Basware Portal palvelun ohje toimittajille

Transkriptio

1 Basware Portal palvelun ohje toimittajille Verkkolaskutuspalvelun käyttöönottamiseksi laskun lähettäjän tulee rekisteröityä palveluun. Palvelu on käyttäjälle maksuton. Palvelun osoite: Tuetut selaimet: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Chrome Sisällys 1. Rekisteröityminen Kirjautuminen Laskun luonti Laskun muuntaminen hyvityslaskuksi Käyttäjätietojen hallinta Käyttäjätietojen muokkaus Salasanan vaihtaminen Unohditko salasanasi? Yrityksen tietojen hallinta Laskujen hakeminen... 15

2 1. Rekisteröityminen Linkki ohjaa käyttäjän portaalin rekisteröitymis-ja kirjautumissivulle Syötä käytössäsi oleva sähköpostiosoite ja paina Rekisteröidy-painiketta Käyttäjän sähköpostiosoite (= käyttäjätunnus) näkyy valmiina Syötä salasana Hyväksy Basware Portal palvelun yleiset käyttöehdot Klikkaa Luo käyttäjätili painiketta 2

3 Palvelu lähettää sähköpostiviestin Klikkaa Vahvista sähköpostiosoitteesi -painiketta Käyttäjätunnus näkyy valmiina (= sähköpostiosoite) Syötä salasana Klikkaa Kirjaudu sisään - painiketta 3

4 Syötä yrityksen tiedot ja valitse käytettävä kieli Kun valitset maan, avautuu muut perustietokentät. Syötä yrityksen y-tunnus, YTJ-rekisterin mukainen nimi ja osoitetiedot. Syötä yrityksen yhteyshenkilötiedot Syötä yrityksen pankkitilitiedot Syötä yrityksen OVT-tunnus (OVT-tunnus on yrityksen y-tunnus ilman viivaa esim ) Klikkaa Seuraava-painiketta 4

5 Valitse kieli Klikkaa Hyväksy-painiketta Palvelu lähettää sähköpostiviestin 5

6 2. Kirjautuminen Avaa sisäänkirjautumissivu tästä linkistä Kun haluat lopettaa palvelun käytön, klikkaa sivun oikeasta ylänurkasta käyttäjänimesi kohdalta ja Kirjaudu ulos painiketta. Basware Portal -palvelu kirjaa käyttäjän ulos automaattisesti, jos palvelua ei käytä 15 minuuttiin. Syötä käyttäjätunnus Syötä salasana Klikkaa Kirjaudu sisään - painiketta 3. Laskun luonti Klikkaa Asiakirjat -välilehteä Jos luot hyvityslaskun, klikkaa Luo hyvityslasku painiketta Jos luot veloituslaskun, klikkaa Luo lasku - painiketta. 6

7 Laskun juokseva numero Laskun eräpäivä Maksuviite (= viitenumero) tai Maksuviiteviesti (= tiliotteella näkyvä viesti) Tilausnumero jos tilaaja on ilmoittanut Esim. laskun tarkastajan nimi Sopimusnumero jos tilaaja on ilmoittanut Esim. arvonlisäverottomuuden peruste Klikkaa Valitse vastaanottaja painiketta. Hae vastaanottaja hakusanalla ja klikkaa Valitse-painiketta. Vastaanottaja voidaan merkitä suosikiksi napsauttamalla -kuvakkeella ylimpänä Vastaanottaja-listalla. -kuviota. Suosikkivastaanottajat näkyvät Työmaa-avain tai Työmaanumero jos tilaaja on ilmoittanut Klikkaa Lisää rivi painiketta 7

8 Laskutettava materiaali tai palvelu Valitse oikea laskutustyyppi Alv-prosentti Verokategorian tunnus esim.vapautettu Esim. 4 (hyvityslaskuissa ei käytetä miinus-merkkiä) Esim. kpl/tunti/käynti Esim. 25,00 (hyvityslaskuissa ei käytetä miinus-merkkiä) Tarkempi kuvaus laskutettavasta materiaalista/palvelusta Liitteiden lisääminen (max määrä 8 kpl, yhden liitteen max-koko 20 MB. Tiedostonimessä ei saa käyttää välilyöntejä eikä erikoismerkkejä (esim:! # % & / =? : *). Klikkaa Lähetä lasku - painiketta 8

9 Klikkaa linkkiä nähdäksesi laskun kuvan. Tarkista Asiakirjat-välilehdeltä, että laskun tila on Toimitettu vastaanottajalle. Jos laskun lähetys epäonnistuu, Toimitus käynnissä -tilan jälkeen tilaksi muuttuu myöhemmin Toimitusvirhe. - yleensä toimitusvirheen syynä on liitteiden liian iso määrä tai liian suuri koko (katso sivu 8: liitteiden lisääminen) 4. Laskun muuntaminen hyvityslaskuksi Huom. laskun summat ovat hyvityslaskussakin plus-merkkiset. Avaa hyvitettävä lasku ja klikkaa Muunna hyvityslaskuksi -painiketta Syötä hyvityslaskun numero 9

10 Klikkaa Lähetä lasku -painiketta 5. Käyttäjätietojen hallinta 5.1 Käyttäjätietojen muokkaus Voit muokata käyttäjätietoja Minun käyttäjätilini painikkeen kautta Klikkaa Muokkaapainiketta Klikkaa Tallenna muutokset -painiketta 5.2 Salasanan vaihtaminen Klikkaa Vaihda salasana -painiketta 10

11 5.3. Unohditko salasanasi? Klikkaa Unohditko salasanasi -linkkiä Syötä käyttäjätunnuksesi (= sähköpostiosoitteesi) Klikkaa Lähetä pyyntö painiketta Palvelu lähettää sähköpostiviestin 11

12 Avaa palvelun lähettämä sähköpostiviesti ja klikkaa Nollaa salasanasi painiketta. Syötä uusi salasana Klikkaa Vaihda salasana -painiketta 12

13 Syötä käyttäjätunnus (= sähköpostiosoite) Syötä uusi salasana Klikkaa Kirjaudu sisään - painiketta 6. Yrityksen tietojen hallinta Voit muokata yrityksen tietoja Minun organisaationi painikkeen kautta Klikkaa Muokkaa-painiketta Syötä yrityksen YTJ-rekisterin mukainen nimi 13

14 Klikkaa Lisää tunnus -painiketta Valitse Y-TUNNUS Syötä yrityksen y-tunnus Yrityksen osoitteen ja muiden tietojen päivitys Valitse maa Klikkaa Lisää päätepiste -painiketta Valitse OVT Syötä arvoksi yrityksen y-tunnus ilman viivaa esim

15 Klikkaa Lisää pankkitili -painiketta Valitse maa Jätä Tilinro.-kenttä tyhjäksi Syötä pankin SWIFT/BIC - koodi Syötä pankkitili IBANmuotoisena Klikkaa Tallenna muutokset -painiketta 7. Laskujen hakeminen Klikkaa Asiakirjat-välilehteä. Lähetetyt laskut näkyvät sekä Kaikki- että Lähetetyt-välilehdellä. 15