WORKSHOP: MAKSUAUTOMAATIO MAKSULIIKENTEESSÄ

Transkriptio

1 WORKSHOP: MAKSUAUTOMAATIO MAKSULIIKENTEESSÄ Basware Experience 2014 #baswareexp Australia Belgium Denmark Finland France Germany Netherlands Norway Sweden United Kingdom USA

2 Ryhmä 1 Organisaatio Etunimi Sukunimi Ammattiliitto Pro ry Kirsi Nyman Helsingin yliopisto Satu Lerssi Imperial Tobacco Finland Oy Elina Rintamäki KSS Energia Oy Anna Kammonen Neste Oil Oyj Essi Lehtinen Riihimäen seurakunta Kirsi Mattila Suomen Lääkäriliitto Päivi Häkkinen

3 Ryhmä 1: Toistuvat maksut / maksujen kopioiminen / tilityhjennys Joidenkin maksujen käsittelyä (esimerkiksi vuokrat, vastikkeet, varojen siirto tilien välillä jne.) kohdalla voidaan maksujen käsittelyä automatisoida esimerkiksi seuraavilla tavoilla. Toistuvat maksut (maksu tallennetaan maksupohjaksi, mistä muodostetaan varsinainen maksu haluttuina aikoina ) Maksujen kopioiminen (tallennettu maksu valmiiksi maksettaviksi tulevina kuukausina tallennuksen yhteydessä) Tilityhjennys (automaattisesti tilin saldon perusteella haluttuna ajankohtana) Mitä näistä organisaationne käyttää tai käyttäisi jos olisi mahdollista? Onko kyseisiä tai vastaavia ominaisuuksia käytössä maksatusjärjestelmässä? (ERP/Reskontra) Onko tilityhjennyspalvelu käytössä pankin tarjoamana palveluna?

4 Ryhmä 2 Organisaatio Etunimi Sukunimi Ab Stormossen Oy Maria Kulp Danske Bank Oyj Kirsti Saraste Hgin kaup. Taloushallintopalvelu - liikelaitos Taina Purhonen Kansaneläkelaitos Satu Autio KSS Energia Oy Tarja-Leena Loikala Neste Oil Oyj Eino Ensio Rissanen Saimaan talous ja tieto Oy Risto Jauho Suomen Pankki Anne Miettinen

5 Ryhmä 2: Vaaralliset työyhdistelmät Vaarallinen työyhdistelmä syntyy, kun työtehtäviä ei ole eriytetty tarpeeksi organisaation sisällä. Työtehtävien eriyttämisellä tarkoitetaan sitä, ettei yhdellä henkilöllä saa olla useita tehtäviä yhden prosessin sisällä, jos tämä mahdollistaa väärinkäytöksen tavalla tai toisella. Liiallinen toimivalta yhdessä prosessissa antaa työntekijälle mahdollisuuden väärinkäytökseen. Työtehtävien eriyttämisestä esimerkkejä ovat saman henkilön ei tulisi hyväksyä ostoja sekä vastata rahaliikenteestä ostojen hyväksyjän ei tule täsmäyttää kirjanpidon kirjauksia kirjanpidon kirjauksia täsmäyttävän henkilön ei tulisi päästä käsiksi rahaliikenteeseen sisään tulevia maksuja käsittelevän henkilön ei tulisi käsitellä lähteviä maksuja sisään tulevia maksuja käsittelevän henkilön ei tulisi olla vastuussa kyseisistä kirjanpidon kirjauksista Mitä muita vaarallisia työyhdistelmiä olette tunnistaneet? Mitä haasteita käytännössä olette havainneet vaarallisten työyhdistelmien poistamisessa? Estääkö vaarallisten työyhdistelmien poistaminen automaation? Onko vaarallisten työyhdistelmien poistaminen mahdollista automaation kautta? Jos ei, miksi ei?

6 Ryhmä 3 Organisaatio Etunimi Sukunimi Ab Stormossen Oy Yvonne Nyman-Hinds Danske Bank Oyj Sari Sirola HUS kuntayhtymä Anu Malaska Kansaneläkelaitos Kimmo Ihatsu Kunnan Taitoa Oy Sari Pohjaluoto OP-Pohjola Juha Katajisto Saimaan talous ja tieto Oy Pirkko Kosonen Tampereen kaupunki Sanna Kareinen

7 Ryhmä 3: ERP/Reskontraohjelmiston valmiudet maksuautomaation toteuttamiseen Maksuautomaation pitkälle vietynä tarkoittaa, että kun ostolasku tai yksittäinen maksu on tallennettu maksatusjärjestelmään (ERP / reskontra / jne.), järjestelmä huolehtii maksamiseen liittyvästä prosessista täysin automaattisesti. Edellytyksiä maksuautomaatiolle ovat mm. ostolaskun / yksittäisen maksun aukoton hyväksymismenettely maksamisen tulee perustua ostolaskulle/maksulle annettuun eräpäivä tai maksupäivätietoon aineistojen käsittely on toteutettu turvallisesti eli muuttumattomuus on varmistettu prosessissa tapahtuvat poikkeukset saadaan esille reaaliajassa käsittelyketju prosessissa on selvitettävissä Tukeeko teidän ERP/reskontraohjelmisto maksuautomaatiota? Miten aineistojen muuttumattomuus on varmistettu aineistojen käsittelyketjussa? Saadaanko maksuaineiston maksupalaute kohdistettua ERP/reskontraohjelmassa yksittäisille maksuille? Minkälaisiin poikkeustilanteisiin olette varautuneet?

