TARJOUSPYYNTÖ 1 (5) Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos Seppolantie 5 42100 Jämsä PERUNAN JA VIHANNESTEN HANKINTA V. 2013-2014 Jämsän kaupungin ateria-, puhtaus- ja tekstiilipalvelut on organisoitu Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut nimiseksi liikelaitokseksi 1.1.2009 alkaen. Liikelaitos toimi Jämsän Ateria liikelaitoksena jo v. 2008. Liikelaitos on toiminut v. 2009 alusta alkaen. (Myöhemmin tekstissä liikelaitos) Liikelaitoksen ateriapalvelut tuottaa ruoan sairaalaan, kouluille, päiväkodeille, henkilöstölle ja vanhusten ateriapalvelulle. Koulupäivinä valmistetaan noin 4 400 lounasta. Lisäksi valmistetaan aamupaloja, välipaloja, päivällisiä, iltapaloja ja kahvituksia. Liikelaitos pyytää tarjousta seuraavista tuotteista: tuoreista ja esikäsitellyistä perunoista ja vihanneksista oheisten liitteiden 1-5 mukaan. Hankinnan kokonaisarvio on n. 150 000. Käytämme avointa hankintamenettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta, hankinnasta on lähetetty ilmoitus Hilmaan. Ilmoitus julkaistaan myös Jämsän Seutu lehdessä ja Jämsän kaupungin internet sivuilla. Toimitusaika ja paikka Eri toimipisteet joko maanantai perjantai tai maanantai sunnuntai toimipaikan luonteesta johtuen. Toimituspäivät neuvotellaan asiakkaille sopiviksi.
TARJOUSPYYNTÖ 2 (5) Toimituspaikat Hinnoittelu Ruokapalvelukeskus Arina, Sairaalantie 11, 42100 Jämsä Paunun keittiö, Paununkatu 1, 42100 Jämsä Vitikkalan keittiö, Joonaantie 1, 42100 Jämsä Mäntykallion keittiö, Koivutie 28, 42300 Jämsänkoski Kankarisveden keittiö, Opinpussi 8, 42300 Jämsänkoski Kuoreveden keittiö, Opintie 2, 35600 Halli Valintaperusteena käytämme kokonaistaloudellisuutta. Hinnat on ilmoitettava tarjoukseen liitettävässä hintataulukoissa, (liitteet 1-5) ilman arvonlisäveroa. Hintojen vertailukelpoisuuden vuoksi hintojen on sisällettävä kaikki kustannukset, kuten pakkaus-, kuljetus-, varastointi-, toimitus- ja laskutuslisä. Rahtikulut on ilmoitettava erikseen euroa/pudotuskerta. Hintojen tulee olla sitovia 31.12.2013 saakka ja sen jälkeen tulevista hinnankorotuksista on ilmoitettava kirjallisesti vähintään kaksi (2) kuukautta ennen mahdollisen hinnanmuutoksen voimaan astumista. Tilaajan niin vaatiessa, toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys hintojen kehityksestä. Muista tuotteista päivän hinta viikosta 12/2013. Hinnanmuutoksista on neuvoteltava liikelaitosjohtajan ja ruokapalvelupäällikön kanssa. Maksuehto Laskutus Tarjouksen antaminen 21 päivää netto, viivästyskorko on olemassa olevan korkolain mukainen. Laskutus tulee suorittaa sähköisesti koontilaskuna eriteltynä toimituspisteittäin. Toimittajan tulee käyttää verkkolaskuja. Lähetyslistoissa kuuluu olla tuote verottomana ja verollisena. Tarjouksen voi antaa kokonais- tai osatarjouksena. Osatarjoukset liitteiden 1-5 mukaaan. Osa 1: Tuore peruna Osa 2: Tuore porkkana, lanttu ja sipuli Osa 3: Tuore ruukkusalaatti Osa 4: Esikäsitellyt vihannekset Osa 5: Kypsä peruna Tarjoja voi tarjota vain jotain osaa (osa 1, 2, 3, 4, tai 5), tai useampaa osaa tai kaikkia osia. Huomioimme ainoastaan hintatiedot, jotka on tallennettu liitteille 1-5. Pyydämme, että lähetätte liitteet myös muistitikulla/levykkeellä. Pakkauskokojen tulee olla suurkeittiöiden käyttöön suunniteltuja. Muista tuotteista kuin taulukossa olevista hinnasto ja % -alennus. Taulukossa esitetyt kilomäärät ovat suuntaa antavia eivätkä ne sido tilaajaa.
TARJOUSPYYNTÖ 3 (5) Tarjoukset avataan 22.4.2013. Tarjouksen tulee olla voimassa 30.7.2013 saakka. Tarjoukset pitää jättää suomen kielellä ja myös sopimukset tehdään suomen kielellä. Tarjotun tuotteen tulee olla I-laatuluokan täyttävä. Kuoritun perunan ja porkkanan osalta lajike ja laatuluokka on ilmoitettava käyttötarkoituksen mukaan. Tarjouksesta tulee näkyä: - tuotteiden tuotetiedot - selvitys yrityksen käytössä olevista laatu- ja ympäristöohjelmista (sertifioidut) - yrityksen yhteys- ja tilaushenkilöstön yhteystiedot - selvitys jakelujärjestelmästä ja ajopäivistä, logistiikkajärjestelyistä ja siitä miten tuotteiden toimitus tilaajalle tapahtuu - viranomaisten hyväksymä omavalvontasuunnitelma - vastuut puute- /virhetapauksissa - selvitys puuttuvan tuotteen korvaamisesta Tarjousten käsittely Liikelaitos pidättää oikeuden hylätä kaikki tarjoukset tai osatarjoukset. Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. Liikelaitos pidättää itselleen oikeuden tarvittaessa jakaa tarjoukset osiin sekä täsmentää tarjouspyynnössä mainittuja kilomääriä. Tarjousten vertailussa käytämme valintaperiaatteena kokonaistaloudellista edullisuutta, jossa päätöksentekokriteerinä ovat hintakriteeri 50 %, tuotekohtaiset kriteerit 30 % ja yrityskohtaiset kriteeri 20 % Tarjoajien ja tarjousten soveltuvuus ja tarjousten vertailu Tarjoajien ja tarjousten soveltuvuusarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) Tarjoajien soveltuvuuden arviointi Tarjoajan kelpoisuuden tarkistamisella selvitetään tarjoajan edellytykset suoriutua tarjouspyynnön edellyttämistä vaatimuksista. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois hankintalain 348/07 mukaisesti sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyjä selvityksiä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Vastaavat tiedot, todistukset ja selvitykset on toimitettava pyydettäessä myös mahdollisten alihankkijoiden osalta.
