi irtautua sopimuksesta irtisanomalla sen kirjallisesti, jolloin ero tulee voimaan irtisanomista seuraavan vuoden lopussa. (JW) Kj Kaupunginhallitus esittää kaupunginvaltuustolle, että Lappeenrannan kaupunki omalta osaltaan hyväksyy edellä esitetyt työryhmän ehdotukset ja vuodelta 2009 olevan Etelä-Karjalan hankintapalveluja koskevan yhteistoimintasopimuksen purkamisen lukien, mikäli kaikki sopijaosapuolet niin päättävät ja että aiemman sopimuksen sijaan solmitaan liitteenä oleva uusi sopimus maakunnallisesta hankintayksiköstä lukien. Kaupunginvaltuusto oikeuttaa kaupunginhallituksen jatkossa päättämään Lappeenrannan kaupungin osalta uuden yhteistoimintasopimuksen ehtojen mahdollisesta tarkistamisesta. Kaupunginvaltuusto kumoaa Etelä-Karjalan hankintapalvelujen voimassa olevan johtosäännön lukien ja hyväksyy sen tilalle lukien liitteenä olevan uuden johtosäännön. Johtosääntömuutokset tulevat voimaan ehdolla, että aiempi sopimus purkautuu. Kh Hyväksyttiin.