TARJOUSPYYNTÖ TUOREEN LEIVÄN HANKINNASTA

Keuruun kaupunki TARJOUSPYYNTÖ TUOREEN LEIVÄN HANKINNASTA Keuruun kaupunki suorittaa tuoreiden leipätuotteiden hankinta kaudelle 1.1.2017-31.12.2018 ja yhden vuoden optio. 1. Hankintamenettely, Hankinta on kansallisen kynnysarvon ylittävä ja noudatamme lakia julkisista hankinnoista soveltuvin osin. Hankinta toteutetaan avoimella menettelyllä, www.hankintailmoitukset.fi. Hankinta toteutetaan puitesopimuksena. Menettelyllä perustetaan puitejärjestely Hankintamalli on useamman eli 3-4 toimittajan puitejärjestely, jossa valittujen toimittajien kanssa tullaan tekemään tämän tarjouspyynnön ja tarjouksenmukaiset erilliset puitesopimukset. Hankinnan kohde Keuruun kaupunki pyytää tarjoustanne eri toimintayksiköiden käytettävistä leivistä 1.2.2017-31.12.2018. Sopimuksessa on mahdollisuus optio vuoteen. Leivät tarjotaan perille toimitettuna, kuljetuksesta aiheutuvat kulut sekä pientoimituslisät lasketaan lisäksi tarjoushintojen päälle. Hankinnan arvo kokohankintakaudelle on noin 130 000 euroa Liitteessä olevat elintarvikkeiden määrät ovat suuntaa antavia arvioita, eivätkä sido tilaajaa. 2. Toimintaympäristö Keuruun alueella on tällä hetkellä yhteensä 3 tuotantokeittiötä, jotka tilaavat leipää. Aterioita tarjotaan yhteensä 500 000 kpl/ vuosi. Määrärahat budjetoidaan vuosittain ja tämä saattaa vaikuttaa tilattavaan määrään. 3. Hankintapäätös Keuruun kaupunki tekee hankinnasta oman kirjallisen hankintapäätöksen, joka perustuu tällä tarjouspyynnöllä saatujen tarjousten vertailuun ja sen antamiin lopputuloksiin. Hankintapäätös perusteluineen annetaan tiedoksi kaikille asianosaisille. 1 S i v u

4. Sopimuskausi Sopimuskausi on 1.2.2017 31.12.2018 +optio 1 vuosi 1.1.2019-31.12.2019 neuvotellaan erikseen viimeisenä sopimusvuonna. 5. Hankintasopimus Hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä. Kirjalliset hankintasopimukset laaditaan erikseen ja allekirjoitetaan vasta, kun hankintapäätökset ovat tulleet lainvoimaisiksi. Sopimusten sitovuus syntyy vasta, kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet sopimusasiakirjat. 6. Tarjousten käsittely Määräaikana saapuneet tarjoukset avataan tarjousten avaustilaisuudessa, joka ei ole julkinen. Myöhästynyttä, määräajan jälkeen saapunutta tarjousta ei oteta käsittelyyn. Tarjoajien tarjousten kelpoisuudenarviointi sekä vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajan kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnönmukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten vertailu Tarjouskäsittelyn ensimmäisessä vaiheessa suoritetaan tarjoajan kelpoisuuden arviointi. Kelpoisuuden toteamiseksi tarjoajan on selvitettävä tilaajavastuulain mukaiset asiakirjat Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois sellainen ehdokas tai tarjoaja, jolla ei voida katsoa olevan teknisiä, taloudellisia tai muita edellytyksiä hankinnan toteuttamiseksi tai joka on laiminlyönyt verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen. Kelpoisuusehdot täyttänyt ja tarjouspyynnön mukaisen tarjouksen tehnyt tarjoaja hyväksytään vertailuun. 7. Tarjousten vertailu sekä ratkaisuperusteet Tarjouslomakkeella (Liite 4) on myös esitetty vaatimuksia tuotteen laadulle, jotka on hyvä huomioida. Hankinnan valintaperusteena käytetään pisteytystä, joka koostuu laadusta ja hinnasta. Pisteitä on mahdollisuus saada laadusta, maksimimäärä on 30 pistettä. Arvioinnin suorittaa työryhmä saatujen asiakirjojen perusteella. Hinnasta maksimimäärä on 70 pistettä ja vertailuhinta on kokonaishinta, joka sisältää myös pudotusmaksuista tulevat kulut sekä pientoimituslisät. Hintavertailu suhteutetaan halvimpaan hintaan verraten. Laatupisteytys ja hinnan muodostuminen on selvitetty kattavasti liitteessä 2. Kilpailutuksessa valitaan yksi pääasiallinen toimittaja ja tuoteryhmään täydentäviä toimittajia. 2 S i v u

