Täsmäytys kuinka tehostat tilauksellisten ja toistuvaislaskujen käsittelyä Kristiina Roni, Lead Training Consultant Risto Hautala, Lead Interface Consultant Basware Experience User Forum Collaborate. Innovate. Succeed. Australia Denmark Finland France Germany Netherlands Norway Sweden United Kingdom USA
Sisältö Haasteet täsmäytyksen tehostamisessa
Basware Invoice Automation pähkinänkuoressa Helppokäyttöinen järjestelmä ostolaskujen käsittelyprosessin hallintaan ja automatisointiin Paperilaskut skannataan järjestelmään tai vastaanotetaan verkkolaskuina. Sopimuspohjaiset, tilaukselliset ja toistuvat laskut voidaan käsitellä täysin automaattisesti Basware Matching moduulilla. Hyväksymiskiertoa hallitaan sähköpostiviestien avulla. Kaikki laskut tallentuvat käsittelijöiden (tarkastajat ja hyväksyjät) henkilökohtaisiin arkistoihin. Laskut arkistoidaan organisaation käytössä olevaan arkistointijärjestelmään.
Toimittajien informointi - Sisäiset ohjeet verkkolaskujen vastaanottamiseksi? - Sisäiset ohjeet tilaamisesta? - Sisäiset ohjeet sopimusnumeron ilmoittamisesta toimittajalle? - Kuinka ilmoitatte toimittajalle tilausnumeron? - Muut viitteet laskulle? - Koontilasku, miksi?
Kuka luo toistuvaislaskujen täsmäytyssäännöt (sopimukset)? - Jos Taloushallinnossa - Kuinka saatte tiedon muutoksista? - Indeksikorotuksista? - Voimassa oloajan muutoksista? - Hyväksyjän muuttumisesta
Contract Matching CM:n käyttö tehokkaammaksi hajautettu: Sopimuksia syöttää ne henkilöt, jotka tällä hetkellä tiliöivät toistuvaislaskuja Henkilöt, jotka saavat tietoja toistuvaislaskujen muutoksista mm.: Sopimuksen voimassa oloaika muuttuu Indeksikorotukset Toistuvaislaskun summa muuttuu, sopimustiedot muuttuvat, esim. hyväksyjä, kustannuspaikka.
Verkkolaskut ja sopimusnumero Asiakas pyytää toimittajaa lisäämään sopimusnumeron verkkolaskulle. Riippuen lähetetystä ja vastaanotetusta formaatista, asiakas ja toimittaja saattavat joutua keskustelemaan yksityiskohtaisesti, missä xml-formaatin kentässä sopimusnumerotieto toimitetaan asiakkaalle.
Verkkolaskut ja sopimusnumero Jos lähettäjä ja/tai vastaanottaja on Baswaren asiakas, asiakas saattaa joutua tilaamaan muutostöitä xml-formaattiin, jotta sopimusnumero saadaan oikeaan kohtaan. Kun vastaanottajalla on toimittajaportaali (Supplier Portal) käytössä, vastaanottaja voi asiakaskohtaisesti määritellä (koko organisaatiorakenne kerralla, ei voi tehdä tytäryhtiökohtaisesti) sopimusnumeron pakolliseksi kentäksi. Tällöin, jos toimittaja ei täytä ko. kenttää, laskua ei voi lähettää.
Basware Order Matching lyhyesti Automaatiota laskuille kun lasku ja tilaus täsmäävät, sekä automatiikkaa myös poikkeamienhallintaan Onnistunut täsmäytys Tiliöinti kopioidaan tilaukselta laskulle Täydellinen läpinäkyvyys (loki) = tilauksen tiedot + laskun historia Laskun tila muutetaan automaattisesti maksatusvalmiiksi siirrettäväksi maksatukseen Laskut voidaan lähettää automaattisesti informatiiviseen kiertoon (=tiedoksi) Invoice Processing järjestelmässä Jos täsmäytys ei onnistu Tiliöinti ja tilauksen historia kopioidaan tilaukselta laskulle Lasku reititetään automaattisesti oikealle henkilölle käsiteltäväksi Invoice Processing järjestelmässä Täydellinen läpinäkyvyys (loki) = tilauksen tiedot + laskun historia 8
Millaisia täsmäytystapoja on olemassa? Otsikkotason täsmäytys - Yksinkertainen ja selkeä, yksi lasku yhdestä tilauksesta Edistyneempi rivitason täsmäytys - Laskun rivit täsmäytetään joko yhden tilauksen tai useamman tilauksen riveihin (koontilasku) - Tilauksen/tilausten rivit täsmäytetään useampaan laskuun Tilauksen kokonaisarvoon perustuva täsmäytys - Aina otsikkotason täsmäytys, tilauksen kokonaissumma on rajoittava tekijä - Useita laskuja voidaan helposti täsmäyttää yhteen tilaukseen - Soveltuu erityisesti palveluhankintoihin liittyvien laskujen täsmäytykseen 9
Onnistuneen täsmäytyksen keinot -Selvitä tilauksellisten laskujen määrä Aloita täsmäytys niistä laskuista, jotka aiheuttavat eniten työtä -Ole valmis muuttamaan toimintatapoja ja prosesseja Esim. voiko koontilaskusta luopua? Sitouta! -Määritä mitä tavoittelet Esim. korkea täsmäytystulos, virheetön tieto, laskun ja tilauksen helppo yhdistäminen
Ostoreskontraprosessin muutos: asiakasesimerkki Ennen 22 Invoice Processing Order Matching anyerp Tänään OR Master OR Master AP Tiiminvetäjä Ostoreskontran Master Data tietojen ylläpito ja hallinnointi Ostolaskujen käsittely Laskun tietosisällön validointi Maksuun siirrot 7 Ydintiimi OR Master SLA Skannaus AP Tiiminvetäjä Ostoreskontran Master Data tietojen ylläpito ja hallinnointi Poikkeamanhallinta 5 InvoiceOut -palvelu OR Master SaaS Skannauspalvelu Ostolaskujen käsittely Skannaus Laskun kierron hallinta Poikkeamien hallinta Toimittajaaktivointi Verkkolasku Laskun tietosisällön validointi Toimittajaviestintä Laskun kierron hallinta 11
Basware Matching demo - Tilauksellisten laskujen täsmäytys - Automaattisesti (Order Matching) - Manuaalisesti (Matching Client) - Toituvaislaskun täsmäytys (Contract Matching) - Nolla-toleranssin hyödyntäminen laskut kiertoon automaattisesti tiliöitynä (ei täsmää koskaan) - Nolla-toleranssin täsmäytys