TARJOUSPYYNTÖ 4 (5) Soveltuvuuden toteamiseksi tarjoajan tulee toimittaa tarjouksen liitteenä seuraavat soveltavuutta todentavat asiakirjat: - tiedot ennakkoperintärekisteriin ja kaupparekisteriin merkitsemisestä (arvonlisäverotunnus) sekä Y-tunnus (tulostettavissa internet-osoitteesta www.ytj.fi) - todistus maksetuista veroista, mahdollisista veroveloista ja/tai velkajärjestelystä - vakuutusyhtiön / -yhtiöiden todistukset lakisääteisten vakuutusmaksujen suorittamisesta - todistus YEL- / MYEL vakuutusmaksuista Todistukset eivät saa olla yli 2 kk vanhempia. Vaadittujen selvitysten puuttuminen johtaa tarjoajan sulkemiseen pois seuraavista tarjouksen käsittelyvaiheista. Lisäksi tarjoaja voidaan sulkea tarjouskilpailusta hankintalainsäädännössä mainituilla perusteilla. Liite 6. 2) Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Tarjous hylätään, jos se ei vastaa tarjouspyyntöä ja sen liitteitä tai se on tehty muussa, kuin tarjouspyynnön edellyttämässä muodossa. Tarjouksen tarjouspyynnönmukaisuus edellyttää, että tarjous liitteineen on tehty tämän tarjouspyynnön sisällön vaatimusten mukaisessa muodossa, ja että kaikki pyydetyt tiedot on ilmoitettu pyydetyssä muodossa. 3) Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu Tarjousten vertailussa käytämme valintaperiaatteena kokonaistaloudellista edullisuutta, jossa päätöksentekokriteerinä ovat hintakriteeri 50 % (laskenta suoritetaan alin hinta/vertailuhinta * 50), tuotekohtaiset kriteerit 30 % ja yrityskohtaiset kriteeri 20 %. Hintakriteerit 50 % - edullisin tarjous 35 % - hintojen tarkistussuunnitelma 5 % - rahtikulut 10 % Tuotekohtaiset kriteerit 30 % - tuoreus: peruna kuorittu/salaattiainekset pilkottu 34 tunnin sisällä 10 % - tuotteiden alkuperämaa 10 % - tuotteiden käsittelytapa 10 % Yrityskohtaiset kriteerit 20 % - toimitusvarmuus ja palvelukyky: korvaavan tuotteen tarjoaminen ja toimittaminen 4 % - toimitusaika: toimitusmahdollisuus myös lauantaisin ja sunnuntaisin 10 % - kuvaus ympäristö- ja laadunhallintatoimista 2 % - omavalvonta 2 % - laskut sähköisesti 2 %
TARJOUSPYYNTÖ 5 (5) Sopimus ja sopimusehdot Hankinnassa ja sopimusten laadinnassa noudatetaan hankintalainsäädäntöä ja voimassaolevia JYSE 2009:n ehtoja (Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot) soveltuvin osin ja kuntien hankintaohjeita. Tilaajan ja tarjoajan kesken tehdään kirjallinen sopimus. Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 21 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Tarjouspyyntöä ja tarjousta käytetään sopimuksen teon pohjana. Sopimus on voimassa 01.08.2013 31.07.2014. Tarjouskilpailun ratkaisemisesta ilmoitetaan kirjallisesti kaikille tarjouksen jättäneille. Tarjousten jättöaika Sitovat tarjoukset liitteineen toimitetaan suljetussa kirjekuoressa osoitteeseen: Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos Seppolantie 5 42100 Jämsän kaupunki 19.4.2013 klo 15.00 mennessä. Lisätietoja/ tarkentavia kysymyksiä Kirjekuoreen selvästi merkintä Perunan ja vihannesten hankinta v. 2013. Kirjeeseen saa sisällyttää vain juuri ko. tarjouspyyntöön liittyviä asiapapereita. Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn, vaan se palautetaan tarjouksentekijälle avaamattomana. Tarjousten avaustilaisuus ei ole julkinen. Mahdolliset hankintaan liittyvät tarkentavat kysymykset on toimitettava viimeistään 3.4.2013 mennessä osoitteeseen merja.nieminen@jamsa.fi. Kysymyksiin on liitettävä lähettäjän yhteystiedot. Kysymykset on esitettävä suomen kielellä. Vastaukset lähetetään 12.4.2013 mennessä kaikille kysyjille. Jämsän Ateria-, Puhtaus- ja tekstiilipalvelut liikelaitos Mervi Västinen Liikelaitosjohtaja