Sopimukset tehdään vähintään kolmen eniten pisteitä saaneen toimijan kanssa. Tarjouksen sisältö Tarjouksessa tulee olla seuraavat tiedot: Tuotteista pyydetyt tuotetiedot tarjouslomakkeella Sähköinen tilausjärjestelmä, lyhyt kuvaus tilaamisesta, täydentävien toimittajien osalta hyväksytään sähköpostilla tehty tilausmalli Selvitys yrityksen toiminnassa käytössä olevista laatu- ja ympäristöohjelmista (sertifioidut) Puuttuvan tuotteen osalta, ilmoitus menettely, tuotteen korvattavuus ja toimitusvarmuus sekä yhteyshenkilö reklamaatio tilanteessa Jos tarjottu tuote lopetetaan toiminta kaudella, selvitys korvaavan tuotteen saamisesta tilalle Lyhyt selvitys pakkausmateriaaleista myös tavaroiden kuljetuspakkauksesta hinnastot exel- tiedostoina (Jamix päivityksiä varten) selvitys toiminnan sisällöstä Yrityksen yhteys- ja tilaushenkilöstön yhteystiedot Toimittaja huolehtii siitä, että tilaaja saa jokaisesta toimitettavasta tuotteesta lainsäädännön mukaiset asiakirjat Tilaustoimitusrytmi 24h tai runkitilausmahdollisuus toimitettavissa tuotteissa ei saa olla geenimuunnettuja organismeja (GMO) Tuotteet on toimitettava 12h tunnin sisällä leipomisesta Tavaran toimittaja huolehtii toimituksiinsa liittyvissä kuljetuslaatikoista, rullakoista ja muista materiaaleista. Laatikoiden pois vienti kuuluu myös tähän kohtaan. ön liittyvät mahdolliset lisäkysymykset on laadittava erilliseen Word-tiedostoon ja lähetettävä 10.1.2017 mennessä sähköpostitse osoitteeseen ulla.luoma@keuruu.fi Esitetyistä kysymyksistä ja niihin annetuista vastauksista laaditaan yhteenveto viimeistään 12.1.2017 ja se on noudettavissa Keuruun kaupungin sivuilta http://www.keuruu.fi/kuntainfo/tiedotteet-kuulutukset-hankinnat/hankinnat Tarjoukseen tulee vastasta tarjouspyynnön ja sen liitteenä olevilla tarjousliitteellä (1) ja (4). Taulukoita ei saa muuttaa mihinkään muuhun tiedostomuotoon. Taulukoihin ei saa tehdä lisärivejä ja eikä sarakkeita. Hinnat tulee antaa pyydetyn mukaisesti, liitteenä olevilla lomakkeilla. Tarjous liitteineen tulee olla suomenkielellä laadittu. 10. Osatarjoukset ja muut poikkeukset Osatarjoukset huomioidaan, tuoteryhmä johon osatarjous kohdistuu, käsitellään omana kokonaisuutena. Osatarjouksella on mahdollisuus päästä 3 S i v u

täydentäväksi toimittajaksi. Lähiruoka- tai luomutuotteita saatetaan hankkia sopimuskauden aikana, jolloin ne korvaavat vastaavia tavanomaisia tuotteita. Niitä voidaan käyttää myös sesongin mukaan. Tuotteiden osto tehdään puitesopimuksen toimittajilta, jos saatavuutta halutusta tuotteesta on, esim joulu/pääsiäisleivonnaiset, täytekakut ym. Osatarjoukset on kohdennettava siten että kaikki toimipisteet ovat toimitusten piirissä. 11. Tuotteiden saatavuus Tarjottua tuotetta tulee olla saatavilla koko sopimuskauden. Mikäli tuote lopetetaan tai toimitusvaikeuksien vuoksi sitä ei ole saatavilla, tulee tarjotulla hinnalla toimittaa laadullisesti vastaava tuote. Asia sovitaan aina sopimuksen allekirjoittaneiden kesken. Keittiöiden informointi tuotekatkoksista ja toimitusvarmuudesta on selvitettävä erillisellä asiakirjalla. Poikkeusolosuhteisiin liittyvät käytännöt tulee tiedottaa sopimuksen allekirjoittaneille. 12. Hinnat ja hintojen voimassaolo Kiinteä nettohinta tulee olla voimassa sopimuskauden alusta kuusi kuukautta. Tuotteiden hinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina (alv 0 %) tarjouspyynnön liitelomakkeissa oleville tuotteille. Tuotteita ei saa lisätä eikä poistaa listalta. Yksikköhinnat tulee ilmoittaa kahden desimaalin tarkkuudella (00,00 ) Taulukko, jolla hinnat ilmoitetaan, ei saa muuttaa toiseen tiedostomuotoon vaan se tulee takaisin tarjouksen pyytäjälle exel- versiona viimeisenä palautuspäivänä. Tarjouksesta tulee ilmetä hankintakauden hinnantarkistussuunnitelma, tarkistus tulee olla vähintään kaksi kertaa vuodessa. Mahdolliset hintamuutokset on ilmoitettava kuukautta ennen niiden voimaantuloa kunnan ruokapalvelusta vastaavalle. Hinnat voivat nousta tai laskea sovittaessa. Hintojen tarkistuksen yhteydessä varataan sopimusten allekirjoittajille mahdollisuus neuvotteluun. liitteissä (tuoteryhmittäin) pyydetään ilmoittamaan alennusprosentti tukkuhinnoista muille tuotteille. 13. Maksuehto Maksu suoritetaan maksuehdon mukaisesti laskutuksen pohjalta, kun toimitus on hyväksytysti vastaanotettu. Laskua koskevat huomautukset 7 päivän kuluessa siitä, kun osapuoli sai tietoonsa laskun perusteet. Maksuehto on vähintään 21 pv netto. Viivästyskorko voi olla enintään korkolain mukainen. Laskutuskausi on vähintään 14 pv. 4 S i v u