8 Ryhmä 4 Organisaatio Etunimi Sukunimi Accountor Solutions Oy Leena Hallikainen Danske Bank Oyj Olavi Still HUS-kuntayhtymä Aija Salomaa Kansaneläkelaitos Jarkko Malinen Kuntarahoitus Oyj Eero Soisalo Pohjois-Savon sairaanhoitopiiri Kaija Karppinen Senaatti-kiinteistöt Hellevi Lilja Tampereen kaupunki Hanna Siltanen

9 Ryhmä 4: Maksutyyppien vaikutus maksuautomaatioon Erilaisia maksuaineistoja ovat palkat, SEPA maksut, valuuttamaksut ja toimeksiannot ulkomaisille pankeille. Erilaisten maksuaineistojen käsittelyprosessit voivat erota toisistaan. Eri henkilöt käsittelevät eri aineistoja. Myös aineistojen hyväksyntä ja muunlainen kontrolli saattaa erota aineistotyypeittäin. Miten maksuaineiston tyyppi vaikuttaa maksuautomaatioon organisaatiossanne? Mitä vaatimuksia eri maksuaineistojen käsittelyille on tunnistettavissa?

10 Ryhmä 5 Organisaatio Etunimi Sukunimi Aktia Carina Ekman Espoon kaupunki Tarja Pesonen HUS-kuntayhtymä/HUS- Servis Tiina Lähde Keskinäinen työeläkevakuutusyhtiö Varma Päivi Turpeinen monetra oy tiia-maria pohjola Pohjola Pankki Oyj Anna Huhta SOK Mari Helenius Valtiokonttori Arja Nieminen

11 Ryhmä 5: Maksatusprosessiin liittyvien tiliöintien ja kirjanpitoonsiirron automatisointi Sekä lähtevien että saapuvien tapahtumien tiliöintiä voidaan automatisoida monella eri tavalla. ostolasku tiliöidään automaattisesti ostolaskujen käsittelyvaiheessa tiliotetapahtumat tiliöidään tiliöintisääntöjen avulla automaattisesti Viitteelliset suoritukset Viestilliset suoritukset Ulkomailta tulevat suoritukset Mitä automatiikkaa yrityksessänne on käytössä tiliöinteihin liittyen? Kuinka iso osa tiliotetapahtumista saadaan automaattisesti tiliöityä? Tapahtuuko tiliöinnit maksuliikenneohjelmistossa vai kirjanpidossa tai muissa sovelluksissa? Mitä tapahtumia joudutaan edelleen tiliöimään manuaalisesti? Miksi? Mitkä asiat estävät automaattisten tiliöintimekanismien käytön yrityksessänne? Onko kirjanpitoon mahdollista siirtää tositteet automaattisesti Maksuliikenteestä? Jos ei, miksei?

12 Ryhmä 6 Organisaatio Etunimi Sukunimi Aktia Pankki Oyj Henrik Skouen Finnair Oyj Minna Luovi HUS-kuntayhtymä/HUS- Servis Pia Tauriainen Keva Merja Niskanen NCC Rakennus Oy Tiina Staf Pohjola Pankki Oyj Heidi Saarela SOK Elisa Lehikoinen

13 Ryhmä 6: Saapuvien suoritusten kohdistaminen reskontraan Sekä lähtevien että saapuvien tapahtumien kohdistaminen reskontrassa oleville laskuille voidaan Suomessa automatisoida viitetietojen avulla. Viestillisten (kotimaisten että ulkomaisten) suoritusten kohdistus aiheuttaa yleensä manuaalityötä Mitä automatiikkaa yrityksessänne on käytössä suoritusten kohdistamisessa? Mitä suorituksia joudutaan kohdistamaan manuaalisesti? Miksi? Mitkä asiat estävät automaattisten kohdistusmekanismien käytön yrityksessänne? Hyödynnetäänkö yrityksessänne XML muotoista saapuvat viitesuoritukset aineistoa? Mahdollistaako reskontraohjelmistonne XML muotoisen viiteaineiston käsittelyn?

14 Ryhmät 1-6: Automaation mittaaminen Automaation astetta voidaan arvioida esimerkiksi seuraavasti. Automaatio kattaa koko maksuliikenteen ja kaikki sen vaiheet = 100% Automaatiota ei ole ja kaikki tehdään manuaalisesti = 0% Arvioi oman yrityksen osalta teillä olevan maksuautomaation aste antamalla sitä kuvaava prosenttiluku. HUOM! Jokainen ryhmän jäsen arvioi oman yrityksen osalta.

15 AIKATAULU 9:00 9:15 Järjestäytyminen ja jakautuminen ryhmiin 9:15 9:30 Ryhmätöiden esittely ryhmittäin 9:30 10:00 Ryhmätyöskentely 10:00 10:30 Kahvitauko 10:30 10:45 Ryhmätöiden viimeistely 10:45 11:20 Aikaansaannosten esittely ryhmittäin 11:20 11:30 Yhteenveto