Laskuissa tulee ilmetä tuotteen nimi, tarjottu kilohinta alv 0 %, yksikköhinta, tuotenumero sekä laskun loppusumma verollisena ja verottomana sekä arvonlisäverot eriteltynä. Laskutus tapahtuu verkkolaskulla, jos tilaajalla ja toimittajalla on valmiudet verkkolaskutukseen. Laskutus voidaan tehdä myös koontilaskuna keittiöittäin. Tarjoaja selvittää tarjouksessaan koontilaskun sisällön. 14. Toimitusehdot Tarjouksessa tulee ilmetä toimituksesta aiheutuvat mahdolliset toimitusmaksut tai pientoimituslisät ja kustannukset tukkupakkausten purkamisesta. Toimitustiheys tulee olla vähintään kaksi- kuusi kertaa viikossa. Tarjouksessa tulee ilmentyä tilausaika toimituksille, sekä selvitys miten toimittaja ilmoittaa tilaajille, mikäli tilattua tuotetta ei saatavilla ja miten puuttuva tuote korvataan ja toimitetaan tilaajalle. 15. Täydentävät sopimusehdot Hankinnassa ja sopimusten laadinnassa noudatetaan hankintalain säädäntöä, ja sovellamme JYSE 2014 tavarat ehtoja täydentävinä ehtoina sen lisäksi mitä tässä tarjouspyynnössä on ehdoiksi asetettu. 16. Asiakirjojen julkisuus, liike- ja ammattisalaisuudet Hankinta-asiakirjojen julkisuutta sääntelee laki viranomaisen toiminnan julkisuudesta (621/1999, julkisuuslaki). Tarjousasiakirjat ovat pääsääntöisesti julkisia asiakirjoja. Tarjoajan tulee merkitä toimittamaansa tarjousaineistoon selkeästi, jos tarjous sisältää liike tai ammattisalaisuuden piiriin kuuluvaa tietoa ja tällaiset tiedot tulee kirjata erilliseen liitteeseen. Vertailuperusteena oleva hinta ei voi olla liikesalaisuus. Tarjoukset tulevat julkisiksi asianosaisille, kun hankintapäätös on tehty. Asianosainen (tarjouksentekijä) saa halutessaan tarjousasiakirjat nähtäväkseen jo päätöksenteon jälkeen (Julkisuuslain 9 ). Muut kuin asianosainen (esim. kuntalainen) saa tarjouskilpailuun liittyvät asiakirjat nähtäväkseen (ilman liike- ja ammattisalaisuuksia) vasta, kun hankintasopimus on tehty. Jos tarjousasiakirjat sisältävät liike- ja ammattisalaisuudeksi merkittyä tietoa, hankinta yksikkö tekee asiakirjapyynnön saatuaan erillisen päätöksen mahdollisesta salassa pidosta. 17. Tarjouksen tekemisestä aiheutuvat kulut Tarjoajalle ei suoriteta korvausta tarjouksen tekemisestä. 18. Tarjouksen voimassaolo Tarjouksen tulee olla sitovasti voimassa vähintään 28.2.2017 saakka. 5 S i v u

19. Tarjouksen jättäminen Kirjalliset samansisältöiset tarjoukset tulee toimittaa suljetussa kuoressa postitse kahtena (2) kappaleena sekä käytännön syistä lisäksi sähköisesti seuraavat asiakirja: tarjouspyyntölomake (Liite 4) osoitteeseen ulla.luoma@keuruu.fi 16.1.2017 Keuruun kaupunki klo 15 mennessä. Kuoreen merkintä ELINTARVIKETARJOUS leivät ja sähköpostin osoitekenttään ELINTARVIKETARJOUS leivät Toimitusosoite on: Keuruun kaupunki Tekninen toimisto/ tukipalvelut Multiantie 5 42700 Keuruu LIITTEET: Liite 1 Tarjoajan kelpoisuuslomake (word) Liite 2 Tarjoustenvertailu ja pisteytys Liite 3 Osoitteet toimipaikkoihin Liite 4 kaavake (exel) Liite 5 Sopimusluonnos liite 5 JYSE 2014 Tavarat- sopimusehdot/ http://vm.fi/documents/10623/1251267/jyse+2014+tavarat/c991fac0-8052-40b3-b372- dc826523ef8f?version=1.0 6 S i v u